Allgemeine Informationen

Im Teilehandel ist es möglich, den Lieferscheinversand per Mail für elektronische Rechnungsempfänger des Typs 1/2 effektiver zu gestalten.

• Dies betrifft grundsätzlich elektronische Rechnungsempfänger des Typs 1/2.

• Beim Rechnungsempfänger im Auftrag muss grundsätzlich das Kennzeichen für die elektronische Rechnung aktiviert sein.

• Es muss ein E-Mail-Textcode für den elektronischen Lieferschein im erforderlichen Aufbau angelegt und in der Auftragssteuerung unter "Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Lieferschein)" hinterlegt sein (seitens Programmupdate wird ein Code "ELE" Elektronischer Lieferschein angelegt).

• In der gleichen Konfigurationsmaske ist auch eine Funktionsgruppe für Ansprechpartner zu definieren, welche einen elektronischen Lieferschein per Email erhalten sollen.

• Der Benutzer muss in den Teilehandel-Auftragswesenrechten für externe Kundenaufträge das Recht für den elektronischen Lieferschein haben.

Sind all diese Voraussetzungen gegeben, ist bei der Lieferscheinerstellung am betreffenden TAB im Auftragswesen unter "Senden an" der Eintrag "Elektronischer Lieferschein" verfügbar.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzung muss erfüllt sein:

• SMS-Reminder

Konfiguration

Berechtigungsverwaltung 

In der Berechtigungsverwaltung ist unter Teilehandel - Neuer Auftrag - Auftrag - das Benutzerrecht "Elektronischer Lieferschein" auf Benutzer oder Benutzergruppenebene zu aktivieren. 

Betriebsdaten

Funktion

In der Wartung der Funktion in den Betriebsdaten ist eine Anlage einer entsprechenden Funktion für elektronische Lieferschein Empfänger notwendig.

Auftragssteuerung 

Optionen

Ansprechpartner: Funktionsgruppe(n) für den Erhalt von elektronischen Lieferscheinen

In der Auftragssteuerung ist über die Einstellung "Ansprechpartner: Funktionsgruppe(n) für den Erhalt von elektronischen Lieferscheinen" eine Definition von Funktionsgruppen erforderlich. Die Funktionsgruppe kann via Multiauswahl gewählt werden. 

Open

Drucke bei elektronischen Rechnungen des Typs 1/2 die Rechnungskopien mit den Original-Einstellungen

In der Auftragssteuerung kann in der Einstellung "Drucke bei elektronischen Rechnungen des Typs 1/2 die Rechnungskopien mit den Original-Einstellungen" das Verhalten für den Belegdruck konfiguriert werden.

In  der Multiauswahl steht die Auswahl keine, Lieferschein und Rechnung, sowie die Kombination Lieferschein und Rechnung zur Verfügung.

Open

Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Lieferschein)

In der Auftragssteuerung kann in der Einstellung "Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Lieferschein)" der Textcode für den automatischen E-Mail-Vesand von Lieferscheinen über eine Combobox-Auswahl hinterlegt werden.

Nach abgeschlossener Lieferscheinerstellung Auftragszustandsstatus setzen

In der Auftragssteuerung kann in der Einstellung "Nach abgeschlossener Lieferscheinerstellung Auftragszustandsstatus setzen" über eine Combobox-Auswahl ein Zustandsstatus (Betriebsdaten) hinterlegt werden.

Der Auftragszustandsstatus wird nach abgeschlossener Lieferscheinerstellung automatisch weiter gesetzt. 

Nach Lieferschein-Storno folgenden Auftragszustandsstatus setzen

In der Auftragssteuerung kann in der Einstellung "Nach Lieferschein-Storno folgenden Auftragszustandsstatus setzen" der Auftragszustandsstatus hinterlegt werden, mit dem der Auftrag nach einem Lieferschein-Storno automatisch versehen werden soll.

Textcode Administration

In der Textcode Administration in der Sektion "E-Mail" steht dem Code "ELE" mit der Bezeichnung "Elektronsicher Lieferscheinversand" ein entsprechender Text inkl. Variablen für den elektronischen Lieferscheinversand zur Verfügung.

Die Texte in den Feldern Sprache 1, 2 und 3 können bei Bedarf angepasst werden. 

Kundenstamm

Im Kundenstamm muss im Stamm 2 die elektronische Rechnung des Typ 1 oder 2, sowie eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt sein.

Ansprechpartner

Der oder die Ansprechpartner des Kunden müssen eine gültige E-Mail Adresse und die zuvor erwähnte Funktionsgruppe zugeordnet haben.

Die Zuordnung erfolgt im Ansprechpartner Stamm im Stamm 2 über eine Multiauswahl.

Prozessbeschreibung

Auftragswesen

Lieferschein

Sind all diese Voraussetzungen gegeben, ist bei der Lieferscheinerstellung im betreffenden TAB "Lieferschein" des Auftrags unter "Senden an" der Eintrag "Elektronischer Lieferschein" verfügbar.

Nach Betätigung "Senden an" - "Elektronischer Lieferschein" wird ein Eintrag im MD.DMS-Mailversand-Service SMSReminder für alle Ansprechpartner des Auftraggebers angelegt und das (bei Bedarf mit einem Overlay versehene) PDF-Lieferscheindokument als Anhang beigelegt.

Bei dem Prozess "Elektronischer Lieferschein gilt folgendes zu beachten:

• Der Ansprechpartner muss die zuvor erwähnte Funktionsgruppe zugeordnet haben.

• Verwendet wird die Büro-Emailadresse.

• Betreff und Mailinhalt ergeben sich aus dem zuvor erwähnten Email-Textcode, die dort hinterlegten Platzhalter werden zur Laufzeit mit den Daten des Auftrags/Lieferscheins versehen.

• Die Lieferscheinkopie wird im Anschluss ggf. via Drucker ausgegeben; hier ist auch die Einstellung "Drucke bei elektronischen Rechnungen des Typs 1/2 die Rechnungskopien mit den Original-Einstellungen" von Bedeutung, sofern die Belegart "Lieferschein" hier konfiguriert wurde.

• Ist in der Auftragssteuerungsoption "Nach abgeschlossener Lieferscheinerstellung Auftragszustandsstatus setzen" ein Zustandsstatus hinterlegt, wird dieser am Auftragskopf automatisch gesetzt, wenn alle Auftragspositionen einem Lieferschein zugeordnet sind.

• Der bereits davor existierende Kontextmenüeintrag "Senden an - Email" am Lieferscheinkarteireiter funktioniert weiterhin wie gehabt und dient dem bisherigen "manuellen" Lieferscheinversand.

E-Mail mit elektronischem Lieferschein

Der Kunde, bzw. der oder die Ansprechpartner, erhalten den elektronischen Lieferschein als Anhang in einem E-Mail.