Allgemeine Informationen

Um den gesetzlichen Anforderung zu genügen, muss zu Dokumentationszwecken der Versand von elektronischen Rechnungen aufgezeichnet werden. Diese Funktionalität wird über den MD SMS/E-Mail-Reminderservice bzw. über die Maske SMS/E-Mail Monitor abgebildet.

Weitere Vorteile:

• Sollte keine Internetverbindung während des Fakturierungsprozesseses bestehen, wird vom E-Mail-Service automatisch versucht die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu übermitteln – ohne dass der Fakturierungsprozess unterbrochen werden muss.

• Klare Protokollierung des Sendevorgangs von e-Rechnungen

Konfiguration

Folgende Einstellungen sind einmalig im MOTIONDATA vorzunehmen:

Auftragssteuerung

Optionen

Unter Basis → Stammdaten → Betriebsdaten kann in der Textcode Administration der Text angepasst werden.

Open

Zeilenumbrüche werden im Text nicht dargestellt. Fährt man mit dem Cursor durch den Text, bemerkt man aber wo sich diese befinden. Mittels copy/paste und etwas Geduld kann man so auch weiter hinzufügen/entfernen!

Belegdruckeinstellungen für Service-Rechnungen, Teile-Rechnungen, Gutschriften

Um eine automatische PDF-Erstellung für den e-Rechnungsversand zu gewährleisten, müssen folgende Einstellung in den Belegruckeinstellungen für Service- und Teilerechnung sowie Gutschriften vorgenommen werden.

Open

Gutschrift: GUT
Service-Auftrag Rechnung: SRR
Teilehandel Rechnung: TRR

Kundenstamm-Einstellungen

Um die e-Rechnungsfunktionalität nutzen zu können, müssen im Kundenstamm folgende Einstellungen hinterlegt werden:

• E-Mail-Adresse

• Elektronische Rechnung = 1 oder 2

Berechtigungsverwaltung

Über die Berechtigung "Flag für elektron. Rechnung ändern" (Service - Neuer Auftrag - Allgemeine Auftragswesenrechte) kann gesteuert werden, welche Benutzer die entsprechende Checkbox im Auftrag bearbeiten dürfen.

Auftrag

Karteireiter: Rechnungsempfänger

Am Symbol in der Rechnungsempfänger-Übersicht, kann man erkennen für welche Rechnungsempfänger im Kundenstamm die Option zum elektronischen Rechnungsversand aktiviert wurde.

Abhängig von der entsprechenden Benutzerberechtigung kann je Rechnungsempfänger über die Checkbox "Elektronische Rechnungen" gesteuert werden, ob eine elektronische Rechnung gesendet werden soll, oder nicht.

Zahlschein (E-Rechnung ohne Signatur)

In der Auftragssteuerung steht die Option "Zahlschein beim elektronischen Rechnungsversand ermöglichen (Elektronische Rechnung ohne Signatur)" mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung

• 0 | Nein

• 1 | Manuell

• 2 | Automatisch

Bei aktivierter Auftragsoption "Zahlschein beim elektronischen Rechnungsversand ermöglichen (Elektronische Rechnung ohne Signatur)" mit der Ausprägung "2 - Automatisch" wird in der automatischen Auftragsgenerierung für externe elektronische Rechnungsempfänger des Typs 1 automatisch der Zahlscheindruck für den Rechnungsempfänger vorbelegt.

Ist die obige Option entsprechend aktiviert, so wird beim elektronischen Rechnungsversand des Typs 1 der Zahlschein (ggf. mit Overlay versehen) dem Fakturenbeleg-PDF als zusätzliches Attachment beigelegt.

Für die Ausprägung "Manuell" muss der Zahlschein am Rechnungsempfänger-Karteireiter vom Benutzer gecheckt werden, bei "Automatisch" erfolgt die Vorbelegung automatisch, sofern Zahlscheine generell bei Kreditrechnungsempfängern automatisch aktiviert sind.

Karteitreiter: Abschluss

Ist einer der Rechnungsempfänger ein e-Rechnungsempfänger, wird am KR Abschluss über den Button "Senden an" - "Drucker":

• eine E-Mail mit dem Text lt. Textcode und im Anhang die Rechnung im PDF-Format versandt

• weiters wird die Rechnungskopie wie auch schon bisher mit dem Zusatz "Duplikat" sowie mit einem entsprechenden Verweis (Fußzeilentextcode "HER" - "Hinweis elektronische Rechnung") gedruckt, dass die Rechnung als Original via e-Mail übermittelt wurde. Die Variable für den Report-Designer lautet "cERechnungHinweis".

Benutzerbestätigung bei E-Mail-Rechnung einholen

Ist die Auftragsteuerung Option "Benutzerbestätigung bei E-Mail-Rechnung einholen" aktiviert, wird bei der Existenz von elektronischen Rechnungen der Benutzer darauf hingewiesen bzw. muss dieser die Fortsetzung mit "Ja" bestätigen; bei "Nein" wird die Fakturierung abgebrochen und der Fokus auf den Rechnungsempfänger-Karteireiter gesetzt.

Auftragsstatistik

Über die Auftragsstatistik ist ersichtlich ob eine e-Rechnung erfolgreich versendet wurde, oder ob ein Problem bei der Übermittlung aufgetreten ist.

Rechnung erfolgreich versendet

Rechnungsversand fehlgeschlagen

• Ursache 1: SMS/Mail-Reminderserive ist nicht aktiviert

• Ursache 2: Belegarchivierung wurde nicht korrekt konfiguriert

• Ursache 3: Der Aufbau im Textcode-Text entspricht in der verwendeten Sprache nicht dem zuvor dargestellten Aufbau.

bzw. Kriterien, damit ein E-Rechnungsversand erfolgt:

• Der Rechnungsempfänger muss im Kundenstamm bei der elektronischen Rechnung 1 oder 2 hinterlegt haben UND der Rechnungsempfänger muss am gleichnamigen Auftragswesen-Karteireiter das "E-Rechnung"-Flag gesetzt haben.

• Eine Rechnungssumme muss existieren bzw. müssen zumindest Positionen für den Rechnungsempfänger vorhanden sein.

• Die Rechnungsmailadresse (= aus KR Rechnungsempfänger (Email aus Auftrg_AddOn) muss hinterlegt sein.

• Eine gültige Archivierungsoption muss konfiguriert sein.

• Die Auftragsoption "Textcode für automatischen EMail-Versand bei Rechnungserstellung" muss auf den betreffenden "EM"-Textcode verweisen, dieser muss dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen.

• Das Phantomkommando "Elektronischer Rechnungsversand via Fremdsystem" darf nicht aktiviert sein.

• Bei Gutschriften via Statistikabfrage darf der Mailversand nicht unterbunden sein.

Zahlschein (E-Rechnung ohne Signatur)

In der Auftragssteuerung steht die Option "Zahlschein beim Mailversand einer Rechnung via Statistikabfrage beilegen" mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

• 0 | Nein

• 1 | Manuell

• 2 | Automatisch

Ist die Option aktiviert, so ist am Rechnungs-Karteireiter der Statistikabfrage bei Selektion einer Rechnung eine Combobox mit Zahlschein-Reports verfügbar, welche bei "Senden an Email" neben dem Fakturenbeleg (aus dem PDF-Archiv bzw. durch Neuerstellung) auch den betreffenden Zahlschein erstellt und als Mail-Attachment beilegt.

Variante 1 | Manuell

Bei der Variante 1 | "Manuell" ist die Zahlschein-Checkbox (deaktiv) und die Zahlschein-Reportauswahl verfügbar.

Variante 2 | Automatisch

Bei der Variante 2 | "Automatisch" ist die Zahlschein-Checkbox (aktiv) und die Zahlschein-Reportauswahl verfügbar.

Infopanel

Im Infopanel des Auftragswesens, der Übersicht der offenen Aufträge, der Sammelrechnung und der Auftrags- und Statistikabfrage wird der Textzusatz "Email-Rechnung", ergänzt durch ein Symbol ausgewiesen, sobald ein Rechnungsempfänger, der eine elektronische Rechnung (Typ >= 1) erhält und lt. Zahlungsart mit der Fakturierungsart “REC” bzw. aktueller Auftragsart eine elektronische Rechnung erstellt werden soll.

Änderungen am Auftrag (Änderung des Auftraggeber, Hinzufügen oder Entfernen von zusätzlichen Rechnungsempfängern, Aufruf und Bearbeitung des Kundenstamm direkt über den Auftrag) werden hinsichtlich der Anzeige der "Email-Rechnung” im Infopanel sofort übernommen.

Wird der Kunde außerhalb des Auftragswesen aufgerufen und editiert, gelten die Änderungen hinsichtlich Anzeige der "Email-Rechnung” im Infopanel erst bei zukünftigen, neu erstellten Aufträgen.

SMS/Email Reminder Monitor

Eine Übersicht über alle versendeten bzw. noch nicht versendeten Rechnungen finden Sie unter Kommunikation - SMS/E-Mail.