Allgemein

In der Online Terminbuchung können Termin Anfragen vom Kunden selbst gebucht werden. Diese werden im Servicetermin Leadmanager angezeigt und können dort weiterverarbeitet oder storniert werden.  

Konfiguration

Freischaltung

Um die Online Terminplanung nutzen zu können, muss diese von einem MOTIONDATA Mitarbeiter im Vorfeld aktiviert werden.

BenutzerBerechtigungen

berechtigung

Um den Servicetermin Leadmanager verwenden zu können, muss die Berechtigung "Servicetermin Leadmanager" unter "Berechtigungsverwaltung - Service - Terminplanung" aktiviert sein.
Ebenso ist zumindest für die Administratoren die Berechtigung "Administration Online Service Booking" unter "Berechtigungsverwaltung - Basis - Stammdaten - Wartung - Betriebsdaten" relevant, um die Grundkonfiguration vornehmen zu können.

Stornierte Terminleads bearbeiten

Ob abgelehnte bzw. von Kunden stornierte Leads nachträglich bearbeitet werden können, ist von einem weiterem Benutzerrecht abhängig: Benutzerberechtigung/Service/Terminplanung/Servicetermin Leadmanager => "Stornierte Terminleads bearbeiten" und hat folgende Auswirkung: 

• Stornierte Terminleads bearbeiten = true
  -> Leads mit dem Status = "Abgelehnt" und "Von Kunden storniert" können nachträglich bearbeitet werden

• Stornierte Terminleads bearbeiten = false
  -> Leads mit dem Status = "Abgelehnt" und "Von Kunden storniert" können nachträglich NICHT bearbeitet werden

Lokale Einstellungen

In den lokalen Einstellungen kann in der Sektion "Online Service Booking" eingestellt werden wie oft der Servicetermin Leadmanager aktualisiert wird und ob die Leads auch im Servicetermin Manager angezeigt werden sollen und wie breit soll die Anzeige des Panels sein. 

Open

Basis-Einstellungen

Kundenstamm

Die Dubletten-Suche (also welche Kunden gefunden werden) ist abhängig von der Basis-Einstellung "Dublettenabfrage" in der Sektion "Allgemein":

Open

Modul-Einstellungen

Kommunikation

Unter Moduleinstellungen/Kommunikation kann in der Sektion "E-Mail-Versand"mit der Einstellung "E-Mail Editor+Sender Modul" definiert werden, über welches Sender-Modul der E-Mail-Versand durchgeführt wird. 

• 1 = MAPI-Bearbeitungsfenster + MAPI-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das MAPI Sendermodul

• 2 = MD-Bearbeitungsfenster + SMTP-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das SMTP Sendermodul

• 3 = MD-Bearbeitungsfenster + SMS-Reminder-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung der MOTIONDATA SMS-Reminder Service.

Prozessbeschreibung

Aufruf

Über das MOTIONDATA Menü

Über den Menüpunkt Service - Terminplanung - Servicetermin Leadmanager  kann der Leadmanager geöffnet werden.

Über den Serviceterminmanager

Der Servicetermin Leadmanager kann zusätzlich über einen Toolbar-Button aus dem Serviceterminmanager aufgerufen werden.

Im Serviceterminmanager wird beim Button, der den Servicetermin Leadmanager öffnet, angezeigt, wie viele offene Lead-Termine es zurzeit gibt.
Gibt es mehr als 9, wird es mit 9+ dargestellt. Die Aktualisierung der Anzahl erfolgt im gleichen Intervall wie diese vom Servicetermin-Leadmanager oder sie kann manuell erfolgen.

Ist die lokale Einstellung "Leads in Servicetermin Manager anzeigen" aktiviert, dann werden die Leads mit dem Status "Neu" auch im Servicetermin Manager angezeigt. 

Konfigurationsüberprüfung beim Aufruf

Beim Aufruf der Servicetermin Leadmanager Maske wird auch geprüft ob auf der Betriebsebene min. ein aktiver Annehmer in den OSB Einstellungen (Administration Online Service Booking) eingetragen ist.

Wenn keine aktiven Annehmer definiert sind, kommt beim Öffnen der Servicetermin Leadmanager Maske eine Meldung, die darauf hinweist, dass mindestens ein Annehmer in den OSB Einstellungen ausgewählt werden muss.

Servicetermin Leadmanager

Im oberen Bereich finden Sie alle Selektionskriterien für die Anzeige im Servicetermin Leadmanager. Über die "LiveSearch" ist es möglich den Inhalt des Browsers zu durchsuchen.

Im unteren Bereich werden alle Online Terminanfragen angezeigt:

• Wenn die Terminanfrage gerade erstellt wurde, hat sie den Status "Neu".

• Über den Button

  "Als Termin anlegen" wird aus der Terminanfrage ein echter Termin (Status "Geplant").

• Über den Button

  "Ablehnen" wird die Terminanfrage storniert (Status "Abgelehnt").

• Wird ein zu einem Service-Terminlead verknüpfter Servicetermin gelöscht, erhält der Service-Terminlead den Status "Storniert"

Terminleadstorno

Für die Ablehnung eines Service-Terminleads steht ein Ablehnen-Button zur Verfügung.
Über ein Submenü kann eine Ablehnung entweder mit einer SMS Bestätigung oder mit einer E-Mail Bestätigung gesendet werden.

SMS Bestätigung senden

Die Option "Mit SMS Bestätigung" ist von einer Freischaltung abhängig → Wenden Sie sich dafür bitte an unseren MOTIONDATA VECTOR Servicedesk).

Hierzu kann unter "Modul / Kommunikation / SMS/E-Mail" bei "SMS-Textbaustein f. Terminlead-Ablehnung" ein SMS-Textbaustein hinterlegt werden, der dann als Standard-Text die SMS Bestätigungsmaske vorbefüllt.
Die Textbausteine können auch direkt in der SMS Bestätigungsmaske jederzeit editiert oder mit anderen bestehenden Textbausteinen ausgetauscht werden.

E-Mail Bestätigung senden

Die Option "Mit E-Mail Bestätigung" steht immer zur Verfügung.
Hierzu kann unter "Modul / Kommunikation / SMS/E-Mail" bei "E-Mail Textbaustein für Terminlead-Ablehnung" ein E-Mail-Textbaustein hinterlegt werden, der dann als Standard-Text die E-Mail Bestätigungsmaske vorbefüllt.
Textbausteine können auch direkt in der E-Mail Bestätigungsmaske jederzeit editiert oder mit anderen bestehenden Textbausteinen ausgetauscht werden.

Terminanlage

Bei Klick auf "Terminanlage" wird versucht den Kunden und das Fahrzeug zu identifizieren:

Kunde

• Ist im Terminlead bereits eine Kundennummer eingetragen, wird diese als Bestandskundennummer übernommen.

• Ist im Terminlead keine Kundennummer eingetragen, wird die Suche nach Kundendubletten angestoßen.

Kundendubletten zusammenführen

Wird dann eben ein solcher Termin (mit Kunde ohne Kundennummer) in einen Service-Termin umgewandelt, erscheint zuerst eine Auflistung, wo dem Lead-Termin-Kunden ähnliche Kunden aus dem MOTIONDATA DMS Kundenstamm angezeigt werden. 

Unten links finden Sie die "Lead-Termin Kundendaten" und unten rechts die Daten vom selektierten MOTIONDATA DMS Kunden:

Drei Möglichkeiten für die Kundendubletten Zusammenführung

1. Kundendubletten zusammenführen
   Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

   • Daten aus Lead übernehmen

     • Lead Kundendaten werden in den Termin übernommen und wenn eine Kundenummer besteht werden die fehlenden Daten aus dem Kundenstamm angereichert. Es werden keine Kundendaten direkt in den Kundenstamm geschrieben. Das kann über der Termin mit der Einstellung  "In Stammdaten übernehmen" erfolgen.

   • Daten aus dem Kundenstamm übernehmen

     • Die existierenden Kundendaten werden nicht verändert  und der Prozess wird mit den Daten aus dem Kundenstamm fortgesetzt.
       
       Beispiel:
       
       

1. Neuer Kunde
   Aus den Lead Kundendaten wird ein neuer Kunde angelegt über die Kundenstamm Maske. Wenn man die Kundenstamm-Maske ohne Speichern beendet, kommt man zurück zur Dubletten-Maske. Bei erfolgreicher Speicherung des neuen Kunden wird nach Schließen ein neuer Service-Termin mit dem angelegten Kunden geöffnet.
   
   Beispiel:
   
   

   
   
   
   

   
   
   
   

2. Barverkaufskunde
   Wählt man die Option "Barverkaufskunde" werden in den Service-Termin die Kundenummer vom Barverkaufskunden (einstellbar unter Basis - Basis) und die Lead-Termin Daten übernommen.
   
   Beispiel:
   
   

Fahrzeug

Wird aus einem Lead ein Termin erstellt, wird die übermittelte Fahrgestellnummer gegen den Fahrzeugstamm geprüft und der Termin je nach Ergebnis in einer der folgenden 3 Konstellationen angelegt:

1. Das Fahrzeug existiert im Fahrzeugstamm und gehört dem Kunden des Leads
   → Terminanlage mit dem Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm

2. Das Fahrzeug existiert im Fahrzeugstamm, gehört aber nicht dem Kunden des Leads
   → Terminanlage mit dem Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm und zusätzlichem Warnhinweis im Info-Panel bzw. beim Speichern, dass sich das Fahrzeug nicht im Besitz des Kunden befindet. Eine nachträgliche, manuelle Änderung von Kunde und/oder Fahrzeug ist möglich.

3. Das Fahrzeug existiert nicht im Fahrzeugstamm, eine Kundenzugehörigkeit kann daher nicht ermittelt werden
   → Terminanlage mit einem Durchlauffahrzeug. Bei Bedarf kann das Fahrzeug in der Terminbearbeitung im Fahrzeugstamm angelegt werden.

Terminerstellung/-bearbeitung

Bei der Terminerstellung haben sie unter anderem auch die Möglichkeit, dem Kunden eine Bestätigung per Mail oder SMS zu schicken.

Das ist sowohl direkt in der Terminbearbeitung als auch in der Terminübersicht möglich.

Terminbearbeitung

Terminübersicht

Im Hamburger-Menü der OSB-Terminplanung steht ein zusätzlicher Button "Servicetermin Manager" zur Verfügung, der den Aufruf der Terminübersicht ermöglicht.
Damit hat der Benutzer mit einem Klick alle Termine in einer graphischen Übersicht im Blick.