Allgemeine Informationen

Das VM-World Modul ist eine Erweiterung zu CDP-World. IVM steht für „Integriertes Verleih-Management". Damit ist es möglich, Reservierungen von Verleihfahrzeugen zu planen und zu kontrollieren.
Es ist vollständig in das bestehende Programm CDP-World integriert, sodass sämtliche Daten aus CDP-World verwendet werden können, sowie CDP-World mit Daten aus dem IVM-World Modul umgehen kann. Somit ist ein flüssiges Arbeiten garantiert ohne Daten ständig zu synchronisieren.

Systemvorrausetzungen

• Modul 075, verfügbar ab der CDP Version 5.5.

Installieren Sie das Modul 075 entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Das Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach der Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.

Hinweis:
Das Modul 171 Word-Connector ist zum Druck der Mietverträge nicht notwendig.
Die hierfür benötigten Funktionen sind im Modul 075 kostenfrei enthalten. 

Einstellungen

Zur den Steuerungen gelangen Sie aus dem Hauptmenü > Fahrzeughandel > Zusätze Fahrzeughandel > IVM – Integriertes Verleihmanagement > Steuerungen und Standardwerte.

IVM Steuerungen/Standardwerte

In den Steuerungen und Standardwerten vom Verleihmanagement kann man folgende Schalter setzen: 
Nähere Informationen erfahren Sie mit F1 aus der Online-Hilfe.

Ergänzend dazu:
Konflikte erlauben
Mit diesem Schalter ist es möglich eine zeitliche Überschneidung von Verleihterminen auf einem Verleihfahrzeug zu erlauben.
Offene Verträge prüfen
Hiermit kann man einstellen ob eine Hinweis- oder eine Fehlermeldung angezeigt werden soll wenn ein Handelsfahrzeug, welches als Verleihfahrzeug gekennzeichnet ist und bei welchem noch offene Verleihverträge vorhanden sind, fakturiert werden dürfen bzw. das Kennzeichen "Verleih aktiv" nicht auf LEER geändert werden darf. Die Empfehlung ist diesen Wert auf 1 zu setzen. Das verhindert dass ein Fahrzeug aus den Verleih genommen wird wenn noch Reservierungen auf das Fahrzeug laufen.
Zuordnung über Standort
Mit diesem Schalter kann man einstellen ob Verleihfahrzeuge dem Betrieb in jenem sie angelegt werden oder Aufgrund ihres Standortes dem Betrieb zugeordnet werden. Letzteres setzt die Verwaltung der Fahrzeuge in einem gemeinsamen Fahrzeugstamm, gepflegte Standorte sowie die Angabe der sichtbaren Betriebe voraus.

Auf der nächsten Registerkarte können Sie zusätzlich Folgendes definieren:

Betriebe
Definieren Sie aus welchen Betrieben Verleihfahrzeuge angezeigt werden.
Betriebsfremde Fahrzeuge können nur angezeigt werden sofern Sie einen gemeinsamen Handelsfahrzeugstamm führen.

Fiktive Fahrzeuge
In diesem Feld können Sie festlegen, ob fiktive Fahrzeuge als Verleihfahrzeuge verwendet werden können.
Verrechnung ohne Rückgabe
Mit diesem Schalter ist es möglich eine Verrechnung ohne erfolgte Rückgabe durchzuführen. Für die Berechnung werden die geplanten Zeiten herangezogen. Eine nachträgliche Änderung ist nur durch Stornierung möglich.
Erfasser als Annehmer eingetragen
In diesem Feld können Sie festlegen, wer im Auftrag als Annehmer eingetragen wird.
Texte aus Ersatzteil verwenden
In diesem Feld können Sie festlegen, ob bei der Verrechnung von Verleihkosten die Standardtexte, oder die Texte aus den Stammdaten des Ersatzteils verwendet werden.
Leer= Der Standardtext wird verwendet
1= Der Text von den Ersatzteilpositionen wird aus den Ersatzteilstammdaten übernommen
Kostenstelle verpflichtend
Ist der Schalter gesetzt muss bei der Fakturierung eines kostenlosen Verleihs eine Kostenstelle angegeben werden. Ist der Schalter nicht gesetzt wird die Kostenstelle aus den Standardwerten IVM verwendet.
Verleihinformation auf AA
Legen Sie hier fest, dass auf dem Arbeitsauftrag eine Information über den Verleihvertrag gedruckt wird. Der Druck erfolgt nur, wenn der Verleih im Zuge der Terminplanung angelegt wurde.
Auf dem Auftrag wird dann der Text "Ersatzfahrzeug vom Datum bis Datum", und die Information ob der Verleih kostenlos ist, gedruckt.

Pflichtfelder für den Leihvertrag

Hier definieren Sie die Pflichtfelder für den Leihvertrag.

Verleihvertragstexte ändern

Die Pflege dieser Texte ist nur bei Vertragsgenerierung über PDF mit Jasper Reports vorzunehmen. Die Schalterstellung des Schalters "Vertrag als PDF generieren" in den IVM-Steuerungen muss hierfür auf "1" stehen.
Zum Ändern der Verleihtexte, gehen Sie bitte aus dem Hauptmenü zu Fahrzeughandel > Zusätze Fahrzeughandel > IVM > Steuerungen und Standardwerte > Verleihvertragstexte ändern.

Wählen Sie die Vorlage und wählen Sie jenen Text, den Sie ändern möchten und editieren Sie diesen im "Text"-Feld. Anschließend speichern Sie die Änderung mit Übernehmen.

 Tarifschlüssel des Kunden

Legen Sie hier den Tarifschlüssel des Kunden an.
Der Tarifschlüssel des Kunden ermöglicht es, die einzelnen Kunden zu kategorisieren. Mögliche Kategorien wären z.B.: Wichtige Kunden, Partner, Normaler Kunde, Mitarbeiter,….
Um einen neuen Tarifschlüssel anzulegen, muss in der Übersichtsmaske der Tarifschlüssel der Knopf "Anlegen" gedrückt werden. Es erscheint eine Maske, in der der Kategorieschlüssel (max. 4-stellig) und dessen Beschreibung eingegeben werden kann. 

Um die Beschreibung eines bestehenden Tarifschlüssels zu ändern, muss entweder ein Doppelklick auf die zu ändernde Tarifschlüsselzeile in der Tabelle, oder nach Markierung dieser Zeile ein Klick auf den Knopf "Bearbeiten" gemacht werden.

Preiskategorie

Die Preiskategorien sind für die Einteilung der Fahrzeuge in bestimmte Preisklassen vorhanden. Es obliegt dem Benutzer welche Fahrzeuge welcher Preiskategorie zugeordnet wird. Sie besteht ähnlich zu dem Tarifschlüssel des Kunden aus einer Kurzbezeichnung (max. 4 Zeichen) und einer Beschreibung.

Verleihkategorie

Die Verleihkategorie repräsentiert eine Gruppe von Fahrzeugen. Kategorisieren Sie Ihre Verleihfahrzeuge zum Beispiel nach Abteilung, Preis, Größe oder Art des Fahrzeuges. Die Kategorien werden Ihnen dann im Verleih angeboten und können getrennte Standardpreise, Zugriffsberechtigungen oder Ertragsgruppen für die Erlöse aus dem Verleih hinterlegt haben.
z.B.: Kundenersatzfahrzeuge PKW, Kundenersatzfahrzeuge LKW, Fahrrad, Dienstfahrzeuge, usw. 

Preiskategorie
Jede Verleihkategorie besitzt eine Standard Preiskategorie die noch je Fahrzeug änderbar ist.
(siehe Punkt Handelsfahrzeug einer Verleihkategorie zuordnen).
Ertragsgruppen
Im Verleih kann zwischen Testverträgen für Probefahrten und Verleihverträgen unterschieden werden.
Definieren Sie in der Verleihkategorie auf welche Ertragsgruppen die sonstigen Erträge aus dem Verleih in das Handeslfahrzeug gebucht werden sollen wenn eine interne oder externe Rechnung erstellt wird.
Berechtigung Terminplaner (Zusatzmodul ITP erforderlich)
Legen Sie fest ob die Verleihkategorie im CDP-Terminplaner angezeigt wird und planbar ist.
Berechtigung CRM (ihr CRM muss diese Funktion unterstützen)
Legen Sie fest ob die Verleihkategorie in einem angeschlossenen Verkaufssteuerungsprogramm angezeigt wird und planbar ist.

Tarifmodell

Das Tarifmodell setzt sich im Wesentlichen aus drei Faktoren zusammen:

• Zeiteinheit
• Preiskategorie des Fahrzeuges
• Tarifcode des Kunden

Um ein Tarifmodell anzulegen, benötigt man zuerst zumindest eine Preiskategorie und mindestens einen Tarifcode des Kunden. Klicken Sie auf Anlegen.
Definieren Sie die Preiskategorie und den Tarifschlüssel des Kunden.


Definieren Sie den Tarif für Stunde, Tag, Woche und oder Wochenende. Klicken Sie auf Aktivieren, bei der Kategorie, die Sie aktiviert haben möchten.

Die Zuordnung eines Handelsfahrzeuges zu einer Verleihkategorie erfolgt über das Ziehen eines Fahrzeuges in die gewünschte Verleihkategorie (Drag and Drop). Die folgende Darstellung zeigt die grafische Oberfläche zur Zuordnung der Handelfahrzeuge zu einer Verleihkategorie.

Links ist eine Liste mit Handelsfahrzeugen dargestellt, die noch keiner Verleihkategorie zugeordnet sind. Sie haben folgende Eigenschaften gemeinsam:

• Noch nicht im Verleih (Verleihaktiv nicht eingeschaltet)
• Lagernd (Lagerstatus = L)
• Nicht fakturiert (Verkaufsstatus ist ungleich F)

Auf der rechten Seite sind alle vorhandenen Verleihkategorien mit ihren zugeordneten Verleihfahrzeugen aufgelistet. 
Klickt man mit der rechten Maustaste auf eine Verleihkategorie, wird die Möglichkeit angeboten alle Verleihkategorien auszuklappen (bzw. zusammenzuklappen).

Handelsfahrzeug einer Verleihkategorie zuordnen

Folgende Schritte sind durchzuführen, um ein Handelsfahrzeug einer Verleihkategorie zuzuweisen:

• Handelsfahrzeug in der linken Liste markieren (auch Mehrfachselektion möglich)
• Rechte Maustaste drücken
• Mit gedrückter Maustaste Mauszeiger zur gewünschten Verleihkategorie bewegen
• Wenn Ziel-Verleihkategorie blau hinterlegt ist, rechte Maustaste loslassen

Der Vorgang kann jederzeit durch drücken der ESC-Taste abgebrochen werden. Des Weiteren kann ein zugeordnetes Fahrzeug auf die gleiche Weise (Drag and Drop mit rechter Maustaste) wieder in die linke Liste verschoben werden.

Verleihkategorie eines Verleihfahrzeugs wechseln

Auf die gleiche Weise kann auch ein bereits einer Verleihkategorie zugeordnetes Verleihfahrzeug einer anderen Verleihkategorie zugeordnet werden.

• Verleihfahrzeug in der rechten Liste markieren (auch Mehrfachselektion möglich)
• Rechte Maustaste drücken
• Mit gedrückter Maustaste Mauszeiger zur gewünschten Verleihkategorie bewegen
• Wenn Ziel-Verleihkategorie blau hinterlegt ist, rechte Maustaste loslassen

Verleihfahrzeug aus einer Verleihkategorie entfernen

Gehen Sie hierzu in den Handelsfahrzeugstamm und entfernen Sie den Eintrag im Feld Verleih Kategorie unter "Nutzerdaten". 

Preiskategorie eines Verleihfahrzeugs ändern

Jede Verleihkategorie besitzt auch eine Preiskategorie. Standardmäßig übernimmt das Verleihfahrzeug die Preiskategorie der Verleihkategorie, in die es eingeordnet wurde. 


Es besteht jedoch die Möglichkeit, bei jedem einzelnen Fahrzeug eine andere Preiskategorie zu setzen.
Folgendermaßen ist dabei vorzugehen:

• Verleihfahrzeug in rechter Baumstruktur markieren
• Rechtsklick
• Es erscheint eine Liste mit vorhandenen Preiskategorien
• Preiskategorie auswählen

Kommentar bei Auftragsstorno

Unter Daten Pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Parameter Auftragswesen auf der Registerkarte "Allgemeine Funktionen 2" können Sie über den Schalter "Auftragsstorno Text zwingend" festlegen, ob der Benutzer beim Stornieren eines Auftrages einen Grund des Storno eingeben muss.

Verleihverträge je Fahrzeugkategorie

Unter dem Menüpunkt "Verleihverträge je Fahrzeugkategorie" ist es möglich für Kombinationen aus Fahrzeuggruppe und Treibstofftyp Fahrzeugkategorien zu definieren und Vorlagen für den Vertragsdruck zu hinterlegen. Stimmt die Kategorie des Verleihfahrzeugs mit einer hier definierten überein, so wird beim Druck des Verleihvertrags ohne Auswahlmöglichkeit oder Rückfrage die zugeordnete Vertragsvorlage verwendet. Der Treibstofftyp kann auch leer gelassen werden. Dann wird auf diese Kategorie zugegriffen wenn nur die Fahrzeuggruppe übereinstimmt und kein Eintrag existiert, der zusätzlich den passenden Treibstofftyp definiert hat.

Konfiguration zur Abrechnung eines Verleihs

Damit Sie aus dem integrierten Verleihmanagement (IVM) einen Auftrag generieren können, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen. Diese Voraussetzungen werden im Folgenden aufgelistet.

Ersatzteile

Sie müssen folgende Ersatzteile jeweils für die Marke des Leihfahrzeuges anlegen:

Diese 4 Standard-Positionen sind alle als Ersatzteile anzulegen. Achten Sie dabei auf folgende Einstellungen:

• Hinterlegen Sie bei diesen Teilen keine Preise da eine solche Hinterlegung Auswirkungen auf Ihre Finanzbuchhaltung im Bezug der Wareneinsatzbuchung hat.
• Reiter Basisdaten: Wertlos-Kennzeichen auf J setzen
• Reiter Lager: Buchungskennzeichen auf N setzen

Beim Aufruf der Auftragsgenerierung aus IVM wird überprüft, ob diese 4 Ersatzteile für das ausgewählte Leihfahrzeug vorhanden sind.

Eingriffslogik für E-Aufträge aktivieren

Für die Marke des Leihfahrzeuges müssen Sie die Eingriffslogik für E-Aufträge aktivieren.
Unter Daten Pflege > Firmendaten Verrechnung > Parameter Profi-Center > Marken (wählen Sie die Marke VM und bestätigen Sie mit Eingabe) > Marken Pflege II müssen Sie das 2. Feld bei Eingriff erforderlich auf 1 setzen.

Leistungsdatum

Unter Daten pflege > Firmendaten Allgemein > Steuerungen > Parameter allgemein - Rechnungsdruck können Sie die Parameter für das Leistungsdatum einstellen.

• Wenn das Feld Leistungsdatum nicht LEER ist, muss ein Leistungsdatum angegeben werden.
• Wenn das Feld Leistungsdatum Vorschlag auf 1 ist, wird das aktuelle Datum als Vorschlagswert gesetzt.

Eine nähere Beschreibung zu den konfigurierbaren Parametern finden Sie in der "Online-Hilfe". 

Aufruf und Funktionen

Der Einstieg erfolgt im Hauptmenü unter Fahrzeughandel > Zusätze Fahrzeughandel > IVM – Integriertes Verleihmanagement.

Die Ansicht der Reservierungen

Sie erhalten folgende Maske, welche in 2 Hauptteile unterteilt ist.

Fuhrparkansicht

Die Fuhrparkansicht stellt die gesamte Leihfahrzeugflotte des Unternehmens dar, gegliedert nach Betrieb, sofern die Mehrbetriebsfähigkeit aktiviert ist. Die Ansicht des Fuhrparks ist in einer Baumansicht dargestellt. Diese lässt sich beliebig gruppieren und auf- oder absteigend sortieren. Mit einen Klick auf das Plus neben dem Betrieb oder einen Doppelklick auf den Namen, öffnet sich dieser Zweig des Baumes und es werden die verschiedene Kategorien, nach denen gruppiert wurde, angezeigt. 
Möchten Sie den gesamten Baum aus- oder einklappen, öffnen Sie mit der rechten Maustaste ein Funktionsmenü, wo Sie die gewünschte Aktion dann auswählen können.

Kalender

An der oberen Leiste navigieren Sie im Kalender oder können die Ansicht des Kalenders Ihren Bedürfnissen anpassen, wie Schrittweite des einzelnen Tages oder Anzahl der sichtbaren Tage. Sie können sich die Zeitlinie sowie die Farblegende anzeigen lassen.



Die Kalenderansicht auf der rechten Seite, ist gekoppelt mit der Baumansicht. Sie wird durch das Aufklappen einzelner Gruppen beeinflusst. Diese Ansicht dient vor allem der Übersicht über die Auslastung des Fuhrparks. Um die Auslastung auf den ersten Blick zu erkennen, wurden Farbcodes eingeführt
Erklärung zur Farblegende:

Ist ein Fahrzeug in der linken Seite des Bildschirmes grau hinterlegt, bedeutet dies, dass es eine offene Reservierung vorhanden ist. Bleiben Sie mit der Maus auf einem Fahrzeug stehen, wird nach einigen Sekunden eine Kurzzusammenfassung des Fahrzeuges angezeigt, wobei auch in weiterer Folge die offenen Reservierungsnummern ersichtlich sind.

In der rechten Bildschirmseite haben Sie den Überblick über alle Reservierungen, welche farblich, lt der Farbtabellenlegende, markiert sind. Beim Überfahren mit der Maus werden Ihnen die Details zu der Verleihung angezeigt.

Wird eine Gruppe nicht ausgeklappt, so erscheint ein Balken über die Reservierungsdauer der gesamten Gruppe.

Anlegen einer Reservierung

Wählen Sie ein Fahrzeug, dass Sie reservieren möchten, und führen Sie an einer freien Stellen, an der das Fahrzeug noch verfügbar zu sein scheint, einen Doppelklick im Kalenderteil aus. Es öffnet sich ein Fenster mit der Detailansicht zum Anlegen einer neuen Reservierung. Geben Sie die Basisdaten einer Reservierung ein.

Hinweis: Wurde eine Reservierung aus FSales (XFS) angelegt, so kann diese in CDP nicht mehr bearbeitet werden.

1. Übersicht über die Personen, die in den aktuellen Verleih involviert sind: Der Rechnungsempfänger, der Fahrer (=Kunde), der Fahrer des Kunden(falls der Kunde nicht der Fahrer ist, oder eine Gruppe wie Familie oder Firma)
2. Anmerkungen zum aktuellen Verleih
3. Überblick über die geplanten und tatsächlichen Abhol- und Rückgabezeiten
4. Kurze Informationen über das Fahrzeug
5. Preis des Verleihs unter Berücksichtigung der vorhandenen Daten - Einstieg die Preisberechnung
6. Setzen oder Löschen der Ist-Zeiten für Start und Ende des Verleihs
7. Drucken des Verleihvertrages
8. Hier können Sie die ergänzten Daten in den Kundenstamm übernehmen oder zu den Kundenstammdaten wechseln

Durch Eingabe eines Suchkriteriums kann nach Personen gesucht werden. Es öffnet sich das Suchfenster in dem Sie durch Anklicken des Kunden, diesen in die Reservierung übernehmen können. Die betreffenden Felder werden mit den verfügbaren Kundendaten ausgefüllt.

Ergänzen Sie die restlichen Daten. Und klicken Sie auf OK.
Das Fahrzeug ist nun für den Kunden reserviert, erkenntlich durch die farbliche Markierung im gewählten Zeitraum.
Die Daten können jederzeit ergänzt werden. Ein Doppelklick auf die Reservierung öffnet die Detailansicht.

Verschieben einer Reservierung

Möchte man die Zeiten einer angelegten Reservierung verändern, muss folgendermaßen vorgegangen werden:
Die Reservierung muss markiert werden. Dies geschieht durch einen einfachen Klick mit der linken Maustaste auf die Reservierung. Wurde sie erfolgreich markiert, ändert sie ihre Farbe – sie erscheint heller (durch einen weißen Bereich in der unteren Hälfte).
a) Die gesamte Reservierung soll verschoben werden, d.h. Start- und Endzeit:
Befindet sich die Maus nun über der markierten Reservierung, ändert sich der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz. Nun kann durch Halten der linken Maustaste die Reservierung nach links (früherer Beginn, früheres Ende) oder nach rechts (späterer Beginn, späteres Ende) verschoben werden.



b) Soll nur die Start- oder die Endzeit der Reservierung verschoben werden, fahren Sie mit der Maus über die Start- bzw. Endlinie der markierten Reservierung. Es nimmt der Mauszeiger die Form eines waagrechten Doppelpfeils an, jetzt kann durch Halten der linken Maustaste und ziehen in die entsprechende Richtung die Start- bzw. Endzeit geändert werden.

Reservierung auf ein anderes Fahrzeug umlegen

Die Reservierung kann einem anderen Fahrzeug der selben Kategorie zugeordnet werden. Dies erreicht man durch Auswahl einer Reservierung mit einem einfachen Klick. Danach kann mit gleichzeitig gedrückter linker Maustaste und gehaltener <Strg> -Taste, die Reservierung einem anderen Fahrzeug zugeordnet werden.

Konflikte mit anderen Reservierungen werden überprüft und falls erforderlich gemeldet.

Löschen einer Reservierung

Markieren Sie die zu löschende Reservierung und klicken Sie auf der oberen Symbolleiste auf "Löschen". 

Zeiten für den Verleih eintragen

Im zuvor gekennzeichneten Bereich 6 (Ist Zeiten eintragen) wählen Sie das Symbol mit dem Kalender und der Uhr. Durch anklicken öffnet sich das Eingabefenster zur Fixierung der Abhol- und Rückgabezeiten des Leihwagens. Beim Ersten Aufruf wird die Startzeit eingeben. Beim zweiten Aufruf wird die Rückgabezeit eingetragen. Beim Öffnen wird die Aktuelle Zeit hinterlegt, diese können Sie jedoch durch anklicken ändern, wenn dies notwendig sein sollte.

Möchten Sie Abhol- bzw. Rückgabezeit (Start, Endzeit) löschen, betätigen Sie den Lösch-Button.
Beim erstmaligen Klick wird die Endzeit gelöscht, beim zweiten Klick die Startzeit. Bestätigen Sie jedes Mal die Sicherheitsabfrage.

Kostenberechnung

Mietpreis

Um die Kosten für den Verleih festzulegen drücken Sie bitte den Button „Details" im zuvor erwähnten Bereich 5 des Reservierungsbildschirmes. Sie erhalten die Kostenberechnungsmaske.


Diese Übersicht gibt Auskunft über die Zusammensetzung der Basisgebühren.
Für die Berechnung werden die

• Kategorie des Kunden sowie
• die Verleihkategorie des Fahrzeuges und
• die geplante Dauer des Verleihs

berücksichtigt.

Berechnungsbasis
Im oberen Bereich bekommt man noch einmal einen Überblick über die Dauer des Verleihs sowie den Kilometerstand des Fahrzeuges zu Beginn des Verleihs.
Hat die Reservierung bereits begonnen, kann man noch einstellen ob die geplante oder die tatsächliche Abholzeit für die Berechnung verwendet werden soll.
Berechnung
Im mittleren Bereich befindet sich die Berechnung des Basistarifs, basierend auf

• Tarifschlüssel des Kunden
• Kategorie des Fahrzeuges
• Verleihdauer

Eine erste Berechnung wird automatisch durchgeführt. 
Berechneten Basispreis ändern
Es ist möglich Änderungen vorzunehmen.

• Änderung der Verleihdauer: Dazu sind die Werte in der Spalte „Verrechnet" abzuändern.
• Änderungen der Preiskategorie oder Verleihkategorie:Dazu ist der Wert über die jeweilige Drop-Down-Box zu ändern.Hierbei erfolgt noch eine Prüfung ob ein Preismodell hinter den neuen Einstellungen vorhanden ist.

Des Weiteren können auch Pauschalwerte verwendet werden. Ist dies der Fall so aktiviert man mittels der Auswahlknöpfe die jeweiligen Pauschalfelder (Frei-km oder Mietpreis) und trägt einen Preis ein.
Nachdem Änderungen erfolgt sind, ist es notwendig eine Neuberechnung durchzuführen. Dies geschieht, indem der Knopf „Kosten berechnen" gedrückt wird. Wird dies nicht gemacht und man will das Fenster mit OK verlassen, so erfolgt eine Aufforderung eine Kostenberechnung erneut durchzuführen. Dieselbe Aufforderung erfolgt auch wenn man in einen anderen Bereich (Mehrgebühr oder Endabrechnung) wechseln möchte.
Sonstiges
Der untere Teil der Übersicht widmet sich den Nebenkosten und zusätzlichen Kosten die bei diesem Leihvertrag anfallen. Die meisten Werte kommen aus den Standardwerten, können hier aber abgeändert werden. Falls Sie beim Verleih noch Zubehör mitgeben (z.B. Dachkoffer, Schneeketten usw.) können Sie dieses hier mit einem Preis erfassen. Die Vertragsgebühr kann hier nicht abgeändert werden, der %-Satz und die Höhe ab welcher eine Vertragsgebühr berechnet wird, ist in den Standardwerten zu IVM hinterlegt.
Über die Vertragsart M(ietvertrag) und T(estvertrag) können unterschiedliche Ertragsgruppen angesprochen werden (siehe Standardwerte). Somit können Verträge unterschiedlich ausgewertet und auch auf separate Konten verbucht werden.
Klicken Sie auf den Button "Zubehör erfassen" um das Zubehör des verliehenen Fahrzeuges zu erfassen.

 
Nachdem Sie die Werte hinterlegt haben klicken Sie bitte auf "Kosten berechnen", um den Mietpreis neu zu berechnen. 
Wenn die Daten korrekt sind, mit einem Klick auf "OK" bestätigen. 
Durch den Klick auf "Verleihvertrag drucken", starten Sie den Word-Connector (siehe Dokumentation XCW - Word Connector).
Falls Sie in den Standardwerten die Option "Verleihvertrag je Fahrzeugkategorie" aktiviert haben und eine für das Fahrzeug passende Fahrzeugkategorie mit Verleihvertrag hinterlegt haben, so startet der Druck automatisch.
Ansonsten wählen Sie die Vorlage für den Druck. Kontrollieren Sie die Angaben und drucken Sie den Verleihvertrag aus.

Mehrgebühr

Der Bereich der Mehrgebühr wird erst dann aktiv, wenn der Verleih beendet wurde, d.h. wenn eine tatsächliche Endzeit eingetragen wurde.

In dieser Ansicht wird die Mehrgebühr aufgeschlüsselt. Es werden die verbrauchte Mehrzeit und Mehrkilometer angezeigt. Als Referenz werden die Werte angezeigt, die für die Berechnung der Mehrgebühren notwendig sind.
Der berechnete Mehrpreis kann manuell angepasst werden. Dazu können 4 Parameter, die den Mehrpreis beeinflussen, geändert werden:

• die tolerierte Mehrzeit
• verrechnete Mehrkilometer
• verrechnete Mehrtage
• verrechnete Mehrstunden

Anstatt der verrechneten Mehrwerte kann auch ein abweichender Pauschalwert gesetzt werden.
Nachdem Änderungen vorgenommen wurden, muss der Knopf „Kosten berechnen" gedrückt werden.

Endabrechnung
Wie bei der Mehrgebühr ist auch der Bereich der Endabrechnung nur dann aktiv, wenn der Verleih beendet wurde, d.h. wenn eine tatsächliche Endzeit eingetragen wurde. Die Endabrechnungsansicht gibt einen Überblick über die Gesamtkosten des Verleihs.

Wie hier ersichtlich, ist diese Ansicht in drei Teile gegliedert.
Im obersten Bereich werden die Daten des Rechnungsempfängers dargestellt.

Der Mieter wird als Rechnungsempfänger vorgeschlagen, kann aber hier abgeändert werden.
Im mittleren Bereich werden die Kosten aufgeschlüsselt dargestellt.

Den einzigen Wert den man hier noch ändern kann sind die einzufordernden Selbstbehalte. Auch hier gilt wieder: Wird ein Wert geändert, müssen die Kosten neu berechnet werden, d.h. der Knopf „Kosten berechnen" ist zu drücken.
Im untersten Bereich können Sie die Einstellungen für die Fakturierung vornehmen.

Die Fakturierung eines Verleihs erfolgt immer über einen Auftrag der Auftragsbearbeitung. Bei internen oder kostenlosen Rechnungen ist eine Kostenstelle auszuwählen.
Über das Feld "Aktion" können Sie eine Rechnung, Rechnungsstorno, ein Rechnungsduplikat oder die Verbuchung auf einen bestehenden Auftrag auswählen. Über den Knopf "Aktion durchführen" wird der gewählte Vorgang ausgeführt.
Es folgt eine Statusmeldung über den Verlauf der gewünschten Aktion, mit Bekanntgabe der anlegten Auftragsnummer, Belegnummer etc…
Bei einem Storno, geben Sie bitte einen Stornierungsgrund an.
Mit "OK" kommen Sie wieder in die Reservierungsmaske zurück.

Verrechnung auf einen separaten Verleihauftrag
Mit der Aktion "FA" wird automatisch ein neuer Auftrag eröffnet, die Verleihkosten werden auf diesen gebucht und der Auftrag wird sofort fakturiert.
Verleihaufträge sind im Programm Auftragsbearbeitung gesperrt. Eine Bearbeitung ist daher dort nicht möglich. Auch ein eventuelles Rechnungsstorno muss direkt im Verleihprogramm mit der Aktion ST ausgeführt werden.
Zum Stornieren verwenden Sie die Aktion "ST". Um ein Fakturenduplikat zu erstellen wählen Sie die Aktion "FD".

Verrechnung auf einen bestehenden Auftrag
Mit der Aktion "AR" kann der Verleih auf einen bestehenden Auftrag gebucht werden.

Der Verleih wird auf die im Feld Auftragsnummer angegebene Auftragsnummer gebucht.
Die Positionen werden in einem eigenen Eingriff mit dem im Verleih angegebenen Rechnungsempfänger gebucht, wobei hier der Rechnungsempfänger R4 verwendet wird. Grund dafür ist, dass man nicht zu 100% davon ausgegangen darf, dass R1 am Auftrag immer der korrekte Rechnungsempfänger für diesen Verleihvertrag sein kann.
Wurde der Verleih über einen Planauftrag der Terminplanung gebucht, welcher in einen Auftrag übergeleitet wurde, schlägt das Programm die betreffende Auftragsnummer vor.
CDP prüft hier nicht ob der Verleih bereits einmal in einem Auftrag übergeleitet wurde. Auch der Verleihstatus ändert sich nicht wenn man den Verleih auf einen bestehenden Auftrag bucht.

Verleihverträge Suchen

Die Daten werden in Listenform dargestellt. Diese bieten folgende Möglichkeiten, um die Daten benutzerfreundlich aufzubereiten:

• Sortierfunktion in jeder Spalte (aufsteigend, absteigend)
• Filterfunktion für jeder Spalte
• Auswahl der darzustellenden Spalten
• Information über die Gesamtsumme der dargestellten Datensätze
• Information über die Summe der ausgewählten Datensätze
• Bearbeiten des Vertrages
• Löschen des Vertrages

Wollen Sie Spalten aus der Übersicht löschen oder hinzufügen, wird mit einem Rechtsklick auf jede beliebige Spalte die Spaltenauswahl geöffnet.
 

Ebenso können Sie hier die Reihenfolge der Spalten in der Übersicht anordnen. Sie erfolgt indem Sie eine Spalte auswählen und diese auf die gewünschte Position ziehen.

Daten Exportieren.

Mit diesem Knopf können Sie die Daten Exportieren.

Sie können zwischen einer Excel 2003, Excel 2007 und einer CSV Datei entscheiden.

Wählen Sie danach ein Verzeichnis aus und vergeben Sie einen Dateinamen.

 

Anhang

Checkliste