Allgemeines

Die MD.DMS Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, sowohl auftragsbezogene Tätigkeiten zu erfassen, als auch An- und Abwesenheitszeiten aufzuzeichnen (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich etc.).

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Konfiguration

Berechtigungsverwaltung

Um die Zeiterfassung verwenden zu können benötigt der Benutzer die Berechtigung "Zeiterfassung". Soll zusätzlich auch die Maske "Statusinformation - Alle Stempelungen" angezeigt werden, muss die Berechtigung "Statusinformation (Zeiterfassung)" aktiviert werden.

Modul -Optionen

Unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung befinden sich einige Einstellungen für die Zeiterfassung.

Toleranzzeiten

In der MOTIONDATA Zeiterfassung können Toleranzzeiten eingestellt werden. Die Toleranzzeiten können in Minuten eingestellt werden und können wie folgt platziert werden:

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Beispiel:
Ist z.B. eine Toleranzzeit von 30 Minuten vor Sollarbeitsbeginn eingestellt, wird der Mitarbeiter automatisch auf den Start des Zeitmodells korrigiert, wenn er sich innerhalb dieser Toleranzzeit anstempelt.
Ein Mitarbeiter beginnt offiziell um 07:30 Uhr. Der Mitarbeiter stempelt sich bereits um 07:01 Uhr an. Die Zeiterfassung korrigiert die Stempelung des Mitarbeiters automatisch auf 07:30.

Toleranzzeiten können auch für Spezialfälle ignoriert werden, wenn der Mitarbeiter sich z. B. innerhalb der Toleranzzeit auf Aufträgen anstempelt.

Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter, welcher die Zeiterfassung verwendet bzw. sich auf Aufträge stempelt, muss folgende Felder im Mitarbeitermanager befüllt haben:

• Mitarbeitercode (Pflichtfeld bei der Anlage)

• Mitarbeiter seit (Pflichtfeld bei der Anlage)

• Betrieb (Pflichtfeld bei der Anlage)

• Urlaubskonto Einheit (Pflichtfeld bei der Anlage)

• die Rolle "Zeiterfassung" muss gesetzt sein (findet man unter "Rollen" im Mitarbeitermanager)

• Jahresmodell muss zugeordnet sein (findet man im Mitarbeitermanager unter "Planung")
  
  
  

Erhöhung des Urlaubsanspruches

Der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters kann sich per Einstellung anhand einer der folgenden Optionen erhöhen:

• Kalenderjahr

• Wirtschaftsjahr

• Eintrittsdatum

Die Einstellung hierzu erfolgt unter Basis > Administration > Optionen > Modul > Zeiterfassung und Option "Urlaubsanspruch erhöhen".

Zeitausgleich

Für den Zeitausgleich muss die Entscheidung getroffen werden, ob geleistete Überstunden den Mitarbeitern als Zeitausgleich gutgeschrieben oder Überstunden ausbezahlt werden.
Wird ein Zeitausgleichskonto geführt, werden konsumierte Zeitausgleichsstunden automatisch von diesem Guthaben abgezogen.

Zeitmodell

Jeder Mitarbeiter, der mit der Zeiterfassung arbeitet bzw. diese nutzt, muss ein entsprechendes Jahresmodell hinterlegt haben. Dem Jahresmodell liegt das Tagesmodell zugrunde, welches wiederum zur Erstellung des Jahresmodells notwendig ist.
Es können hier verschiedenste Konstellationen abgebildet werden: z.B. der Mitarbeiter Mayer arbeitet nur jeden 2. Samstag und hat Mittwoch immer frei.
Unter Basis > Stammdaten > Wartung > Betriebsdaten können die Tagesmodelle bzw. Jahresmodelle erstellt, bearbeitet und gelöscht werden.

Jahresmodell zuweisen

Die Zuweisung des Jahresmodells erfolgt über den Mitarbeitermanager:

• Mitarbeiter: jener der im Mitarbeitermanager gerade geöffnet ist (es können aber auch mehrere ausgewählt werden)

• Jahresmodell: hier muss das gewünschte Jahresmodell ausgewählt werden

• Generieren ab: Startdatum ab wann es laufen soll

• Generieren bis: bis wann das Jahresmodell generiert werden soll (standardmäßig 1 Jahr in der Zukunft)

• Index: z.B. 1 weil es sich beim „Generieren ab“ Datum um einen Montag (1. Tag der Woche) handelt

In der Vorschau sieht man wie das künftige Jahresmodell aussehen würde:

Mit "Generieren" wird das Jahresmodell für den Mitarbeiter erstellt.

Über den Karteireiter "Planung" können Jahresmodelle auch bearbeitet werden oder ein neues angelegt werden.

Aufgaben Zeitmanagement

Alle Aufgaben auf welche gestempelt werden kann, können im Aufgaben Zeitmanagement unter Basis > Stammdaten > Wartung erstellt bzw. bearbeitet oder gelöscht werden.

Es muss immer ein Code und eine Bezeichnung eingegeben werden:

Optionen

Aufgabe "Auftrag":
Ist die einzige produktive Tätigkeit, bei dieser Aufgabe ist weiters noch die Option "Auftragsnummer" zu setzen, damit diese mit übernommen wird.

Option "Zeit bis":
Ist bei einer Aufgabe diese Option ausgewählt, werden beim Ausführen alle anderen Stempelungen beendet. z.B. Aufgabe "Arbeitsende".

Option Urlaub-"Halbtag":
Sofern die Möglichkeit besteht, auch halbe Urlaubstage zu konsumieren, muss man eine eigene Aufgabe dafür anlegen und die Option "Halbtag" unter Urlaub auswählen.

Option "keine Stempelung":
Wird diese ausgewählt, steht diese Aufgabe nicht in der Stempelmaske zur Verfügung,  in der Aufgabenbearbeitung allerdings schon – z.B. Aufgabe "Krankheit".

Option "Autom. Abstempeln":

• Ist dies aktiviert bzw. befindet sich der MA zum Ende seiner Soll-Arbeitszeit in der Aufgabe, wo diese Option ausgewählt ist, wird er automatisch abgestempelt = Arbeitsende.

• Ist die Option nicht gesetzt, wird man Ende der Soll-Arbeitszeit auch nicht automatisch abgestempelt. Aufgabe „Arbeitsende“ ist somit erforderlich.

Funktionen

Um eine Zeitstempelung durchführen zu können muss ein Mitarbeitercode und eine Aufgabe eingeben werden. Hat die Aufgabe die Option "Auftragsnummer" gesetzt, muss zusätzlich zur Aufgabe auch noch die Auftragsnummer eingegeben werden.

Gibt es bereits eine Stempelung für diesen Tag bzw. Zeitraum erscheint eine Hinweismeldung.

In der Maske "Statusinformation - Alle Stempelungen" werden alle zuvor getätigten Stempelungen angezeigt:

Der Betrieb ist immer Abhängig von der Moduloption unter Zeiterfassung "Betrieb für Zeitstempelungen ohne Auftrag": 

• 1 = Betrieb des Mitarbeiters (welcher im Mitarbeitermanager hinterlegt ist)

• 2 = Erfassungsbetrieb

Status:

• grün...keine produktive Tätigkeit (z.B. Kommt oder Regie Werkstatt)

• gelb...beschäftigt (z.B. arbeitet gerade an einem Auftrag)

• rot...nicht anwesend (z.B. Arzt oder Krankenstand)

Eine Bearbeitung der Stempelungen ist unter Zeiterfassung in der Aufgabenbearbeitung möglich. Hier können Stempelungen auch gelöscht oder nachträglich erstellt werden.
In der Zeitraumstempelung können z.B. geplante Abwesenheiten im Vorfeld eingetragen werden.
In der Statusinformation ist es möglich

Auswertungen - Zeiterfassung

Es stehen unter Zeiterfassung > Auswertung auch einige Auswertungen zur Verfügung:

• Anwesenheitsliste: Übersicht von Sollzeiten bzw. Differenzen

• Tagesprotokoll: Tagesübersicht der Stempelungen

• Wochenbericht: Wochenübersicht der Stempelungen

• Produktivitätsübersicht /Soll-Ist-Vergleich: detaillierte Informationen pro Auftrag

• Auftragsprotokoll: Übersicht der Stempelungen auf einen Auftrag
  
  

• Zeitabweichungsprotokoll: Kontrollliste (z.B. ob Mitarbeiter zu spät kam)

• Service-Auslastungsbericht: Informationen pro Abteilung

• Liste Urlaub/Zeitausgleich: Übersicht von Urlaub/ZA pro Mitarbeiter

• Urlaubsliste: Übersicht von Anspruch und Konsumation der Urlaube je Mitarbeiter

• Überstundenprotokoll: Übersicht der Überstunden

• Urlaub und Zeitausgleichsprotokoll: Übersicht von Urlaub und Überstunden

• Mitarbeiterliste: Übersicht der Mitarbeiter

• Aufgabenliste: Liste aller Aufgaben

• Aufruf Excel Tabelle: Ein Wochenbericht wird vorausgesetzt

• ZEF-Warnliste: Übersicht von nicht korrekten Stempelungen