Übersicht

Menüstruktur: Kommunikation I E-Mail
Bezeichnung: E-Mail - Alle E-Mails auf einen Blick

Um eine möglichst durchgängige und lückenlose Protokollierung aller kundenbezogenen Kontakte und Aktivitäten innerhalb der MD App gewährleisten zu können, ist die Anbindung des E-Mail-Daten-Verkehrs zu und von MD-App-Kunden ein wichtiger Punkt.

In die MD App wird eine integrierte E-Mail-Anbindung implementiert. Hierfür kann für jeden MD-App-Benutzer ein eigenes E-Mail-Postfach angelegt werden. Über dieses Postfach werden alle E-Mails, die vom Benutzer aus der MD App verschickt werden, abgewickelt. Eventuelle Antworten von MD-App-Kunden kommen ebenfalls in dieses Postfach.

Posteingang und weitere Ordner

Im Posteingang (INBOX) befinden sich alle noch nicht bearbeiteten E-Mails des MD-App-Benutzers. Der MD-App-Benutzer hat die Möglichkeit E-Mails zu verwalten, bis er diese einem Kunden zugeordnet hat.

Open

Auf der linken Seite befinden sich die E-Mail-Karteireiter mit den einzelnen E-Mail-Ordnern.

Mit dem Karteireiter kann eine neue E-Mail erstellt werden. In Abhängigkeit der lokalen E-Mail-Client-Anbindung werden darunter einzelne E-Mail-Ordner angezeigt (z.B. INBOX) → mit einem Mausklick auf den jeweiligen E-Mail-Ordner werden rechts im Content-Bereich etwaige E-Mails in einer MD-App-Listenform abgebildet.

In Abhängigkeit des E-Mail-Ordners gibt es unterschiedliche E-Mail-Aktions-Buttons:

• Aktionen:

  Open

  

• Aktualisieren:

  → der jeweilige E-Mail-Ordner wird aktualisiert

• Einstellungen:

Aktionen

In der E-Mail-Liste können links ( ) einzelne E-Mails ausgewählt werden. Danach können mit dem Button folgende Aktionen ausgeführt werden:

• Als gelesen markieren: Es werden die ausgewählten E-Mails als gelesen markiert.

• Als ungelesen markieren: Es werden die ausgewählten E-Mails als ungelesen markiert.

• Einem Kunden zuordnen: Es werden die ausgewählten E-Mails einem Kunden zugeordnet.

• Löschen: Es werden die ausgewählten E-Mails gelöscht.

Einstellungen

In den E-Mail-Einstellungen können ausgewählte Ordner wieder eingeblendet bzw. eine E-Mail-Signatur angelegt und bearbeitet werden.

E-Mail anlegen

Mit dem Button kann eine neue E-Mail-Nachricht erstellt werden. Dazu gibt es eine Vielzahl von Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten:

• An: E-Mail-Empfänger → Eingabe einer E-Mail-Adresse → es werden mit Beginn der Eingabe (mindestens drei Zeichen) gefundene Kunden-E-Mail-Adressen zur Auswahl angezeigt.

• CC: Weitere E-Mail-Empfänger (Carbon Copy) → Eingabe einer E-Mail-Adresse → es werden mit Beginn der Eingabe (mindestens drei Zeichen) gefundene Kunden-E-Mail-Adressen zur Auswahl angezeigt.

• BCC: Weitere E-Mail-Empfänger (Blind Carbon Copy → werden nicht beim Empfänger angezeigt) → Eingabe einer E-Mail-Adresse → es werden mit Beginn der Eingabe (mindestens drei Zeichen) gefundene Kunden-E-Mail-Adressen zur Auswahl angezeigt.

• Betreff: Überschrift bzw. Kurzfassung des E-Mail-Inhaltes.

• E-Mail-Inhalt: Es kann der E-Mail-Inhalt in einem Editor mit ausgewählten Formatierungs-möglichkeiten (Fett, Kursiv, Unterstrichen, …) erfasst werden. Sofern in den E-Mail-Einstellungen eine E-Mail-Signatur erfasst wurde, wird diese E-Mail-Signatur im Editor angezeigt.

• Dateien hinzufügen: Es kann dem E-Mail auch ein Dokument (Attachment) hinzugefügt werden.

• Senden:

  → Die erstellte E-Mail wird an die ausgewählten/eingegebenen E-Mail-Adressen versendet.

• Verwerfen:

  → Die erstellte E-Mail wird nicht versendet.

E-Mail bearbeiten

Mit der Auswahl eines E-Mails (Mausklick auf das E-Mail in der E-Mail-Liste) können folgende Aktionen mit dem Button (rechts im Button → Aktionen aufklappen) zu einem E-Mail ausgeführt werden:

• Antworten: Auf die ausgewählte E-Mail kann geantwortet werden → Automatische Auswahl des E-Mail-Empfängers mit der Möglichkeit weitere E-Mail-Adressen auszuwählen. Zusätzlich dazu kann ein neuer E-Mail-Inhalt hinzugefügt werden.

• Weiterleiten: Die ausgewählte E-Mail kann weitergeleitet werden → Eingabemöglichkeit einer oder mehrerer E-Mail-Adresse(n), an die die E-Mail weitergeleitet werden soll. Zusätzlich dazu kann ein neuer E-Mail-Inhalt hinzugefügt werden.

• Drucken: Die ausgewählte E-Mail kann gedruckt werden.

• Einem Kunden zuordnen: Die ausgewählte E-Mail kann einem MD-App-Kunden zugeordnet werden → Auswahl eines MD-App-Kunden. Nach dem Bestätigen wird die ausgewählte E-Mail in der Kunden-Detail-Ansicht (siehe Dokument Basis) als neuer Eintrag mit den entsprechenden E-Mail-Informationen angezeigt.

• Löschen: Die ausgewählte E-Mail kann gelöscht werden.

E-Mail löschen

E-Mails, die im Zuge der E-Mail-Bearbeitung als gelöscht gekennzeichnet werden, werden in den E-Mail-Ordner Papierkorb (INBOX.Papierkorb) transferiert. Mit dem Button werden die E-Mails endgültig gelöscht.