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    • SAM - Service-Annahme-Manager (Service/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Bernhard G.
    Last updated: 02. Feb. 2024

    Serviceannahme Manager

    SAM (Serviceannahme Manager) wurde speziell im Hinblick auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Servicebereiches entwickelt. Die Arbeitsabläufe lassen sich speziell an die Anforderungen Ihres Betriebes anpassen. Individuelle Fahrzeug-Checklisten können hinterlegt werden. Hinweise für den Serviceannehmer auf Kampagnen und Vormerkungen werden bei der Erstellung der Serviceannahme automatisch angezeigt.
    SAM unterstützt den Serviceannehmer im Verkaufsgespräch, erleichtert den Entscheidungsprozess des Kunden und ermöglicht es, eine sofortige Genehmigung samt Unterschrift vom Kunden einzuholen.
    Die komplette Vernetzung mit Ihrem Dealer-Management-System MOTIONDATA sorgt für erhebliche Effizienzsteigerungen bei der Fahrzeugannahme. So können Sie durch den Zugriff auf die Arbeitswerte- und Paket-Stammdaten sowie auch auf elektronische Teilekataloge im Handumdrehen ein akkurates Angebot für Ihre Kunden auf dem Tablet erstellen.
    SAM synchronisiert sich automatisch mit dem MD Auftragswesen. Aus SAM übernehmen Sie den erfassten Zustandsbericht, die Fahrzeug-Checkliste und die Kundenunterschrift direkt in den Auftrag. Sie erstellen Vormerkungen für den nächsten Werkstattbesuch und können dank dieser Fakten zukünftige Aktionen und Marketingkampagnen systematisch planen.

    Konfiguration

    Freischaltung

    Hinweis:

    Der Service-Annahme-Manager muss von einem MOTIONDATA Mitarbeiter freigeschalten werden.
    Wenden Sie sich dafür bitte an unseren MOTIONDATA Service Desk.

    Lokale Einstellungen

    Lokale Einstellungen

    Folgenden lokale Einstellungen MÜSSEN am Windows Tablet vorgenommen werden:

    • Programmverhalten: 1 –Touchmodus

    • Anzeige von Menü- und Symbolleiste: "2 - Dashboard anzeigen" oder "3 - Symbolleiste und Dashboard anzeigen"

      Hinweis:

      Die Einstellung "Anzeige von Menü- und Symbolleiste" muss einen dieser Werte haben, damit der zusätzliche Menüpunkt "Dashboard" verfügbar ist und dort die Autostart-Einstellung vorgenommen werden kann.
      Nachdem diese Einstellung gemacht wurde, kann der Wert auch wieder geändert werden, wenn das gewünscht ist

    Dashboard

    Hinweis:

    Der Menüpunkt "Dashboard" ist nur verfügbar, wenn die oberhalb erwähnte lokale Einstellung "Anzeige von Menü- und Symbolleiste" den Wert "2 - Dashboard anzeigen" oder "3 - Symbolleiste und Dashboard anzeigen" hat.

    Im Dashboard-Menü ist dann der Menüpunkt "OneSearch" (Basis/OneSearch) via Drag & Drop in die Tabelle für Autostart-Menüs zu ziehen und anschließend zu speichern.

    Benutzerberechtigungen

    • Service: Serviceannahme
    • Auftragswesen: ServiceCam

    Aufruf SAM

    POS & SAM

    Folgende Funktionen stehen im (kostenpflichtigen) POS im Zusammenhang mit dem SAM zur Verfügung:

    • Übersicht aller offenen Aufträge (externe Serviceaufträge und interne Serviceaufträge der Abteilungen NEUWG und GEBWG) als potentielle Serviceannahmen
    • Suche nach offenen Serviceannahmen

    Um eine neue Serviceannahme auf Basis

    • eines bestehenden Termins
    • einer Kundenauswahl
    • einer Fahrzeugauswahl
    • einer offenen Vormerkung/Kampagne
    • eines Kostenvoranschlags (mit automatischer Umwandlung in einen Auftrag)

    anzulegen, markieren Sie den Eintrag in der entsprechenden Sektion und klicken auf „Serviceannahme".

    OneSearch & SAM

    Um eine neue Serviceannahme auf Basis

    • eines bestehenden Termins
    • einer Kundenauswahl
    • einer Fahrzeugauswahl
    • einer offenen Vormerkung/Kampagne

    anzulegen, markieren Sie den Eintrag in der entsprechenden Sektion und klicken auf „Neue Serviceannahme".
    Die Sektion „Serviceannahme" in der OneSearch umfasst eine

    • Übersicht aller offenen Aufträge (externe Serviceaufträge und interne Serviceaufträge der Abteilungen NEUWG und GEBWG) als potentielle Serviceannahmen,
    • und die Möglichkeit zur Suche nach offenen Serviceannahmen.

     

    Aufbau & Funktionen

    Menü

    Über den Menü-Button stehen folgende Funktionen zur Verfügung.


    Symbol/Icon

    Titel

    Beschreibung

    Speichern

    Speichern der Serviceannahme

    Bild – Fahrzeug

    Über diese Funktion können Fahrzeugfotos erstellt werden. Die einzelnen Bilder werden unter einer fortlaufenden Nummer im Auftragsverzeichnis automatisch abgelegt.

    Bild – KM-Stand

    Über diese Funktion kann ein Foto des KM-Standes zum Zeitpunkt der Serviceannahme erstellt werden. Das Bild wird unter dem Titel „KM-STAND" im Auftragsverzeichnis automatisch abgelegt.

    Bild – Kennzeichen

    Über diese Funktion kann ein Foto des amtl. Kennzeichens des Fahrzeugs erstellt werden. Das Bild wird unter dem Titel „KENNZEICHEN" im Auftragsverzeichnis automatisch abgelegt.

    Bild – Schadensfall

    Über diese Funktion können Fotos von Schäden erstellt werden. Die einzelnen Bilder werden unter einer fortlaufenden Nummer mit der Benennung „Schadensfall" im Auftragsverzeichnis automatisch abgelegt.

    Markenspezifischen Kommunikation

    VOLVO QW 90, RENAULT BCM, Ford etis, Opel, MAN, Mercedes, uvm.

    E-History

    Zugriff auf elektronische Historie des Fahrzeugs

    Auftrag

    Bildschirmvorschau, Druck und E-Mail-Versand des Auftrags

    Proformarechnung

    Bildschirmvorschau, Druck und E-Mail-Versand der Proformarechnung

    Stornieren

    Serviceannahme stornieren

    Kundendokumente

    Aufruf von div. Kundendokumenten (zB. Datenschutzerklärung, AGB, etc)


    Hinweis:

    Bei der Anlage einer Serviceannahme wird eine entsprechende Auftragsnummer aus dem Service-Auftragsnummernkreis vergeben. Somit muss eine Serviceannahme in keinen Auftrag umgewandelt werden und die erfassten Positionen und Daten aus einer Serviceannahme können ohne weiteren Zwischenschritt direkt in einem Auftrag bearbeitet werden.

    Auftraggeber

    Am Tab „Auftraggeber" können Kundeninformationen aktualisiert werden und in den Kundenstamm übernommen werden.

    Fahrzeug

    Am Tab „Fahrzeug" können Fahrzeugdaten (KM-Stand, Erstzulassung, amtl. Kennzeichen, Prüftermine) aktualisiert werden.

    ServiceCam-Funktion

    Über die ServiceCam-Funktion kann das Fahrzeug, der KM-Stand und das amtl. Kennzeichen fotografiert werden und etwaige Mängel und Schäden direkt am Foto markiert und zum Auftrag gespeichert werden.

    Jobs

    Am Tab „Jobs" können Jobs importiert werden, sowie die Serviceannahme-Checkliste geöffnet werden.

    Auch für „Jobs" können Fotos erstellt werden, die automatisch zum Auftrag gespeichert werden.

    Checklisten

    Über das - Symbol kann die Checkliste aufgerufen werden.

    Status

    Beschreibung

    OK

    Es konnte kein Mangel festgestellt werden.
    => Kein Eingriff notwendig.

    Vormerkung

    Für das Fahrzeug wird automatisch eine Vormerkung erstellt.
    Die Vormerkung wird wie folgt angelegt:

    • Art: Job – Mangel
    • Fälligkeit: Von Datum (aktuelles Datum + 1 Monat) Bis Datum (aktuelles Datum + 1 Jahr)
      => Zukünftiger Eingriff notwendig.

    Hinweis:

    Wird eine bereits vorhandene (gespeicherte) Vormerkung wieder durch eine Statusänderung von „Vormerkung" auf „OK" oder „Job" geändert, wird die gespeicherte Vormerkung automatisch aus dem Vormerkungs-Manager entfernt.

    Job

    Das Fahrzeug weist einen Mangel auf, der umgehend behoben werden muss. Es wird automatisch eine entsprechende Jobposition erstellt.
    => Ein Eingriff ist notwendig.

    Hinweis:

    Wird ein bereits vorhandener (gespeicherte) Job wieder durch eine Statusänderung von „Job" auf „OK" oder „Vormerkung" geändert, wird det gespeicherte Job automatisch vom Auftrag gelöscht. Wenn für eine Job bereits Positionen erfasst wurden, wird der Job nicht automatisch gelöscht.

    Ablehnung

    Die Reparatur eines Checklisten Punktes wurde durch den Kunden abgelehnt.




    Button

    Beschreibung

    Übernehmen

    Die Checkliste wird unter den Auftragsdokumenten als PDF-Datei abgespeichert

    Übernehmen und Drucken

    Die Checkliste wird unter den Auftragsdokumenten als PDF-Datei abgespeichert bzw. kann auch umgehend gedruckt werden.

    Abbrechen

    Das Checklisten-Fenster wird geschlossen.

    Positionen

    Am Tab „Positionen" können Arbeiten, Teile, Sonstige Positionen, Pakte und Texte erfasst, sowie über div. Schnittstellen Positionen aus Teile und Arbeitswertepositionen importiert werden.

    Beim Touch/Klick in die Spalte „Menge" kann die entsprechende Menge der Position direkt in der Übersicht bearbeitet werden. Beim Touch/Klick in die Spalte „Text" kann der entsprechende Text bearbeitet werden.

    Positionsanlage/-import

    Funktionsbeschreibung der Buttons am Positions-Tab:

    Symbol/Icon

    Beschreibung

    Suche nach bzw. Import von Arbeitswerten

    Suche nach bzw. Import von Teilen

    Suche nach bzw. Import von Sonstigen Positionen

    Suche nach bzw. Import von Paketen

    Import von Arbeiten und Teile aus markenspezifischen AW- und ET-Katalogen.

    Suche nach bzw. Import von Texten


    Hinweis:

    Im SAM stehen dieselben Import-Schnittstellen für AW- und Teilekataloge zur Verfügung wie im Auftragswesen.

    Bestände

    Werden Teile die im Teilestamm existieren auf eine Serviceannahme auf gebucht, werden automatisch die entsprechenden Lagerbewegungen und Bestandsänderungen vorgenommen in MOTIONDATA vorgenommen.

    Bestellungen

    Über den SAM steht auch die MOTIONDATA Auftrags-Bestellmaske zur Verfügung. So wird bei Unterschreitung des Mindestbestands bzw. bei Teilen die nicht Lager sind automatisch die Bestellmaske eingeblendet.
    Über das Kontextmenü kann die Bestellmaske manuell geöffnet werden.

    Kontextmenü

    Über das Kontextmenü an Positions-Tab stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

    Dokumente

    Der Tab „Dokumente" ermöglicht den mobilen Zugriff auf alle Kunden- und Fahrzeugdokumente die für den betreffenden Kunden bzw. das betreffende Fahrzeug im MOTIONDATA Filestore abgelegt wurden. Weiters können hier die Fotos und die Checkliste die im Zuge der Serviceannahme erstellt wurden abgerufen werden.

    Ablage von Bildern und der Checkliste

    Die während einer Serviceannahme erstellten Fotos und die Checkliste werden wie folgt abgelegt:

    Objekt

    Beschreibung

    Foto „KM-Stand"

    Das Bild wird automatisch unter Auftrag\Aufnahmen\KM_Stand.jpg abgelegt.

    Foto „Kennzeichen"

    Das Bild wird automatisch unter Auftrag\Aufnahmen\Kennzeichen.jpg abgelegt.

    Foto „Fahrzeug"

    Die Bilder werden automatisch unter Auftrag\Aufnahmen\Fahrzeug+laufende Nummer.jpg abgelegt.

    Foto „Job"

    Die Bilder werden automatisch unter Auftrag\Aufnahmen\JOB+Jobnummer+laufende Nummer.jpg abgelegt.

    Checkliste

    Die Checkliste wird unter Auftrag\Checkliste+Auftragsnummer.pdf abgelegt


    Hinweis:

    Die abgelegten Objekte werden nach Abschluss der Serviceannahme auch im Auftrag am Karteireiter „Dokumente" angezeigt.
    Nach Abschluss des Auftrags können Sie über die Auftragsstatistik am Karteireiter „Dokumente" auf die Fotos und die Checkliste zugreifen.

    Abschluss

    Am Tab „Abschluss" wird die vorläufige Kalkulation der Serviceannahme-Positionen angezeigt und die Möglichkeit geboten die Serviceannahme für die Auftragserstellung direkt am Tablet vom Kunden unterschreiben zu lassen. Die Kundenunterschrift wird automatisch am Auftrag angedruckt.
    Die Unterschrift kann erfasst werden sobald der Button „Ich stimme den AGB zu" vom Kunden betätigt wurde. Sobald die Unterschrift gespeichert ist, sind der AGB-Button und Button „Unterschrift speichern" gesperrt. Wird die Unterschrift gelöscht, wird AGB-Button ebenfalls wieder zurückgesetzt.

     

    Automatische Prüfungen

    Bei der Erstellung einer Serviceannahme werden automatisch folgende Prüfungen vorgenommen und in einer entsprechenden Maske angezeigt:

    • Existieren bereits offene Aufträge für das Fahrzeug
    • Sind offene Vormerkungen & Kampagnen vorhanden
    • Gibt es eine Depoteinlagerungen (zB.: Reifen)
    • Markenspezifische Online-Abfragen (Renault BCM, Volvo QW90, MAN VIS)

     

    Stornieren einer Serviceannahme

    Was geschieht mit bereits aufgebuchten Vormerkungen?

    Wird eine Serviceannahme storniert, wird bei der Stornierung eine Meldung angezeigt, wie bereits auf gebuchten Vormerkungen vorgegangen werden soll:

    Meldung: Sollen die Vormerkungen weiterhin für das Fahrzeug zur Verfügung stehen?

    • Ja: Vormerkungen werden nicht abgeschossen und erhalten den Status „Offen".
    • Nein: Vormerkungen werden abgeschlossen und erhalten den Status „Abgelehnt"

    Was geschieht mit bereits erfassten Dokumenten (Fotos, Checkliste)?

    Meldung: Sollen die im Auftragsordner befindlichen Ordner & Dateien im Fahrzeugstamm archiviert werden?

    • Ja: Dokumente werden im Fahrzeugstamm abgelegt.
    • Nein: Dokumente werden gelöscht.