Allgemeine Informationen

Rechnungen gem.  §11 UStG können im MOTIONDATA DMS ausschließlich über das  MOTIONDATA Auftragswesen erstellt werden.

Konfiguration

Benutzerrechte

Allgemeine Auftragswesenrechte

Open

Auftrag

Definition des Auftrags und der Rechnungsempfänger

Auftragsarten

In MOTIONDATA existieren unterschiedliche Auftragsarten

Rechnungsempfänger

In MOTIONDATA existieren unterschiedliche Rechnungsempfänger

Splittrechnungen & Kostenbeteiligungen

Im MOTIONDATA Auftragswesen können auch mehrere Rechnungsempfänger in einem Auftrag verwendet werden, zB:

Open

Toolbar

Service/Teilehandel

Fahrzeughandel

Info-Panel

Karteireiter

Auftraggeber

Abteilung/Unterabteilung

Bei der Anlage eines Auftrags wird bei der Abteilung/Unterabteilung-Pflichtfeldeingabe ggf. ein Zwischenfenster dargestellt, mit dem der Benutzer vor der eigentlichen Auftragsanlage eine Abteilung/Unterabteilung selektieren kann, wenn diese über die Automatik nicht ermittelt werden kann.

Ansprechpartner/Fahrzeuglenker

Für die Auswahl eines Ansprechpartners/Fahrzeuglenkers stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Auswahl Ansprechpartner/Fahrzeuglenker: hier kann ein bestehender Ansprechpartner/Fahrzeuglenker ausgewählt werden

• Freie Eingabe: hier ist es möglich, die Eingabe des Ansprechpartners/Fahrzeuglenkers frei zu gestalten, d.h. es gibt dafür dann keine entsprechenden Stammdaten

• Kein Ansprechpartner/Fahrzeuglenker

Rechnungsempfänger

Bestellreferenz

Das Feld "Bestellreferenz" ist im Rechnungsempfänger-Karteireiter für alle Verrechnungsarten sicht- und editierbar.

Des Weiteren wird die Bestellreferenz des Auftraggebers in Übersicht der offenen Aufträge sowie in der Statistikabfrage im Browser angezeigt:

Rekalkulationsbutton

Die Auftragspositionen am Positionskarteireiter werden neu eingelesen, falls vorhanden wird auch der Lieferscheinkarteireiter aktualisiert.

Rekalkulation je Rechnungsempfänger

Die aktuelle Eingabe am Rechnungsempfängerkarteireiter wird eingelesen und im Rechnungsempfängerstamm gesichert; anschließend wird die Rekalkulation durchgeführt, die Arbeitswertedarstellung aktualisiert sowie die unter Punkt 2 beschriebene Funktionalität des Aktualisierungsbuttons ausgeführt.

Rekalkulation

Alle Auftragspositionen des betreffenden Rechnungsempfängers werden neu kalkuliert.

• Bei Fixpreispaketen wird keine vollständige Rekalkulation durchgeführt, es erfolgt lediglich eine Aktualisierung des Buchungscodes (Falls erforderlich).

• Bei Arbeitswerten mit Preisklassen wird nochmals die Preisklassensuchlogik durchlaufen (Preisklasse Kundenstamm Preisklassenmatrix > Preisklasse am AW-Stamm > Preisklasse je Buchungscode > Preisklasse je Mitarbeiter > allgemeine Standardpreisklasse). Falls in der Aufpos_MA-Tabelle für die betreffende Arbeitsposition Daten hinterlegt sind, werden die Gesamtkosten ebenfalls damit neu ermittelt (z. B. Berücksichtigung von Mitarbeiter-Stundensätzen).
  Aus den Stammdaten werden neu eingelesen: Anzahl-Eingabe, Rabattsperre, Berücksichtigung in Kleinteilezuschlag, Warengruppe, Hauptgruppe. Die Rabattermittlung wird ebenfalls neu durchgeführt.

• Teilepositionen werden ebenfalls neu kalkuliert, bei Fremdteilen wird versucht, die zuvor erfassten Rabatte wieder herzustellen. Etwaige Kostenänderungen werden an die Lagerbewegungen weitergegeben (Ausgenommen FiFo, da hier die Kostenermittlung erst bei der Fakturierung erfolgt).
  Aus den Stammdaten werden neu eingelesen: Dezimalstellenanzahl, Gebrauchsart, Rabattsperre, Aufschlagsperre, Entsorgungskennzeichen, Verkaufsrabattgruppe, Kosten.
  Die Verkaufspreisermittlung (z.B. über Aufschlagsmatrix) wird ebenfalls neu durchgeführt, die Rabattermittlung lt. Rabattmatrix wird neu durchgeführt.

• Bestehende Jobs bleiben erhalten, es sei denn, bei Paketen hat sich der Job der Kopfposition verändert.

• Geschäftsfallzuordnungen und Kostenzuordnungen bleiben erhalten.

• Der Buchungscode wird aktualisiert (Ausgenommen sind Kleinteilezuschläge, Entsorgungskosten, Abschläge, Rundungsausgleich und Nova).

• Sonstige Positionen und Textpositionen bleiben erhalten, es erfolgt lediglich eine Neuermittlung des Buchungscodes.

Arbeitswertedarstellung

Ist eine Arbeitswertedarstellung aktiviert, so wird diese für alle (nun veränderten) Preisklassen-Arbeitspositionen automatisch durchgeführt.

Exkurs: Rundungsausgleich

Rundungsausgleich und Buchungscode

• Der Rundungsausgleich wird grundsätzlich mit dem höchsten in den Positionen verfügbaren Steuercode angelegt.

• Falls dieser Steuercode dem Standardsteuercode (Basisoptionen) entspricht, wird der Buchungscode CEN herangezogen, andernfalls "CE" + Steuercode.

• Eine bereits bestehende Rundungsausgleichsposition wird hinsichtlich Buchungscode oder Steuercode nicht verändert; ist ein anderer Buchungscode erwünscht, muss die bestehende Rundungsausgleichsposition entfernt werden, sie wird daraufhin automatisch neu mit dem (aktuellen) Buchungscode erstellt.

Fixierung Kundenerlösgruppe bei EU Rechnungen

Ob eine an einen EU-Kunden ausgestellte Rechnung eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung darstellt (Voraussetzung ist eine UID-Nummer), wird automatisch vom System ermittelt.
Entscheidend ist hierbei ob der jeweilige Arbeits- oder der Teileanteil auf der Rechnung überwiegt. Dementsprechend wird im Zuge der Faktura der Kundenerlöscode automatisch geändert, Buchungscodes bei Bedarf aktualisiert und die Rechnung mit anderen Steuercodes verbucht.
In Ausnahmefällen soll die Entscheidung ob Lieferung oder Leistung aber vom Benutzer gefällt werden bzw. beeinflusst werden können. Die Steuerung der Verbuchung erfolgt hierbei über die Kundenerlösgruppe (EXT_EU oder EXT_RC) in welche manuell eingegriffen werden soll.

• Entsprechende Auftragswesen Berechtigung "Fixierung Kundenerlösgruppe bei EU Rechnungen" (Standard: Keiner).

• Feld "KEC_ManFixed_User" in dbo.Auftrg_Addon

Ist die Berechtigung gesetzt wird bei EU-Rechnungen neben der Combobox der Kundenerlösgruppe (Rechnungsempfänger TAB) eine Checkbox angezeigt. Die Checkbox hat die Beschreibung "Kundenerlösgruppe fixieren. Bei Mouseover wird ein Tooltipptext "Fixierung Kundenerlösgruppe bei EU Rechnungen" angezeigt. Wird die Checkbox vom Benutzer aktiviert, wird die aktuell eingestellte Kundenerlösgruppe gemerkt und fixiert, d.h. ab diesem Zeitpunkt erfolgt keine automatische Ermittlung der Kundenerlösgruppe mehr, und es wird nicht mehr gegeben falls zwischen EXT_EU und EXT_RC hin- und hergewechselt. Wird die Checkbox wieder deaktiviert, erfolgt wieder die automatische Ermittlung der Kundenerlösgruppe.

Schadensfall

Über diesen Karteireiter können Sie Versicherungsfälle bearbeiten. Der Toolbar-Button , welcher den Karteireiter aktiviert steht nur im Service-Auftrag und Service Kostenvoranschlag zur Verfügung.

Sobald man auf den Toolbar-Button klickt, wird der Karteireiter aktiv:

Hier können Sie alle Daten eintragen und Speichern.

Im Karteireiter Abschluss können Sie mit der Belegart "Abtretungserklärung" noch die Abtretungserklärung drucken.

Fahrzeughandel

Dieser Karteireiter ist nur in Fahrzeughandelsaufträgen verfügbar.

Hier können verschiedene Daten zum Preis des Fahrzeugs usw. hinzugefügt werden. Des Weiteren kann hier auch die Nova ermittelt werden.

Jobs

Die Job-Texte "Überschrift 1", "Überschrift 2" und "Fußzeilentext" können für dynamische Jobs manuell vergeben werden. Über die Belegdruck-Buttons kann eingestellt werden, auf welchen Belegen die einzelnen „Job-Texte" gedruckt werden sollen.

Positionen

Positionsarten

Pakete

Im Auftragswesen kann die Paketsuche entweder über die Paketnummer, Beschreibung oder über die Paketabfrage (Allgemeine und Typen-/Modellbezogenene Suche von Markenpaketen inkl. Vorselektion über Pakethaupt- und Paketuntergruppen) durchgeführt werden:

Paketabfrage

• Auf der linken Seite werden die zur Auswahl stehenden Pakete sortiert nach Fabrikat angezeigt. Im Bereich "Alle Fahrzeuge" werden die Pakete der Marke *ALL* angezeigt (sortiert nach Hauptgruppen und Untergruppen) und darunter die Pakete für die jeweilige Marke (in diesem Beispiel "Volvo", auch sortiert nach Hauptgruppen und Untergruppen). Die Marke wird entweder aus dem Fahrzeug entnommen oder bei Teilehandelsaufträgen aus dem Feld "Marke" (im Tab Lieferadresse). Unter "***-Ohne Zuordnung" werden die Pakete angezeigt, die keine Zuordnung zu einer Hauptgruppe oder Untergruppe haben.

• Auf der rechten Seite werden die Details zu den jeweiligen Paketen angezeigt.

Die Zuordnung der Hauptgruppen und Untergruppen erfolgt unter Basis > Stammdaten > Wartung im Paketmanager. Die Anlage der Hauptgruppen und Untergruppen erfolgt unter Basis > Stammdaten > Wartung > Paketstamm und hier in der Paket-Gruppenwartung.

In der Live-Search (Browser durchsuchen) kann das dargestellte Ergebnis noch weiter verfeinert werden.

Der Suchbegriff wird bei gewissen Marken aus dem Fahrzeugstamm übernommen. Ist dort keiner vorhanden oder ist der hinterlegte ungültig, dann kann das Feld bearbeitet werden.

Durch Auswahl (markieren) des gewünschten Paket und Klick auf Übernehmen, wird es in den Auftrag übernommen.

Teilehandelspakete

Es ist möglich in Teilehandelsaufträgen reine Teilepakete zu verwenden:

• Wenn Pakete nur Teilepositionen, sonstige Positionen und Texte enthalten wird es als Teilehandelspaket gekennzeichnet (Diese Pakete können im Service und im Teilehandelsbereich verwendet werden)

• Enthält das Paket auch Arbeitspositionen kann es im Teilehandel nicht verwendet werden (Diese Pakete dürfen nur im Servicebereich verwendet werden)

Der Defaultwert für ein Paket ist 0 (null) und bildet ein gemischtes Service-Paket (alle Positionsarten enthalten) ab.

Gibt es keine Teilehandelspakete, dann steht die Auswahl "Paket" im Auftrag nicht zur Verfügung.

Mitarbeiterauswahl bei Paketen

Bei Auswahl der Positionsart "Pakete" in der Auftragspositionserfassung werden nur Mitarbeiter des aktuellen Standorts ausgewiesen, welche die Rollen "Service - Annehmer", "Service - Arbeiten" oder "Teilehandel" zugewiesen haben.

Mitarbeiter, welche die Rolle "Inaktiv" haben, werden in der Auftragspositionserfassung bei keiner Positionsart angezeigt.

Teile

Historie Positionen

Die Historie Positionen finden Sie im Teilestamm im Hamburger-Menü auf der rechten Seite (davor muss das Teil heruntergeladen werden).

Die Spalte "Verkaufspreis" enthält den Einzelpreis vor Rabattabzug, der Preis nach Rabattabzug ist in der Spalte "Rabattierter Verkaufspreis" ersichtlich.

In der "Historie Positionen" werden auch Gutschriften berücksichtigt.

Arbeitswerte

Fixpreis-Arbeiten

Wird ein Fixpreis-Arbeitswert dem Auftrag hinzugefügt, so berechnet sich die Positionssumme wie folgt:

Anzahl (falls vorhanden) * Positionspreis abzüglich Rabatt * AW-Aufschlagsfaktor (falls vorhanden)

Kontextmenü

Positionen in anderen Auftrag verschieben

Im Kontextmenü des TAB Positionen steht die Funktion "Positionen in anderen Auftrag verschieben" zur Verfügung.

Nach Auswahl der Auftragsart können die Positionen in einen neuen Auftrag (Default Wert: Auftragsnummer 0) oder in einen bereits existierenden Auftrag verschoben werden.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit vorhandene Zeitstempelungen auf den neuen Auftrag umzubuchen und den Auftragskopf zu duplizieren (um gegebenenfalls Subhändlerauftragsinformationen vom bestehenden Auftrag auf den neuen Zielauftrag übertragen zu können. Diese Möglichkeit besteht nur bei der Neuanlage von Aufträgen).

Die bestehenden Konditionen und Preise können beibehalten oder vom Rechnungsempfänger verwendet werden. 

Über die Checkbox "Auftrag stornieren" besteht die Möglichkeit eine Stornierung durchzuführen. 

Beim Verschieben von Auftragspositionen gilt folgendes zu beachten:

• Sind die Quell- und Zielauftragsart ident, wird auch der Rechnungsempfänger einer Position im Zielauftrag für die Position verwendet, andernfalls bleibt die bisherige Aufbuchung auf den Auftraggeber bestehen.

• Dies wird sowohl für neue, als auch bestehende Zielaufträge so gehandhabt. Beim Verschieben von Positionen auf bestehende Aufträge werden zusätzliche Rechnungsempfänger, sofern diese nicht am Zielauftrag existieren, vom Quellauftrag übernommen und im Zielauftrag angelegt.

• MD.DMS Bestellungen der zu verschiebenden Positionen werden - falls möglich - auf den neuen Zielauftrag übertragen, ebenfalls die Rückstandsinformationen.

Referenzerlöse entfernen

Bei den allgemeinen Auftragswesenrechten gibt es die Berechtigung "Referenzerlöse entfernen", welche es dem Benutzer erlaubt, sonstige Positionen zu entfernen, die automatisch über eine Teileposition als Referenzerlös angelegt wurden. Ohne Berechtigung kann eine solche Referenzerlösposition (analog zu Teiletexten und Kautionspositionen) nur gemeinsam mit der zugehörigen Teileposition entfernt werden.

Kostenbeteiligung

Hier können für alle vorhandenen Rechnungsempfänger (und pro Job) "Kostenbeteiligungen" erstellt werden:

Über können die Kostenbeteiligungen zurück gesetzt werden (hierzu muss eine der oberen Zeilen markiert sein).

Abschluss

Bar-Faktura

Für berechtigte Benutzer (= es gilt die bereits bestehende Kassenladen-Berechtigung des Kassenbuchs) steht im Zahlungsabwicklungsfenster eine Checkbox "Kassenlade öffnen" zur Verfügung. Diese wird eingeblendet und per Default aktiviert, wenn es sich beim betreffenden Fakturenbeleg nicht ohnehin um einen Bonbeleg handelt. Die Öffnung der Kassenlade erfolgt unmittelbar nach Ausgabe der Fakturenbelege und ihrer Belegkopien:

Vorbefüllung mit Differenzbetrag

Im Zahlungsabwicklungsfenster sind für Bar- und Kartenterminal jeweils Buttons verfügbar, welche bei Betätigung den ausständigen Differenzbetrag in die betreffenden Eingabefelder schreiben:

Identitätsprüfung bei Barfaktura

Erfolgt via Auftragswesen bzw. Kassenbuch eine Verbuchung mit einer entsprechenden Zahlungsart (wo die Checkbox "Identitätsprüfung" gesetzt ist), deren Betrag das eingestellte Limit erreicht bzw. übersteigt (Einstellung in den Moduloptionen im Bereich Finanz), wird der Benutzer über diesen Dialog zur Bestätigung der Identität aufgefordert:

Wenn die Checkbox "Identität geprüft" gesetzt wird, kann mit "Weiter" der Auftrag fakturiert werden. Wird dieser abgebrochen, gilt das auch für den gerade durchgeführten Prozess.

Incoterms

Es gibt hier die Auswahlmöglichkeit eines Incoterms-Code. 

Dieser Textcode kann samt des dahinterliegenden Texts als Textposition im Positionsbereich des Fakturenbelegs ausgegeben werden. Die Ausgabe des Texts kann je Belegart unter Belegdruck/Positionstexte individuell konfiguriert werden.

Dokumente

In Fahrzeughandels- bzw. Service- sowie Teilehandels-Aufträgen gibt es den Tab Dokumente, in welchem Sie einen Überblick über die hinterlegten Dokumente erhalten.

Des Weiteren kann man über einen Rechtsklick in einen der weißen Bereiche und dann "Datei(en) importieren" eine neue Datei hinzufügen oder auch einen neuen Ordner anlegen.

Zusätzlich können Sie auch noch Dokumente ausschneiden, kopieren, einfügen, umbenennen oder auch löschen. 

Mittels "Dateipfad öffnen" oder Klick auf den hinterlegten Verzeichnispfad unten, wird das entsprechende angezeigte Verzeichnis im Windows-Explorer aufgerufen. Dort getätigte Anpassungen werden direkt im KR "Dokumente" aktualisiert.

Kalkulation

Kalkulation auf Positionsart-Ebene

Standardmäßig steht im Auftragswesen ein Kalkulations-Karteireiter zur Verfügung, welcher die Positionen auf Positionsart-Ebene summiert.

Kalkulation auf Statistikgruppen-Ebene

Bei entsprechender Berechtigung ist es für das Auftragswesen möglich, einen zusätzlichen Kalkulations-Karteireiter einzublenden, welcher die Positionen auf Statistikgruppen-Ebene summiert.
Die Berechtigungen für das Einblenden des neuen Karteireiters sind auf Auftragsart-Ebene administrierbar ("Kalkulation Statistikgruppe").
Sobald der Karteireiter für die Statistikgruppen-Summierung aktiviert wird, werden zwei Kalkulations-Karteireiter eingeblendet und mit den Textzusätzen "Positionsart" bzw. "Statistikgruppe" versehen.

Für Fahrzeugankäufe, Vermittlungsübernahmen und Vermittlungsverkäufe gibt es keine Berechtigungen für den Kalkulations-Karteireiter auf Statistikgruppenebene, weil hier keine Positionserfassungsmöglichkeit besteht.
Für die Serviceannahme bleibt der Kalkulations-KR nur auf Positionsart-Ebene bestehen.
Solange der Kalkulations-Karteireiter auf Statistikgruppen-Ebene nicht eingeblendet wird, bleibt die Überschrift "Kalkulation" für die Positionsart-Summen bestehen.

Erstellungen von Rechnungen

Rechnungsarten nach Bezahlform

• Einfache Kreditorenrechnungen

• Einfache Barrechnung

• Mischrechnungen

Ausgabeformen

• Papierrechnungen

• BONs

• Elektronische Rechnungen

• e-Rechnungen an den Bund

Rechnungsnummernvergabe

Ab dem Zeitpunkt wo bei "Rechnungsempfängern" auf den Fakturierungsbutton (Toolbar) gedrückt oder "Senden an Drucker" ausgewählt wurde, gilt der Auftrag als abgeschlossen.
Ausnahme:

• Die Überprüfungsroutinen melden noch fehlende Daten (z.B. Kostenart, Arbeitszeitzuordnung, etc.).

• Während der Rechnungserstellung (vor dem Druck) passiert ein Fehler.

• Selbiges gilt für "Barzahler" ab dem Moment, wo das Zahlungsabwicklungsfenster mit "OK" bestätigt wird.

• In weiterer Folge bedeutet das, unabhängig davon, ob die Rechnung erfolgreich an den Drucker gesendet werden kann oder vielleicht sogar ein Druckerdialog angezeigt wird und dort auf "Abbrechen" geklickt wird, der Auftrag wird abgeschlossen.

• Zu diesem Zeitpunkt gibt es keine Korrekturmöglichkeiten mehr im Auftrag, es müsste also eine Gutschrift erstellt werden. Für Vorab-Kontrollzwecke dienen die Bildschirmansicht bzw. Proformarechnung.

• Wird der Druck bewusst im Drucker-Dialog mit "Abbrechen" beendet und nur dann, soll zukünftig nach Abschluss des Auftrags folgende Meldung angezeigt werden:
  "Der Auftrag wurde abgerechnet. Bitte drucken Sie den Beleg aus der Auftrags/Statistikabfrage."

• Ist in den Belegdruckeinstellungen ein fixer Drucker hinterlegt, wird im Zuge der Faktura der Auftrag an den Drucker geschickt und der Auftrag abgeschlossen. Der Job von MOTIONDATA ist somit erledigt, es wird nicht mehr auf mögliche Antworten vom Drucker gewartet (kommen ohnehin nicht immer oder können nicht klar interpretiert werden). Sieht der Benutzer, dass am Drucker nichts rauskommt, muss er den Beleg notfalls nochmal über die Auftragsstatistik drucken, eine Extra-Hinweis dafür gibt es in diesem Fall nicht.

• Für den Fall, dass aus welchem Grund auch immer die Originalrechnung nicht gedruckt werden konnte, wird diese in Zukunft automatisch archiviert. Dazu werden die entsprechenden Belegdruckeinstellungen via Skript aktiviert. Somit ist zumindest sichergestellt, dass die PDFs im PDF/IN-Ordner existieren, für eine korrekte Weiterverarbeitung in den PDF/OUT-Ordner und Sichtbarkeit in der Auftragsstatistik ist der File Distributor Voraussetzung. Diesbezüglich beziehen wir uns auf die nötige Pflichtarchivierung von Belegen wie es auch in den "Kassenrichtlinien E131" vorgeschrieben ist.

Für den Ablauf im Hintergrund bedeutet das, dass in Zukunft jeder Schritt der Fakturierung zuerst für jeden Rechnungsempfänger (falls mehrere vorhanden sind) ausgeführt wird, bevor der nächste Schritt gestartet wird:

• Bei mehreren Rechnungsempfängern werden zuerst alle Rechnungsempfänger auf gültige Daten überprüft.

• Danach wird für alle Rechnungsempfänger eine Rechnung erstellt.

• Sofern die e-Rechnung aktiviert ist, soll danach die Validierung dieser (für alle Rechnungsempfänger) erfolgen => hier soll eine Rückmeldungs-Meldung für alle e-Rechnungen angezeigt werden. Gibt es hier noch Fehler, kann noch abgebrochen werden. Sofern die Validierung in Ordnung ist, muss der Auftrag somit abgeschlossen sein. Es steht nur mehr die Entscheidung aus, ob senden mit oder ohne Anhang oder später über die Auftragsstatistik.

• Je nach Auswahl soll danach das Anhangsfenster (e-Rechnungs-Plugin) angezeigt werden. Müsste in dem Fall angepasst werden, sodass man Anhänge für mehrere Rechnungen erfassen kann.

• Falls aktiviert wird der Druckerdialog angezeigt, ansonsten den Auftrag automatisch an den Drucker senden.

Prozessbeschreibung