Allgemein

Die "Terminvereinbarung"-Plattform bietet die Möglichkeit "Servicearbeiten" und "Servicetermine" inklusive "Ersatzfahrzeug" online zu buchen.

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Systemvoraussetzungen

Die "Terminvereinbarung" kann auf jedem gängigen Browser ausgeführt werden. Um das Service nutzen zu können, muss eine "DMS-Verbindung inklusive Sales Manager-Anbindung" bestehen.

Konfiguration

Die Konfiguration erfolgt im "MOTIONDATA VECTOR Sales Manager" unter dem Menü Apps & Service → Online Service Booking → Einstellungen. Diese Einstellungen werden über die Benutzerrolle "Online Service Booking - Admin" aktiviert.
Die Einstellungen sind folgendermaßen unterteilt:

• Allgemeine Einstellungen

• Termine

• Zeitraum für Buchung

• Style

• Ersatzmobilitäten

• Serviceleistungen

• Datenschutz

• Benachrichtigungen

Allgemeine Einstellungen

Im Bereich "Allgemeine Einstellungen" sind folgende Einstellungen hinterlegt:

• Überschrift (Pflichtfeld)

• Willkommensnachricht

• Angezeigte Marken (Pflichtfeld)

• Schriftart (Vorschau auf Google Fonts) (Pflichtfeld)
  
  

• Checkbox "Fremdmarken zur Auswahl anzeigen"

• Checkbox "Bestandskunden-Login aktivieren"

• Checkbox "Login via SMS aktivieren (notwendige Einstellungen wurden bereits gesetzt)"

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Bestandskunden-Login

Varianten des Login

1. Checkbox "Bestandskunden-Login aktivieren": In der Übersicht erfolgt ein Login via E-Mailadresse.
   
   

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2. Checkbox "Login via SMS aktivieren (notwendige Einstellungen wurden bereits gesetzt)":
   In der Übersicht kann ein Login via E-Mailadresse oder Rufnummer erfolgen. Die Einstellung wird vom Hauptmandanten übernommen, da ein Login auch ohne vorherige Betriebsauswahl möglich ist.

Daten

Meldet sich ein Bestandskunde über den Bestandkunden-Login im online Service Booking an, werden folgenden Daten des Kunden vorab geladen und müssen nicht manuell erfasst werden:

Fahrzeugdaten

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Lediglich der aktuelle KM-Stand muss vom Kunden eingetragen werden.

Kundendaten:

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Kundendaten können ergänzt bzw. aktualisiert werden.

Termine

In Bereich "Termine" sind folgende Einstellungen hinterlegt:

• Maximalanzahl an berechneten Terminen (Pflichtfeld) → Empfohlener Wert "50"

• Anzahl Termine pro Seite (Pflichtfeld)

• Mindest-Vorlaufzeit in Tagen (Pflichtfeld) → Empfohlener Wert "3"

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Zeitraum für Buchung

In den Einstellungen "Zeitraum für Buchung" wird festgelegt, ab und bis zu welcher Uhrzeit, Termine gebucht werden können. Der Zeitraum ist von Montag bis Sonntag im 15 Minuten-Intervall wählbar.

Die Zeiten können im Online Booking Service variieren da die DMS Zeiten vorrangig verwendet werden.

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Style

Der Bereich "Style" wird grundsätzlich in zwei Bereiche unterteilt: 

1. den "Standard Ausgabekanal"

2. weitere "Marken Ausgabekanäle"

Standard Ausgabekanal

Hier kann folgende Einstellung für die Standard-Ausgabe des OSB-Frontends hinterlegt werden. 

• CSS-Style → vorgegebene Einstellungen

Marken Ausgabekanäle

Für einzelne Marken können zentral Vorgaben für das Erscheinungsbild des OSB hinterlegt werden. Sofern der einen gültigen Markenvertrag aufweist und die Marken-Händlernummer im Sales Manager hinterlegt ist, können hier die entsprechenden Kanäle aktiviert werden. 

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Ersatzmobilitäten

Im Bereich "Ersatzmobilitäten" werden die aus den DMS Betriebsdaten übermittelten Werte angezeigt. Hier kann der im Online Service Booking angezeigte Text verändert werden.
Über die Checkboxen kann die Ersatzmobilität für den Betrieb deaktiviert bzw. ein Hol-/Bringservice aktiviert werden.

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Serviceleistungen

Im Bereich "Serviceleistungen" können die aus dem jeweiligen DMS übermittelten Leistungen nachbearbeitet werden.
Folgende Anpassungen sind dabei möglich:

• Überschreiben der Bezeichnung der Leistungen (Feld "Überschriebene Bezeichnung")

• Überschreiben der Beschreibung der Leistungen (Feld "Überschriebene Beschreibung")

• Hinzufügen eines Icon-Codes (Feld "Symbol-CSS-Klasse)

• Kategorisierung für bessere Übersicht (Feld "Kategorie(n)")

• Anzeige von Preisen zu Serviceleistungen (Checkbox)

• Anzeige der ungefähren Dauer zu Serviceleistungen (Checkbox)

• Serviceleistungen am OSB-Frontend auf die gewählte Marke einschränken

• Preise Währung (Auswahl aus € und CHF)

• Kategorie für die Anzeige von Additional Services

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Datenschutz

Im Bereich "Datenschutz" sind folgende Einstellungen hinterlegt:

• Datenschutztext

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Benachrichtigungen

Im Bereich "Benachrichtigungen" sind folgende Einstellungen hinterlegt:

• Bestätigungstext bei erfolgter Buchung (Pflichtfeld)

• Checkbox Bestätigungsmail versenden

• Betreff (Pflichtfeld)

• Absender E-Mail

• Absender Name

• Reply-To E-Mail

• E-Mail Text (Pflichtfeld)

• Auswahlfeld Dynamische Felder hinzufügen

• Checkbox Termin als ICS-Datei anhängen

• Checkbox Administrator E-Mail versenden

• Administrator E-Mail (Pflichtfeld abhängig von Checkbox "Administrator E-Mail versenden")

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Prozessbeschreibung

Standort und Markenauswahl

 "Standort" und die "Marke" auswählen und über den Schalter "Termin vereinbaren" anmelden.

Auswahl "Standort"

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Auswahl "Marken"

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Leistungen & Wunschtermin / Ersatzmobilität

Nach erfolgreichem ersten Schritt befindet man sich auf der Seite "Leistungen", hier können die "Durchzuführende Leistungen" und der "Wunschtermin inklusive Ersatzmobilität" ausgewählt werden.

Durchzuführende Leistungen

Über die Aktivierung der "Checkbox" kann die gewünschte "Leistung" ausgewählt werden.

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Wunschtermin / Ersatzmobilität

Der "Wunschtermin/Ersatzmobilität" kann über unterschiedliche Optionen gebucht werden.

Das "Annahmedatum" kann wie folgt gewählt werden.

• Schnellstmöglich → Es werden Termine gleich nach der "Mindest-Vorlaufzeit" angezeigt

• Termine ab → die Eingabe eines bestimmten Termindatums ist möglich 
  
  

Die "Annahmeuhrzeit" kann wie folgt gewählt werden.

• Jederzeit → Termin "Vormittags" und "Nachmittags" möglich

• Vormittags → es werden nur "Vormittagstermine" ausgegeben

• Nachmittags → es werden nur "Nachmittagstermine" ausgegeben

"Auf Fertigstellung warten?" bietet folgende Optionen

• Ja, ich warte auf die Fertigstellung meines Fahrzeuges

• Nein, ich warte nicht → Auswahlfeld "Ersatzmobilität" wird angezeigt

Es stehen die "Ersatzmobilitäten" im Dropdown-Menü zur Verfügung welche im DMS in den "Betriebsdaten" unter dem Punkt "Mobilität" hinterlegt wurden.

Zum Beispiel:

• e-Scooter

• e-Bike

• Ersatzfahrzeug Oberklasse

• Ersatzfahrzeug Mittelklasse

• Ersatzfahrzeug

• Taxi

• Ticket für öffentlichen Nahverkehr

Möchte man über die Fertigstellung des Fahrzeuges "telefonisch" informiert werden, kann dies über die Option "Ich wünsche einen Rückruf durch das Autohaus" Checkbox aktiviert werden.

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Wurden die gewünschten Optionen ausgewählt, fährt man mit dem Schalter "Freie Termine suchen" fort.

Termin

Im Menü "Termin" werden die nächsten freien Termine angezeigt. Es werden "Termine" anhand des zuvor definierten "Annahmedatum" und der "Annahmeuhrzeit" angezeigt.

Der Termin wird über die Uhrzeit gewählt. Es wird automatisch zu Kunde/Fahrzeug gewechselt.

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Kunde / Fahrzeug

In diesem Menü müssen Detailinformationen zu "Kunde" und "Neues Fahrzeug anlegen" hinterlegt werden.

Folgende "Kundenfelder" können befüllt werden. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

• Anrede*

• Titel-Vor

• Titel-Nach

• Vorname*

• Nachname*

• E-Mail*

• Telefon*

• Straße

• PLZ

• Ort

Folgende "Fahrzeugfelder" müssen befüllt werden.

• Marke* → wurde bereits durch die Einstiegsmaske befüllt

• Modell*

• Fahrgestellnummer

• Kennzeichen*

• Km-Stand*

• Erstzulassung*

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Wurden alle Daten hinterlegt fährt man mit dem Schalter "Weiter zur Übersicht" fort.

Übersicht

Auf der "Übersicht" werden die Daten nochmals übersichtlich dargestellt, zusätzlich können noch "Anmerkungen" hinzugefügt werden. Es ist die Eingabe eines "Sicherheitscodes" erforderlich.

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Über den Schalter "Termin buchen" schließt man die Buchung ab.

Termin Buchen

Nach Abschluss der Buchung wird die Buchung erneut mit dem Hinweis auf die erfolgreiche Buchung angezeigt.

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MOTIONDATA DMS

Sie finden die online gebuchten Termine im Servicetermin Leadmanager der Terminplanung.

Öffnen Sie dazu den Serviceterminmanager und klicken Sie ganz rechts auf den Kalender mit dem Rufzeichen.
Alternativ können Sie den Servicetermin Leadmanager auch direkt unter Service → Terminplanung → Servicetermin Leadmanager" öffnen.

Ein Rufzeichen bedeutet, dass eine neue Terminanfrage vorhanden ist.

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Im Servicetermin Leadmanager werden Ihnen die bestehenden Anfragen angezeigt:

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Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Terminanfrage gelangen Sie zur Dublettenprüfung.

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Sofern keine Dubletten gefunden werden, klicken Sie auf den Button "Neuer Kunde".

Dadurch wird der Kundenstamm zur Anlage eines neuen Kunden geöffnet.

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Wir empfehlen Ihnen für eine genauere Dublettenprüfung, unter Basis → Administration → Optionen → Basis in der Kategorie "Kundenstamm" den Wert bei der Einstellung "Dublettenprüfung" auf 4 einzustellen.
Dieser Wert bedeutet, dass nur der Nachname ident sein muss, um als Dublette angezeigt zu werden.

Nachdem Sie den Kunden entweder neu angelegt oder die Dubletten zusammengeführt haben, kommen Sie in die Terminplanung.

Er zeigt Ihnen die Daten an, welche der Kunde im OSB eingegeben hat.
Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail können bei Bedarf auch noch nachbearbeitet werden.
Sollten Sie die Kontaktdaten aus dem OSB bzw. die nachbearbeiteten Daten in den Kundenstamm übernehmen wollen, klicken Sie auf "In Stammdaten übernehmen".

Bei der Auftragsüberleitung werden die Kundendaten (Name, Adresse) aus dem Kundenstamm gezogen, die Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) werden aus dem Termin übernommen.

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Die aus der Terminanfrage übermittelte Fahrgestellnummer wird gegen den Fahrzeugstamm geprüft und der Termin je nach Ergebnis in einer der folgenden 3 Konstellationen angelegt:

1. Das Fahrzeug existiert im Fahrzeugstamm und gehört dem Kunden der Terminanfrage
   → Terminanlage mit dem Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm

2. Das Fahrzeug existiert im Fahrzeugstamm, gehört aber nicht dem Kunden der Terminanfrage
   → Terminanlage mit dem Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm und zusätzlichem Warnhinweis im Info-Panel bzw. beim Speichern, dass sich das Fahrzeug nicht im Besitz des Kunden befindet. Eine nachträgliche, manuelle Änderung von Kunde und/oder Fahrzeug ist möglich.

3. Das Fahrzeug existiert nicht im Fahrzeugstamm, eine Kundenzugehörigkeit kann daher nicht ermittelt werden
   → Terminanlage mit einem Durchlauffahrzeug. Bei Bedarf kann das Fahrzeug in der Terminbearbeitung im Fahrzeugstamm angelegt werden.

• Sofern gewünscht, kann ein Durchlauffahrzeug über den -Button im Fahrzeugstamm angelegt werden. Die bestehenden Fahrzeugdaten aus dem Termin werden dabei automatisch übernommen.

• Mit dem -Button kann zwischen Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm und Durchlauffahrzeug umgeschalten werden - analog zum Auftragswesen.

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Als Nächstes gehen Sie auf die Kategorie Arbeitsschritte und weisen Sie den Arbeiten eine Ressource zu.
Sie können entweder jeder Arbeit einzeln eine Ressource zuweisen oder für alle Arbeiten zusammen die Ressource definieren:

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Sollte der Mitarbeiter laut seinem Zeitmodell nicht genügend Zeit zur Verfügung haben, können Sie die Checkbox "Zeitmodell-Überplanung aktivieren" auswählen.

Kontrollieren Sie außerdem noch die Annehmerauswahl, das Datum und die Uhrzeit.

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Wenn Sie den Termin fertig bearbeitet haben, speichern Sie diesen.

Sofern bei Ihnen das SMS-Modul aktiviert ist, können Sie eine SMS an den Kunden mit der endgültigen Terminbestätigung abschicken.

In dem Menü "Servicetermin Import" können Sie den Termin dann in einen Auftrag überleiten.

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