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    • Innerbetriebliche Weiterverrechnung (Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Manuel Yecla, created
    Last updated: 04. Sept. 2024
    9 min read

    Allgemein

    Mit Hilfe der Freischaltung und Einrichtung für das Modul der innerbetrieblichen Weiterverrechnung, ist es möglich fakturierte Ausgangsrechnungen, welche als Rechnungsempfänger=Betriebskundennummer besitzen, weiter an den empfangenden Betrieb zu verrechnen. Im empfangenden Betrieb wird dann (abhängig vom Fallbeispiel) ein weiterverrechneter Auftrag und/oder eine Eingangsrechnung angelegt.

    Relevant sind Service- und Teilehandelsaufträge.

    Gültige Auftragsarten: Extern, Intern, Gutschrift

    Konfiguration

    Freischaltung

    Für die Freischaltung wird ein(e) Freischaltungscode/Lizenzierung benötigt. 

    Um einen gültigen Freischaltecode zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihren MOTIONDATA Vector Betreuer oder unseren MOTIONDATA Vector Servicedesk.

    Moduleinstellungen

    Unter Basis - Administration - Optionen - Modul muss im Karteireiter “Kommunikation“ die Middleware URL und der API Key eingetragen werden, welche sich unter der Sektion “Innerbetriebliche Weiterverrechnung“ befinden (erst durch Freischaltung verfügbar).

    image-20240808-104100.png

    Die Aktivierung der Kommunikationsmoduloption "Kostenbuchung bei sonstigen Erlösen" ist erforderlich (inkl. Kontenhinterlegung):

    image-20240808-133349.png

    Basiseinstellungen

    Unter Basis - Administration - Optionen - Basis müssen im Karteireiter “Administration Betriebsbestellungen“ die Konfiguration der einzelnen Betrieb erfolgen.

    Einstellung

    Info

    Einstellung

    Info

    Betrieb Empfänger

    Empfangender Servicebetrieb

    Abteilung/Unterabteilung

    Wird benötigt um Teilehandels-Aufträge im Karosseriebetrieb zu filtern, welche eine interne Umlagerung von Ersatzteilen auslösen.

    Eigene KdNr. (Empfänger)

    Wird im abrechnenden Karosseriebetrieb als Rechnungsempfänger für die weitere Verrechnung genutzt.

    Eingangsrechnung im empfangenden Betrieb erstellen

    Muss aktiviert sein!

    Ist diese Option aktiv, wird nach Auftragsfaktura im Karosseriebetrieb, eine Eingangsrechnung im abrechnenden Betrieb (Empfänger) angelegt.

    Betrieb Lieferant

    Abrechnender Karosseriebetrieb

    Lieferant

    Lieferantencode des Karosseriebetrieb

    Kundenstamm

    Im Kundenstamm muss im KR “Stamm 2“ die Kundenkategorie=I (Intern) und ein Betrieb, für die Kundennummer des empfangenden Betrieb, hinterlegt sein.

    Auftragssteuerung

    Innerbetriebliche Verrechnung

    Unter Basis - Administration - Optionen - Basis muss im KR “Innerbetriebliche Verrechnung“ die Umschlüsselung der Quell-Erlösgruppen pro Positionsart konfiguriert werden.

    Sektion

    Einstellung

    Info

    Sektion

    Einstellung

    Info

    Ausgangsrechnung (Verrechnender Betrieb)

    Betrieb

    Betriebsnummer des verrechnenden Karosseriebetriebs

    Abteilung

    Abteilung (lt. Stammdaten) der fakturierten Service-Aufträge für die weitere Verrechnung bzw. Aufbereitung des Fahrzeugs.

    Unterabteilung

    Unterabteilung (lt. Stammdaten) der fakturierten Service-Aufträge für die weitere Verrechnung bzw. Aufbereitung des Fahrzeugs.

    Positionsart

    Auftragsposition:
    A=Arbeit; T=Teile, S=Sonstige Erlöse

    Erlösgruppe

    Quell-Erlösgruppe (lt. Stammdaten) der Auftragsposition im abrechnenden Betrieb.

    Eingangsrechnung

    Betrieb

    Betriebsnummer des empfangenden Servicebetriebs

    Erlösgruppe

    Umgeschlüsselte Ziel-Erlösgruppe (lt. Stammdaten) für die autom. angelegte Auftragsposition im Service-Auftrag des empfangenden Betrieb.

    Alle Quell-Auftragspositionen des verrechnenden Betriebs werden im empfangenden Betrieb IMMER als sonstigen Erlös für den angelegten Service-Auftrag umgeschlüsselt, um Dispositions- und Statistikkennzahlen im empfangenden Betrieb nicht zu verfälschen.

    Def. Code für sonst. Erlöse ohne Code

    Default umgeschlüsselter Positionscode für sonstige Erlöse, welche im Quell-Auftrag über keine Positionscode verfügen (Kleinteilezuschlag, Entsorgungskosten).

    Aufschlagsfaktor

    Wird für die Auftragspositionen im empfangenden Betrieb beim Verkaufspreis (nach Abzug des Rabatts) berücksichtigt.

    ER-Buchungscode

    Umgeschlüsselter ER-Buchungscode (lt. Stammdaten) für die Eingangsrechnung (TH) im empfangenden Betrieb.
    Betrifft die Weiterverrechnung.

    Je Positionsart muss allgemein ein ER-Buchungscodes für alle Quell-Erlösgruppen angegeben sein.

    E/A-Position

    Umgeschlüsselte E/A-Positionen (lt. Stammdaten) für die Eingangsrechnung (FH) im empfangenden Betrieb.
    Betrifft die Aufbereitung von Fahrzeugen.

    Auftragsgenerierung

    Unter Basis - Administration - Optionen - Basis steht im KR “Auftragsgenerierung“ die Referenzart “IWV“ zur Verfügung (relevant für Auftragsgenerierung im empfangenden Betrieb):

    Prozessbeschreibung

    Fallbeispiel 1: Leistung (und Teile) werden von “Fremd”-Fremdfirmen zugekauft und an einen Kunden weiterverrechnet

    Eingangsrechnung (Karosseriebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Lagerwesen - ER-Belegbearbeitung

    Manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung (TH) mit Buchung der Leistung und Teile (alles komplett auf Fremdleistungskonten über Sonstige ER-Buchungscodes).

    Kopf

    Positionen

    Ausgangsrechnung (Karosseriebetrieb)

    Menüaufruf: Service - Neuer Auftrag bzw. Teilehandel - Neuer Auftrag

    Manuelle Erfassung der Ausgangsrechnung mit der Weiterverrechnung der zugekauften Leistung und Teile.

    Auftraggeber

    Der Auftraggeber ist hierbei die normale Kundennummer und Rechnungsempfänger ist der Servicebetrieb. Abteilung/Unterabteilung sind laut Konfiguration auszuwählen.

    Rechnungsempfänger

    Der Rechnungsempfänger kann intern oder extern sein.

    Positionen

    Alle fremd eingekauften Positionen werden über eigene Sonstige Pos. (auch die ETs) an den Endkunden verkauft.
    Die Sonstigen Positionen müssen manuell mit den OTNs im Text ausgestattet werden.
    Die Sonstigen Positionen müssen so konfiguriert sein, dass sie einerseits den Umsatz auf “Umsatz Fremdleistung” und andererseits eine WES / Vorratsbuchung “VAK Fremdleistung / Vorrat Fremdleistung” buchen können.

    Faktura

    Mit der Auftragsfaktura werden die fakturierten Auftragspositionen dann, unter Zuhilfenahme des MOTIONDATA AufGen Import Controller, im Ziel-Betrieb des Rechnungsempfängers angelegt.

    Ausgangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Service - Neuer Auftrag bzw. Teilehandel - Neuer Auftrag

    Falls schon vor der Auftragsfaktur ein gleichartiger Auftrag (=Übereinstimmung von Auftraggeber/Fahrzeug) vorhanden ist, werden die fakturierten sonstigen Positionen auf diesen aufgebucht. Andernfalls wird ein neuer Auftrag erstellt.

    Auftraggeber

    Rechnungsempfänger

    Rechnungsempfänger ist gleich wie der Auftraggeber.

    Positionen

    Alle übertragenen Auftragspositionen (lt. Umschlüsselungsmatrix), werden mitsamt ihrem Positionstext in sonstige Positionen umgeschlüsselt.

    Eingangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Lagerwesen - ER-Belegbearbeitung

    Sobald der zeitgesteuerte Job im MOTIONDATA Task Controller ausgeführt wird, wird im Servicebetrieb die dazugehörige Eingangsrechnung (TH) mit ihren ER-Buchungscodes lt. Umschlüsselungsmatrix angelegt.
    Die externe Rechnungsnummer ist immer die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung vom Karosseriebetrieb.
    Der Steuercode wird vom jeweiligen ER-Buchungscodes lt. Stammdaten gezogen.

    Nach der autom. Anlage kann die Eingangsrechnung manuell abgeschlossen werden.

    Kopf

    Positionen

    Fallbeispiel 2: Leistung (und Teile) werden von eigenen Firmen zugekauft und an einen Kunden weiterverrechnet

    Ausgangsrechnung (Karosseriebetrieb)

    Menüaufruf: Service - Neuer Auftrag bzw. Teilehandel - Neuer Auftrag

    Karosseriebetrieb erstellt manuellen Serviceauftrag mit Auftraggeber=Kundennummer, Rechnungsempfänger=Betriebskundenummer und bucht ganz normal Arbeit und Ersatzteile (mit OTNs).

    Auftraggeber

    Rechnungsempfänger

    Der Rechnungsempfänger kann intern oder extern sein.

    Positionen

    Die Auftragspositionen werden ganz normal mit ihren Originalnummern auf dem Auftrag gebucht.

    Faktura

    Mit der Auftragsfaktura werden die fakturierten Auftragspositionen dann, unter Zuhilfenahme des MOTIONDATA AufGen Import Controller, im Ziel-Betrieb des Rechnungsempfängers angelegt.

    Ausgangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Service - Neuer Auftrag bzw. Teilehandel - Neuer Auftrag

    Falls schon vor der Auftragsfaktur ein gleichartiger Auftrag (=Übereinstimmung von Auftraggeber/Fahrzeug) vorhanden ist, werden die fakturierten sonstigen Positionen auf diesen aufgebucht. Andernfalls wird ein neuer Auftrag erstellt.

    Auftraggeber

    Rechnungsempfänger

    Rechnungsempfänger ist gleich wie der Auftraggeber.

    Positionen

    Alle empfangenden Position des Karosseriebetriebs werden über die Umschlüsselungsmatrix von

    • Ersatzteile auf Sonstige Positionen,

    • von Arbeit auf Sonstige Positionen und

    • von Sonstige Positionen auf Sonstige Positionen

    umgeschlüsselt werden.

    Eingangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Lagerwesen - ER-Belegbearbeitung

    Sobald der zeitgesteuerte Job im MOTIONDATA Task Controller ausgeführt wird, wird im Servicebetrieb die dazugehörige Eingangsrechnung (TH) mit ihren ER-Buchungscodes lt. Umschlüsselungsmatrix angelegt.
    Die externe Rechnungsnummer ist immer die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung vom Karosseriebetrieb.
    Der Steuercode wird vom jeweiligen ER-Buchungscodes lt. Stammdaten gezogen.

    Nach der autom. Anlage kann die Eingangsrechnung manuell abgeschlossen werden.

    Kopf

    Positionen

    Fallbeispiel 3: Leistung (und Teile) werden von eigenen Firmen zugekauft und als Kosten auf Lager-/Kundenfahrzeugen gewertet (z.B. Fahrzeugaufbereitung)

    Ausgangsrechnung (Karosseriebetrieb)

    Menüaufruf: Service - Neuer Auftrag

    Der Karosseriebetrieb erstellt einen manuellen Serviceauftrag für ein Lagerfahrzeug (Kundennummer bzw. Auftraggeber = NEUWG/GEBWG) und Rechnungsempfänger=Betriebskundenummer
    Die innerbetriebliche Fahrzeugaufbereitung kann auch für Kundenfahrzeuge durchgeführt werden.

    Auftraggeber

    Rechnungsempfänger

    Der Rechnungsempfänger kann intern oder extern sein.

    Positionen

    Die Auftragspositionen werden ganz normal manuell mit Arbeit und Ersatzteile (mit OTNs) gebucht.

    Faktura

    Mit der Auftragsfaktura ist der Serviceauftrag für die weitere autom. Anlage der Eingangsrechnung im Servicebetrieb vorbereitet.

    Eingangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Fahrzeughandel - Zusatz - ER-Belegbearbeitung

    Sobald der zeitgesteuerte Job im MOTIONDATA Task Controller ausgeführt wird, wird im Servicebetrieb die dazugehörige Eingangsrechnung (FH) mit ihren Fzg-EA-Position lt. Umschlüsselungsmatrix angelegt.
    Die externe Rechnungsnummer ist immer die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung vom Karosseriebetrieb.
    Der Steuercode wird von der jeweiligen Fzg-EA-Position lt. Stammdaten gezogen.

    Nach der autom. Anlage kann die Eingangsrechnung manuell abgeschlossen werden.

    Kopf

    Positionen

    FZG Vorkalkulation/Ertragsrechnung

    Menüaufruf: via ER-Belegbearbeitung oder Fahrzeugstamm

    Nach dem manuellen Abschluss der Eingangsrechnung (FH) im Servicebetrieb, scheinen die FZG-E/A-Positionen in der Fahrzeug Vorkalkulation bzw. Ertragsrechnung auf:

    Fallbeispiel 4: Teile werden von eigenen Firmen zugekauft und im einkaufenden Betrieb als Lager-ETs zugebucht (Int. Umlagerung von ETs)

    Ausgangsrechnung (Karosseriebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Neuer Auftrag

    Im verkaufendem Betrieb kann der Verkaufsauftrag auf mehrere Arten entstehen:

    • Manuelle Anlage mit Kunde als Auftraggeber und Rechnungsempfänger = Empfangender Betrieb

    • Anlage durch Bestellung aus Auftrag im empfangenden Betrieb

    • Anlage durch Int. Lagerumbuchung aus Lagerübersicht im empfangenden Betrieb

    Auftraggeber

    Bei manueller Anlage muss Auftraggeber=Kundennummer und die jeweilige Abteilung laut Konfiguration hinterlegt sein.

    Rechnungsempfänger

    Der Rechnungsempfänger ist die interne Betriebskundennummer.

    Positionen

    Im verkaufenden Betrieb werden die Ersatzteile ganz normal auf den TH-Auftrag gebucht und an den empfangenden Betrieb fakturiert.

    Faktura

    Mit der Faktura werden automatisch Lieferpositionen, welche als Wareneingang im empfangenden Betrieb eingebucht werden können, erzeugt.

    Lieferpool Manager (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Lagerwesen - Lieferpool Manager

    Die Lieferscheinnummer ist hierbei immer die Auftragsnummer der fakturierten Ausgangsrechnung im Karosseriebetrieb. Damit ein Warneingang erfolgen kann, müssen die internen Lieferpositionen entweder manuell oder automatisiert über den MOTIONDATA Task Controller verbucht werden.

    Eingangsrechnung (Servicebetrieb)

    Menüaufruf: Teilehandel - Lagerwesen - ER-Belegbearbeitung

    Nachdem der Wareneingang erfolgt ist und der zeitgesteuerte Job im MOTIONDATA Task Controller ausgeführt wird, wird im Servicebetrieb die dazugehörige Eingangsrechnung (Teilehandel) angelegt. Sollte der Wareneingang vor der autom. ER-Anlage noch nicht erfolgt worden sein, dann wird nur der ER-Kopf ohne Positionen angelegt.
    Die externe Rechnungsnummer ist immer die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung vom Karosseriebetrieb.
    Der Steuercode wird von der jeweiligen Fzg-EA-Position lt. Stammdaten gezogen.

    Nach der autom. Anlage kann die Eingangsrechnung manuell abgeschlossen werden.

    Kopf

    Positionen