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    • Belegversand via E-Mail (Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Bernhard G.
    Last updated: 20. Dez. 2024 by Nina Stelzer
    5 min read

    e-Mail Beleg Generierung und Versand allgemein

    Bei Betätigung des Button "Senden an /eMail" werden alle eMail-Adressen des jeweiligen Kunden bzw. Rechnungsempfängers angezeigt.
    Wird eine Vorlage ausgewählt, dann wird von MD das Overlay Tool aufgerufen und das PDF Overlaying durchgeführt. Je nach MD Systemeinstellung wird automatisch das MD SMTP Fenster oder der Standard eMail Client geöffnet und das PDF als Attachement hinzugefügt.
    Weiters checkt MD in den Belegeinstellungen, ob eine der folgenden Einstellungen aktiviert ist und damit:
    1. die Archivierung (mit Originalbeleg) in das Archivverzeichnis
    2. die "eMail PDF Archivierung", d.h. das finale PDF in den angegeben Ordner

    SMTP-Einstellungen

    Die SMTP-Einstellungen sind in den Moduloptionen im KR "Kommunikation" durchzuführen.
    Ist die Option "E-Mail Editor + Sender Modul"=2, so werden die Mails über die MOTIONDATA interne SMTP-Maske versendet.

    Gruppierung

    Einstellung

    Info

    Gruppierung

    Einstellung

    Info

    E-Mail-Versand

    Secure SMTP

     

    SMTP Password

     

    SMTP User

     

    SMTP-Port

     

    SMTP-Server

     

    Standard eMail Client

    Ist die Option "Versand Emails direkt über Mailserver (SMTP)" nicht aktiviert, so werden Mails über den Standard eMail Client verschickt.

    Wird als Standard Client Microsoft Outlook verwendet, so muss hier unbedingt eine 32-bit Version verwendet werden! Microsoft muss in der 64-bit Version noch fehlende Erweiterungen nachziehen, um den Aufruf von Drittanbieter-Programmen zu unterstützen.
    http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/office_14de/thread/2b8e81d8-f861-406d-b584-746b95d7e494
    Außerdem ist auch zu beachten, dass bei der Verwendung von Microsoft Outlook Nachrichten nicht im Rich Text Format verschickt werden, da es sich dabei um ein Microsoft-spezifisches Format handelt und viele andere Email-Programme es daher nicht richtig interpretieren können. So kann es dazu kommen, dass der PDF-Anhang nur als winmail.dat dargestellt und nicht geöffnet werden kann.
    http://www.cool-it.at/blog/November-2012/Immer-wieder-Winmail-dat.aspx

    MD Belegeinstellungen

    Die Overlay PDFs (die Vorlagen) müssen im MD_DAT\Reports\Customer_OVL\ Ordner abgelegt werden (in Mehrebenenbetrieben in den entsprechenden Sub-Ordnern).
    Es werden keine MOTIONDATA Systemvorlagen ausgeliefert.
    Die Archivierungseinstellungen sind "Globale Einstellungen" (lokale Einstellung sind dafür nicht verfügbar).
    Die eMail PDF Vorlagen können nur global bzw. global je Fabrikat hinterlegt werden (lokale Einstellung sind dafür nicht verfügbar). Für eMail PDF-Archivordner werden die im Ordner MD_DAT\PDF befindlichen Ordner herangezogen (ausgenommen PDF\In und PDF\Out).
    Die weiteren bestehenden Belegeinstellungsmöglichkeiten bleiben unangetastet.

    Die PDF-Overlays (Vorlagen) befinden sich beim Overlay immer in der hintersten Ebene, der eigentliche Report (z.B. Rechnung) liegt im Vordergrund.

    eMail Versand aus offenen Aufträgen- normale Belege

    Es gibt eine neue Funktion "Senden an/eMail" im Auftragsabschluss KR. Diese Funktion steht nur für allgemeine Auftragsbelege zur Verfügung.
    Wird das "Senden an/eMail" aufgerufen, wird anstatt dem .PS File automatisch im Report Pro der PDF Beleg produziert. Weitere Vorgangsweise , Siehe Pkt.1
    Dies trifft nur für Materialscheine, Aufträge, KVs, Lieferscheine, etc. zu, nicht jedoch für Finanzbelege(Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen)

    eMail Versand aus offenen Aufträgen- Finanzbelege

    Bei Fakturierung von Aufträgen wird anhand der Einstellung der "Elektronische Rechnung" im Kundenstamm des Rechnungsempfängers für Finanzbelege agiert. Dieses Kennzeichen wird in die Auftrg_Addon übernommen.
    Ist der Wert des "Elektronischen Rechnungskennzeichen" 0 dann läuft der Vorgang wie bisher.
    Ist der Wert 1, dann muss entsprechend der Belegeinstellungen das PDF Overlaying Tool erfolgen und der finale Beleg im Ordner lt. "eMail PDF Archivierung" in den Belegeinstellungen abgelegt werden.
    Ist der Wert 2, dann muss entsprechend der Belegeinstellungen das PDF Overlaying Tool erfolgen und der finale Beleg im Ordner lt. "eMail PDF Archivierung signiert" in den Belegeinstellungen abgelegt werden. Aus diesem Ordner erfolgt dann die Durchführung.
    Ebenso ist es notwendig, dass beim Kunden im "Stamm 2" eine E-Mail Adresse beim Rechnungsempfänger hinterlegt ist, da hier diese und nicht wie beim manuellen Senden die E-Mail Adresse aus dem "Stamm 1" herangezogen wird. 

    MOTIONDATA selbst signiert keine PDFs. Dazu muss sich der Kunde ein zusätzliches Signier-Tool kaufen, dass die PDFs aus dem "Signiert"-Ordner ausliest, signiert und versendet. Damit diese korrekt versendet werden können, muss bei Rechnungserstellung, der email-Empfänger aus Auftrag KR 2 mit mailto: <emailadresse> am Beleg ausgegeben werden.

    Im MD Standard gibt es den Wert 2 nicht. Dieser muss explizit auf Anfrage des Kunden von einem MD-Mitarbeiter freigeschalten werden.
    Für jeden, neu im "eMail PDF Archivierung" Ordner erstellten Beleg, wird ein Eintrag in die SMSReminder Table –zur Email Versendung- geschrieben werden, mit dem Link zum Dokument.
    Betreff und eMailPlaintext sind aus der MD Textcodetabelle auszulesen. Einstellbarer Textcode aus der Kategorie "Email". Vorschlagswert für Textcode "ERE". Textcode sollte Systemwert sein.

    image-20241220-104929.png

    Die eMail Adresse wird aus dem PDF via Auftragsnummer/Rechnungsnummer über die Auftrg_Addon ermittelt.
    Abhängig vom Sprachencode des Kunden (wird aus dem PDF via Auftragsnummer/Rechnungsnummer über die Auftrg_Addon ermittelt), ist dann die Sprache 1, Sprache 2 oder die Sprache 3 aus dem Textbaustein zu verwenden.

    Textvorschlag für MD Standard Auslieferung:

    <SUBJECT>
    Ihre Rechnung <Auftrg_Addon.Rechng_Nr>
    </SUBJECT>
    <MESSAGE>
    Sehr geehrter Kunde!
    In der Anlage finden Sie Ihre Rechnung <Auftrg_Addon.Rechng_Nr> bzw. Ihre Gutschrift im PDF Format.
    Diese PDF-Rechnung können Sie mit einem Klick öffnen, wenn Sie den Adobe Reader installiert haben. Sollte dies nicht der Fall sein, finden Sie den kostenlosen Download unter: http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep2_allversions.html
    Mit freundlichen Grüßen
    MOTIONDATA Software GmbH...
    </MESSAGE>

    Der Sendezeitpunkt ist ca. 15 min. nach Rechnungserstellung.

    eMail Beleg Versand aus Auftrags/Statistikabfrage:

    Wird das "Senden an/eMail" aus der Auftrags/Statistikabfrage aufgerufen, wird der Beleg aus dem "eMail PDF Archiv" Ordner ausgelesen. Ist der Beleg dort nicht vorhanden, wird er aus dem Originalarchiv-Ordner ausgelesen und wird das Overlaying mit der vom User zu wählenden Vorlage durchgeführt. Dazu wird das PDF zuerst in den Ordner "eMail PDF Archiv" kopiert und anschließend „overlaid".
    Nur bei Finanzbelegen soll als erstes im „eMail PDF Archivierung signiert" gecheckt werden, ob ein Beleg vorhanden ist. Erst danach wird wie bei allen anderen Belegen vorgegangen.
    Begründung: Die Signatur erfolgt nur bei Barrechnungen, Rechnungen, Gutschriften,
    Sind die Belege generell nicht archiviert, bleibt die bisherige Vorgangsweise bestehen.

    eMail Beleg Versand aus FZG-Angebotswesen:

    Wird das „Senden an/eMail" aus dem Abschluss KR aufgerufen, wird anstatt dem .PS File automatisch im Report Pro der PDF Beleg produziert. Weitere Vorgangsweise , Siehe Pkt.1

    eMail Beleg Versand aus Fahrzeugstamm/Dokumente:

    Wird das "Senden an/eMail" aus dem Dokumente KR aufgerufen, kann der User auswählen, ob ein PDF Overlay durchgeführt werden soll.
    Wählt er PDF Overlay, werden alle Vorlagen aus dem Ordner MD_DAT\Reports\Customer_OVL\ in der Combobox angezeigt. Mit der Wahl der gewünschten Vorlage erfolgt der Overlay-Vorgang.
    Weiters wird je nach MD Systemeinstellung automatisch das MD SMTP Fenster oder der Standard eMail Client geöffnet und das PDF als Attachement hinzugefügt.

    eMail Beleg Versand aus Kundenstamm/Dokumente:

    Analog dem eMail Belegversand aus dem Fahrzeugstamm.