Allgemeine Informationen

Ablauf des Geschäftsprozesses:

• Ein Auftrag wird als "für die Automatik fakturierbar" gekennzeichnet, indem seitens des Benutzers ein bestimmter Auftrags-Zustandsstatus (Auftragswesen, Übersicht offene Aufträge) gesetzt wird.

• Im Kundenstamm wird am Karteireiter "Preisangaben" das Abrechnungsintervall als Betriebsdaten-Code hinterlegt.

• Die Komponente "ExtEvaluations" wird mit einem Parameter aufgerufen, welcher alle fakturierbaren Aufträge unter Berücksichtigung des Abrechnungsintervalls ermittelt und diese je nach Sammelrechnungskennzeichen-Einstellung des Kundenstamms als elektronische Einzel- oder Sammelrechnungen fakturiert.

Voraussetzungen

Für den Einsatz der automatischen Fakturierung müssen neben der Freischaltung der automatischen Fakturierung (Service/Teilhandel) folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Rechnungsversand via E-Mail

• SMS-Reminder

• MD Task Controller 

Konfiguration

Modulfreischaltung

Für die Konfiguration und Freischaltung benötigen Sie einen Lizenzcode für folgende Module:

• Automatische Fakturierung - Service 

• Automatische Fakturierung -Teilehandel

Bitte kontaktieren Sie dazu das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.

Auftragssteuerung

Automatische Fakturierung

Ist zumindest eines der beiden Module freigeschaltet, so steht in der Auftragsteuerung eine eigene Sektion "Automatische Fakturierung" zur Verfügung:

Open

Email-Empfänger für Abrechnungsergebnis

In der Einstellung "Email-Empfänger für Abrechnungsergebnis" kann über eine Multiauswahl ein oder mehrere aktive Mitarbeiter mit einer gültig hinterlegten Email-Adresse als Email-Empfänger für das Abrechnungsergebnis definiert werden. 

Gültige Zustandsstatus-Codes für automatische Fakturierung

In der Einstellung "Gültige Zustandsstatus-Codes für automatische Fakturierung" kann über eine Multiauswahl ein Zustandsstatus-Code (Wartung Zustandsstatus in den Betriebsdaten) definiert werden. 

Der definierte Code ist jener, mit denen ein Auftrag für die automatische Fakturierung zulässig ist.

Zustandsstatuscodes zur Unterbindung des automatischen Auftragssplitts

In der Einstellung "Zustandsstatuscodes zur Unterbindung des automatischen Auftragssplitts" können jene Codes definiert werden, bei denen explizit kein Teilfaktura-Auftragssplitt im Vorlauf zur automatischen Fakturierung und auch keine automatischen Fakturierung durchgeführt werden soll. Aufträge mit einem definierten Zustandsstatuscodes zur Unterbindung des automatischen Auftragssplitts werden bei der Auftragssplittung und der automatischen Fakturierung ausgenommen (Betroffen ist die Auftragssplittung über die “Sammelrechnung Teilehandel”, die Auftragssplittung via automatische Fakturierung bzw. die automatische Fakturierung selbst). Eine manuelle Fakturierung über das Auftragswesen, die offene Auftragsübersicht oder eine manuelle Sammelrechnung ist dennoch durchführbar.

Teilfakturierung: Verschiebe Auftragspositionen in neuen Auftrag

In der Einstellung “Teilfakturierung: Verschiebe Auftragspositionen in neuen Auftrag” sind folgende Ausprägungen möglich:

• 0 ... Positionen ohne Verfügbarkeit

• 2 ... Positionen ohne Lieferscheinreferenz (Defaultwert)

Unabhängig von der Ausprägung von "Teilfakturierung: Verschiebe Auftragspositionen in neuen Auftrag" darf eine Auftragsposition nicht in einen neuen Auftrag verschoben werden, wenn sie bereits auf einem Lieferschein existiert.

Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung

Unter Basis - Administration - Optionen - Auftragssteuerung kann die Einstellung “Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung“ mit folgenden Ausprägungen konfiguriert werden:

• 0 … Nein

• 1 … MD DMS Händlerportal 1.0 (altes Großhandelsmodul)

• 2 … MD DMS Händlerportal 2.0 (neues Großhandelsmodul)

Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Fakturierung)

In der Einstellung "Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Fakturierung)" kann ein Textcode (aus der Textcode Administration) für den automatischen E-Mail-Versand einer Fakturierung über eine Combobox-Auswahl hinterlegt werden.

Open

Möchte man beim automatischen E-Mail-Versand einen anderen Textcode verwenden, kann dieser direkt im Auftrag, im KR Rechnungsempfänger, ausgewählt und somit definiert werden.

Da ist eine Combobox "Textcode für automatischen E-Mail-Versand" vorhanden. Diese ist nur bei Aktivierung der elektronischen Rechnung des Typs 1/2 verfügbar (aktiviert).

Die Combobox enthält die Einstellungen "Leer" (= Systemwert) sowie alle E-Mail-Textcodes, die über den gültigen Aufbau (Subject, Message) verfügen.

Der hier hinterlegte Email-Textcode wird dann für den Versand via SMSReminder verwendet. Wird da nichts ausgewählt (= "Leer"), dann wird der Standard-Textcode, der in der Auftragssteuerung/Optionen unter "Textcode für automatischen E-Mail-Versand (Fakturierung)" hinterlegt ist, verwendet.

Die gleiche Combobox wird für die Gutschriftserstellung via Statistikabfrage für elektronische Rechnungen des Typs 1/2 ebenfalls angezeigt bzw. der ausgewählte Textcode zur Anwendung gebracht.

Für deckungsgleiche neue Aufträge, “Auftrag duplizieren” bzw. Teilfakturierungen wird der am Rechnungsempfänger hinterlegte Code auf den neu angelegten Ziel-Rechnungsempfänger übertragen.

Textcode Administration

In der Textcode Administration in der Sektion "E-Mail" steht der Code "ERE" mit der Bezeichnung "Elektr. Rechnung" ein entsprechendem Text inkl. Variablen für die elektronische Rechnung zur Verfügung. Der Text im Feld Sprache 1, 2 und 3 kann bei Bedarf angepasst werden. 

Betriebsdaten

Abrechnungsintervall

Unter Basis -  Stammdaten - Wartung - Betriebsdaten - Betriebsdaten können Abrechnungsintervalle erfasst, editiert und gelöscht werden.

Im Browser werden relevante Informationen, wie der Code, die Bezeichnung der Sprache 1 und der Abrechnungstag, angezeigt.

Neuanlage

Bei der Neuanlage eines Abrechnungsintervalls ist eine Eingabe des Codes und das Erfassen der Bezeichnung unter Sprache 1 erforderlich.

Abrechnungstag

Mit dem Icon kann die Mehrfachauswahl für die Definition der Abrechnungstage geöffnet werden.

Dabei sind die Tage des Monats (1 bis 31) als Multiselektion definierbar.

Listentexte-Editor

Im Listenexte-Editor werden mit dem Reportnamen "AUTOFAKTURA" entsprechende Variablen ausgeliefert.

Bei Bedarf können hier Anpassungen der Bezeichnungen in den Feldern Sprache 1 bis 3 durchgeführt werden.

Der Verwendungszweck des Auslieferungswertes sollte allerdings nicht verändert werden und sollte weiterhin einen Sinn ergeben.

Kundenstamm

Im Stamm 2 muss im Feld E-Mail (Rech.-Empf.) eine gültige E-Mail Adresse hinterlegt sein, zusätzlich muss der Kunde das Flag der elektronischen Rechnung 1 "elektronische Rechnung ohne Signatur" oder 2 "elektronische Rechnung mit Signatur" haben.

Im Kundenstamm ist am Karteireiter "Preisangaben" einer dieser Abrechnungsintervall-Codes zu hinterlegen.

Belegdruckeinstellungen

In den Belegdruckeinstellungen ist im TAB "Drucken" das "E-Mail PDF-Archiv" bei den jeweiligen Belegsymbolen (SRR für Servicerechnungen und TRR für Teilehandelsrechnungen) zu aktivieren.

Task Controller

ExtEvaluations

Für automatische Fakturierung wird der MOTIONDATA Task Controller vorausgesetzt.

Die Komponente "ExtEvaluations" muss hierfür entsprechend konfiguriert sein und in regelmäßig definierten Abständen (Empfehlung: täglich) automatisch ausgeführt werden. 

Prozessbeschreibung

Auftragswesen

Ein Auftrag wird für die automatisierte Fakturierung für einen entsprechenden Kunden vorbereitet, indem am Auftragskopf ein Zustandsstatus hinterlegt wird, welcher in der zuvor erwähnten Auftragssteuerungsoption definiert ist.

Die Zuweisung des Zustandsstatus kann über verschiedene Wege erfolgen.

Auftrag

Der Zustandsstatus kann manuell über den TAB "Auftraggeber" im offenen Auftrag gesetzt werden.

Offene Auftragsübersicht

Selektion und Anzeige

In der offenen Auftragsübersicht kann nach dem Zustandsstatus über die Multiauswahl selektiert werden. Der Zustandsstatus wird als eigene Spalte im Browser dargestellt:

Änderung des Zustandsstatus

Nach Selektion und Auswahl eines Auftrags kann über das Toolbar Icon der Zustandsstatus ebenfalls manuell geändert werden.

Lieferschein

Die Änderung des Zustandsstatus erfolgt dabei automatisch nach der Erstellung eines Lieferscheins, sofern alle zugehörigen Auftragspositionen einem Lieferschein zugeordnet sind und die Auftragsoption "Nach abgeschlossener Lieferscheinerstellung Auftragszustandsstatus setzen" einen entsprechenden Zustandsstatus-Code aufweist.

Details zur elektronischen Lieferscheinerstellung entnehmen Sie bitte folgender Dokumentation. 

Automatische Fakturierung

Good to know

Für den Prozess der automatischen Fakturierung gilt Folgendes zu beachten:

• Sobald die Tage lt. Abrechnungsintervallcode erreicht sind, werden alle offenen Aufträge mit dem entsprechenden Zustandsstatus-Code für die Auto-Faktura ermittelt.

• Ein gültiger Auftrag darf über mehrere Rechnungsempfänger verfügen. Rechnungsempfänger

  • muss als elektronischer Rechnungsempfänger des Typs 1/2 definiert sein.

  • muss eine gültige Rechnungs-Emailadresse enthalten.

  • darf keine Kreditlimitüberschreitung bewirken.

  • darf keine erweiterten Zahlungskonditionen mit mehr als einem Eintrag enthalten.

• Aufträge ohne Lieferscheinbeteiligung, die über einen manuell gesetzten "Fakturierbar"-Zustandsstatuscode verfügen, werden geprüft, hinsichtlich Status zurückgesetzt und entsprechend protokolliert.

• Aufträge mit vollständiger Verfügbarkeit/Lieferscheinabdeckung ohne "Fakturierbar"-Zustandsstatuscode oder einem anderen, gültigen Zustandsstatuscode werden auf "Fakturierbar" gesetzt.

• Aufträge mit vollständiger Verfügbarkeit/Lieferscheinabdeckung mit "Fakturierbar"-Zustandsstatuscode und nachträglich erfassten Auftragspositionen, für die kein Lieferscheinabdeckung vorhanden ist, werden geprüft und gegebenenfalls erneut gesplittet.

• Aufträge mit unvollständiger Verfügbarkeit/Lieferscheinabdeckung ohne oder ungleich "Fakturierbar" aber grundsätzlich gültigen Zustandsstatuscode, die nach Löschen oder Verschieben von Auftragspositionen, eine vollständiger Verfügbarkeit/Lieferscheinabdeckung haben, werden auf den Zustandsstatuscode "Fakturierbar" gesetzt.

• Zusätzliche Rechnungsempfänger: Die Konstellation Auftraggeber und Rechnungsempfänger wird bei Auftragssplittung beibehalten und Lieferadressen werden vom ursprünglichen Auftrag und den gesplitteten Auftrag übertragen.

• Textpositionen werden bei Auftragssplittung vom Hauptauftrag in gesplittete Aufträge übertragen.

• Fehlende Pflichtfelder bewirken einen Ausschluss des betreffenden Auftrags aus der Auto-Faktura.

• Bei aktivierter Renault EDR-Prüfung wird ein Renault/Dacia-Auftrag von der Auto-Fakturierung ausgeschlossen, weil dafür eine Benutzerinteraktion erforderlich wäre.

• Wenn möglich, dann wird eine Sammelrechnung erstellt, wobei die Einstellung "Sammelrechnung Teilehandel/Service" am Karteireiter "Preisangaben" des Kundenstamms berücksichtigt wird.

• Falls es sich um einen Großhandelsauftrag handelt, wo bei aktivierter Auftragsoption "Automatische Subhändler-Lieferscheinerstellung bei der Fakturierung" mit der Ausprägung 2 "MD.DMS Händlerportal 2.0" noch Positionen für den Auftrag existieren, welche noch keinem Lieferschein zugeordnet sind, dann erfolgt die Lieferscheinerstellung im Vorfeld unter Berücksichtigung der Funktionalität "Elektronischer Lieferschein".

• Fakturiert wird mit dem Tagesdatum, wobei die Wirtschaftsjahrsperre jedoch ebenfalls berücksichtigt wird.

• Die erstellten PDF-Rechnungen werden mit der MD-Komponente "SMSReminder" per Email versandt.

• Die Erstellung von Zahlscheinen wird unterbunden.

• Etwaige Meldungen im Zuge der Fakturierung werden im Ergebnisprotokoll gesammelt.

• Ist die Ausgabe einer Rechnungskopie in den Belegdruckoptionen hinterlegt, so wird diese automatisch archiviert, da ein Ausdruck den Prozess blockieren könnte.

• Eine potentielle SMS-Erstellung nach der Fakturierung wird unterbunden.

• Nach Abschluss des Fakturierungsprozesses wird ein Ergebnisprotokoll in Email-Form an die Email-Adresse der hinterlegten (aktiven) Mitarbeiter erstellt.

Task Controller - ExtEvaluations

Die Komponente "ExtEvaluations" wird mit einem Parameter aufgerufen, welcher alle fakturierbaren Aufträge unter Berücksichtigung des Abrechnungsintervalls ermittelt und diese je nach Sammelrechnungskennzeichen-Einstellung des Kundenstamms als elektronische Einzel- oder Sammelrechnungen fakturiert.

Auftrags- und Statistikabfrage

Im Infopanel der Auftrags- und Statistikabfrage haben Aufträge, die automatisch fakturiert wurden, den Benutzer ExtEvaluations-Arbeitsstation in der Sektion "Fakturierung".

E-Mail mit den Ergebnissen der automatischen Fakturierung

Die in der Auftragsoption "Email-Empfänger für Abrechnungsergebnis" hinterlegten Mitarbeiter erhalten folgendes E-Mail mit den Ergebnissen der automatischen Fakturierung:

E-Mail mit der elektronischen Rechnung

Der Kunde erhält die elektronische Rechnungsoriginal als Anhang in einem E-Mail.