Inventur

Inventurvorbereitung

Teilestamm löschen

Um die Inventur zu beschleunigen besteht die Möglichkeit, den Teilestamm vorher zu bereinigen und Teile, die einem speziellen Kriterium entsprechen vor der Zähllistenerstellung aus dem Teilestamm zu löschen. Der Aufruf erfolgt unter Basis → Stammdaten → Wartung → Teilestamm → Teilestamm löschen.

In der folgenden Maske können die Selektionskriterien für die Löschung der Teile ausgewählt werden. Vor der tatsächlichen Löschung der Teile empfiehlt es sich, den Simulationslauf durchzuführen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit sich vorher die Auflistung anzusehen, welche Teile MOTIONDATA löschen würde. Nach Entfernung des Hakens bei Simulationslauf werden die Teile tatsächlich gelöscht.

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Teilestamm löschen: Simulationslauf

Inventurarten

Komplett-Inventur mit optionaler Lagersperre (Stichtagsinventur)

Während einer Inventur dürfen keine Zu- und Abbuchungen im Lager erfolgen, weder in Form von Buchungen noch, dass Teile in die Lagerplätze gelegt werden. Zumindest dann, wenn die Zählung nicht sofort für alle gedruckten Zähllisten erfolgen kann (Siehe permanente Inventur).

Beispiel:

1. Man zählt heute das Teil A und hat 4 Stk. Bestand, dies wird auch als Inventurbestand erfasst.

2. Fünf Tage später hat man das gesamte Lager durchgezählt, inzwischen wurde am 3. Tag eine Lieferung von 2 Stk. zugebucht. D.h. man hätte eigentlich 6 Stk.

Wird dies jedoch nicht als Inventurbestand korrigiert, sondern die Inventur mit den 4 Stk. der eigentlichen Zählung übernommen, hat man einen falschen Lagerbestand nach der Inventur. Um dies zu verhindern, wird bei der Erstellung der Inventur die Lagersperre für die Teile der betroffenen Zählliste gesetzt. Durch die Übernahme der Inventur (nach Zählung und Erfassung) wird dann der richtige Lagerwert zurückgeschrieben und die Lagersperre wieder aufgehoben. Das Lager muss zum Stichtag Jahresabschluss inventiert werden (Beginn max. 6 Wochen davor).

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur darf zwischen Erstellen der Inventurdatei und der Erfassung der Zählmenge (am Papier oder gleich im Programm) kein Zu- oder Abgang erfolgen!
Dadurch empfehlen wir die Erstellung von "vielen kleinen" Zähllisten für kleine Bereiche Ihres Lagers, damit die physische Zählung und Erfassung jeder Zählliste rasch erfolgen kann.

Beispiel:

1. Start Druck Zähllisten
   Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.
   Keine Zu-/Abgänge am Lager 

2. Physische Zählen und/oder Erfassung. Zählmenge ist: 3 Stk.
   auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus)
   Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". MOTIONDATA merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5. 

3. Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung
   Summe alle Eingänge und Abgänge. Stand am Lager zB: 17 Stk.

4. Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme. 
   Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück.
   Stand am Lager: 15 Stk.

Menüstruktur

Die Menüstruktur der Inventur im MOTIONDATA entspricht der genauen Reihenfolge einer Inventur.

Zählliste löschen

Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind.
Wenn ja, bitte löschen Sie diese!

Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.

Zählliste erstellen

Im Gruppenfeld Selektieren kann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Standardmäßig werden nur Teile mit Lagerort vorgeschlagen. Mit der Lagerortoption 3 können mit der Auswahl von leer bis zzzzzzzzzzzzzzz alle Teile mit und ohne Lagerort auf einer Liste ausgegeben werden. 

Mit entsprechender Berechtigung kann in der Maske "Zählliste erstellen" unter "Inventurzähllisten-Nummer" eine manuelle Zähllistennummer vergeben werden. Wird keine Zähllistennummer angegeben oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventurzähllisten-Nummer automatisch vergeben.

Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt. Zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. In der Regel gilt als Inventurgrundlage der Mischpreis!
Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz. 

Beispiel:

Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand 0 ist.
Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit, auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist (Aktivierung empfohlen).
Diese beiden erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu.

Soll bei den selektierten Teilen eine Lagersperre vergeben werden, so aktivieren Sie die Checkbox Lagersperre an Teile vergeben. D.h. Teile können während der Inventur weder zu- noch abgebucht werden.
Vorgänger/Nachfolger ermitteln benötigen Sie, wenn sehr viele Ersetzungen von Lieferanten eingespielt sind und Sie die Info dafür auf der Zählliste sehen möchten.
Im Gruppenfeld Sortieren stehen insgesamt vier Kriterien zur Verfügung, um die Zählliste sortieren zu können. Zumindest ein Kriterium muss ausgewählt werden. Empfohlen ist eine Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Im Gruppenfeld Zeitraum kann bei entsprechender Berechtigung zwischen aktuellem Lager (Default: aktuelles Lager) und Ultimo Datum (Nachinventur) gewählt werden. Wird unter Zeitraum "aktuelles Lager" gewählt oder ist kein Benutzerrecht vergeben, wird die Inventur-Zählliste für das aktuelle Lager erstellt.

Eine Nachinventur kann durchgeführt werden, wenn:

•     Das aktuelle Datum sich im aktuellen Wirtschaftsjahr befindet

•     Keine offenen Zähllisten vorhanden sind

Bei der Anlage von Zähllisten per Ultimo wird der Jahresabschluss und die Periodensperre geprüft und berücksichtigt. Die Zählliste wird mit dem Ultimo Datum und der Uhrzeit 23:00 erstellt.

Nach dem Klick auf Start wird die Zählliste sofort generiert und an den Drucker mittels vorgeschaltetem Druckerdialog ausgegeben.

Zeilenumbruch und Gruppierung

Es besteht die Möglichkeit, bei der Inventur-Zähllistenerstellung ein individuelles Gruppierungskennzeichen (zum Beispiel die ersten vier Stellen des Lagerorts) zu hinterlegen, welches bei der Blattnummernvergabe der Inventurzählliste dann Verwendung findet. Eine neue Blattnummer wird vergeben, wenn entweder das Gruppierungsmerkmal sich ändert oder die maximale Anzahl an Positionen pro Seite (aktuell sind 39 hinterlegt) erreicht wird.

Für die Einstellung und Konfiguration wenden Sie sich bitte an unser MOVEC Servicedesk-Team.

Zählliste drucken

Nach dem Start der Selektion im Menü "Zählliste erstellen" wird der Druck der Zählliste automatisch gestartet. Sie können aber jederzeit unter dem Punkt "Zählliste drucken" einen oder weitere Ausdrucke starten.
Sie erhalten zunächst eine Auswahl, welche Liste Sie drucken möchten.

Zählung durchführen

Nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt.

Zählmengen erfassen

Mit der Zählmengenerfassung werden nun die tatsächlichen Lagerbestände eingegeben. Nach Auswahl der Liste (siehe angedruckte Listennummer rechts oben auf der Inventurzählliste) geben Sie nun die Blattnummer im oberen Bereich ein.
Die Ersatzteile, die sich auf dieser Zählliste bzw. Blattnummer befinden sind in exakt der Reihenfolge aufgelistet, wie auf der gedruckten Zählliste.

Aktivieren Sie die Option Lade nächste Teilenummer, um automatisch nach dem Speichern die nächste Teilenummer zur Bearbeitung zu laden. 

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Eingabe-Taste.
Wählen Sie die zu bearbeitende Teileposition mit einem Doppelklick aus dem Browserbereich aus.
Bearbeiten Sie jede Teileposition bzw. erfassen Sie den Lagerbestand nach Zählung. Übernehmen Sie die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche „Speichern". Alle bereits erfassten Teile werden in der Liste oben in blauer Schrift dargestellt.

Differenzliste drucken

Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn Sie die Inventur offen haben.
Hier werden alle Teile gedruckt, deren Inventurbestand im Vergleich zum Lager(Buch)bestand nach der Bearbeitung eine Differenz aufweist.

Kontrollliste

Die Kontrollliste liefert eine Übersicht über die eingegebenen Zählmengen und der ursprünglichen Lagermenge lt. MOTIONDATA.

Positionen ohne Zählmenge

Wie im Kapitel "Zählmengen erfassen" erwähnt wurde, muss jede Position einer Zählliste eingegeben bzw. bestätigt werden, damit das Ersatzteil ein Inventurdatum erhält. Die Auswertung „Positionen ohne Zählmenge" listet alle Positionen auf, die im Zuge der Zählmengenerfassung nicht eingegeben bzw. bestätigt wurden.

Positionen ohne Preis

Um zu vermeiden das Teile ohne Inventurpreis übernommen werden, sollte vor der Inventurübernahme die Liste „Positionen ohne Preis" ausgegeben werden. Die Auswertung listet alle Positionen auf, die noch keinen Inventurpreis in der Zählliste hinterlegt haben.

Zählmengenänderungsliste

Über die Auswertung Zählmengenänderungsliste erhalten Sie eine entsprechende Übersicht über die durchgeführten Zählmengenänderungen. Zählmengenänderungen auf den Inventurzählisten werden auf Benutzerebene protokolliert, um nachvollziehen zu können, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt etwaige Änderungen an der Zählmenge für einen Artikel vorgenommen hat. 

Übernahme

In der Übernahme werden nun alle Positionen einer Zählliste aufgelistet, die tatsächlich im Zuge der Zählmengenerfassung eingegeben, bestätigt bzw. auf 0 gesetzt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm zurückgeschrieben.

Nach Fertigstellung der Übernahme, erscheint ein Hinweisfenster mit folgenden Statusinformationen:

Ordnungsgemäß übergeleitet
Dem Benutzer wird nach jeder Übernahme mitgeteilt, wie viele Teile aus den aktuellen Zähllisten vollständig übergeleitet werden konnten und wie viele noch erfasst werden müssen.

Unvollkommen übergeleitet
Sollte bei Unvollkommen übergeleitet eine andere Zahl als 0 stehen, wurden nicht alle Teile unter Zählmengen erfassen korrekt eingegeben, bestätigt oder auf 0 gesetzt. Kontrollieren Sie hier nochmals die Inventurzählliste, ggf. mit der Liste Positionen ohne Zählmenge. Nach einer erfolgreichen Übernahme aller existierenden Zähllisten werden die Listen automatisch gelöscht, und falls ausgewählt die Daten in das angegebene Inventurarchiv übernommen. 

Inventur-Übernahmeliste

Dabei handelt es sich um das Inventur-Archiv. Alle übergeleiteten und vollständig aufgelösten Inventurübernahmen können hier aufgerufen werden.
Datum = Zeitpunkt der Sammelübernahme.

Auf der Liste werden alle Werte wie Buchbestand, Zählmenge, Differenzmenge etc. angeführt. Auf dem letzten Blatt wird die Gesamtdifferenz angeführt.

Bewertung

Mit der Bewertung Ihres Lagers können Sie nun unter Anwendung von verschiedenen Kriterien den Bilanzwert Ihres Lagers feststellen. Dafür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:

• Bewertung nach Monaten ohne Verkauf (die häufigste Methode)

• Bewertung nach Gängigkeit

• Bewertung nach Monaten ohne Verkauf

Die Bewertung kann entweder sofort nach Übernahme der Inventurbestände oder rückwirkend zu einem Stichtag durchgeführt werden. Der Bewertungspreis ist in der Regel der Mischpreis.

In der Inventurbewertung können Sie Ihr Lager nun nach verschiedenen Kriterien einer Bewertung unterziehen.

Selektieren:
Geben Sie den Lieferanten, die Bewertungsart (Mischpreis oder Einkaufspreis), Gebrauchsart und Teilegruppe an.

Eingabe von Bewertungsabschlägen:
Falls Sie Bewertungsabschläge angeben wollen, so klicken Sie auf "Eingabe von Bewertungsabschlägen" und geben Sie die Kriterien Ihrer Abschläge an.

Bewertung in Teilestamm schreiben:
Mit dieser Option ist es möglich, den von MOTIONDATA festgestellten Bewertungspreis auch in den Teilestamm zurückzuschreiben.
Als Kriterium für eine Bewertung stehen folgende Methoden zur Verfügung:

• Monate ohne Verkauf

• Gängigkeit

Summenblatt:
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Inventurbewertung nur das Summenblatt ohne die Detailpositionen ausgegeben werden soll

Senden an:
Anschließend klicken Sie zum Starten auf Senden an und wählen die Art der Ausgabe.

Teilewert andrucken:
Der Teilewert stellt den Einkaufswert der Ware dar (z. B. Mischpreis x Lagermenge).

Funktion inkl. offene Auftragsmenge
Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen

Monatsabschluss Dezember

Der Monatsabschluss wird wie gehabt beim Monatswechsel den berechtigten Usern bei Start des MOTIONDATA Programms vorgeschlagen, kann aber auch manuell aus dem Hauptmenü unter Basis → System abgerufen werden.

Meldung Monatslauf:

Bei NEIN verzweigt man direkt ins Programm, bei JA wird der Monatsabschluss durchgeführt.

Bei nochmaligem Starten des Monatslaufes aus dem Hauptmenü erscheint keine Meldung, wenn dieser bereits durchgeführt wurde. Die Funktion steht erst wieder im nächsten Monat zur Verfügung.
Im Zuge des Monatslaufes werden folgende Aktionen durchgeführt:

• Berechnung Gängigkeit, Prognose, Statistikwerte für Lagerstamm

• Ermittlung Statistikwerte für Lagerhistorie

• Durchführung Abschluss der Garantiemonate im Fahrzeugstamm

• Prüftermine im Fahrzeugstamm werden neu berechnet

• Sicherung der Fahrzeugstamm- und Artikelstammdaten

• Bestandslisten werden aktualisiert um die Bestände per Stichtag zu erhalten

• Sicherung der Mitarbeiterstammdaten und Berechnung der Urlaubsansprüche

• Offene Rückstände werden aus der Rückstandstabelle automatisch entfernt, wenn die betreffenden Aufträge bereits fakturiert sind.

Jahresabschluss

Im Rahmen der Jahresabschluss-Funktion werden folgende Aktionen durchgeführt:

• die Jahresstatistikwerte im Teilestamm werden ermittelt,

• der Jahresendbestand bzw. der Jahresanfangsbestand wird berechnet,

• der Kundenjahresumsatz wird ermittelt

• und die Nummernkreise können manuell zurückgesetzt werden.

Sollte das Wirtschaftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr sein ist zu entscheiden, ob der Jahresabschluss mit dem Kalender- oder dem Wirtschaftsjahr durchzuführen ist. Wir empfehlen, den Jahresabschluss generell mit Ende des Kalenderjahres durchzuführen.
Der Jahresabschluss kann manuell aus dem Hauptmenü unter Basis → System abgerufen werden.
Hierfür seitens des MOTIONDATA Systemadministrators in der Rechteadministration das Recht für die Ausführung des Jahresabschlusses an berechtigte User zu vergeben.
Ausführen Jahresabschluss…

Meldung nach Durchführung des Jahresabschlusses:

Je nach MOTIONDATA-Version verzweigt das System nach der Durchführung des Jahresabschlusses direkt in die Nummernkreise. – Siehe Kapitel "Anpassung der Nummernkreise".

Anpassung der Nummernkreise

Viele MD-Anwender wollen mit dem Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres auch die Nummernkreise - vorrangig Rechnungsnummern – auf das neue Jahr anpassen (Bitte erst nach der letzten Rechnung für 2017 bzw. vor der ersten Faktura für 2015 durchführen).
Sie bekommen nach dem Jahresabschluss die Möglichkeit, die Rechnungskreise neu zu definieren. Sollten Sie nachstehende Meldungen nicht bekommen, dann rufen Sie die Nummernkreise wie auf nächster Seite beschrieben, manuell auf.
Bitte setzen die Nummernkreise auf den gewünschten Zahlenbereich und klicken Sie auf OK; möchten Sie die Kreise nicht ändern, dann auf Abbrechen.

Nummernkreise manuell anpassen

Sollte sich nach dem Durchführen des Jahresabschlusses das Menü für die Zurücksetzung des Nummernkreises nicht öffnen, können Sie diese Funktion auch manuell aufrufen. Das erfolgt unter Basis → System → Nummernkreise zurücksetzen.

Mit einem Doppelklick in der Auswahl aktivieren Sie den jeweiligen Nummernkreis, der in der Spalte "Zurücksetzten auf" editiert werden kann. Danach bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.