Allgemeine Informationen

Das MOTIONDATA Modul "Aufgaben" dient zur Erfassung und Verwaltung von Aufgaben, Notizen und Erinnerungen im After-Sales Bereich sowie auch für betriebsinterne Aufgaben.

Funktionen:

• Vollständig in die MOTIONDATA DMS Lösung integriert

• Evidenz aller Kontakte mit Kunden und Interessenten

• Informationsquelle für alle im Betrieb vorhandenen Kundendaten

• Zugriff auf die Kundenhistorie im vollen Umfang

• Zugriff auf Vormerkungen

• Definition von aufgabenspezifischen Workflows

• Einfaches Handling

• Verschieben von Zuständigkeiten

• Ausgabe von Daten

Stammdaten

Marketingaktivitäten

Die Marketingaktivitäten finden Sie unter Basis → Stammdaten → Wartung → Aufgaben Verwaltung. Marketingaktivitäten können individuell erstellt werden und führen den Anwender durch eine Reihe von vordefinierten Aufgaben. Sie können z.B. auf den eigentlichen Verkaufsprozess oder auf die Kundenzufriedenheit abgestimmt sein.

Mehrfachaufgaben können je Marketingkampagnen und Kaufinteresse angelegt werden. Einer Marketingaktivität können bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, die in der Aufgabenbearbeitung als ToDo Liste angezeigt wird.

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Aufgaben

Das Menü "Aufgaben" finden Sie unter Basis → Stammdaten → Wartung → Aufgaben.

Kontaktergebnisse und Zuordnung zu den Aufgaben im Aufgabenstamm prüfen, gegebenenfalls an die unternehmerischen Anforderungen anpassen.
Hier wird zusätzlich noch eingestellt welche Aufgabe eine Folgeaufgabe haben kann oder ob eine Automatisch Erinnerung erstellt werden soll.
Die Dauer in Minuten bezieht sich auf die Aufgabe und der Intervall auf die Folgeaufgabe in Tagen.

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Aufgabencode ändern

Das Menü "Aufgabencode ändern" befindet sich unter Basis → Stammdaten → Wartung → Aufgaben Verwaltung.

Es besteht die Möglichkeit bestehende Aufgaben mit alten Aufgabencodes (z.B.: ERS) auf neue Aufgabencodes (z.B.: 001) zu ändern.

Aufgaben-Manager

Der Aufgaben Manager befindet sich im Menü Aufgaben. Er verwaltet sämtliche Kontakte und Aufgaben und ist somit eine der wichtigsten Masken für den Verkaufsberater! 

Der Status der Erledigung wird farblich angezeigt.:

• Überfällige Aufgaben mit Statusfarbe "rot"

• Aktuell geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe "gelb"

• Erledigte Aufgaben mit Statusfarbe "grün"

• Zukünftig geplante Kontakte/Aufgaben mit Statusfarbe "weiß"

Im Aufgaben - Manager können Termine/Aufgaben zu einem Kunden erfasst/geändert und gelöscht werden, sofern die Berechtigung für den User gegeben ist.
Prinzipiell dürfen nur die Kontakte/Aufgaben der dem Anwender (User) zugeordneten Kunden bearbeitet und eingesehen werden. Von dieser "zentralen Stelle" aus, kann auf alle Kundenspezifischen Daten verzweigt werden:

• Verzweigung in den Kundenstamm

• Verzweigung in die Auftrags/Statistikabfrage

• Kontaktübersicht

• E-Mail schreiben

• SMS senden

• Offene Aufträge

• Verzweigung in den Kampagnen/Vormerkung

• Liste Kampagnen/Vormerkungen

Aufgabenbearbeitung

Jeder Schritt im Verkaufsprozess ist als "Aufgabe" definiert. Mittels der Funktion Aufgabenbearbeitung können erledigte Schritte dokumentiert, Informationen hinzugefügt und neue Termine vorgelegt werden.
Das Statussymbol zeigt den Fortschritt im Prozess an.

Ersteller, Mitarbeiter für die Aufgabe und die Aufgabe selbst sind Pflichtfelder. 

• Suche nach Fahrzeug: In der Aufgabenbearbeitung kann auch eine Suche des Kunden nach Fahrzeugdaten stattfinden.

• Kundenneuanlage je nach Berechtigung mittels Button

• Kaufberaterzuordnung

• Auswahl aller offenen Vormerkungen für den aktuellen Kunden

• Jede Aufgabe können mehrere Kontaktergebnisse zugeordnet werden.

Folgeaufgabe

Während der Abarbeitung der offenen Aufgaben wird aufgrund der durchgeführten Tätigkeit und abhängig vom Kontaktergebnis, automatisch ein weiterer Termin vorgeschlagen werden. Der vom System vorgeschlagene Terminzeitpunkt und die zu erledigende Aufgabe wird vom System automatisch errechnet  und kann für die Wiedervorlage manuell übersteuert werden.
Von der Vorgängeraufgabe werden auch Ansprechpartner und Telefonnummer in die neue Aufgabe übernommen.

Automatische Aufgabengenerierung aus MD Fahrzeughandel und MD Service

Bei Aufgabengenerierung aus dem Auftragswesen wird als Aufgabendatum das aktuelle Datum inkl. Uhrzeit herangezogen; falls bei Rechnungen das Rechnungsdatum ungleich dem Tagesdatum ist, wird das Rechnungsdatum als Aufgabendatum verwendet, dann jedoch ohne Uhrzeit.
Im Falle eines Fahrzeughandel-Angebots bzw. -Kaufvertrags werden Datum und Uhrzeit der Angebotserstellung (1. Druckausgabe) als Aufgabendatum verwendet.

Beraterzuordnung ändern

Über die Funktion "Beraterzuordnung ändern" kann der beim Kunden hinterlegte Berater geändert werden.

Weiters besteht die Möglichkeit, mit optionalen Filterkriterien, mehrere Kunden gleichzeitig  von einem Berater auf einen anderen zu verschieben.

Aufgabenzuordnung ändern

über die Funktion "Aufgabenzuordnung ändern" können bestehende Aufgaben, von einem Kunden auf einen anderen Kunden verschoben werden.