Rechnungsversand via E-Mail (Rechnungen/Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
- Bernhard G.
- Nina Stelzer
- Bernhard Mayer
Allgemeine Informationen
Um den gesetzlichen Anforderung zu genügen, muss zu Dokumentationszwecken der Versand von elektronischen Rechnungen aufgezeichnet werden. Diese Funktionalität wird über den MD SMS/E-Mail-Reminderservice bzw. über die Maske SMS/E-Mail Monitor abgebildet.
Weitere Vorteile:
Sollte keine Internetverbindung während des Fakturierungsprozesseses bestehen, wird vom E-Mail-Service automatisch versucht die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu übermitteln – ohne dass der Fakturierungsprozess unterbrochen werden muss.
Klare Protokollierung des Sendevorgangs von e-Rechnungen
Konfiguration
Folgende Einstellungen sind einmalig im MOTIONDATA vorzunehmen:
Auftragsoptionen
Für betriebsinterne Dokumentations- und Kontrollzwecke existiert eine Auftragsoption ("BBC Mail-Adresse für Rechnungsversand aus dem Auftragswesen"). Diese Adresse MUSS für Nachverfolgungszwecke eingetragen werden.
E-Mail-Text für Rechnung
Der E-Mail-Text wird über einen Textcode (Einstellbar über die Auftragsoption "Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Fakturierung)") vorgegeben.
In der Textcode Administration (Betriebsdaten) kann der Text angepasst werden.
Zeilenumbrüche werden im Text nicht dargestellt. Fährt man mit dem Cursor durch den Text, bemerkt man aber wo sich diese befinden. Mittels copy/paste und etwas Geduld kann man so auch weiter hinzufügen/entfernen!
Ein manueller Eingriff in den E-Mail-Text ist nicht möglich, damit der Fakturierungsprozess nicht unterbrochen wird und somit keine Rechnungsnummernlücken entstehen können.
Der grundsätzliche Aufbau des Texts sollte nicht verändert werden:
Der Bereich zwischen <SUBJECT> und </SUBJECT> enthält den Email-Betreff.
Der Bereich zwischen <MESSAGE> und </MESSEAGE> enthält den Email-Text.
Eine Veränderung des Aufbaus kann dazu führen, dass keine Email-Rechnung erstellt werden kann.
Belegdruckeinstellungen für Service-Rechnungen, Teile-Rechnungen, Gutschriften
Um eine automatische PDF-Erstellung für den e-Rechnungsversand zu gewährleisten, müssen folgende Einstellung in den Belegruckeinstellungen für Service- und Teilerechnung sowie Gutschriften vorgenommen werden.
Gutschrift: GUT
Service-Auftrag Rechnung: SRR
Teilehandel Rechnung: TRR
Ist die Archiverstellung für das Rechnungsoriginal aktiviert, muss die E-Mail PDF-Archivierung nicht aktiviert werden.
Kundenstamm-Einstellungen
Um die e-Rechnungsfunktionalität nutzen zu können, müssen im Kundenstamm folgende Einstellungen hinterlegt werden:
E-Mail-Adresse
Elektronische Rechnung = 1 oder 2
Benutzer-/Gruppenberechtigung
Über die Berechtigung "Flag für elektron. Rechnung ändern" (Service - Neuer Auftrag - Allgemeine Auftragswesenrechte) kann gesteuert werden, welche Benutzer die entsprechende Checkbox im Auftrag bearbeiten dürfen.
Auftrag
Karteireiter: Rechnungsempfänger
Am Symbol in der Rechnungsempfänger-Übersicht, kann man erkennen für welche Rechnungsempfänger im Kundenstamm die Option zum elektronischen Rechnungsversand aktiviert wurde.
Abhängig von der entsprechenden Benutzerberechtigung kann je Rechnungsempfänger über die Checkbox "Elektronische Rechnungen" gesteuert werden, ob eine elektronische Rechnung gesendet werden soll, oder nicht.
Use Case: Der Anwender kann dann – falls der Kunde gleich bezahlen möchte und der Benutzer dafür berechtigt ist - die Option an der entsprechenden Checkbox entfernen, damit die Rechnung gleich gedruckt und dem Kunden übergeben werden kann.
Zahlschein (E-Rechnung ohne Signatur)
In der Auftragssteuerung steht die Option "Zahlschein beim elektronischen Rechnungsversand ermöglichen (Elektronische Rechnung ohne Signatur)" mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung
0 | Nein
1 | Manuell
2 | Automatisch
Bei aktivierter Auftragsoption "Zahlschein beim elektronischen Rechnungsversand ermöglichen (Elektronische Rechnung ohne Signatur)" mit der Ausprägung "2 - Automatisch" wird in der automatischen Auftragsgenerierung für externe elektronische Rechnungsempfänger des Typs 1 automatisch der Zahlscheindruck für den Rechnungsempfänger vorbelegt.
Ist die obige Option entsprechend aktiviert, so wird beim elektronischen Rechnungsversand des Typs 1 der Zahlschein (ggf. mit Overlay versehen) dem Fakturenbeleg-PDF als zusätzliches Attachment beigelegt.
Für die Ausprägung "Manuell" muss der Zahlschein am Rechnungsempfänger-Karteireiter vom Benutzer gecheckt werden, bei "Automatisch" erfolgt die Vorbelegung automatisch, sofern Zahlscheine generell bei Kreditrechnungsempfängern automatisch aktiviert sind.
Karteitreiter: Abschluss
Ist einer der Rechnungsempfänger ein e-Rechnungsempfänger, wird am KR Abschluss über den Button "Senden an" - "Drucker":
eine E-Mail mit dem Text lt. Textcode und im Anhang die Rechnung im PDF-Format versandt
weiters wird die Rechnungskopie wie auch schon bisher mit dem Zusatz "Duplikat" sowie mit einem entsprechenden Verweis (Fußzeilentextcode "HER" - "Hinweis elektronische Rechnung") gedruckt, dass die Rechnung als Original via e-Mail übermittelt wurde. Die Variable für den Report-Designer lautet "cERechnungHinweis".
Auftragsstatistik
Über die Auftragsstatistik ist ersichtlich ob eine e-Rechnung erfolgreich versendet wurde, oder ob ein Problem bei der Übermittlung aufgetreten ist.
Rechnung erfolgreich versendet
Rechnungsversand fehlgeschlagen
Ursache 1: SMS/Mail-Reminderserive ist nicht aktiviert
Ursache 2: Belegarchivierung wurde nicht korrekt konfiguriert
Ursache 3: Der Aufbau im Textcode-Text entspricht in der verwendeten Sprache nicht dem zuvor dargestellten Aufbau.
bzw. Kriterien, damit ein E-Rechnungsversand erfolgt:
Der Rechnungsempfänger muss im Kundenstamm bei der elektronischen Rechnung 1 oder 2 hinterlegt haben UND der Rechnungsempfänger muss am gleichnamigen Auftragswesen-Karteireiter das "E-Rechnung"-Flag gesetzt haben.
Eine Rechnungssumme muss existieren bzw. müssen zumindest Positionen für den Rechnungsempfänger vorhanden sein.
Die Rechnungsmailadresse (= aus KR Rechnungsempfänger (Email aus Auftrg_AddOn) muss hinterlegt sein.
Eine gültige Archivierungsoption muss konfiguriert sein.
Die Auftragsoption "Textcode für automatischen EMail-Versand bei Rechnungserstellung" muss auf den betreffenden "EM"-Textcode verweisen, dieser muss dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen.
Das Phantomkommando "Elektronischer Rechnungsversand via Fremdsystem" darf nicht aktiviert sein.
Bei Gutschriften via Statistikabfrage darf der Mailversand nicht unterbunden sein.
Zahlschein (E-Rechnung ohne Signatur)
In der Auftragssteuerung steht die Option "Zahlschein beim Mailversand einer Rechnung via Statistikabfrage beilegen" mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:
0 | Nein
1 | Manuell
2 | Automatisch
Ist die Option aktiviert, so ist am Rechnungs-Karteireiter der Statistikabfrage bei Selektion einer Rechnung eine Combobox mit Zahlschein-Reports verfügbar, welche bei "Senden an Email" neben dem Fakturenbeleg (aus dem PDF-Archiv bzw. durch Neuerstellung) auch den betreffenden Zahlschein erstellt und als Mail-Attachment beilegt.
Variante 1 | Manuell
Bei der Variante 1 | "Manuell" ist die Zahlschein-Checkbox (deaktiv) und die Zahlschein-Reportauswahl verfügbar.
Variante 2 | Automatisch
Bei der Variante 2 | "Automatisch" ist die Zahlschein-Checkbox (aktiv) und die Zahlschein-Reportauswahl verfügbar.
Infopanel
Im Infopanel des Auftragswesens, der Übersicht der offenen Aufträge, der Sammelrechnung und der Auftrags- und Statistikabfrage wird der Textzusatz "Email-Rechnung", ergänzt durch ein Symbol ausgewiesen, sobald ein Rechnungsempfänger, der eine elektronische Rechnung (Typ >= 1) erhält und lt. Zahlungsart mit der Fakturierungsart “REC” bzw. aktueller Auftragsart eine elektronische Rechnung erstellt werden soll.
Änderungen am Auftrag (Änderung des Auftraggeber, Hinzufügen oder Entfernen von zusätzlichen Rechnungsempfängern, Aufruf und Bearbeitung des Kundenstamm direkt über den Auftrag) werden hinsichtlich der Anzeige der "Email-Rechnung” im Infopanel sofort übernommen.
Wird der Kunde außerhalb des Auftragswesen aufgerufen und editiert, gelten die Änderungen hinsichtlich Anzeige der "Email-Rechnung” im Infopanel erst bei zukünftigen, neu erstellten Aufträgen.
SMS/Email Reminder Monitor
Eine Übersicht über alle versendeten bzw. noch nicht versendeten Rechnungen finden Sie unter Kommunikation - SMS/E-Mail.