Allgemeine Informationen

Unter einer Aktivität wird innerhalb der App MD CRM eine Aufgabe verstanden, die im Zuge eines Kunden-/Interessenten-Kontaktes in der App MD CRM erfasst und beschrieben wird → Aktueller Kunden-/Interessenten-Kontakt-Status mit eventuellem Folgetermin und/oder einer Folgeaktivität (Basis ist eine vorhergehende Aktivität: z.B. Aktivität Fahrzeuginteresse → Folgeaktivität Probefahrt).

Wie findet man in der App MD CRM eine Aktivität?

1. Dashboard (Startseite) mittels der Schnellsuche (siehe Dokument Basis) oder

2. Menüpunkt CRM → Aktivitäten : Liste aller Aktivitäten → Suche oder

3. Startseite (Dashboard) → Kachel Meine Aufgaben → Aktivitäten mit dem Status Offen/In Bearbeitung oder

4. Startseite (Dashboard) → Einzelne Kacheln (blau) mit der Anzahl der Aktivitäten mit dem Status Offen bzw. In Bearbeitung

Liste aller Aktivitäten

Menüstruktur: CRM I Aktivitäten
Bezeichnung: Aktivitäten - Alle Aktivitäten auf einen Blick

Die grundlegenden MD-App-Listenelemente (Button Spalten, Button Tools, Button Filter, Sortieren der CRM-Listen-Spalten, Einträge pro Seite, …) werden im Detail im Dokument Basis genauer beschrieben.

Ausgewählte Zeilen

Open

Open

In diesem Zusammenhang können zu einzelnen Aktivitäten folgende MD-CRM-Aktionen ausgeführt werden:

• Bearbeiter zuweisen (Möglichkeit ausgewählte Aktivitäten einem anderen MD-App-Bearbeiter zuzuweisen → Auswahlmöglichkeit aus den aktuellen MD-App-Benutzern)

• Kontaktzeitpunkt ändern (Möglichkeit den Kontaktzeitpunkt der ausgewählten Aktivität(en) zu ändern)

• Kontaktstatus ändern (Möglichkeit den Aktivitäten-Status zu ändern)

• Stornieren (Möglichkeit ausgewählte Aktivitäten zu stornieren)

Schnellfilter

• Aktivität erledigt: Ausblenden

• Aktivität offen: Vergangenheit

• Aktivität offen: Heute

• Aktivität offen: Morgen

• Aktivität offen: Aktuelle Woche

• Aktivität offen: Zukunft

Aktionen

Mit dem Button können folgende MD-CRM-Aktionen ausgeführt werden:

• Anzeigen (Möglichkeit die Aktivitäten-Details anzusehen)

• Angebot kopieren (bei der Aktivität Angebot kann ein bestehendes Angebot kopiert werden)

• Fahrzeuginteresse kopieren (bei der Aktivität Fahrzeuginteresse kann ein bestehendes Fahrzeuginteresse kopiert werden)

• Bearbeiten (Möglichkeit eine Aktivität zu bearbeiten)

• Löschen (Möglichkeit eine Aktivität zu löschen)

• Umwandeln (Möglichkeit eine Aktivität umzuwandeln → Auswahlmöglichkeit einer anderen Standard-Aktivität.

• Interesse prüfen (aktuell nur bei der Aktivität Fahrzeuginteresse → die Daten der ausgewählten Aktivität wird mit den Daten der Aktivität Fahrzeuginteresse abgeglichen → Marke, Modell, Kaufpreis, Leistung und Treibstoff)

Verkaufsberatercheck

Besteht für den Anwender nur eine Beraterrolle können nur selbst erstellte Angebote und Kaufverträge bearbeitet werden. Bei fremderstellen Angeboten und Kaufverträgen kommt es zu einem Check. Durch Zuweisung des Angebotes bzw. Kauvertrages auf den Anwender (setzen des Verkaufsberaters durch einen Leiter bzw. Administrator) können diese Aufträge bearbeitet werden.

Bei fehlender Berechtigung wird dieses Modal aktiv. Hier wird der aktuelle Verkaufsberater aufgezeigt.

Anzeigezeitraum für vergangene Aktivitäten

In der "Liste aller Aktivitäten" kann ein "Anzeigezeitraum für vergangene Aktivitäten" hinterlegt werden. 

Über den Link "(ändern)" gelangt man zu den "Diverse Einstellungen".

Diverse Einstellungen

In der Einstellung "Default-Ladezeitraum Aktivitätenliste (in Monaten)" können die folgenden Werte (Monate) hinterlegt werden.

• 1 bis 6

• 12

• 18

• 48

• 60

• 120

• 0

Anlegen von Aktivitäten

Aktuell gibt es folgende MD-CRM-Standard-Aktivitäten (März 2017):

Allgemeine Aktivität

Diese Aktivität Allgemeine Aktivität besteht aus 4 Daten-Eingabeelementen (Aktueller Kontakt, Dokumente, Folgetermin und Folgeaktivität), die auf- und zugeklappt werden können.

In der Anlage-/Bearbeitungs-Maske Aktueller Kontakt werden die kundenrelevanten Kontakt-Daten (Kunde, Ansprechpartner, Fahrzeug oder Marke/Modell, Betreff/Bezeichnung, Kontaktzeitpunkt, Kontakt durch, Kontaktstatus, …) angelegt/ausgewählt bzw. bearbeitet.

In der Anlage-/Bearbeitungs-Maske Dokumente können zum Beispiel kundenrelevante Dokumente zu dieser Aktivität hinzugefügt werden.

• Datei hinzufügen:

  → Auswahlmöglichkeit einer Datei auf einem Datenträger (z.B. Harddisk oder USB-Stick).

• Upload starten:

  → Alle ausgewählten Dateien können auf den Webserver geladen werden und werden der ausgewählten Aktivität zur weiteren Ansicht zugeordnet.

• Upload abbrechen:

Die Dokumente können mit dem Button wieder aus der Aktivität gelöscht werden.

In der Anlage-/Bearbeitungs-Maske Folgetermin kann zu dieser Aktivität auch ein Termin (Betreff, Ort, Zeitraum, Bemerkung, Terminstatus, Bearbeiter, Erinnerung) angelegt/ausgewählt bzw. bearbeitet werden. Dieser Termin wird auch im CRM-Kalender angezeigt.

In der Anlage-/Bearbeitungs-Maske Folgeaktivität kann zu dieser Aktivität auch eine weitere Aktivität (z.B. Fahrzeuginteresse) ausgewählt werden. In diesem Zusammenhang gibt es folgende Unter-scheidung:

• Manuelle Folgeaktivität erstellen (mit der Auswahlmöglichkeit einer Folgeaktivität)

• Automatische Folgeaktivität(en) (diese automatischen Folgeaktivitäten können in Abhängigkeit der MD-App-Rolle auf MD-App-Mandantenebene angelegt/bearbeitet werden → Details siehe im Dokument Administration)

Die erstellte bzw. bearbeitete Aktivität muss mit den grünen Speicherbuttons abgeschlossen werden:

• Mit dem Button werden die aktuellen Aktivitäten-Daten gespeichert.

• Mit dem Button wird zusätzlich die Aktivität neben dem Speichern der Aktivitäten-Daten auch abgeschlossen (Aktivitäten-Status = Erledigt).

Der aktuelle Status zu einer Aktivität ist in der MD-App-Liste Liste aller Aktivitäten ersichtlich.
Zusätzlich dazu werden Aktivitäten mit dem Status Offen oder In Bearbeitung auch auf der Startseite (Dashboard) in der Kachel Meine Aufgaben angezeigt, sofern diese CRM-Aktivität selbst erstellt oder zur weiteren Bearbeitung zugeordnet wurde. Zusätzlich dazu können Aktivitäten auch im CRM-Kalender angezeigt werden.

Die Aktivitäten Erstkontakt, Bedarfsermittlung, Fahrzeugpräsentation, Probefahrt, Angebot nachfassen, Finanzierung, Versicherung, Fahrzeugauslieferung, After-Sales entsprechen in Bezug auf die Dateneingabefelder der Aktivität Allgemeine Aktivität.

Fahrzeuginteresse

Bei dieser Aktivität gibt es gegenüber der Aktivität Allgemeine Aktivität ein zusätzliches Eingabe-element Details, in dem das Kunden-Fahrzeuginteresse (Fahrzeug oder Marke/ Modell, Fahrzeug-status, Fahrzeugtyp, Treibstoff, Getriebe, Farbe, Leistung, Kilometer, Preis) erfasst werden kann.

Die erfassten Fahrzeuginteresse-Daten werden mit den vom DMS zur Verfügung gestellten Lagerfahr-zeugen mittels der Aktion Interesse prüfen (Liste aller Aktivitäten → Aktionen → Interesse prüfen) abgeglichen.
Die anderen Eingabeelemente (Aktueller Kontakt, Dokumente, Folgetermin, Folgekontakt) entsprechen den Dateneingabefeldern der Aktivität Allgemeine Aktivität. Etwaige Details siehe im Punkt "Aktivität Allgemeine Aktivität".

Angebot

In Abhängigkeit der CRM-Mandanten-Marken kann es in diesem Zusammenhang unterschiedliche Karteireiter (Lagerfahrzeug, Neufahrzeug, Fahrzeugmarke 1, Fahrzeugmarke 2, …) geben.

Karteireiter Lagerfahrzeug oder NeuFahrzeug

Im Karteireiter Lagerfahrzeug muss zur Angebotserstellung ein Kunde und ein Lagerfahrzeug ausgewählt werden. Die Auswahl wird mit dem Button bestätigt.
Im Karteireiter Neufahrzeug muss zur Angebotserstellung ein Kunde und ein(e) Marke/Modell (Fahrzeugerfassungsmöglichkeit) ausgewählt werden. Die Auswahl wird mit dem Button bestätigt.

Karteireiter Kunde

Im Karteireiter Kunde werden die Kundeninformationen, mit der Möglichkeit einen anderen Kunden auszuwählen bzw. die Kundendaten zu ändern, angezeigt → → neue Dialogbox → Auswahl eines anderen Kunden bzw. die Möglichkeit einer Kundenschnellanlage → Bestätigen mit dem Button oder Abbrechen mit dem Button (Kein Speichern der Datenänderungen).

Mögliche Buttons zur Angebotserstellung:

• Button

  → die erfassten Angebotsdaten werden gespeichert

• Button

  → die erfassten Angebotsdaten werden gespeichert und die Aktivität Angebot wird erledigt

• Button

  → das Angebot wird „gedruckt" (Erstellen eines PDF-Dokumentes) → Auswahl einer Angebots-Vorlage → jedes Mal wird eine neue Angebotsversion erstellt

• Button

  → auf Basis der aktuellen Angebotsdaten wird eine Aktivität Kaufvertrag erstellt. Abfrage in einer Dialogbox → Achtung! Wollen Sie wirklich einen Kaufvertrag aus diesem Angebot erstellen? Das Angebot kann danach nicht mehr bearbeitet werden.

Mit dem Button wird auf das Kunden-Detail verlinkt.

Angebot drucken

Mit dem Button wird ein Angebot „gedruckt" → neue Dialogbox → Auswahlmöglichkeit einer Angebots-Druckvorlage (Drucktemplate) → Unterscheidung nach Benutzer (persönliche Mandanten-Vorlage → das Erstellen einer Marken-Händler-Druckvorlage erfolgt durch MOTIONDATA in Abstimmung mit dem jeweiligen Händler) und Standard (Standard-Vorlagen → MOTIONDATA-Vorlage bzw. Marken-Vorlage(n)). Mit der Auswahl einer Angebots-Druckvorlage wird das Angebot als PDF-Dokument generiert → Öffnen eines PDF-Readers → Drucken und/oder Speichern.

Karteireiter Fahrzeug

Im Karteireiter Fahrzeug werden die Fahrzeuginformationen (Auswahl des Angebots-Typ → Datenfeld Typ → Neuwagen oder Gebrauchtwagen → Standardeinstellung = Gebrauchtwagen), ein Fahrzeugbild (Anlegen/Bearbeiten) und die Kalkulationsinformationen angezeigt (Anlegen/Bearbeiten).
Mit dem Button wird auf das Kunden-Detail verlinkt.

Fahrzeug ändern

Im Karteireiter Fahrzeug gibt es die Möglichkeit ein anderes Lagerfahrzeug auszuwählen → → neue Dialogbox → Auswahl eines anderen Lagerfahrzeuges → Bestätigen mit dem Button oder Abbrechen mit dem Button (Kein Speichern der Datenänderungen).

Zustandsbewertung

Es besteht die Möglichkeit die Zustandsbewertung (Datenfeld Typ = Gebrauchtwagen) zu dem ausgewählten Gebrauchtfahrzeug zu erfassen → Button → neue Dialogbox. Mit dem Button wird die ausgewählte Zustandsbewertung in das Gebrauchtwagen-Angebot übernommen.

Fahrzeugbild

Mit dem Klick auf den grauen Button wird eine neue Dialogbox geöffnet. Mit dem Button kann ein Fahrzeugbild ausgewählt und mit dem Button der Fahrzeugbild-Upload gestartet werden. Nach dem erfolgreichen Datei-Upload wird das Fahrzeugbild im Karteireiter Fahrzeug angezeigt. Dieses Fahrzeugbild wird in Abhängigkeit der Angebot-Druckvorlage auf der ersten Seite des Fahrzeug-Angebotes angedruckt.

Mit dem Button kann ein Fahrzeugbild wieder gelöscht werden.

Kalkulationsinformationen beim Gebrauchtwagen (Auswahl Datenfeld Typ = Gebrauchtwagen)

Zu folgenden Datenfeldern können Dateninhalte angelegt/ausgewählt werden:

• NoVA bereits abgeführt (Auswahl → Ja oder Nein)

• VSt.-Abzugsberechtigtes Fahrzeug (Auswahl → Ja oder Nein)

• Differenzbesteuerung (Auswahl → Ja oder Nein)

• Datum Erstzulassung

• Motorart

• NoVA (%)

• CO₂-Emission (g/km)

• NOx-Emission (g/km)

• Partikel-Emission (g/km)

Kalkulationsinformationen beim Neuwagen (Auswahl Datenfeld Typ = Neuwagen)

Zu folgenden Datenfeldern können Dateninhalte angelegt/ausgewählt werden:

• NoVA bereits abgeführt (Auswahl → Ja oder Nein)

• VSt.-Abzugsberechtigtes Fahrzeug (Auswahl → Ja oder Nein)

• Differenzbesteuerung (Auswahl → Ja oder Nein)
  
  

Karteireiter Kalkulation

In der Fahrzeugkalkulation werden in einzelnen Kalkulationspositionen zu einem ausgewählten Fahr-zeug folgende Daten angelegt/bearbeitet/gelöscht → folgende Positionen:

• Listenpreis inkl. MwSt. und NoVA (+ NoVA (im Listenpreis enthalten) + MwSt. (im Listenpreis enthalten))

• Ausstattung (Anlegen/Bearbeiten/Löschen mit dem Button→ Karteireiter Serien- und Sonder-ausstattung → Daten werden aus dem DMS MOTIONDATA zur Verfügung gestellt und es besteht die Möglichkeit eine Fahrzeugausstattung hinzuzufügen → Anzahl, Optionscode, Bezeichnung, Daten über-nehmen, Stückpreis, Gesamtpreis → Button

  ).

• Zubehör (Anlegen/Bearbeiten/Löschen mit dem Button→ Auf Positionsebene → Anzahl, Teilenummer, Bezeichnung, Stückpreis, Gesamtpreis → Button ).

• Umbau/Aufbau (Anlegen/Bearbeiten mit dem Button → Auf Positionsebene → Anzahl, Teilenummer, Bezeichnung, Stückpreis, Gesamtpreis).

• Gesamtfahrzeugpreis inkl. MwSt. und NoVA

• Rabatt/Bonus/Verkaufsförderung (Anlegen/Bearbeiten mit dem Button→ Auf Positionsebene → Bezeichnung, Rabatt, Absolut oder Prozentual → Button ).

• Ihr Gesamtfahrzeugpreis inkl. MwSt. und NoVA, abzüglich Preisnachlässen (Anlegen/ Bearbeiten mit dem Button

  → Möglichkeit einer Preiskorrektur → Beschreibung und neuer Gesamtfahrzeugpreis → Button )

• Eintauschfahrzeug inkl. MwSt. (Anlegen/Bearbeiten mit dem Button → siehe "Eintauschfahrzeuge"

• Abgabe/Gebühr inkl. MwSt. (Anlegen/Bearbeiten/Löschen mit dem Button→ Auf Positionsebene → Bezeichnung, Abgabe)

• Anzahlung inkl. MwSt. (Anlegen/Bearbeiten mit dem Button)

• Restbetrag inkl. MwSt. und NoVA

• Druckoptionen → Dokumenten-Titel, Deckblatt, Sonderausstattung, Serienausstattung

• Bemerkungen / Vereinbarungen → Extern (auf dem Angebot angedruckt) und Intern
  
  

Eintauschfahrzeug

In der Dialogbox gibt es zwei Karteireiter:

• Marke/Modell → In dieser Dialogbox kann ein Fahrzeug angelegt werden → Marke, Modell, Fahrgestellnummer, Datum Erstzulassung, Einkaufpreis, … Die Pflichtfelder sind mit einem roten Stern * gekennzeichnet.

• Fahrzeug → In dieser Dialogbox kann ein Lagerfahrzeug ausgewählt werden.

Mit dem Button kann das Eintauschfahrzeug in das Angebot übernommen werden. Im Bedarfsfall kann das Eintauschfahrzeug bearbeitet werden → Button .

Karteireiter Folgeaktivität

Es besteht die Möglichkeit eine manuelle oder automatische Folgeaktivität auszuwählen.

• Manuelle Folgeaktivität erstellen (mit der Auswahlmöglichkeit einer Folgeaktivität)

• Automatische Folgeaktivität(en) (diese automatischen Folgeaktivitäten können in Abhängigkeit der MD-App-Rolle auf MD-App-Mandantenebene angelegt/bearbeitet werden → Details siehe im Dokument Administration)

Kaufvertrag – Lagerfahrzeug oder NeuFahrzeug

In Abhängigkeit der CRM-Mandanten-Marken kann es in diesem Zusammenhang unterschiedliche Karteireiter (Lagerfahrzeug, Neufahrzeug, Fahrzeugmarke 1, Fahrzeugmarke 2, …) geben.

Nach der Auswahl des Kunden im Karteireiter Lagerfahrzeug oder Neufahrzeug muss ein weiteres Datenfeld ausgewählt werden:

• Lagerfahrzeug oder Neufahrzeug: Kaufvertrag aus Angebotsreferenz erstellen → Auswahl eines Angebotes →

• Lagerfahrzeug: Kaufvertrag mit Fahrzeug erstellen → Auswahl eines Lagerfahrzeuges →

• Neufahrzeug: Kaufvertrag mit Fahrzeug erstellen → Auswahl einer Marke und eines Modells →

Karteireiter Lagerfahrzeug oder Neufahrzeug:
Die Erklärung der einzelnen Eingabeelemente in den Karteireitern Kunde, Fahrzeug, Kalkulation, Folgeaktivität kann der Aktivität Angebot im Detail entnommen werden. Bei einem Gebrauchtwagen-Kaufvertrag wird auch die Gewährleistung (Pflichtfeld → Auswahlbox) erfasst.

Marken-Konfigurator – Neufahrzeug

Im Karteireiter Kaufvertrag - Marke werden in Abhängigkeit der Fahrzeugmarke Buttons zur Auswahl eines externen Marken-Konfigurator (Ford, Hyundai, Opel, Volvo, EurotaxAutowert4) am Bildschirm abgebildet → Verlinkung auf einen externen Marken-Konfigurator (Konfigurator/Angebot/Kaufvertrag/Verfügbarkeit/…) mit/ohne Single-Sign-On-Lösung.

Kundenzufriedenheit

Bei dieser Aktivität gibt es gegenüber der Aktivität Allgemeine Aktivität ein zusätzliches Eingabe-element Fragen, in dem die Kundenzufriedenheit erfasst werden kann.

In diesem Zusammenhang werden fünf Fragen zur Kundenzufriedenheit hinterfragt/abgebildet. Zu den Fragen gibt es definierte Antwortmöglichkeiten.
Die anderen Eingabeelemente (Aktueller Kontakt, Dokumente, Folgetermin, Folgekontakt) entsprechen den Dateneingabefeldern der Aktivität Allgemeine Aktivität. Etwaige Details siehe im Punkt "Aktivität Allgemeine Aktivität". 

Bearbeiten von Aktivitäten

Eine Aktivität kann mit der Aktion Bearbeiten auch bearbeitet/geändert werden. Dazu werden die Informationen zum Kunden (Kunden-Detail, Kunden-Bericht), zum Ansprechpartner und zum Fahrzeug (Fahrzeug-Detail) angezeigt. Es kann mit den jeweiligen Buttons ein Ansprechpartner hinzugefügt/geändert und/oder ein anderes Fahrzeug hinzugefügt/geändert werden.

Zusätzlich dazu kann in Abhängigkeit der ausgewählten Aktivität eine Aktivität auch umgewandelt (grüner Button links unten → ) bzw. kopiert (grüner Button links unten → ) werden.

Die Aktivitäten-Anpassungen werden mit den Speicher-Buttons ( oder ) übernommen.

Wurde in der Aktivität ein Dokument hinterlegt erscheint in der linken Übersichtsseite der  Button. Hier kann das Dokument direkt versendet werden. Die E-Mail Adresse wird aus den Kundendaten übernommen.