Allgemein

Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimit-Saldo ermittelt. 
Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimit-Prüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls zusätzlich noch auf interne und Garantie-Aufträge.
Es erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung, wenn am Kundenstamm kein Kreditlimit hinterlegt ist bzw. wenn durch die Zahlungsart eine Barfaktura ausgelöst wurde.

Freischaltung

Um die dynamische Kreditlimit-Prüfung nutzen zu können, muss diese von einem MOTIONDATA Mitarbeiter im Vorfeld aktiviert / freigeschalten werden. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an unseren MOTIONDATA Servicedesk um die notwendigen Schritte vorzunehmen.

Kundenstamm

Kreditlimitüberschreitung

Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung steht im Kundenstamm am Karteireiter "FiBu-Angaben" eine Gruppenbox "Kreditlimit-Überschreitung" zur Verfügung, welche Felder für "Prozent" bzw. "Betrag" enthält. Da kann eine erlaubte Kreditlimit-Überschreitung entweder in "Prozent" oder als "Betrag" definiert werden. 

Open

Kreditlimit

Damit eine Kreditlimit-Prüfung erfolgt, muss im Kundenstamm auch ein Kreditlimit definiert werden. Ist kein Kreditlimit hinterlegt, erfolgt im Auftragswesen auch keine Kreditlimit-Prüfung.

Open

Auftragssteuerung

In der Auftragssteuerung gibt es bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung einen gleichnamigen Karteireiter, wo definiert werden kann, welche Betriebe gegenseitig als Datenquellen für die Saldoermittlung gültig sind.

Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimit-Überschreitung

Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen, ist eine Benutzerberechtigung erforderlich, um die Kreditlimit-Überschreitung genehmigen zu können.

Die wird unter Basis/Administration/Benutzer/Berechtigungsverwaltung unter "Allgemeine Auftragswesenrechte" vergeben.

Auftragswesen

Abhängig von der Ausprägung der dynamischen Kreditlimit-Prüfung erfolgt die Prüfung entweder nur auf externe Rechnungsempfänger bzw. andernfalls zusätzlich noch auf interne und Garantie-Aufträge.

Live-Saldo Ermittlung

Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung wird im Auftragswesen beim Öffnen eines bestehenden Auftrags bzw. bei der Neuerstellung eines Auftrags der aktuelle dynamische Kreditlimit-Saldo ermittelt.

Die Ermittlung des Live-Saldo (Offener Saldo) erfolgt betriebsübergreifend für alle entsprechend konfigurierten Betriebe lt. Auftragssteuerung und wird im Info-Panel unter der Rubrik "OP-Verwaltung" angezeigt.

Der Live-Saldo ergibt sich aus:

• dem offenen Saldo lt. Kundenstamm

• den noch nicht in die FiBu übergeleiteten (externen) Kunden-Kreditrechnungen, sofern es sich bei der Faktura um eine Kreditrechnung handelt

• sowie den offenen Aufträgen des betreffenden Rechnungsempfängers unabhängig von der Zahlungsart

Wird bei der Ermittlung das Kreditlimit lt. Kundenstamm überschritten, wird im Infopanel auch ein entsprechendes Warnsymbol angezeigt:

• Roter Kreis: Überschreitung außerhalb der Grenzen
  
  

• Weißes Rufzeichen im roten Kreis: Überschreitung innerhalb der Grenzen, aber noch nicht genehmigt
  
  

Wenn kein Statussymbol angezeigt wird, bedeutet das, dass es keine Kreditlimit-Überschreitung gibt.

Für laufende Positionsbuchungen innerhalb eines Auftrags wird dann nur mehr der zuletzt ermittelte Live-Saldo erhöht/verringert.

Auch durch Änderung der Zahlungsart (→ Barzahler)  kann sich der Live-Saldo entsprechend verändern.

Kreditlimitüberscheitung 

Prüfung 

Prüfung allgemein - Offene Aufträge

Bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung steht in der Übersicht der offenen Aufträge  in der Toolbar ein "Dynamischer Kreditlimit-Prüfung - Button" zur Verfügung, über welchen eine Kreditlimit-Prüfung manuell durchgeführt werden kann. 

Nach einer durchgeführten Prüfung erfolgt eine Meldung und das Statussymbol in der Browserspalte "Kreditlimit-Überschreitung" wird entsprechend geändert. 

Es erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU).

In dem Fall erfolgt folgende Meldung, die auch kommt, wenn es bei der Prüfung tatsächlich keine Überschreitung gibt. 

Prüfung allgemein - Auftrag

Für die manuelle Prüfung steht der "Dynamische Kreditlimit-Prüfungs - Button" bei einer aktivierten dynamischen Kreditlimit-Prüfung Funktion unter dem Hamburger-Button zur Verfügung. 

Der Button ist nur bei den externen Rechnungsempfänger (Service, Teilehandel, Fahrzeughandel) bzw. internen und Garantie-Rechnungsempfänger (sofern sich die dynamischen Kreditlimit-Prüfung nicht auf externe Rechnungsempfänger begrenzt) aktiviert. 

Bei den Gutschriften (GUT), Reservierungsaufträgen (RES), Kostenvoranschlägen (KOS), Vermittlungsübernahmen (VAN), Vermittlungsverkäufen (VKK) und Fahrzeugankäufen (FGU) erfolgt keine Kreditlimit-Prüfung, deshalb ist in diesen Aufträgen der "Dynamische Kreditlimit-Prüfungs - Button" deaktiviert. Das gleiche gilt auch für interne Aufträge und Garantien, sofern sich die dynamischen Kreditlimit-Prüfung nur auf externe Rechnungsempfänger begrenzt ist.

Bei der Fakturierung und Lieferscheinerstellung (TH/KR Lieferschein) erfolgt die Kreditlimit-Prüfung automatisch. 

Genehmigung der Kreditüberschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen

Liegt die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen (Kreditlimit-Überschreitung lt. Kundestamm), hat der Benutzer nach der Bestätigung einer Hinweismeldung die Möglichkeit, die Überschreitung zu genehmigen, sofern er dafür berechtigt ist.  

Hat der Benutzer keine Berechtigung für die Genehmigung der Kreditlimit-Überschreitung, muss ein dafür berechtigter Benutzer dies durch Eingabe seines Benutzercodes sowie des Passworts tun.

Nach der erfolgreichen Genehmigung kommt folgende Meldung...

...und das Statussymbol wird in einen roten Haken (Genehmigung wurde bereits erteilt) geändert.

Nun ist auch die Fakturierung und Lieferscheinerstellung wieder möglich. 

Wird bei einem bereits genehmigten Auftrag durch eine weitere Auftragsbearbeitung definierte Kreditlimit-Grenze überschritten, wird die Genehmigungsinformation zurückgesetzt bzw. die Fakturierung/Lieferscheinerstellung wieder unterbunden.

Protokollierung der Genehmigung

Die  Genehmigung wird am Rechnungsempfänger hinterlegt und ist nach der Fakturierung in der Auftrags/Statistikabfrage am Karteireiter "Rechnungen" in der Browserspalte "Kreditlimit-Überschreitung" ersichtlich.

Protokolliert werden Benutzercode, Benutzername sowie der Name der Arbeitsstation und Datum/Uhrzeit der Genehmigung.

Kreditüberschreitung außerhalb der Überschreitungsgrenzen

Übersteigt die Kreditüberschreitung die Grenzen, wird eine Fakturierung sowie auch Lieferscheinerstellung unterbunden.

Folgende Meldung kommt bei der manueller Prüfung bzw. bei der Fakturierung.

Im Infopanel wird ein roter Kreis (Überschreitung außerhalb der Grenzen) als Warnsymbol angezeigt.

Sammelrechnung

Die Validierung der Kreditlimit-Überschreitung wird auch in der Sammelrechnungs-Maske durchgeführt.

Sofern ein Auftrag durch die Kreditlimit-Überschreitung gesperrt ist bzw. er noch nicht genehmigt wurde, ist diese Information im Info-Panel der Sammelrechnungs-Maske auch ersichtlich und so ein Auftrag wird für eine Sammelfakturierung gesperrt. Nur genehmigte Aufträge werden für die Sammelfakturierung freigegeben.

Auftragsanlage bei Kreditlimitüberschreitung unterbinden

Moduleinstellungen

In den Moduleinstellungen für Teilehandel, Fahrzeughandel und Service steht jeweils eine Option "Auftragsanlage bei Kreditlimitüberschreitungen unterbinden" zur Verfügung.

Ist eine solche Option für das jeweilige Modul aktiviert, wird bei aktivierter dynamischer Kreditlimitprüfung im Zuge der Auftrags-Neuerstellung nach der Kundenauswahl geprüft, ob das Kreditlimit unter Berücksichtigung der am Kundenstamm hinterlegten Grenzen bereits überschritten wurde. Ist das der Fall, wird unabhängig von der Zahlungsart die Anlage eines neuen Auftrags bzw. Rechnungsempfängers unterbunden, d.h. der betreffende Kunde ist als Auftraggeber/Rechnungsempfänger nicht zulässig. Der Benutzer wird mit einem Warnhinweis darüber informiert. Das gilt auch, wenn die Überschreitung innerhalb der Überschreitungsgrenzen liegt.

Der jeweilige Modulschalter gilt  für Fahrzeughandel, Service und Teilehandel für jeweils alle Erlös- und Auftragsarten (Inkl. Kostenvoranschläge/Reservierungsaufträge), ausgenommen sind Gutschriften, Fahrzeugankäufe und Vermittlungsübernahmen.
Unterbindung gilt bei solchen Kunden auch für folgende Bereiche:

•  

  • Positionen kopieren/verschieben mit Auftrags-Neuanlage

  • Duplizieren eines Auftrags 

  • Auftragsanlage via Servicetermin-Import und die Importschiene via Audatex/Eurotax

  • Anlage eines deckungsgleichen Auftrags via Auftragsstatistik (außer FGU und VAN)

  • Umwandlung von Fahrzeugangebot in einen Auftrag