Allgemeine Informationen

Die integrierte Rückstandsverwaltung bietet die Möglichkeit, Kundenbestellungen zu erfassen die nicht sofort vom Lager abgedeckt werden können. Diese Rückstände oder Rückstandspositionen sind dem Auftraggeber eindeutig zugeordnet und können zu einem späteren Zeitpunkt über das Auftragswesen aufgelöst (= ausgeliefert) werden. Die Kundenbestellungen werden in einer eigenen Rückstandsdatei abgelegt.

• Die Erfassung selbst kann aus dem Auftrag, dem Menü Rückstandsverwaltung oder direkt in der Ersatzteilpflege erfolgen.

• Zu den Kundenbestellungen können Anzahlungen und Vorverrechnungen geleistet werden, die bei der Auflösung von Rückstandspositionen entsprechend berücksichtigt werden.

• Es können nicht nur Kundenbestellungen vermerkt werden, sondern auch gleichzeitig Lagerreservierungen durchgeführt werden.

• Für nicht durch das Lager und Lieferantenbestellungen abgedeckte Kundenbestellungen können Bestellvorschläge mit Bestellvarianten abgestellt werden, die schließlich Lieferantenbestellungen auslösen.

• Beim Wareneingang werden die gelieferten Mengen den Kundenbestellungen zugeordnet, wobei auf Bestellvariante und Anlagedatum geachtet wird. Diese automatischen Zuteilungen können jedoch noch manuell korrigiert werden.

• Die Auflösung von Kundenbestellungen erfolgt schließlich wieder im Auftrag. Dabei werden zu einem Auftrag Ersatzteilpositionen aufgrund der Kundenbestellungen generiert. Daraus folgt, dass zur Auflösung von Kundenbestellungen ein neuer Auftrag eröffnet oder ein noch nicht fakturierter Auftrag verwendet werden muss. Bereits geleistete Anzahlungen werden bei der Rechnungslegung berücksichtigt.

Kundenbestellungen können nur für Ersatzteile, die im Stamm angelegt sind, erfasst werden.
Ersatzteile sollten nicht auf den Barverkaufskunden in Rückstand genommen werden. 

Systemvorrausetzungen

Die Systemvoraussetzungen finden Sie hier: Systemvoraussetzungen. 

• Modul 100, verfügbar mit CDP ab Version 5.5.

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.

Einstellungen

Die Rückstandsverwaltung kann den Erfordernissen Ihres Betriebes angepasst werden. Dazu sind einige Einstellungen notwendig, die nachfolgend beschrieben werden.

Steuerungen Rückstandsverwaltung (3.10.6)

Im Menü "Lager" gibt es das neue Menü "10. Rückstandsverwaltung" .Dort finden Sie den Menüpunkt "6. Steuerung Rückstandsverwaltung". Die Parameter für die Rückstandsverwaltung sind in verschiedene Gruppen eingeteilt (z.B. Allgemein, Bestellvorschlag usw.).

Tabellenreiter Allgemein

Bestellvariante
Zulässige Werte: 1 bis 3
Dieser Wert dient als Vorschlag für die Bestellvariante der Kundenbestellung.

Festpreis
Mit dem Festpreiskennzeichen, steuern Sie ob der Verkaufspreis dieser Rückstandsposition bis zur Auslieferung Gültigkeit hat oder nicht. Der Preis wird also "eingefroren". 
LEER = Der Preis wird bei Auflösung der Rückstandsposition aus dem Teilestamm übernommen.
Der Preis zum Zeitpunkt der Bildung der Rückstandsposition wird "eingefroren". 
Bei der Generierung von Ersatzteilpositionen aus Rückständen wird auf dieses Kennzeichen geachtet und es wird der entsprechende Verkaufspreis (eingefrorener oder neuer) verwendet. Auch der derzeit gültige Rabatt (aus Rabattcode Kunde und Ersatzteil) bleibt erhalten.

Hinweis auf Rückstände im Auftrag
In diesem Feld kann gesteuert werden, wann ein Hinweis beim Einstieg in einen Auftrag kommen soll.
LEER = bei Eröffnung eines neuen Auftrages erhält der Benutzer einen Hinweis, Rückstände mit reservierten Mengen vorhanden sind
1 = der Hinweis auf reservierte Ersatzteile wird auch bei Einstieg in vorhandene Aufträge ausgegeben
2wie 1 = . Der Hinweis wird aber auch bei Rückständen ohne reservierte Mengen gegeben.
Der Schalter "Rückstandsanzeige Auftr. Kunde/Fahrzeug" bestimmt ob auf Rückstände zum Auftraggeber oder nur auf Rückstände zum Auftragsfahrzeug hingewiesen wird.

Art des Hinweises
Zusätzliche Anzeige, wenn Rückstände zur Fahrgestellnummer vorhanden sind:
LEER = keine zusätzliche Meldung
1 = Meldung muss quittiert werden
2 = Übersicht der Rückstände zu Fahrzeug anzeigen

Bemerkung Rückstand generieren
In diesem Feld können Sie festlegen, ob bei der Erfassung von Rückständen das Feld Bemerkung vorbelegt werden soll. Dieser Text wird auch auf dem Bestellvorschlag angedruckt.
LEER = Das Feld Bemerkung wird nicht vorbelegt
1 = Das Feld Bemerkung wird vorbelegt

Informationen bei automatischer Generierung
In diesem Feld können Sie festlegen, welche Informationen im Feld Bemerkung gespeichert werden sollen:
1 = Kundennummer
2 = Kundenname
3 = Kundensuchbegriff aus ADS
4 = Auftragsart
5 = Auftragsnummer + Auftragsposition
6 = Annehmer
7 = Datum
Die Standardbelegung ist:
Kundennummer/Kundenname/Auftragsart + Auftragsnumer + Auftragsposition/
Annehmer/Datum

Aufgelöste Rückstände ohne Anzahlung nicht drucken
Mit diesem Schalter können Sie steuern ob auf Rechnungen der Auftragsbearbeitung aufgelöste (d.h. jetzt gelieferte) Rückstände im Abschnitt AUFGELÖSTE RÜCKSTÄNDE auch dann gedruckt werden sollen, wenn ursprünglich keine Anzahlung dafür kassiert wurde.
LEER = alle aufgelösten Rückstände werden gedruckt
1 = aufgelöste Rückstände werden nur dann gedruckt, wenn ursprünglich eine Anzahlung dafür kassiert wurde.

Offene Rückstände auf Materialschein drucken
Hier können Sie einstellen, ob offene Rückstände auf dem Materialschein angedruckt werden sollen.
LEER = Offene Rückstände werden nicht gedruckt
1 = Offene Rückstände werden gedruckt

Offene Rückstände auf Arbeitsauftrag drucken
In diesem Feld können Sie festlegen, ob auf dem Arbeitsauftrag offene Rückstände zum Auftragsfahrzeug oder zum Kunden gedruckt werden sollen.
LEER = Offene Rückstände werden nicht gedruckt

1. Offene Rückstände zu Fahrzeug
2. Offene Rückstände zu Kunden werden gedruckt

Frist Rückstandsbestellungen
Über diesen Schalter legen sie eine Frist in Tagen fest, nach welchen Rückstandsbestellungen protokolliert werden sollen. Im Tagesabschluss wird diese Frist vom aktuellen Tagesdatum abgezogen und mit dem Datum der letzten Abholung bzw. Änderung einer Rückstandsposition innerhalb der betroffenen Rückstandsbestellung verglichen. Bei Überschreitung der Frist wird ein Protokoll gedruckt.

Frist Rückstände löschen
In diesem Feld wird die Frist in Tagen eingetragen, nach der Rückstände mit offenen Mengen automatisch im Tagesabschluss gelöscht werden. Die Frist bezieht sich auf das Änderungsdatum.
Die Rückstände werden auf dem Protokoll mit dem Vermerk 'gelöscht' gedruckt.
Es gelten dieselben Einschränkungen wie bei bereits ausgelieferten Rückständen. Wenn eine Anzahlung geleistet wurde oder der zugehörige Auftrag bzw. ein Auftrag, in den eine Teilmenge aufgelöst wurde, noch nicht fakturiert ist, wird der Rückstand nicht gelöscht.

Rückstände aus Komplettpreispaketen/Stücklisten bei fehlender Berechtigung
In diesem Feld können Sie festlegen, dass bei der Übernahme von Komplettpreispaketen oder Stücklisten in einen Auftrag Rückstandspositionen angelegt werden, wenn der Benutzer nicht berechtigt ist Ersatzteilpositionen anzulegen.
LEER = es werden keine Rückstände generiert. Für den Benutzer ist es nicht möglich Komplettpreispakete oder Stücklisten zu übernehmen
1 = Rückstände werden generiert
Rückstände zu Positionen aus Komplettpreispaketen müssen vor der Fakturierung aufgelöst werden.

wenn Menge nicht verfügbar
In diesem Feld können Sie festlegen, dass bei der Übernahme von Komplettpreispaketen oder Stücklisten in einen Auftrag Rückstandspositionen angelegt werden, wenn die Positionsmenge nicht verfügbar ist.
LEER = es werden keine Rückstände generiert. Für den Benutzer ist es nicht möglich Komplettpreispakete oder Stücklisten zu übernehmen
1 = Rückstände werden generiert
Ist dieser Schalter gesetzt wird immer die gesamte Positionsmenge in den Rückstand genommen. Wenn noch ein Teil der Menge lagernd ist, wird diese reserviert.

Reservierungsliste Fahrzeugdaten drucken
In diesem Feld können Sie festlegen, ob auf der Reservierungsliste bei einem Rückstand / einer Reservierung, die auf ein Fahrzeug erfasst wurde, eine zweiten Zeile mit Informationen zum Fahrzeug gedruckt werden soll.
LEER = Fahrzeuginformationen werden nicht gedruckt
1 = Fahrgestellnummer und Kennzeichen werden gedruckt

Reservierungsliste Bemerkung drucken
In diesem Feld können Sie festlegen, ob auf der Reservierungsliste bei einem Rückstand / einer Reservierung eine zweiten Zeile mit der Bemerkung gedruckt werden soll..

Tabellenreiter Übersichten

Hinweis auf Rückstände/Ersatzteilpflege
In diesem Feld können Sie festlegen, ob beim Einstieg in einen Ersatzteil in der Ersatzteilpflege darauf hingewiesen werden soll, dass Rückstände vorhanden sind.

Anzahlungsgutschriften
Hier können Sie steuern, ob Anzahlungen als verfallen gekennzeichnet werden können, oder ob eine Gutschrift erstellt werden muss.
LEER = In dem Programm Verfallene Anzahlungen/Storno können Rückstände mit Anzahlungen nicht als verfallen gekennzeichnet werden.
1 = Rückstände mit Anzahlungen können nicht als verfallen gekennzeichnet werden.

Es muss eine Gutschrift erstellt werden.

Einstiegsmaske
Das Kennzeichen gibt an, welche Daten bei Einstieg in die Rückstandsübersichten angezeigt werden sollen:
LEER = Teilenummer, Mengen
1 = Teilenummer, Kundenname
2 = Teilenummer, Fahrzeugdaten
3 = Teilebezeichnung, Mengen
4 = Teilebezeichnung, Kundenname
5 = Teilebezeichnung, Fahrzeugdaten 
Es gilt für die Programme "Reservierungen pflegen" und "Rückstände auflösen".

Rückstände mit offener Menge 0 anzeigen
Hiermit steuern Sie, ob in den Übersichten Rückstandspositionen mit offener Menge 0 (= vollständig ausgeliefert) angezeigt werden sollen oder nicht.
Leer = Rückstände mit offener Menge 0 werden in den verschiedenen Übersichten angezeigt
1 = Rückstände mit offener Menge 0 werden nicht angezeigt 

Rückstände nur für Annehmer anzeigen
LEER = Rückstände werden für alle Annehmer angezeigt
1 = bei Einstieg in Rückstandsübersichten wird nach Annehmer selektiert 

Rückstandsanzeige Auftrag Kunde/Fahrzeug
Das Kennzeichen gibt an, welche Rückstände in der Auftragserfassung standardmäßig angezeigt werden sollen:
LEER = alle Rückstände zu Kunden
1 = Rückstände zu Kundenfahrzeug 

Sortierung Reservierungen pflegen
Hier können Sie festlegen, nach welchem Kriterium die Rückstände bei Einstieg in die Reservierungspflege sortiert sein sollen.
LEER = Sortierung nach Ersatzteilnummer
1 = Sortierung nach Kundennummer
2 = Anzeige der Rückstände, die in IGA-Bestellungen übernommen wurden - Sortierung nach Kundennummer Diese Auswahl ist nur zulässig, wenn das Modul 294 installiert ist.

Rückstände zu Rechnungsempfänger:
Ist der Schalter gesetzt werden statt den Rückständen zum Auftraggeber die Rückstände des Rechnungsempfängers angezeigt.
LEER = Es werden die Rückstände des Auftraggebers angezeigt
1 = Es werden die Rückstände des Rechnungsempfängers angezeigt

Rückstände zu Auftrag:
Ist der Schalter gesetzt werden in Aufträgen standardmäßig in der Übersicht Rückstände (BVRAEA10) nur Rückstände angezeigt welche zu diesem Auftrag erfasst wurden.
LEER = es werden alle Rückstände zum Auftraggeber/Rechnungsempfänger angezeigt.
1 = es werden nur Rückstände angezeigt welche mit diesem Auftrag erfasst wurden.

Tabellenreiter Bestellung

Dispocode bei Rückstandpositionen
Hier können Sie angeben, ob bei Ersatzteilen, die über die Rückstandsverwaltung in einen Bestellvorschlag kommen, der Dispocode des Ersatzteils berücksichtigt werden soll.
LEER = Dispocode wird berücksichtigt, d.h. es werden nur Ersatzteile mit dem Dispocode = "N" (normal zu disponierender Teil) automatisch in eine Bestellung übernommen
1 = Dispocode wird nicht berücksichtigt, d.h. es werden alle Ersatzteile unabhängig vom Dispocode automatisch in eine Bestellung übernommen

Verfügbare Menge in Bestellvorschlag
Hier können Sie angeben, ob bei der Berechnung der Bestellvorschlagsmenge anstelle der Lagermenge die verfügbare Menge (Lagerstand abzüglich reservierter Menge) berücksichtigt werden soll.
LEER = Lagermenge wird berücksichtigt
1 = Verfügbare Menge wird berücksichtigt

Kundennummer in BV aus Rückstand übernehmen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Kundennummer aus der Rückstandsposition in den Bestellvorschlag übernommen werden soll.
LEER = Kundennummer wird nicht übernommen
1 = Kundennummer wird übernommen

Bemerkung nicht in Bestellvorschlag übernehmen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob die Bemerkung aus einer Rückstandsposition in den Bestellvorschlag übernommen werden soll.
LEER = Bemerkung wird übernommen
1 = Bemerkung wird nicht übernommen
(Diese Funktion brauchen Sie, wenn Sie die Positionen einer Bestellung komprimieren wollen)

Sortierung Bestellung/Bestellvorschlag 1 Stelle alphanumerisch
In diesen Feldern können Sie definieren, wie die Bestellungen bzw. die Bestellvorschläge, die aus Rückständen generiert werden, sortiert sein sollen. Dieser Wert ist nur ein Vorschlagswert und kann bei Aufruf des Programmes noch geändert werden.
LEER = Sortierung nach Ersatzteilnummer
1 = Sortierung nach Kundennummer

Bestellung nicht drucken
In diesem Feld können Sie festlegen, dass nach der Erstellung einer
Bestellung aus Rückständen die Bestellung nicht automatisch gedruckt wird.
LEER = die Bestellung wird gedruckt
1 = die Bestellung wird nicht gedruckt

Rückstandsbestellmenge berücksichtigen
Mit diesem Schalter steuern Sie ob offene Kundenbestellungen bei der Berechnung der Vorschlagsmenge in einem Bestellvorschlag berücksichtigt werden sollen oder nicht.
LEER = offene Kundenbestellungen werden von der Bestellvorschlagsmenge abgezogen
1 = offene Kundenbestellungen werden nicht von der Bestellvorschlagsmenge abgezogen

Tabellenreiter Zuteilung

Übereinstimmende Bestellvariante
Damit legen Sie fest, ob eine Lieferzuteilung nur dann erfolgen soll, wenn die Bestellvariante des Rückstandes mit der Bestellvariante der Zubuchung übereinstimmt.
LEER = Zuteilung ohne Rücksicht auf Bestellvariante
1 = Zuteilung nur bei übereinstimmender Bestellvariante

Reihenfolge Lieferzuteilung
In diesem Feld können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Rückstände
reserviert werden.
LEER = Zuteilung nach Bestellvariante und Anlagedatum

1. Zuteilung nach Anlagedatum und Bestellvariante
2. Zuerst erfolgt eine Reservierung von Rückständen die vor Erstellung der Bestellung erstellt wurden sortiert nach Bestellvariante und Anlagedatum. Wenn nicht die gesamte Menge zugeteilt werden konnte werden auch später erfasste Rückstände berücksichtigt.

Wenn die Bestellung aus einem Rückstand generiert wurde und die Kundennummer in die Bestellung übernommen wird, werden zuerst die Rückstände zur übernommenen Kundenummer aufgelöst. 

Bemerkung aus Rückstand drucken
In diesem Feld können Sie festlegen, ob auf dem Lieferzuteilungsprotokoll die Bemerkung aus dem Rückstand gedruckt werden soll.
LEER = die Bemerkung wird nicht gedruckt
1 = die Bemerkung wird in einer eigenen Zeile vollständig gedruckt
2 = die Bemerkung wird im Feld 'Kommentar' gedruckt in diesem Fall werden, wenn es sich um eine automatisch generierte Bemerkung handelt, die Kundennummer und der Name nicht ausgegeben.

Reservierungsbon drucken/Rückstandinfo
In diesem Feld können Sie festlegen, ob bei der Zuteilung ein Reservierungsbon gedruckt werden soll.
LEER = Reservierungsbon wird nicht gedruckt
1 = Reservierungsbon wird gedruckt

Reservierungsbon Druckdatei PRAEB und Druckprogramm DRAEB

Info offene Rückstände auf Reservierungsbon
In diesem Feld können Sie festlegen, ob auf dem Reservierungsbon eine Information über die noch offenen Rückstände gedruckt werden soll.
Je nach Auswahl beim Druck Reservierungsbon werden die offenen Rückstände zum Auftrag oder die offenen Rückstände zum Kunden gedruckt.
LEER = Information über offene Rückstände wird nicht gedruckt
1 = Information über offene Rückstände wird gedruckt

Auf Auftrag buchen und Materialschein drucken Auftragsart A/E/I
In diesem Feld können Sie je nach Auftragsart festlegen, ob bei der Lieferzuteilung auf offene Aufträge gebucht und ein Materialschein gedruckt werden soll.
LEER = Keine Buchung und kein Materialschein
1 = Rückstand wird auf offenen Auftrag gebucht
2 = Rückstand wird auf offenen Auftrag gebucht Materialschein wird gedruckt
3 = Rückstand wird auf offenen Auftrag gebucht auf dem Materialschein werden nur Positionen gedruckt die bei der Lieferzuteilung aufgelöst wurden.

Der Ausdruck des Materialscheins richtete sich generell nach den Druckersteuerungen der Druckdatei PFAKFM(allgemeiner Materialschein) kann aber über die Druckersteuerung PFAKFML(Materialscheine im Zuge der Lieferzuteilung) getrennt gesteuert werden.

Lieferzuteilung in mehreren Betrieben durchführen
LEER = die Lieferzuteilung wird nur im aufrufenden Betrieb durchgeführt
1 = die Lieferzuteilung wird nacheinander in den definierten Betrieben
in der angegebenen Reihenfolge durchgeführt.

1. Betriebsnummer bis 3. Betriebsnummer
In diesen Feldern können Sie die Betriebe angeben, in denen die Lieferzuteilung durchgeführt werden soll. Die Betriebe müssen ein gemeinsames Lager haben.

Preisänderung bestätigen
LEER = Preisänderungen müssen nicht bestätigt werden
1 = Preisänderungen müssen bestätigt werden

Anzeige/Erfassung
LEER = die Lieferzuteilung erfolgt automatisch
1 = die Lieferzuteilung erfolgt manuell; je Ersatzteil wird eine
Übersicht über die zugehörigen Rückstände angezeigt.

Email-Benachrichtigung an Annehmer/Verkäufer
LEER = Keine Email bei Lieferzuteilung
1 = Bei Lieferzuteilung wird eine E-Mail an den Annehmer des Auftrages
geschickt.

E-Mail
Geben Sie hier die Email-Adresse ein an welche die Mailbenachrichtigung gesendet werden soll wenn dem Annehmer/Verkäufer keine Mailadresse zugeordnet wurde.
Voraussetzungen für den Mail Versand:

• Der CDP-Server muss für den Versand von Emails konfiguriert werden.

Falls Sie einen eigenen CDP-Server haben unterstützt Sie hierbei kostenpflichtig gerne ein Vector Techniker. Der Vector Solution Server ist dafür bereits vorkonfiguriert. 

• Die Adresse des SMTP-Servers muss im Menüpunkt "SMTP-Server" hinterlegt sein.

• Im Programm "Mitarbeiter pflegen" muss bei der Personalnummer eine Email-Adresse hinterlegt werden.

• Wenn beim Annehmer keine Email-Adresse eingetragen ist, wird das Mail an die Default Adresse verschickt, die hier im Parameter ‚E-Mail' eingetragen wird. Ist dort ebenfalls keine Adresse eingetragen wird das Mail an die Absenderadresse geschickt.
• Das Mail-Template wird laut dem Verzeichniseintrag "IRVLZTMAIL" im Menüpunkt "Verzeichnisse/Dateien" genommen.

Legen Sie im ausgewählten Pfad ein Textfile mit dem oben angegebenen Namen ‚mailtemplate.txt' an.

Sie können im Textfile die Ersetzungssymbole
&1= für die Auftragsnummer und
&2= für den Name des Kunden
verwenden.
Die erste Zeile im Template wird als Mail-Betreff herangezogen. Jede weitere Zeile wird im Mail-Text ausgegeben.

• Die Absender-Adresse muss in den "Firmenangaben" hinterlegt sein.

Textzeile 1 aus der Datei "mailtemplate.txt". In unserem Beispiel würde die Mail wie folgt aussehen: 
Absender aus den Firmenangaben/Empfänger lt. beschriebener Logik

Generierte Daten aus der Lieferzuteilung Textzeile 2 aus der Datei "mailtemplate.txt"

Tabellenreiter Anzahlung

MWSt-Code Anzahlung
Hier wird ein MWSt-Code für die Verrechnung von Anzahlungen definiert. Der angegebene Code muss in der Definition der MWSt-Sätze angelegt sein. Dieser Code wird nicht verwendet, wenn bei einem Werkstattauftrag für einen Rechnungsempfänger ein Mehrwertsteuercode im Feld "Mehrwertsteuer-Kennzeichen" angegeben wird.

Verweis auf Anzahlungsrechnung bei Rückständen
Hier können Sie festlegen, ob auf die ursprüngliche Rechnung der Anzahlung verwiesen wird.
LEER = Die ursprüngliche Rechnungsnummer wird nicht als Verweis angedruckt.
1 = Die ursprüngliche Rechnungsnummer wird als Verweis angedruckt.

Rundungsverfahren/Nachkommastellen für Anzahlung
Hier legen Sie das Rundungsverfahren für die Anzahlung und die Anzahl der Nachkommastellen fest. Es wird im Gegensatz zur Rundung der Rechnung hier der Nettobetrag der Anzahlung gerundet.
LEER = nicht runden
1 = Kaufmännische Rundung
2 = Aufrunden
3 = Abschneiden
-1 = auf 10er-Stelle runden
0 = auf 1-er Stelle runden
1 = auf eine Nachkommastelle runden
2 = auf zwei Nachkommastellen runden
5 = auf 5/10 Stellen runden

Mindestanzahlungsbetrag R1/R2
In diesem Feld legen Sie den Mindestbetrag für Anzahlungen fest. Wenn dieser Wert größer als Null ist, muss die Gesamtsumme der Anzahlungen pro Auftragsrechnung mindestens diesen Wert erreichen oder diesen Wert übersteigen.
Der hier eingegebene Wert wird laut Rundungsverfahren für Anzahlungen gerundet.

Rabatt bei Anzahlung berücksichtigen
In diesem Feld können Sie festlegen, ob bei Berechnung der Anzahlung der Positionsrabatt berücksichtigt werden soll.
LEER = Rabatt nicht berücksichtigen
1 = Rabatt berücksichtigen

Anzahlungsprozent
In diesem Feld wird der Prozentsatz für den Anzahlungsvorschlag der noch offenen Kundenbestellmenge eingetragen. Der hier eingetragene Wert wird bei der Erfassung von Rückständen im Auftragswesen vorgeschlagen.

Anzahlung inkl. MwSt. erfassen
In diesem Feld können Sie definieren ob Sie den Anzahlungsbetrag in der Rückstandsposition inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer erfassen wollen.
LEER = Der Anzahlungsbetrag wird exklusive Mehrwertsteuer erfasst
1 = Der Anzahlungsbetrag wird inklusive Mehrwertsteuer erfasst. Auf der Rechnung, in der Rückstandsinfo, wird ebenfalls die Anzahlung inklusive Mehrwertsteuer angedruckt.

Layout Rückstandsinfo Rechnung
In diesem Feld können Sie definieren welche Informationen zu Rückständen und Anzahlungen auf der Rechnung gedruckt werden sollen.
LEER = Die Rückstandsinfo beinhaltet den Anzahlungsbetrag (exklusive oder inklusive
Mehrwertsteuer je nach Einstellung im Feld Anzahlung inklusive MWS erfassen) und den Einzelverkaufspreis, wenn dieser als Festpreis gekennzeichnet wurde.
1 = Die Rückstandsinfo beinhaltet folgende Informationen:

• Gesamtpreis der Position exklusive Mwst
• Mehrwertsteuer
• Anzahlungsprozentsatz
• Anzahlungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer
  Außerdem werden im Summenblock zusätzliche Zeilen mit Mehrwertsteuer und Bruttobetrag der Anzahlung gedruckt.
  Vorverrechnung zulässig
  Ist dieser Schalter aktiv können Sie Rückstandspositionen vorverrechnen. Das bedeutet, dass diese auf der Rechnung mit dem aktuellen Verkaufspreis wie jede Ersatzteilposition gelistet wird.
  Die Verbuchung der Rechnung erfolgt wie bei Anzahlung von Rückständen. Der Rückstand muss ebenfalls, wie bei Anzahlungen, mit einem Auftrag aufgelöst werden.
  LEER = Vorverrechnung ist nicht zulässig
  1 = Vorverrechnung ist zulässig
  Position vorverrechnen
  Vorschlagswert für das Feld 'Position vorverrechnen' in der Rückstandserfassung.
  Info Auftragspapiere
  Vorschlagswert für das Feld 'Info Auftragspapiere' in der Rückstandserfassung. In diesem Feld können Sie angeben ob die Rückstandsinfo zu vorverrechneten Positionen auf dem Arbeitsauftrag und auf dem Lieferschein gedruckt werden soll.
  Info Rechnung
  Vorschlagswert für das Feld 'Info Rechnung' in der Rückstandserfassung. In diesem Feld können Sie angeben ob die Rückstandsinfo zu vorverrechneten Positionen auf der Rechnung gedruckt werden soll.
  SMS Versand bei Lieferzuteilung
  Hier können Sie festlegen, ob bei einer Rückstandsbildung ein SMS Versand angeboten werden soll. Wird der Schalter dort auf '1' gesetzt, wird bei der Lieferzuteilung eine SMS in die SMS Warteschlange gestellt. Diese SMS muss händisch freigegeben werden.
  LEER = bei der Rückstandsbildung wird kein SMS Versand angeboten
  1 = SMS Versand wird bei Rückstandsbildung angeboten
  SMS Textcode
  Für das SMS wird der Meldungstext dieses Textcodes vorgeschlagen. Einen entsprechenden Meldungstext können Sie im Menü ISM (9.12.2.) mit dem Menüpunkt '2. SMS Texte' erfassen. Sie können dafür die Ersetzungszeichen <85 für die Ersatzteilnummer und <86 für die Ersatzteilbezeichnung verwenden.
  
  Diese Felder werden nur angezeigt, wenn bei Ihnen das Zusatzmodul ISM (= integrierter SMS-Versand) installiert ist. 

Vorverrechnung je Kundenstamm

Falls nicht bei allen Kunden die Schalterstellung aus den Steuerungen Rückstandsverwaltung verwendet werden soll, kann im Kundenstamm eine differente Einstellung getroffen werden.
Dieser Schalter befindet sich im Karteireiter "Preisfindung" des gewünschten Kunden.

LEER = Es soll die Schalterstellung aus den Steuerungen Rückstandsverwaltung verwendet werden
1 = Der Rückstand wird vorverrechnet
2 = Der Rückstand kann nicht vorverrechnet werden

Einstellungen in den Mehrwertsteuersätzen (5.2.3)

Hier wird der MWSt-Code eingetragen, mit dem Anzahlungen in der Buchhaltung verbucht werden sollen. Dieser Code muss in der DKS angelegt sein.

Die hier eingetragenen Konten und Steuercodes müssen mit Ihrer Buchhaltung abgestimmt werden.

Die Wirksamkeit der Anzahlungsrechnung für die Umsatzsteuervoranmeldung mit Vereinbarung oder Vereinnahmung können Sie in der DKS-Buchhaltung über die entsprechende Angabe zu den Steuercodes steuern.

Einstellungen in den Fibusteuerungen (5.2.10.2)

Auf der 1. Seite werden die Belegsymbole für die OP-Zuordnung (muss in der DKS angelegt sein, Gegenkonto = leer) und das Belegsymbol für Kassenzahlung (wird verwendet wenn nur der Anzahlungsbetrag verrechnet wird) hinterlegt.

Für die Rückstandsverwaltung müssen Sie die entsprechenden Konten in der Spalte Werkstatt hinterlegen. Die Spalte Fahrzeughandel wird nur benötigt, wenn Sie Anzahlungsrechnungen aus dem Bereich Fahrzeughandel erstellen.
Erlöskonto verfallene Anzahlungen
Auf dieses Erlöskonto werden verfallene Anzahlungen aus dem Bereich Werkstatt umgebucht.
Zwischenkonto für Anzahlungen
Dieses Konto wird bei Konsumierung einer Anzahlung verwendet, um bei Kreditrechnungen die zugeordnete OP-Nummer korrekt überleiten zu können.
Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen Kredit
Dieses Konto wird als Gegenkonto zum Debitor bebucht wenn die Anzahlungsrechnung den Zahlungscode K(redit), S(check) oder C(reditcard) hat.
Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen Bar
Dieses Konto wird als Gegenkonto zum Debitor gebucht wenn die Anzahlungsrechnung den Zahlungscode B(ar) hat.

In der DKS-Buchhaltung müssen die Verrechnungskonten für erhaltene Anzahlungen als normale Sachkonten angelegt sein. Diese Konten dürfen nicht den Kontotyp AZ haben! 

Benutzerberechtigungen/-funktionen

Menüpfad: Daten pflege – Benutzerprofile/Personal – Benutzer & Benutzergruppen – Benutzer Verwaltung

Reservierungen pflegen

Über das Bildschirmformat "BORES" können Benutzerfunktionen zur Pflege der Reservierungen angegeben werden.

Legen Sie hier fest ob der angegebene Benutzer eigene, fremde oder Reservierungen nach der Bestellung pflegen darf.
LEER = Rückstände dürfen geändert werden
1 = Rückstände dürfen nicht geändert werden.

Programmfunktion

Rückstandserfassung im Auftrag

Bei Erfassung eines Ersatzteiles mit Lagerstand/Verfügbarkeit = 0 erhalten Sie folgende Meldung:

mit F14 weiter in die Rückstandserfassung.

Die Felder Kundenbestellmenge, Anzahlung, Festpreis, Bestellvariante und Bemerkung werden lt. Grundeinstellungen vorbelegt, und können hier geändert werden.

sofort liefern 
In diesem Feld wird die Menge eingetragen, die sofort an den Kunden ausgegeben werden soll. (z.B. Menge 2 ist auf bestand jedoch werden 4 Stück benötigt)
Diese lagernde Menge wird in die Auftragsposition übernommen und gleichzeitig vom Lager abgebucht. Für die restliche Menge wird ein Rückstand erstellt.

reservieren 
In diesem Feld wird die für den Kunden zu reservierende Menge eingetragen. Der Lagerstand bleibt unverändert, es ändert sich jedoch die frei verfügbare Menge.
Bitte beachten Sie, dass es nur sinnvoll ist, nur körperlich verfügbare Ersatzteile zu reservieren.
Im Zusammenhang bedeutet "Reservieren", dass diese Ersatzteile momentan verfügbar wären, der Kunde die Teile aber noch nicht mitnehmen will.
Wenn für diesen Kunden ein E-Auftrag eröffnet wird, oder bei einem bestehenden E-Auftrag die Auftragskopfdaten-1 aufgerufen werden,
so wird ein Hinweis gebracht, dass für diesen Kunden Reservierungen vorhanden sind.

Bestätigen Sie mit Eingabe und prüfen Sie die Werte für die Felder Anzahlungsbetrag und Bestellvorschlag. Hier haben Sie auch die Möglichkeit die Position vor zu verrechnen. 

Falls eingestellt, erhalten Sie die Übersichtsmaske für den SMS Versand(Voraussetzung Modul ISM-Integriertes Short Messaging).

Eine Ersatzteilposition mit Rückstand wurde angelegt.

Rückstandserfassung im Ersatzteilstamm

Rückstände können in der Ersatzteilpflege mit der Taste "Rückstand" (F10) erfasst werden:


Suchen Sie mit der Lupe oder F4 den Kunden

 
Nach Auswahl des Kunden wird automatisch eine Bemerkung (lt. Standardwerten) generiert.

Je nach Einstellung erhalten Sie die Meldung – SMS bei Lieferzuteilung(Voraussetzung Modul ISM).

Rückstandserfassung im Menü Rückstandsverwaltung

Wählen Sie Programm 4. Rückstände erfassen:

Tragen Sie die Ersatzteilnummer ein:

Der weitere Ablauf ist gleich wie in der Rückstandserfassung im Ersatzteilstamm.

Rückstand mit Anzahlung

Erfassen Sie Rückstände im Auftrag mit Anzahlungsbetrag:

Auf der Rechnung werden der Anzahlungsbetrag und die Rückstandsinformation gedruckt:

Auflösung der Anzahlung

Eröffnen Sie auf den Kunden einen neuen Auftrag – bei Anlage des Auftrags erhalten Sie eine Übersicht aller Rückstände:

Wählen Sie mit der Taste "Reservierte auswählen" (F13) alle gelieferten Rückstände des Kunden aus und teilen Sie (bei A-Aufträgen) einen Eingriff zu:

Die Auswahl und Liefermenge wird automatisch übernommen:

verlassen Sie mit F3 die Maske:

Es wurde eine Position aus Rückstand angelegt.

Bei Fakturierung erhalten Sie automatisch die Informationen über die Auflösung des Rückstands und der getätigten Anzahlung:

Gutschrift einer Anzahlungsrechnung oder Auflösung eines Rückstands

Müssen Sie die Anzahlungsrechnung gutschreiben oder der Kunde wünscht die Auflösung des Rückstands mit einer geleisteten Anzahlung, so verbuchen Sie das gleiche Ersatzteil nach Auflösung ins Minus um das Teil in das Lager zurückzunehmen:

Vorverrechnung

Teile können auch vor verrechnet werden. Diese Funktion benötigen Sie z.B. bei Versicherungsrechnungen. Erfassen Sie einen Rückstand und belegen Sie das Feld Position vor verrechnen: 
 
Bei Vorverrechnung erhalten Sie keine Informationen über Rückstand und Anzahlung – Ausnahme: Sie belegen die Felder Info Auftragspapiere und Info Rechnung:


Da die Rückstände mit Vorverrechnung genauso wie normale Rückstände über eine Anzahlung gebucht werden müssen diese Rückstände genauso wie bei jeder Anzahlung über einen Auftrag aufgelöst werden.

Kennzeichnung von vorverrechneten Teilen

In diversen Verarbeitungen werden vor verrechnete Teile gekennzeichnet.
In der Ersatzteilposition des Auftrags:

Auf der Rechnung (nur wenn die Funktion in der Rückstandsposition aktiviert wurde):

Im Programm Reservierung pflegen

Rückstände bearbeiten

Reservierungen pflegen

Sie gelangen in dieses Programm über Lager – Rückstandsverwaltung – Reservierungen pflegen.

 
Kopfdaten: 

Ebenfalls steht Ihnen ein Feld für die Volltextsuche zur Verfügung.
Überschriftszeile anpassen: 



Passen Sie Ihre Rückstandsinformationen mittels rechter Maustaste auf Ihre Bedürfnisse an indem Sie die gewünschten Spalten aus der angezeigten Liste auswählen, hinzufügen oder entfernen.

Verwenden Sie diese Felder um Ihre Kundenrückstände nach verschiedenen Kriterien zu Filtern.

Ziehen Sie mit der linken Maustaste die Spalten an die gewünschte Position. Das Programm merkt sich Ihre Auswahl für den nächsten Aufruf.

Rückstandspositionen:

Sie sehen hier eine Übersicht der Rückstandspositionen mit vielen wichtigen Informationen. Reservierte Kundenbestellmengen können Sie hier abändern um die frei verfügbare Menge besser auszunützen.
Offene Menge
Dies ist die Menge die der Kunde noch nicht geliefert bekommen hat –also für Ihn noch offen ist.
Reservierte Menge(reserviert)
In diesem Feld wird die momentan für diesen Kunden reservierte Menge angezeigt. Die reservierte Menge wird bei Verfügbarkeit automatisch zugeteilt. Die Zuteilung kann automatisiert bei der Positionserfassung oder Lieferzuteilung oder manuell erfolgen.
In der Regel sollten nur wirklich im Lager befindliche Teile reserviert werden, d.h. die verfügbare Menge sollte nicht überschritten werden. Unter dem Motto was nicht auf Lager ist kann auch nicht reserviert werden. Dadurch wird beim Wareneingang eine automatische Lieferzuteilung zu Kundenbestellungen möglich. Der älteste Rückstand wird zuerst zugeteilt und reserviert. Bei Überreservierungen, d.h. die frei verfügbare Menge ist negativ, kann keine Kundenzuordnung beim Wareneingang erfolgen, da diese Zuteilung bereits stattgefunden hat.

Wird durch die Eingabe dieser Menge, die frei verfügbare Menge negativ bzw. noch negativer als sie bisher war, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Es gibt jedoch Fälle, wo es sinnvoll ist, eine Überreservierung durchzuführen, da man damit die normale Reihenfolge der Lieferzuteilung beim Wareneingang umgehen kann. Überreservierungen werden nämlich beim Wareneingang vor den normalen Lieferzuteilungen abgearbeitet.
Bestellvorschlagsmenge: Bei Änderung einer Reservierung können Sie bei jeder einzelnen Position entscheiden, ob die Bestellvorschlagsmenge geändert werden soll. Es wird eine Meldung ausgegeben, die Sie mit ENTER oder F12 quittieren können.
Es kann nicht berücksichtigt werden, ob die Position bereits in einen Bestellvorschlag übernommen wurde. Die Bestellvorschlagsmenge wird aus den vorhandenen Mengen neu ermittelt (Offene Menge - Reservierte Menge).
Bestellvorschlagsmenge
Das ist die Menge die mit dieser Position zur Bestellung im Zuge der Rückstandserfassung erfasst wurde. Ist diese Menge nicht manuell verändert worden ist dies die Kundenbestellmenge abzüglich der reservierten Menge.
verfügbare Menge
Aus dem Lagerstand abzüglich aller Reservierungen für diesen Artikel ergibt sich die verfügbare Menge.
Lagerstand
Dies ist der Bestand der auf Lager liegt. Der Lagerstand beinhaltet auch alle reservierten Mengen.
letzte Aktion
Zusätzlich zur letzten Aktion erhalten Sie mittels Klick ein Fenster mit allen Einzelaktionen zu diesem Rückstand.

 

Programmsprung
Klickt man auf das Feld Programmsprung wird man in die Bearbeitung der dort angeführte Bestellung, Großhandelsbestellung oder dem Auftrag weitergeleitet.
geleistete Anzahlung
Hier wird die bereits geleistete Anzahlung für diese Position angezeigt.
Positions Bemerkung
Fügen Sie hier eine für die weitere Bearbeitung der Position relevanten freien Bemerkungstext ein.
Zeilenfarben

 
Gelb markierte Zeilen zeigen, dass eine Bestellung erstellt wurde, grün markierte, dass die Bestellung bereits abgestellt worden ist.
Bestellvorschlag aus Rückstand
Alternativ zum eigenen CDP Menüpunkt können Sie hier direkt aus der Übersicht der Reservierungen Bestellvorschläge erstellen.
Positionen für die ein Bestellvorschlag erstellt werden kann müssen eine offene Menge und auch eine Bestellvorschlagsmenge größer Null haben. Der Status der letzten Aktion muss ‚Offen' sein.
 
Wollen Sie mehrere Positionen Auswählen müssen diese den gleichen Lieferanten und die gleiche Bestellvariante haben.
Markieren Sie die Position mit der linken Maustaste. Weitere Positionen können Sie hinzufügen indem Sie die STRG-Taste und die linke Maustaste gleichzeitig drücken und die Position markieren.
 
Mit dem Button ‚Bestellvorschlag aus Rückstand' werden die markierten Positionen in einen neuen Bestellvorschlag übernommen.
Der neue Bestellvorschlag wird sofort geöffnet und ist zur weiteren Bearbeitung verfügbar.

Verfallene Anzahlungen

Mit diesem Programm können Sie nicht in Anspruch genommene Anzahlungen auflösen, das heißt als verfallen kennzeichnen.

Wenn eine Überleitung in die Finanzbuchhaltung durchgeführt wird, werden diese verfallenen Anzahlungen im Zuge des Tagesabschlusses umgebucht und ein Protokoll erstellt.
Die zugeordneten Rückstände werden gelöscht und die reservierte Menge und die Menge der offenen Rückstände im Ersatzteilstamm bereinigt.
Bearbeitet werden können mit diesem Programm nur Rückstände aus bereits fakturierten Aufträgen, oder extern erfasste Rückstände.

V = Die Rückstandsposition ist verfallen. Eventuell vorhandene Anzahlungen sollen umgebucht und die
zugeordneten Rückstandspositionen gelöscht werden.

S = Die Rückstandsposition wird gelöscht.
Es darf keine Anzahlung vorhanden sein, bei Anzahlungen muss die Position im Auftrag storniert werden und eine Gutschrift für den Kunden erstellt werden. 

Bestellung/Bestellvorschlag aus Rückstand erstellen

Erfasste Rückstandspositionen können im Programm Bestellvorschlag aus Rückstand erstellen oder Bestellung aus Rückstand erstellen in einen Bestellvorschlag oder eine Bestellung übergeleitet werden.
Alternativ dazu können Sie Bestellvorschläge direkt aus der Übersichtsmaske "Reservierungen pflegen" erstellen.

In dieser Übersicht werden Ihnen die Rückstände nach Lieferant und Bestellvariante angezeigt und können hier noch bearbeitet oder übergeleitet werden.

Mit der Auswahl 1 wählen Sie den Lieferanten für den ein Bestellvorschlag/eine Bestellung erstellt werden soll.
Mit der Auswahl 2 kommen Sie in die Übersicht der Positionen.

Hier können Sie mit der Auswahl 4 ein Teil löschen:

oder ganz einfach nur Ihre Bestellung kontrollieren:

mit der Auswahl 1 erstellen Sie eine Bestellung(Bestellvorschlag):

Hier kann noch die Sortierung geändert oder in eine bestehende Bestellung übernommen werden:

Es wurde eine Bestellung erstellt:

Warenzugang mit Lieferzuteilung

Erfassen Sie die Warenzugänge mit dem Programm Wareneingang buchen, Wareneingangsliste drucken, Lieferzuteilungen durchführen.

Je nach Einstellung erhalten Sie folgende Dokumente:

Druck Reservierungsbon

bei Teilen für die kein offener Auftrag existiert oder die aus dem Ersatzteilstamm in Rückstand genommen wurden.

Materialschein

Bei Positionen, für die ein offener Auftrag existiert, kann ein Material gedruckt werden(siehe Steuerungen IRV).

Es werden die gebuchten Teile und, falls es so eingestellt wurde, auch alle noch offenen Rückstände gedruckt.

Email-Benachrichtigung an den Annehmer

Im Zuge der Lieferzuteilung einer Position kann der Annehmer des Auftrags per Mail darüber informiert werden(siehe Steuerungen Rückstandsverwaltung).

Zusätzlich werden immer alle noch offenen Rückstände zum Auftrag angezeigt. 

Protokolle im Tagesabschluss

TRAE2 Überschreitung der Frist von Rückstandsbestellungen

TRAE1 "alte Rückstände", die gelöschten Rückstände nach der Frist werden auf dem Protokoll mit dem Vermerk "gelöscht" gedruckt.