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    • Teilverrechnung (Auftragswesen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Christian Rueckschloss
    Last updated: 18. Sept. 2024 by Nina Stelzer
    8 min read

    Allgemeine Informationen

    Bei entsprechender Freischaltung steht im Service und Teilehandel für berechtigte Benutzer im Kontextmenü-Auftragspositionsbrowser des Auftragswesens die Funktion "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten" zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann eine Teilverrechnung durchgeführt werden.

    Bei einer Teilverrechnung im Service und Teilehandel können mit der Ausprägung "Fakturierbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" zu verrechnende Aufträge in einen neuen Sub-Auftrag verschoben und vor dem Haupt-Auftrag teilverrechnet werden.

    Bei der Teilverrechnung im Teilehandel steht eine zusätzliche Ausprägung "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" zur Verfügung, mit der "nicht verfügbare" Positionen auf einen Sub-Auftrag verschoben werden können. Diese Ausprägung der Teilverrechnung im Teilehandel umfasst folgende Funktionalitäten:

    • Alle Positionen, die hinsichtlich Teileverfügbarkeitsstatus als "verfügbar" gekennzeichnet sind, verbleiben am Originalauftrag.

    • Alle Positionen, die "nicht verfügbar" sind, wandern in einen neuen Auftrag, welcher automatisch erstellt wird und zudem alle Kopfdaten des Originalauftrags enthält.

    • Bestellungen und Rückstände werden auf den neuen Auftrag übertragen.

     

    Konfiguration

    Freischaltung

    Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.

    Benutzerberechtigung

    Allgemeine Auftragswesenrechte - Teilverrechnung

    In der Berechtigungsverwaltung unter Service → Neuer Auftrag → Allgemeine Auftragswesenrechte → Teilverrechnung bzw. Teilehandel → Neuer Auftrag → Allgemeine Auftragswesenrechte → Teilverrechnung befindet sich das entsprechende Benutzerrecht.

    Da es sich um ein allgemeines Auftragswesenrecht handelt, ist es unerheblich, wo es aktiviert wird - es gilt immer für alle Auftragskategorien.

    Teilverrechnungsjournal

    In der Berechtigungsverwaltung unter Service → Teilverrechnungsjournal befindet sich das entsprechende Benutzerrecht.

    Das hier gesetzte Recht gilt dann sowohl für Service als auch Teilehandel.

    Auftragssteuerung

    Unter Basis → Administration → Optionen → Auftragssteuerung können folgende Einstellungen konfiguriert werden:

    Einstellung

    Verfügbare Werte

    Info

    Einstellung

    Verfügbare Werte

    Info

    Verfügbare Positionen ohne Lieferschein in neuen Auftrag verschieben

    aktiviert/deaktiviert

    Default = deaktiviert

    Mit Aktivierung werden im Vorlauf zur automatischen Fakturierung sowie in der Teilehandel-Sammelrechnung auch verfügbare Teilepositionen, die noch auf keinem Lieferschein aufscheinen, als Positionen betrachtet, die auf einen neuen Auftrag verschoben werden müssen.

    Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung

    0 … Nein

     

    1 … MD DMS Händlerportal 1.0 (altes Großhandelsmodul)

     

    2 … MD DMS Händlerportal 2.0 (neues Großhandelsmodul)

    Unmittelbar vor der Fakturierung, wird für GH-Aufträge autom. ein elektronischer Lieferschein für all jene Positionen erstellt, die noch auf keinem Lieferschein aufscheinen und verfügbar sind.

     

    Prozessbeschreibung

    Service und Teilehandel

    Kontextmenü "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten"

    Im Kontextmenü des Auftragspositionsbrowser im Auftragswesens steht die Funktion "Positionen für Teilverrechnung vorbereiten" zur Verfügung.

    Teilverrechnung

    Nach dem Öffnen der betreffenden Maske ist zunächst der gewünschte Rechnungsempfänger zu wählen, für den die Verrechnung durchzuführen ist.
    Grundsätzlich werden alle verwendbaren Positionen (Job, Paket, Positionsart, Nummer, Text, verfügbare Menge, bestätigte Menge) des selektierten Rechnungsempfängers im Browser hierarchisch aufgelistet und zur Weiterverarbeitung vorgemerkt.

    Mit der Betätigung des "OK" Button werden die Positionen für die Teilverrechnung vorgemerkt, es wird automatisch ein sogenannter Sub-Auftrag für die Teilverrechnung angelegt und die Positionen auf diesen verschoben.
    Die Auftragskopf- und Lieferadresseninformationen werden zusätzlich auf die Teilverrechnungen übertragen.

    Pakete

    In der Teilverrechnung besteht die Möglichkeit, individuelle Pakete und Standardpakete bezüglich Teilverrechnung aufzusplitten.

    • Es können gezielt Paketpositionen von der Teilverrechnung ausgeschlossen werden.

    • Wenn zumindest eine Paketposition ausgewählt ist, wird der Paketkopf ebenfalls ausgewählt.

    • Wenn keine Positionen des Pakets ausgewählt sind, wird der Paketkopf ebenfalls abgewählt.

    • Die Paketpositionen können hinsichtlich Menge durch Benutzerinteraktion verändert werden.

    Die Paketarten "Fixpreis netto" und "Individuelles Fixpreispaket" können nur "en bloc" gesamt in den neuen Auftrag verrechnet werden.

    • Nicht verwendbare Positionen werden im Browser nicht zur Anzeige gebracht, es gibt folgende Einschränkungen hinsichtlich Ablauf und Anzeige:

      • Folgende Positionen können nicht teilverrechnet werden:

        • Sonderpositionen (Kleinteilezuschlag, Entsorgungskosten, Rundungsausgleich, Abschlagspositionen, Arbeitswerte-Darstellungspositionen).

        • Positionen, auf denen Kostenbeteiligungen (Job oder Positionsebene) vermerkt sind.

        • Positionen, die gesperrten Jobs zugeordnet sind.

        • Positionen, die aufgrund der Wirtschaftsjahrsperre am Originalauftrag verbleiben müssen.

        • Lieferschein-Positionen können nur dann teilverrechnet werden, wenn sie zuvor storniert werden, um die Belegwiederherstellung gewährleisten zu können.

      • Die Paketarten "Fixpreis netto" und "Individuelles Fixpreispaket" können immer nur gesamt abgerechnet werden.

      • Bei Aufsplittung einer Teileposition mit Teiletexten werden die Teiletexte sowohl am Haupt-, als auch am Subauftrag ausgewiesen.

      • Positionen behalten ihre Verrechnungsart sowie Preis- und Rabattkonditionen bei.

      • Kautionen werden mit der jeweiligen Menge der zugehörigen Teileposition abgerechnet, d.h. wenn die bestätigte Menge auf der zugehörigen Originalteileposition verändert wird, wird dies auch auf die Kautionen übertragen.

      • Für Teilepositionen erfolgt am Hauptauftrag die Lager-Rückbuchung, am Subauftrag die Lagerabbuchung.
        Bestellungen, die direkt über das Auftragswesen getätigt wurden, werden entsprechend aufgesplittet.

      • Bei der Auftragserstellung werden im Vorfeld mögliche Einschränkungen hinsichtlich Kreditlimit geprüft.

      • Für externe Positionen wird ein externer Auftrag erstellt (Service: Die Fahrzeugdaten werden inkl. Kilometerstand vom Originalauftrag übernommen, Beginndatum lt. Hauptauftrag, als Fertigstellungsdatum wird das aktuelle Datum inkl. Uhrzeit verwendet).

      • Für interne Positionen wird ein interner Auftrag erstellt (Im Falle eines externen Hauptauftrags wird der I0 mit dem Auftraggeber + Fahrzeug erstellt, die Positionen landen dann auf der betreffenden Verrechnungsart. Entspricht die Kundennummer des Rechnungsempfängers auch der internen Kundennummer, wird kein I1 angelegt, sondern der I0 verwendet).

      • Für Garantiepositionen wird ein Garantieauftrag erstellt (Die Vorgangsweise erfolgt analog zu den internen Aufträgen).

      • In der Bemerkung des Sub-Auftrags scheint der zugehörige Haupt-Auftrag auf, damit ist diese Information auch in der Übersicht der offenen Aufträge einseh- und filterbar.

      • Beim Duplizieren eines Auftrags wird die Auftragskopfbemerkung nicht übertragen, wenn sie mit "Hauptauftrag" beginnt (= Hinweis auf Teilfaktura).

    Erweiterte Aufteilung

    Bei Aktivierung der Checkbox "Erweitere Aufteilung" können die abzurechnenden Positionen genauer spezifiziert bzw. hinsichtlich abzurechnender Menge über die Browserspalte "Bestätigte Menge" auch genauer spezifiziert bzw. innerhalb der Position aufgesplittet werden:

    Des Weiteren ist im Browser bei Aktivierung "Erweiterte Aufteilung" eine Headercheckbox auf der Job-Spalte vorhanden, mit welcher alle Positionen auf einmal an und abgewählt werden können.

    Vorhandene Zeitstempelungen auf neuen Auftrag umbuchen

    Wird eine Arbeitsposition bei der Teilverrechnung mit der vollständigen Menge übertragen, werden bei aktivierter Option "Vorhandene Zeitstempelungen auf neuen Auftrag umbuchen" auch Stempelungsdaten und Leistungsdatum für die Arbeitsposition übertragen. Diese Funktion kommt dann zu tragen, wenn Sie das Zeiterfassungsmodul im Einsatz haben.

    Bei der Übertragung von Arbeitspositionen im Zuge der Teilverrechnung wird im Anschluss an die Auftragsanlage der Hinweis "Bitte prüfen Sie die Zeitstempelungszuordnungen der Arbeitspositionen am Originalauftrag und am neuen Auftrag" ausgegeben:

    Teilverrechnungsjournal

    Eine Zusammenstellung hinsichtlich des Hauptauftrags mit allen daraus generierten Sub-Aufträgen ist über das ebenfalls neu hinzugekommene "Teilverrechnungsjournal" möglich:

    Offene Aufträge

    Auftrag

    Innerhalb eines offenen Auftrages steht das Teilverrechnungsjournal über den Hamburger-Button zur Verfügung:

    Übersicht offener Aufträge

    Über die Übersicht offener Aufträge lässt sich das Teilverrechnungsjournal ebenfalls öffnen:

    Abgeschlossene Aufträge

    In der Auftrag- und Statistikabfrage ist der Aufruf des Teilverrechnungsjournal für abgeschlossene Aufträge ebenfalls möglich:

    Fakturenbeleg

    Am Fakturenbeleg des "Subauftrags" scheint der Hauptauftrag (Auftragsart, Auftragsnummer und Auftragsdatum) im Positionsbereich auf, die Konfiguration der Ausgabe ist über die Belegdruckeinstellungen am Karteireiter "Positionstexte" möglich.

    FiBu-Export

    Die Information "Hauptauftrag" ist auch im MOTIONDATA DMS FiBu-Daten-Exportformat der variablen Ausprägung verfügbar, ebenso die Hauptauftrags-Rechnungsnummer.

    Teilehandel

    Teilverrechnung

    Die Teilverrechnung im Teilehandel enthält neben der Ausprägung "Fakturierbare Positionen in neuen Auftrag übertragen", eine zusätzliche Ausprägung "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen".

    Bei "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" steht zusätzlich eine Checkbox "Bestehenden Auftrag fakturieren" zur Verfügung.

    Kann die Positionsübertragung ordnungsgemäß durchgeführt werden, erfolgt im Anschluss automatisch die Fakturierungsauslösung im Originalauftrag.

    Eine Teilverrechnung von Paketen ist in der Variante "Nicht verfügbare Positionen in neuen Auftrag übertragen" nicht möglich bzw. werden Pakete nicht im Positionsbrowser angeboten.

    Sammelrechnung

    Ist das Modul "Teilverrechnung" in der "Sammelrechnung Teilehandel" aktiviert, stehen dem Benutzer im Auftragsbrowser 3 Toolbar-Buttons zur Verfügung, welche folgende Funktionalitäten haben:

    • image-20240621-092927.png Ermittle Aufträge für Teilverrechnungs-Splitt

      • Mit Betätigung dieses Buttons werden alle (grundsätzlich gültigen) Aufträge des Browsers geprüft bzw. markiert, für die der Teilverrechnungs-Splitt für einen solchen Auftrag zur Anwendung gebracht werden kann.

      • Kriterien:

        • Der Auftrag muss verfügbare und nicht verfügbare Positionen haben (Hat er nur eines von beiden, ist eine Auftragssplittung unnötig).

        • Der Zustandsstatus entspricht noch nicht einem "fakturierbaren" (= einem, der für die automatische Fakturierung vorgemerkt ist - siehe Auftragsoption "Gültige Zustandsstatus-Codes für automatische Fakturierung").

        • Es muss zumindest ein (nicht stornierter) Lieferschein für den Auftrag existieren.

    • image-20240621-092937.png Teilverrechnungs-Splitt durchführen

      • Für alle markierten Aufträge wird ein Auftragssplitt nach dem zuvor beschriebenen Muster durchgeführt.

      • Wurde ein Auftrag markiert, für den kein Splitt angewendet werden kann, so erfolgt für diesen keine Aktion. Der Benutzer wird im Anschluss über einen entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht:

      • Nach Abschluss des Splittvorgangs wird der Browser automatisch aktualisiert.

    • image-20240621-092945.png Ermittle Aufträge mit vollständiger Teileverfügbarkeit

      • Markiert alle gültigen Aufträge, die hinsichtlich Teileverfügbarkeit "grün" (verfügbar) sind.

    Im Auftragsbrowser der Sammelfaktura werden die Spalten für "Teileverfügbarkeitsstatus" und "Zustandsstatus" angezeigt:

    Offene Aufträge

    In der offenen Auftragsübersicht Teilehandel steht der Toolbar Button “Sammelrechnung” zur Verfügung.

    Bei Selektion und Auswahl eines Auftrag für einen Kunden der die Sammelrechnung aktiviert hat, kann das Modul Sammelrechnung Teilehandel über den Toolbar Button geöffnet werden.

    Der Kunde und die Aufträge werden dabei im Sammelrechnungsmodul vorselektiert.

    Automatische Fakturierung

    Details zur automatischen Fakturierung entnehmen Sie bitte folgender Dokumentation.

    Die Teilverrechnung in Kombination mit der automatischen Fakturierung wird folgt durchgeführt:

    Unmittelbar vor der automatischen Fakturierung wird bei aktiviertem Modul "Teilverrechnung" geprüft, ob es Aufträge gibt, für die der Teilverrechnungs-Splitt angewendet werden kann.

    Der Auftragssplitt im Vorfeld zur automatischen Fakturierung wird nur für die Aufträge durchgeführt, welche hinsichtlich ihres Abrechnungsintervalls gültig sind.

    Es gelten dabei folgende Kriterien:

    Für alle Aufträge, welche diese Kriterien erfüllen, wird ein Teilverrechnungs-Splitt nach dem bereits beschriebenen Muster durchgeführt, und der Zustandsstatus wird auf "Fakturierbar" gesetzt.

    Alle Splittungen werden auch im Abschlussreport vermerkt, der im Anschluss der automatische Fakturierung an die dafür registrierten Benutzer versandt wird.

    Im Anschluss erfolgt die reguläre bestehende automatische Fakturierung unter Berücksichtigung des Abrechnungsintervalls sowie die Erstellung der automatisierten Auswertungen.

    Auftragssteuerung

    In der Sektion "Autofaktura" steht ein Schalter "Verfügbare Positionen ohne Lieferschein in neuen Auftrag verschieben" zur Verfügung.

    Mit Aktivierung dieser Option werden im Vorlauf zur automatischen Fakturierung sowie in der Teilehandel-Sammelrechnung auch verfügbare Teilepositionen, die noch auf keinem Lieferschein aufscheinen, als Positionen betrachtet, die auf einen neuen Auftrag verschoben werden müssen.