Überblick

Die hier dargestellten Aufträge und Kassenbuchungen sollen Ihnen einen Überblick, über die Abwicklung von Anzahlungen im MOTIONDATA DMS geben.

Zahlungsarten

Die Zahlungsarten werden unter Basis → Stamm → Wartung → Betriebsdaten → Kasse gewartet.
Zahlungsarten in der Kassa:

Open

• Das Konto für Erhaltene Anzahlungen 20% muss im Kontenstamm angelegt werden.

• Es müssen für die Anzahlungen eigene Zahlungsarten angelegt werden.

• Diese müssen mit dem Steuercode 2 = 20% belegt werden

• Das Konto für Erhaltene Anzahlungen 20% muss bei diesen Anzahlungs-Zahlungsarten als Anzahlungskonto eingetragen werden.

• Für die Zahlungsart ZA1 = BAR-Anzahlung darf der Schalter "Bewirkt keine Kassenänderung" nicht gesetzt sein und das Konto muss das Kassenkonto sein.

• Für die Zahlungsarten ZA2 = ECE-Anzhlg. Bankomat und ZA3 = KRE-Anzhlg. Kreditkarte muss der Schalter "Bewirkt keine Kassenänderung" gesetzt sein und das Konto muss das jeweilige Verrechnungskonto der Zahlungsart sein.

• Für die Zahlungsart ZAK = Kredit-Rg. Anzahlung 20% muss der Schalter "Bewirkt keine Kassenänderung" gesetzt sein und das Konto muss ebenfalls das Konto für Erhaltene Anzahlungen 20% sein. Das Kennzeichen für OP-Verwaltung muss bei dieser Zahlungsart gesetzt werden.

Verwendung der unterschiedlichen Zahlungsarten

Im Kassenbuch wird für Anzahlungen immer eine AZ-Zahlungsart gewählt:

Open

Für Zahlungen und Teilzahlungen nach der Faktura, wird immer eine Standard-Zahlungsart gewählt:

Kredit-Anzahlung / Überweisung via Bank - Besonderheit

ZAK – Kredit-Rg. Anzahlung 20%

Diese Zahlungsart wird speziell im Fahrzeug- und Landmaschinen-Handel verwendet.

Sie ermöglicht eine Anzahlungsrechnung, welche einen Buchungssatz wie eine Forderung am Kundenkonto auslöst:

Buchung A:Kundenkonto gegen Kto. Erhalt. AZ 20%

Der Kunde kann diese Anzahlungsrechnung dann auch via Überweisung begleichen und in der Fibu würde die AZ-Buchung nun ausgeglichen sein:

Buchung B:Bankkonto gegen Kto. Kunde

Das Konto Erhaltene Anzahlungen bleibt weiterhin unberührt!

Wenn dann später die Faktura für das Fahrzeug/die Maschine gedruckt wird, dann wird der Buchungssatz, vollständig für die Faktura ausgegeben und eine Auflösungsbuchung für die Anzahlung ausgegeben:

Buchung C:Kundenkonto gegen Erlöse Fzg/Maschine

Buchung D:Erhalt. AZ 20% gegen Kto. Kunde

Überblick auf T-Konten:

Saldo = € 7.000,00 zu Lasten des Kunden

Saldo = € 0,00

Anzahlung in Aufträgen

Allgemeines

• Wenn im Neufahrzeugsplitt sowohl für den (mit einer Summe versehenen) Auftraggeber, als auch für den E1-Hauptrechnungsempfänger (nicht stornierte) Anzahlungen existieren, dann werden die Auftraggeber-Anzahlungen auf der Auftraggeber-Faktura und die E1-Anzahlungen auf der Faktura des E1-Hauptrechnungsempfängers berücksichtigt.

• Gibt es nur (nicht stornierte) Anzahlungen für einen der beiden Rechnungsempfänger, dann werden diese ausschließlich auf der Faktura des E1-Hauptrechnungsempfängers berücksichtigt.

• Im Service/Teilehandel werden Anzahlungen grundsätzlich nur für die Rechnungsempfänger berücksichtigt, für die sie erfasst wurden bzw. erfolgt ebenfalls die Berücksichtigung einer vom Auftraggeber erfassten Anzahlung auf der Rechnung des E1-Hauptrechnungsempfängers, sofern für den Auftraggeber keine verrechenbaren Positionen für eine Faktura existieren.

Relevante Optionen

Folgende Einstellungen unter Basis → Administration → Optionen → Auftragssteuerung haben Einfluss auf die Darstellung bzw. die Anwendung im Auftragswesen:

Beispiel 1 - Fakturen mit Anzahlungen

Service-Rechnung mit BAR-Anzahlung:

Auftrag: 10106233

Durch Klick auf den Button Anzahlung im Abschluss-Karteireiter, kann der Anzahlungsbetrag zu diesem Auftrag erfasst werden:

Es öffnet sich das Kassenbuch, dort ist nur die Zahlungsart und Betrag auszuwählen (ggfs. das Datum) und zu Speichern. Da der Aufruf über den Auftrag erfolgt, besteht im Hintergrund die Zuordnung zum Auftrag.

Kassenbeleg kann gedruckt werden → Belegerteilungspflicht:

Zurück im Auftrag, hat man nun eine Belegart Anzahlung zur Verfügung und der erste Anzahlungsbeleg wird bereits vorgeschlagen.

Die Anzahlungsrechnung kann nun ausgedruckt werden – es löst keine zusätzliche Verbuchung, zur bereits erfassten Kassenbuchung aus. Es ist nur eine Belegart die gedruckt werden kann und einen eigenen Nummernkreis hat.

Teile-Handelsauftrag mit Bankomat-Anzhlg. – Keine AZ-Rg. gedruckt

Auftrag 10106232: Ablauf wie bei Service-Auftrag!

Kassenbeleg

Neufahrzeug-Rechnung mit Kredit-Anzahlung (ÜW mittels Bank)

Auftrag: NEU10900223

Aufruf der Anzahlung über den Anzahlungsbutton im Abschluss-Karteireiter:

Im Kassenbuch wird nun die Zahlungsart ZAK = Kredit-Rg. Anzahlung (siehe Seite 2) ausgewählt.

Es kann der Kassenbeleg gedruckt werden:

Der Druck der Anzahlungsrechnung ist in diesem Fall erforderlich, damit der Kunde einen Beleg für die Überweisung bekommt!

Kassenbuch

Kassabuch vom 01.06.2016:

Anzahlungsverbuchung

Buchungsjournal Kasse für Anzahlungen:

Alle Anzahlungen werden nun gegen das Kto. Erhalt. Anzhlg. 20% gebucht:

1. Bar-Anzahlung Kto. KassagegenKto. Erhalt. Anzhlg. 20%

2. ECE-Anzahlung Kto. BankomatgegenKto. Erhalt. Anzhlg. 20%

3. Kredit-AnzahlungKundenkontogegenKto. Erhalt. Anzhlg. 20%

Beispiel-File FIBU BMD:

Beispiel 2 - Fakturen mit Anzahlungen

Service-Rechnung mit BAR-Anzahlung:

Auftrag: 10106233

Beim Druck der Rechnung werden die Anzahlungen nach dem Gesamtbetrag zusammengefasst (Aufzählung der Belegnummern) dargestellt und in Abzug gebracht.

Teile-Handelsauftrag mit Bankomat-Anzhlg. – Keine AZ-Rg. gedruckt

Auftrag 10106232:

Beim Druck der Rechnung werden die Anzahlungen nach dem Gesamtbetrag zusammengefasst (Aufzählung der Belegnummern) dargestellt und in Abzug gebracht.

Neufahrzeug-Rechnung mit Kredit-Anzahlung (ÜW mittels Bank)

Auftrag NEU10900225:

Beim Druck der Rechnung werden die Anzahlungen nach dem Gesamtbetrag zusammengefasst (Aufzählung der Belegnummern) dargestellt und in Abzug gebracht.

Auswertungen zu Anzahlungen

Rechnungsausgangsbuch:

Anzahlungsliste:

Zahlungsabwicklung offener Posten

Im Kassenbuch stehen die Offenen Beträge zu den Rechnungen reduziert um die Anzahlungsbeträge zur Verfügung und könnten hier durch "Standard"-Zahlungsarten = BAR, ECE, KRE ausgeglichen werden:

Verbuchung der Fakturen und Auflösung der Anzahlungen

Die Verbuchung der Rechnungen erfolgt vollständig für den gesamten Rechnungsbetrag:

Jede einzelne Anzahlung wird hier wieder aufgelöst!

FIBU-Datei BMD – BUERFFA.dat