Allgemeine Informationen

Das MOTIONDATA Vertragsmodul dient zur Verwaltung von wiederkehrenden Vorgängen (Vorschreibungen), die jährlich oder monatlich auf Basis eines Vertrages oder Vereinbarung an einen Kunden verrechnet werden. Dies können z.B. sein:

• Wartungsverträge

• Serviceverträge

• Vermietung von Fahrzeugen und Maschinen

Mit dem Kostenüberwachungsreport kann der Ertrag aus diesen Geschäftsfällen dargestellt werden.

Konfiguration

Listentexte-Editor

Im Listentexte-Editor (unter Basis > Administration) kann für den Report "WVGENERIERUNG" durch Veränderung des Variableninhalts von "txtWVQuartal" das Ausgabeformat für Quartals-Wartungsverträge auf den Aufträgen angepasst werden. Per Default wird der Text "Quartal MM-YYYY" ausgeliefert, woraus dann z. B. "Quartal 4-2020" entsteht.

Des Weiteren können dort die Variablen txtWVNr, txtWVZeit und txtWVItemAddText konfiguriert und damit die ausgegebenen Wartungsvertragsinformationen beeinflusst werden.

• Sind alle Variablen leer, erfolgt keine Ausgabe von Wartungsvertragsinformationen.

• txtWVNr ist dazu vorgesehen, die Wartungsvertragsnummer aufzunehmen. An den je Sprache hinterlegten Text wird die Wartungsvertragsnummer angefügt. Ist die Service-Moduloption "Wartungsvertrags-Gültigkeitsinformation bei Auftragserstellung hinzufügen" aktiviert, so wird "Gültig ab: " mit dem Von-Gültigkeitsdatum des Wartungsvertrags hinzugefügt, anschließend folgt die Wartungsvertragsbemerkung.

• txtWVZeit dient zur Aufnahme des Abrechnungszeitraums des betreffenden Intervalls.
  Enthält der Text für "txtWVZeit" des Reports "WVGENERIERUNG" im Listentexte-Editor die Zusätze "{GueltigVon}" und "{GueltigBis}", dann wird hier statt dem Abrechnungsintervall das jeweilige Von-/Bis-Gültigkeitsdatum des Wartungsvertrags ausgewiesen.

• txtWVItemAddText - existiert die Variable txtWVItemAddText und ist mit dem Text versehen, so wird dessen Inhalt inkl. möglicher Platzhalter dem regulären Positionstext angefügt, andernfalls wird txtWVZeit mit Datum von - bis eingetragen.

Kostenart - Aufwendungen

Die Kostenarten (Basis → Stammdaten → Wartung → Betriebsdaten → Kostenart) für die Aufwendungen, die im Rahmen der Auftragsabwicklung verwendet werden, müssen im Kostenartenstamm, mit dem Kennzeichen „Wartungsrelevanz" erfasst werden. Diese Kostenarten können in der Gegenüberstellung der Wartungs-Kostenüberwachung als Kriterium herangezogen werden.

Open

Berechtigungsverwaltung

• Für eine betriebsübergreifende Bearbeitung der Verträge gibt es in der Berechtigungsverwaltung unter "Service → Vertrag → Vertrag Manager" die Berechtigung "Bearbeiten aller Betriebe" → mit diesem Recht können in einem Betrieb die Verträge aus allen Betrieben bearbeitet werden.

• Sollen nur Verträge des aktuell benutzten Betriebes bearbeitet werden können, muss das Recht "Bearbeiten eigener Betrieb" unter "Service → Vertrag → Vertrag Manager" aktiviert werden.

• Mit der Berechtigung "Betriebsauswahl" werden alle Wartungsverträge aus allen Betrieben angezeigt, hat man diese Berechtigung nicht werden nur die Verträge aus dem aktuell angemeldeten Betrieb angezeigt.

• Möchte man in der Auftragsgenerierung ein Fälligkeitsdatum erfassen, dann muss das Recht "Fälligkeitsdatum" unter "Service → Vertrag → Auftragsgenerierung" aktiviert werden.

Moduloptionen

In den Service Moduloptionen stehen unter "Service" in der Sektion "Verträge" folgende Einstellungen zur Verfügung:

Einstellung	Info

Einstellung	Info
Arbeitsbereich, welcher bei Fakturierung ein Zurückschreiben der letzten Wartungsinformation im Fahrzeugstamm bewirkt	Über die Multi-Auswahl kann eingestellt werden, welcher Arbeitsbereich bei Fakturierung ein Zurückschreiben der letzten Wartungsinformation im Fahrzeugstamm bewirkt.
Aufschlüsselung der Mengenzusammensetzung für die Vertrags-Auftragsposition im Positionstext ausweisen	Über die Einstellung "Aufschlüsselung der Mengenzusammensetzung für die Vertrags-Auftragsposition im Positionstext ausweisen" kann ein zusätzlicher Positionstext für jährliche und Quartals-Verträge nach dem Muster "Zusammensetzung Menge: Anzahl * x Monate" für jede Vertrags-Auftragsposition ausgegeben werden. Open Der Text dafür wird im Listentexte-Editor (Sektion "WVGENERIERUNG", Variable txtWvPosMengeDetail) hinterlegt und kann dort lokalisiert werden (Platzhalter für Menge und Monate, der Rest vom Text kann sinngemäß frei vergeben werden).
Auftrags- und Angebotseröffnung für Interessenten	Mit der Option "Auftrags- und Angebotseröffnung für Interessenten" kann das Verhalten für Auftrags- und Angebotsanlage und Faktura in folgenden Ausprägungen eingestellt werden: 1 | Keine Aufträge/Angebote auf Interessenten eröffnen 2 | Aufträge/Angebote auf Interessenten können erstellt, aber nicht fakturiert werden 3 | Aufträge/Angebote auf Interessenten können erstellt und fakturiert werden
Vertrags-Gültigkeitsinformation bei Auftragserstellung hinzufügen	Mit dieser Einstellung kann das Hinzufügen von Gültigkeitsinformation bei Auftragserstellung de-/aktiviert werden (Default-Wert: deaktiviert).
Vertragsinformation im Infopanel eines Serviceauftrags anzeigen	Wird diese Option aktiviert, wird ein entsprechender Hinweis im Infopanel eines Serviceauftrags angezeigt, wenn ein gültiger Vertrag vorhanden ist.
Vertragstyp für neue Verträge (Allgemein)	Über die Multi-Auswahl kann eingestellt werden, welcher Vertragstyp als Default-Wert für neue Verträge (Allgemein) vorgeschlagen werden soll.
Vertragstyp für neue Verträge (Mietfahrzeugmanager)	Über die Multi-Auswahl kann eingestellt werden, welcher Vertragstyp als Default-Wert für neue Verträge (Mietfahrzeugmanager) vorgeschlagen werden soll.
Anwendung der Rabattmatrix für die Erfassung von Vertragspositionen	Ist diese Option aktiviert, so werden Rabatte für die sonstigen Positionen auf Warengruppenebene (hinterlegt im Rabattstamm) direkt in der Positionserfassung der Verträge zur Anwendung gebracht und in weiterer Folge auch für die Auftragsgenerierung verwendet.
Eingabe von Monatswerten bei Verträgen mit Jahresintervall	Ist diese Option aktiviert, so wird bei jährlichen Verträgen die Positionssumme mit "Menge * Preis (abzüglich Rabatt) * Anzahl der Einheiten lt. Verrechnungsperiode (z. B. 12)" ermittelt.

Betriebsdaten

In den Betriebsdaten steht die Kategorie "Vertragstyp" zur Verfügung, welche folgende Systemwerte enthält:

• 0 | Wartung/Maintenance

• 1  | Abo

• 2 | Langzeitvermietung

Bei Bedarf können weitere Vertragstypen angelegt werden. 

Vertrag Manager

Der Aufruf erfolgt unter "Service > Vertrag".  Hier können die vereinbarten Verträge für Fahrzeuge und Maschinen als „Schablone" für eine wiederkehrende Fakturierung angelegt und bearbeitet werden. Es können mehrere Verträge für ein Fahrzeug bzw. eine Maschine verwaltet werden.

Ein Aufruf des Vertrag Managers mit entsprechender Vorselektion für das hinterlegte Fahrzeug ist auch im Hamburger-Buttonmenü eines Serviceauftrags möglich. 

Selektionen

 Toolbar

Browser-Ergebnisse

Kopfdaten

Kopfdaten

Zuerst wird für die Anlage eines neuen Vertrags eine Nummer bzw. eine Kennung benötigt. Diese kann individuell vergeben werden, wie z.B. die Vertragsnummer, eine Aktenzahl, eine Interne Fahrzeugnummer + fortlaufender Nummer (sollte ein Fahrzeug mehrere Wartungsverträge haben).

Anschließend wählen Sie das Fahrzeug aus.

Im Feld Rechnungsempfänger suchen Sie den Kunden heraus, der die Rechnung erhalten soll. Bei Wartungs- und Serviceverträgen wird dies meistens der Fahrzeughalter sein, also der Kunde, dem das Fahrzeug zugeordnet ist.

Bei Mietverträgen verhält sich das anders:
Bei einer Miete ist das Fahrzeug im Besitz des Händlers und somit in der NEUWG / VORWG/ oder GEBWG angelegt, in diesem Fall muss der Mieter als Rechnungsempfänger ausgewählt werden und somit auch als Kunde im MOTIONDATA DMS angelegt werden.

Im Feld Zahlungskondition legen Sie fest, wann und zu welchen Konditionen die Rechnung fällig wird. Sollte die gewünschte Zahlungskondition nicht auswählbar sein, dann legen Sie diese in den Betriebsdaten neu an (Basis → Stammdaten → Wartung → Betriebsdaten → Betriebsdaten).

Die eingegebene Bemerkung wird bei der Auftragsgenerierung im Positionsbereich unmittelbar nach der Gültigkeit angezeigt (Siehe auch Konfiguration der am Auftrag ausgewiesenen Vertragsinformationen), ebenso auf der Kostenüberwachungsliste in der Detailansicht.

Der Vertragstyp wird aufgrund der Moduleinstellung vorgeschlagen und kann manuell geändert werden. 

Service- bzw. Wartungsverträge als auch Mietvereinbarungen werden meist für eine bestimmt Zeit geschlossen, wie z.B. ein Servicevertrag für die Dauer eines Leasingvertrages oder dergleichen. Hierfür geben Sie die Gültigkeit eines solchen Vertrages im Wartungsstamm ein. Ist ein Vertrag abgelaufen, wird dieser natürlich nicht weiter vorgeschrieben (fakturiert).

Im Feld Verrechnungsart wird entschieden, ob der Kunde eine jährliche oder eine monatliche Faktura erhalten soll. Je nach Auswahl (Monat oder Jahr) ändert sich auch die Maske:

Bei "Verrechnungsart: Jahr" muss der Monat ausgewählt werden, indem die Faktura erstellt werden soll

Bei "Verrechnungsart: Monat" muss der Tag eingeben werden, mit dem dann jeden Monat die Faktura ausgestellt werden soll.

Bei "Verrechnungsart: Quartal" muss nichts zusätzlich ausgewählt werden.

Das Datum der letzten Rechnung dient auf der einen Seite zur Information, wann der Kunde das letzte Mal eine Rechnung für den Wartungs-/Service-/Mietvertrag erhalten hat, und auf der anderen Seite ist es bei einer Neuanlage wichtig, dem System manuell die Information zu geben, damit die nächste Rechnung im richtigen Intervall fakturiert wird.

Die Verträge können auch direkt aus dem Kundenstamm aufgerufen werden, falls der betreffende Kunde über Wartungsverträge verfügt.

Vertragsnummer

 Erfolgt die Erstellung eines neuen Vertrags extern über den Mietfahrzeug-Manager, muss im Fall, dass die (automatisch generierte) Vertragsnummer durch eine manuelle Eingabe überschrieben wird, die manuell eingegebene Vertragsnummer verwendet werden.

Positionen

Unter Positionen werden die zu verrechnenden Positionen angelegt. Wie im Auftragswesen muss eine Positionsart ausgewählt werden, wobei hier nur sonstige Erlöse und Texte verfügbar sind.

Im Infopanel des Vertragsmanagers wird für die aktuell editierte Vertragsposition eine Rubrik "Periodensumme" angezeigt, welche die Beträge für Monat, Quartal und Jahr enthält. Die Summenposition, die aufgrund des Vertragsintervalls zum Einsatz kommt, wird dabei grün hervorgehoben.

Im Feld Nummer kann man die sonstige Position auswählen, die vorher in den Stammdaten für das Vertragsmodul aktiviert wurden – und dies passiert wie folgt:
Unter Basis → Stammdaten → Wartung → sonst. Erlöse) werden diese verwaltet und auch hier ist die Kennung "Wartungsrelevanz" zu aktivieren.

Der Text, den Sie jederzeit editieren können, wird auf der Rechnung und in der Historie ersichtlich sein.  Geben Sie anschließend die Menge und den Verkaufspreis netto ein, gegebenenfalls einen Rabatt.
Das Feld EK-Preis wird in den meisten Fällen leer bleiben, sollten Sie allerdings z.B. zu einer Fahrzeugmiete auch Versicherungen fakturieren, können Sie in diesem Fall den EK-Preis durchaus hinterlegen.

→ über die Historie Gebührenänderung können Preisanpassungen auf Positionsebene nachvollzogen werden

→ hier können bestehende Positionen kopiert und eingefügt werden

Positionen beim Jahresintervall

Ist in den Servicemoduloptionen in der Gruppe "Verträge" die Option "Eingabe von Monatswerten bei Verträgen mit Jahresintervall" aktiviert, so wird bei jährlichen Verträgen die Positionssumme mit "Menge * Preis (abzüglich Rabatt) * Anzahl der Einheiten lt. Verrechnungsperiode (z. B. 12)" ermittelt.

Ist die Option "Eingabe von Monatswerten bei Verträgen mit Jahresintervall" deaktiviert, so wird bei jährlichen Verträgen die Positionssumme mit Menge * Preis (abzüglich Rabatt) ermittelt.

Rabatte

In den Servicemoduloptionen ist in der Gruppe "Verträge" eine Option "Anwendung der Rabattmatrix für die Erfassung von Vertragspositionen" verfügbar.

Ist diese Option aktiviert, so werden Rabatte für die sonstigen Positionen auf Warengruppenebene (hinterlegt im Rabattstamm) direkt in der Positionserfassung der Verträge zur Anwendung gebracht und in weiterer Folge auch für die Auftragsgenerierung verwendet.

Jobs

Weiters ist es im Vertragsmanager im Karteireiter "Positionen" auch möglich bei einer Position einen Job zu hinterlegen. Im Positionsbrowser erfolgt dadurch eine Gruppierung der Positionen nach Job. Der Job wird auch in der Spalte Jobs angezeigt. Im Job Gruppen-Header wird die Summe der verrechenbaren Positionen je Job-Gruppe angezeigt.
Textpositionen und Positionen ohne Job Zuordnung werden zu der Gruppe “Ohne Zuordnung” hinzugefügt.

Die Job-Priorität bei der Auftragsgenerierung lautet für die Positionen wie folgt:

• Job lt. Vertragsposition  

• Job lt. Auftragsgenerierungsmaske

• Job = WV-Nummer, wenn am WV-Kopf die Option "Auf der Rechnung als Paket HT darstellen" aktiviert ist und kein Positionsjob bzw. Auftragsgenerierungsjob vorhanden ist und mindestens 2 Wartungsverträge mit gleicher Fahrgestellnummer/Projektnummer bzw. Rechnungsempfänger für einen Auftrag vorhanden sind.

• Textpositionen mit Vertragskopfdetails werden - sofern sich nicht aufgrund Zusammenfassungen etwas anderes ergibt - immer mit leerem Job angelegt.

Kopfdaten auswerten

In den Kopfdaten haben Sie auch die Möglichkeit, die eingegebenen Verträge auszuwerten, indem Sie unten auf Senden an klicken (via Bildschirm, Drucker, Datei, Excel) oder um einzelne Verträge direkt zur Abrechnung zu bringen.
Bei "Senden an" + "Abrechnung" können alle Wartungsverträge, die per Checkbox aktiviert wurden, direkt an die Abrechnung übergeben werden.

Bei der Auswertung der Verträge werden auch die Summen angezeigt, somit können Sie diese Liste auch für den zu erwartenden Erlös  heranziehen.

Verträge zusammenfassen

Bei der Generierung von Verträgen via "Senden an Abrechnung" steht in der Abrechnungsmaske eine Checkbox "Verträge auf Fahrzeugebene zusammenfassen" zur Verfügung, deren Wert je Arbeitsplatz gespeichert bzw. beim neuerlichen Aufruf wiederhergestellt wird (Nur dann, wenn auch tatsächlich eine Auftragsgenerierung durchgeführt wird).

Die Zusammenfassung der Verträge erfolgt in der Art und Weise, dass je Projekt (= Fahrzeug) ein physischer Auftrag mit allen Einzel-Verträgen inkl. deren Positionen generiert wird. Die Zusammenfassung ist nur möglich wenn mehrere Verträge markiert sind und es sich um monatlichen und Quartals-Verträge handelt.

In der Auftragskopfbemerkung werden - soweit aufgrund der Feldlängenbeschränkung möglich - die Vertragsnummern der Reihe nach aufgelistet, um eine LiveSearch-Suche in der Statistikabfrage weiterhin möglich zu machen.

Werden einige der in einem Auftrag zusammengefassten Verträge als HT-Paketpositionen dargestellt, so wird die Vertragsnummer als Job verwendet, um eine ordnungsgemäße Sortierung/Gruppierung am Zielauftrag gewährleisten zu können.

Auftragsgenerierung

Mit der Auftragsgenerierung werden die Verträge je nach Auswahl zur Fakturierung gebracht. Diese Funktion finden Sie unter Service → Vertrag → Auftragsgenerierung.

Das Vorschreiben der Verträge kann monatlich, jährlich oder per Quartal erfolgen. Die Auswahl dazu erfolgt über das Feld "Vertrag".

Zusätzlich kann man dann noch das Abrechnungsmonat bzw. Abrechnungstag, Abrechnungsjahr oder Abrechnungsquartal auswählen.

• Im Feld Annehmer kann man den Mitarbeiter hinterlegen, der für Rückfragen verantwortlich ist. Annehmer immer verwenden: wenn immer der bereits ausgewählte Annehmer für die Auftragserstellung herangezogen werden soll, ansonsten gelten die allgemeinen Einstellungen (z.B. Berater lt. Kundenstamm verwenden, Login-Benutzer etc.).

• Das Feld Abteilung und Unterabteilung ist dann auszuwählen, wenn die Standardabteilung nicht herangezogen werden soll (Bitte Vorsicht hinsichtlich Buchungslogik, denn eine andere Abteilung kann andere Erlöskonten nach sich ziehen!).
  Abteilung immer verwenden: Wird die Checkbox aktiviert, so wird die hier hinterlegte Abteilung immer verwendet, ansonsten dient sie nur als Fallback-Wert, falls über das System keine Abteilung ermittelt werden kann.

• Im Feld Job kann der Job festgelegt werden, der den Positionen im Auftrag zugewiesen wird. Sobald ein Vertrag in "Paketform" erstellt wird, haben Paketkopf und -Positionen immer die gleiche Jobnummer.
  
  

  Die Job-Priorität bei der Auftragsgenerierung lautet für die Positionen wie folgt:

  • Job lt. Vertragsposition  

  • Job lt. Auftragsgenerierungsmaske

  • Job = WV-Nummer, wenn am WV-Kopf die Option "Auf der Rechnung als Paket HT darstellen" aktiviert ist und kein Positionsjob bzw. Auftragsgenerierungsjob vorhanden ist und mindestens 2 Wartungsverträge mit gleicher Fahrgestellnummer/Projektnummer bzw. Rechnungsempfänger für einen Auftrag vorhanden sind.

  • Textpositionen mit Vertragskopfdetails werden - sofern sich nicht aufgrund Zusammenfassungen etwas anderes ergibt - immer mit leerem Job angelegt.

• Im Feld Belegart sollte „Rechnung" gewählt werden, falls die Fakturierung sofort erfolgen soll.

• Auftragsart nach Kundenerlösgruppe sollte nur gezielt aktiviert werden, beispielsweise wenn bei Kunden mit internen Kundenerlösgruppen interne Aufträge erstellt werden sollen.

• Textcode für automatischen E-Mail-Versand - diese Combobox enthält die Einstellungen "Leer" (= Systemwert) sowie alle E-Mail-Textcodes, die über den gültigen Aufbau (Subject, Message) verfügen. Der hier hinterlegte Email-Textcode wird für den Versand via SMSReminder verwendet.

• Auftraggeber drucken: Achtung, bei Mietverträgen wäre der Auftraggeber das Fahrzeuglager, also wäre es besser dieses Feld in dem Fall nicht zu aktivieren.

• Bei der Abrechnung steht eine Option „Genaue Abrechnungsperiode ausweisen" zur Verfügung.
  Standardmäßig werden Jahresverträge mit Jahresanfang - Jahresende bzw. monatliche Verträge mit Monatsanfang - Monatsende im Positionsbereich des erstellten Auftrags ausgewiesen.
  Ist die genannte Option jedoch aktiviert, wird das Gültig-Von-Datum hierbei berücksichtigt und das Abrechnungsintervall entsprechend weitergesetzt.
  Beispiel: Ein monatlicher Vertrag mit Gültigkeit ab 15.01.2015 wird bei Aktivierung dieser Option für Juli mit 15.07.2015 - 14.08.2015 ausgewiesen.

• Mit Vertragstyp wird der Vertragstyp als Multiselektion angeboten, standardmäßig sind alle Arten zur Abrechnung vorgesehen. Erfolgt die Abrechnung direkt über den Vertrag Manager mit der dort getätigten Auswahl, wird die Multiselektion in der Abrechnung deaktiviert bzw. hat dann keine Auswirkung mehr.

• Mit Verträge auf Fahrzeugebene zusammenfassen kann eine Zusammenfassung auf Fahrzeugebene de-/aktiviert werden.

In der Vertragsgenerierung ist die Erfassung einer Abteilung verpflichtend, wenn diese im Auftragswesen als Pflichtfeld definiert ist.

Fakturierung:

• Wählt man „keine", wird nur ein offener Auftrag erstellt, der wie jeder andere bearbeitet werden kann und letztendlich auch einzeln fakturiert werden sollte.

• Wählt man Proformarechnung, wird ein offener Auftrag erstellt und gleichzeitig eine Proformarechnung gedruckt.

• Wählt man Fakturierung, wird automatisch die Rechnung erstellt und gedruckt.

Es wird empfohlen „offene Aufträge" zu erstellen, diese visuell zu prüfen und nach erfolgter Prüfung im Auftragswesen zu fakturieren. Die in der Rechnung erzeugten Vertragspositionen nehmen dabei Rücksicht auf die Spracheinstellungen des Rechnungsempfängers.

Beispiel einer Faktura:

Verträge zusammenfassen

In der Auftragsgenerierung ist ebenfalls eine Zusammenfassung der Verträge möglich:

Die Zusammenfassung erfolgt in der Art und Weise, dass je Projekt (= Fahrzeug) ein physischer Auftrag mit allen Einzel-Verträgen inkl. deren Positionen generiert wird. Die Zusammenfassung ist nur bei monatlichen und Quartals-Verträgen möglich.

In der Auftragskopfbemerkung werden - soweit aufgrund der Feldlängenbeschränkung möglich - die Vertragsnummern der Reihe nach aufgelistet, um eine LiveSearch-Suche in der Statistikabfrage weiterhin möglich zu machen.

Werden einige der in einem Auftrag zusammengefassten Verträge als HT-Paketpositionen dargestellt, so wird die Vertragsnummer als Job verwendet, um eine ordnungsgemäße Sortierung/Gruppierung am Zielauftrag gewährleisten zu können.

Fälligkeitsdatum erfassen

Für entsprechend berechtigte Benutzer gibt es in der Auftragsgenerierung die Möglichkeit ein alternatives Fälligkeitsdatum zu erfassen.

Benutzerberechtigung

Fälligkeitsdatum erfassen

Die Comboboxoption "Fakturierung" muss auf "Fakturierung" gesetzt sein, damit für den (berechtigten) Benutzer das Datumcontrol erscheint.

Wird hier eine Fälligkeit erfasst, so wird bei der Auftragsgenerierung für den betreffenden Rechnungsempfänger eine erweiterte Zahlungskondition mit der eingegebenen Fälligkeit erfasst.

Details zur Ausweisung von Vertragspositionen bzw. deren Positionstexten

• Die Nummer des Vertrags wird auf der Vertragskopf-Position nur dann ausgewiesen, wenn der Eintrag lt. Listentexte-Editor WVGENERIERUNG/txtWVNr befüllt ist.
  Dem Kopfpositionstext wird die Kopf-Gültigkeit und ggf. die Kopf-Bemerkung hinzugefügt.

• Wenn die Servicemoduloption "Wartungsvertrags-Gültigkeitsinformation bei Auftragserstellung hinzufügen" nicht gesetzt ist, wird auf der Textposition für den Vertragskopf die Gültigkeit nicht ausgewiesen.

• Für monatliche und jährliche Vertragspositionen gilt:
  Wenn der Eintrag lt. Listentexte-Editor von WVGENERIERUNG/txtWVZeit leer ist, wird die Gültigkeit auf Positionsebene nicht am Text der Vertragsposition ausgewiesen. Gibt es in diesem Text die Platzhalter GueltigVon und GueltigBis innerhalb geschwungener Klammern, werden diese Platzhalter mit den tatsächlichen Abrechnungswerten versehen, andernfalls werden die Gültigkeitsinformationen dem bestehenden Text hinzugefügt. 

• Für die Zeitausweisung in den Positionstexten eines Quartals-Vertrags ist der Eintrag WVGENERIERUNG/txtWVQuartal zuständig.
  Enthält dieser Text die Platzhalter MM und YYYY, werden hier Abrechnungsquartal und -jahr eingetragen.

Für die Vertragsgenerierung wurde die Möglichkeit geschaffen, im Listentext-Editor (Sektion WVGENERIERUNG) eigene Texte für Kopf- und Positionen mit Vertragsinformationen zu befüllen.
Sobald diese existieren (d.h. sie im Listentexte-Editor angelegt und mit Text versehen sind), werden die bisherigen Textbefüllungen hinsichtlich "Vertrags-Metadaten" nicht mehr zur Anwendung gebracht.

Folgende Textvariablen sind vorgesehen:

• txtWVNr enthält Vertragskopfdaten und kann mit den Platzhaltern versehen werden - bisheriger Aufbau:

  • Vertragsnummer, ggf. gefolgt durch "Gültig ab"-Vermerk

  • Zeilenumbruch mit Bemerkung

• Zeitvermerke:

  • Eigens für Quartals-Verträge ist die Listentext-Variable txtWVQuartal vorgesehen:
    MM-YYYY wird durch das Abrechnungsquartal ersetzt.

  • Für alle anderen Verträge wird der Inhalt von txtWVZeit verwendet, {GueltigVon} und {GueltigBis} wurden auch bisher durch Von/Bis-Gültigkeit lt. Vertragskopf ersetzt.

• Existiert die Variable txtWVItemAddText, so wird dessen Inhalt inkl. möglicher Platzhalter dem regulären Positionstext angefügt, andernfalls wird txtWVZeit mit Datum von - bis eingetragen.

Folgende Platzhalter werden implementiert:

• Für die rot markierten Positionen gilt: Falls auf der Position nichts hinterlegt ist, gilt der jeweilige Wert lt. Vertragskopf.

• Für die grün markierten Positionen gilt: "Genaue Abrechnungsperiode ausweisen" beeinflusst die exakte Datenermittlung.

• Wird im Listentext-Editor unter WVGENERIERUNG/txtWVNr bereits der Abrechnungszeitraum hinterlegt, sollte der Inhalt von txtWVZeit/txtWVQuartal von Benutzer geleert werden, andernfalls kommt es zu redundanten Textausweisungen.

Auftragswesen

Es gibt noch eine komfortablere Zuordnung eines Referenzerlös (Sonstige Position) direkt zu einem Artikel im Teilestamm. Bei Erfassung einer solchen Teileposition am Auftrag, wird automatisch der dazugehörige Referenzerlös aus dem Teilestamm in den Auftrag auf den Wartungsjob mit übernommen. D.h. es ist nicht mehr erforderlich ein Paket zu erstellen.

Teilestamm

Im Teilestamm gibt es unter dem Tab "Stamm 3" das Feld "Referenzerlös". Hier kann der jeweilige sonstige Erlös zu dem Teil spezifiziert werden. 

Positionsbereich

Wird nun die Haupt-Teileposition dem Auftrag hinzugefügt, so besitzt diese im Positionsbereich eine Verbindung zur sonstigen Position, welche ebenso mit hinzugefügt wird. Der Referenzerlös besitzt hierbei seinen hinterlegten Job lt. Stammdaten. In der Paketabfrage werden Referenzerlöspositionen der zugehörigen Teile-Paketpositionen ebenfalls angezeigt, auch wenn sie selbst nicht Teil des Pakets sind.

Bei jeder Rechnungsempfänger-, Mengen- oder Rabattänderung der Teileposition wird auch der Wert des Referenzerlös aktualisiert. Sollte sich wiederum nur die Menge, der Rabatt oder der Rechnungsempfänger des Referenzerlös ändern, so wird der Wert des Teils NICHT mit geändert!
Ähnliches gilt auch beim Löschen: Wird die Teileposition gelöscht, so wird auch der Referenzerlös gelöscht. Der Referenzerlös allein lässt sich ohne der dazugehörigen Hauptposition nicht löschen. Ein entsprechendes Verhalten gilt auch für Teilverrechnung und die Funktionalität "Positionen verschieben".

Gebührenänderung

Diese Funktion finden Sie ebenfalls unter Service → Vertrag.

Falls sich die Gebühren für bestehende Verträge verändern, kann man mit ausgewählte Gebührenarten mit dieser Funktion für die gültigen, aufrechten Verträge erhöhen/reduzieren.
Sollten Sie sich bei den Eingaben unsicher sein, setzen Sie sich bitte mit der Hotline in Verbindung.

Auswertungen

Verträge

Die Liste "Verträge" liefert eine Aufstellung aller Verträge und deren Positionen. Sie finden diese Auswertung unter Service → Vertrag → Auswertungen.

Selektieren

Hier können alle Selektionskriterien für die Auswertung festgelegt werden.

Um Selektionen aufgrund des Anlage- oder Änderungsdatums zu ermöglichen, steht eine Combobox mit den Einträgen

• Alle

• Neuanlage innerhalb

• Änderungen innerhalb

zur Verfügung, welche bei einer Auswahl ungleich "Alle" die Definition eines Datumsbereichs ermöglicht und bedeutet:

• Alle Verträge, die Änderungen/Anlagen auf Positionsebene im betreffenden Zeitraum haben, werden in das Listenergebnis aufgenommen.

• Das Zusatz-Selektionskriterium wird im Kopfbereich des Reports ausgewiesen.

• Im Hintergrund (Excel-Ausgabe) werden für die Positionen die Felder "Erfasst am/von" bzw. "Zuletzt geändert am/von" als Datumsfelder zur Verfügung gestellt.

Es besteht auch die Möglichkeit ungültige Positionen auszugeben. Diese werden mit einem *) gekennzeichnet.

Weiters steht auch eine Summenblattfunktion zur Auswahl.

Sortiert werden kann die Auswertung nach Vertrag oder Rechnungsempfänger.

Senden an

Mit der Option Senden an stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Ausgabe der Auswertung zur Verfügung (Bildschirm, Drucker, PDF und Excel).

Die Währung und das Länderkennzeichen werden auf der Vertragsliste sowie der Excel-Ausgabe ausgewiesen - die Summierung am Ende der Auswertung erfolgt nach Währungscode.

Die Auswertung berechnet die Beträge aliquot.

Beispiel:

• Es wird ein Vertrag mit Jahresintervall erstellt, welcher mit April 2023 sein Start-Gültigkeitsdatum hat. Wird als Abrechnungszeitraum der 01.01.2023 - 31.12.2023 angegeben, so erfolgt die Summenermittlung ebenfalls ab April, d.h. ein monatlicher Betrag würde für diese Auswertung mit 9 x Monatsbetrag aufscheinen bzw. würde ein jährlicher Betrag mit 3/4 der Positionssumme gerechnet werden.

Kostenüberwachung

Die Liste "Kostenüberwachung" liefert eine Gegenüberstellung der Erlöse durch Verträge bzw. Mietverträge zu den internen Aufwendungen. Sie finden diese ebenfalls unter Service → Vertrag → Auswertungen.

Die Auswertung kann nach folgenden Selektionskriterien gefiltert werden:

• Rechnungsdatum von/bis

• Auftraggeber/Rechnungsempfänger (einer oder alle, mit Suchfunktion)

• Fahrzeug (eines oder alle, mit Suchfunktion)

• Erlöse (Mehrfachauswahlmöglichkeit von Mietcodes aus Sonstigen Erlösen von Externen Aufträgen)

• Kosten (Mehrfachauswahlmöglichkeit aus Kostenarten von internen Aufträgen)

• Falls gewünscht, kann man auch nur Fahrzeuge ausgeben, die nicht kostendeckend sind und daher Handlungsbedarf besteht.

• Die Kostenüberwachungsliste bietet die Möglichkeit, Details auf Auftragskopfebene oder auch auf Positionsebene anzuzeigen. Für die Detailausgabe wird ein eigener Bericht im Hochformat erstellt.

• Der Fahrzeugeinkaufspreis kann bei Bedarf optional den jeweiligen Details vorangestellt werden.

Auf dem Report werden alle Fahrzeuge (Maschinen) mit Erlös- und Aufwandsgegenüberstellung ausgegeben.

Optional kann auch der Einkaufspreis des Fahrzeugs in die Detailsausgabe der Kostenüberwachung abgestellt und mit eingerechnet werden. Damit kann beispielsweise bei Mietverträgen auch festgestellt werden, ob die erzielten Erlöse im Laufe der Zeit den Fahrzeugeinkaufspreis erreichen/übersteigen.
Praxistipp hinsichtlich Listview-Browsern mit Checkboxen: Wenn alle im Browser befindlichen Zeilen „gecheckt" werden sollen, dann einfach in den Browser klicken, mit Strg + A alle Zeilen markieren und die Leertaste/Enter betätigen bzw. einen Mausklick durchführen. Der Wert wird auf alle Zeilen angewendet, ein abermaliger Klick bzw. Tastendruck setzt den Wert wieder zurück

Beispiel

Fallbeispiel Wartungs- und Servicepauschalen

Ein Kunde zahlt jährlich eine Pauschale von 750,-- EUR für allfällige Service- und Wartungsarbeiten.
Wenn dieser Kunde die Werkstatt aufsucht, wird im MOTIONDATA ein Interner Auftrag auf dieses Fahrzeug eröffnet (am Bildschirm erscheint ein Hinweis, dass der Kunde einen Vertrag hat).

Diese Kosten werden nun im internen Auftrag mit einer Kostenart versehen.

Diese Kostenart (SP = Servicepauschale) hat wiederum ein Kennzeichen, dass es wartungsrelevant ist und somit für die Kostenüberwachung herangezogen werden kann.
Es erfolgt also ein Soll / Ist Vergleich.

Fallbespiel Vermietung

Bei der Vermietung hat man mehrere Möglichkeiten, die Kosten zu überwachen.

Variante 1:
Der Händler vermietet einige seiner Fahrzeuge, wobei es egal ist, ob diese tageweise vermietet werden oder via sogenannte Langzeitmieten. Bei Mietverträgen sind allfällige Service- und Wartungsarbeiten inkludiert, sowie anfallende Prüftermine. Dies hat wiederum zur Folge, dass der Händler und Vermieter die Kosten für Service und Reparaturen zu tragen hat.

Dem Kunden wird monatlich eine Miete von 350,-- EUR netto fakturiert, plus eine Versicherungspauschale von 70,-- EUR netto im Monat.

Im Vertrag-Manager werden zwei sonstige Erlöse erfasst:

Diese werden dann monatlich vorgeschrieben.
Wenn das Fahrzeug die Werkstatt aufsucht, wird wieder im MOTIONDATA ein interner Auftrag erfasst und die Aufwände einer Kostenart zugeteilt.

Diese werden dann monatlich vorgeschrieben.
Wenn das Fahrzeug die Werkstatt aufsucht, wird wieder im MOTIONDATA DMS ein interner Auftrag erfasst und die Aufwände einer Kostenart zugeteilt.

Die Auswertung kann zusätzlich zur Kostenüberwachungsliste auch über die Fahrzeugvorkalkulation / Ertragsrechnung erfolgen.
Da sich das Fahrzeug in ihrem Fahrzeuglager befindet, werden die internen Aufwände ohnedies automatisch zugeordnet, die Mieterlöse müssen allerdings manuell in der FZG Kalkulation erfasst werden.