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    • Zeitraumstempelung (Zeiterfassung/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Bernhard G.
    Last updated: 06. Nov. 2024 by Nina Stelzer
    3 min read

    Konfiguration

    Berechtigungsverwaltung

    Um die Zeitraumstempelung verwenden zu können, muss die Berechtigung "Zeitraumstempelung" unter Basis → Administration → Benutzer → Berechtigungsverwaltung und hier im Menü "Zeiterfassung" aktiviert werden.

    Aufruf und Funktionen

    Die Zeitraumstempelung findet man im Menü Zeiterfassung unter Zeitraumstempelung.

    Um eine Zeitraumstempelung durchführen zu können müssen ein Mitarbeiter, eine Aufgabe (bei Aufgabe "Auftrag" auch eine Auftragsnummer) und ein Datum bzw. Tag ausgewählt werden.

    Mitarbeiter

    Die Mitarbeiterauswahl erfolgt über eine Auswahlliste. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

    • Einzelauswahl (Mitarbeiter)

    • Einzelauswahl (Abteilung)

    • Mehrfachauswahl (Mitarbeiter)

    • Alle Mitarbeiter

    Es wird hier geprüft ob der angemeldete Benutzer die Zeiterfassung der ausgewählten Mitarbeiter bearbeiten darf. (Hier wird auf die Administration Aufgabenbearbeitung im Benutzer-Manager geprüft). Sollte dies nicht der Fall sein, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und die Zeitraumstempelung kann nicht durchgeführt werden.

    Aufgabe

    Wählt man bei "Aufgabe" den Auftrag aus, wird das Feld für den Auftrag freigeschalten. Hier muss ein Auftrag angegeben werden. Der Auftrag kann über die Auftragsnummer oder den Kundennamen gesucht werden. Bei allen anderen Aufgaben bleibt das Feld für den Auftrag deaktiviert.
    Wird bei "Aufgabe" z.B. Urlaub (oder eine Aufgabe, welche im Aufgaben Zeitmanagement "Urlaub" hinterlegt hat) ausgewählt, kann "Zeitmodell Mitarbeiter übersteuern" nicht gesetzt werden.

    Datum

    In die Datumsfelder werden das Von- und Bis-Datum eingetragen, für dieses man stempeln möchte.
    Das Datum kann entweder durch einen Klick auf das Kalender-Icon ausgewählt werden oder es selbst in das Feld hineingeschrieben werden (im Format TT.MM.JJJJ).

    Die Wochentage im unteren Bereich des Fensters können dafür verwendet werden, um für einen längeren Zeitraum jeweils nur an bestimmten Tagen zu buchen (z.B.: man wählt vom Datum her den ganzen Februar aus und setzt unten die Tage Dienstag und Mittwoch, dann wird im Monat nur am Dienstag und Mittwoch gebucht.)

    Wird die Option „Zeitmodell Mitarbeiter übersteuern" gesetzt, können in das Feld davor die Uhrzeiten eingegeben werden. Diese Option wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter außerhalb seiner normalen Arbeitszeit (also außerhalb seines Zeitmodells) arbeitet. (z.B.: arbeitet ein Mitarbeiter lt. seinem Zeitmodell von Montag bis Freitag und hin und wieder auch am Wochenende, kann man diese Funktion verwenden um auch an diesem Tag eine Zeitraumstempelung durchführen zu können)

    Wird „Pausen stempeln" nicht gesetzt, wird keine Stempelung für die Pause eingetragen.

    Hier kann eine Bemerkung zur Zeitstempelung eingetragen werden.

    Mit dem Button "Start" wird die Zeit dann gestempelt.
    Mit dem Button "Neu" werden alle Felder geleert und man kann eine neue Stempelung eintragen.
    Mit dem Button "Abbrechen" wird das Fenster geschlossen.

    Bemerkung in Terminplanung

    Der Bemerkungstext, welcher in der Zeitraumstempelung bei der Erfassung von Abwesenheiten eingegeben werden kann, wird in der Terminplanung beim jeweiligen Mitarbeiter neben der Abwesenheit vermerkt.

    Terminüberschneidungen

    Bei der Stempelung einer Abwesenheit über die Zeitraumstempelung findet eine Terminüberprüfung statt. Werden anwesende Zeiten gebucht, egal ob produktiv (z.B. Auftragsstempelung) oder unproduktiv (z.B. Werkstatt zusammen räumen), wird keine Terminüberprüfung durchgeführt.

    Wenn es eine Überschneidung der Abwesenheit mit einem Termin gibt, erscheint folgende Meldung:

    Wird mit JA bestätigt, wird die Abwesenheit eingebucht, ansonsten nicht.

    Die Termine selbst bleiben bestehen und müssen manuell verschoben werden.