Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls

Verwenden Sie dieses Modul um Ihre Betriebsdaten zu erfassen und bequem auszuwerten.
Definieren Sie Zeit-, Tages- und Wochenmodelle unterschiedlichster Beschaffenheit, sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Teamebene.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter direkt die geleistete Arbeit auf einen Auftrag stempeln.
Koordinieren Sie Ihre verfügbaren Ressourcen schon bei der Terminvergabe im integrierten Terminplaner.

Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul 414 realisiert. Das Modul ist verfügbar mit CDP ab Version 5.5

Überblick Funktionsumfang

• Stempelstation

• Pflege der Stempelungen

• Personal

• Kalender

• Firmenkalender

• Personalkalender

• Auswertungen

• Anwesenheit

• Urlaube und Abwesenheitsverwaltung

• Statistiken

• Prüfroutinen

• Zeitkonten (Zusatzmodul IBF notwendig)

• Urlaubskonten (Zusatzmodul IBF notwendig)

• Spezialauswertungen( Zusatzmodul IBE notwendig)

Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Grundeinstellungen beschrieben

Programmfunktion

Stempelungen durchführen

Stempelstation

Es sind interne und externe Stempelstationen verfügbar.

Externe Stempelstation
Die externe Stempelstation wird außerhalb des Programms CDP über einen Browser gestartet. Es ist möglich Stempelungen ohne(offline) oder mit(online) Verbindung zu CDP abzusetzen.
Konfiguration und Bedienung wird in der separaten Anleitung  Externe Stempelstation  beschrieben.

Interne Stempelstation:
Um die interne Stempelstation zu verwenden wählen Sie:

• Menüpunkt 9.12.3.1 Stempelstation oder

• CDP Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Stempelstation oder

• CDP Menüleiste  ‚Extras' den Punkt ‚Stempelstation'.

Open

Open

Zu Beginn muss eine Stempelkartennummer eingegeben werden, der Mitarbeiter wird automatisch mit seinem Namen identifiziert. Die Zeitart muss ausgewählt werden.

Der Betrieb, der dem Mitarbeiter im Personalkalendereintrag des Tages zugeordnet wurde, wird vorgeschlagen und kann gegebenenfalls in einem anderen gültigen Betrieb geändert werden.

Wurde eine Zeitart gewählt, in der eine Auftragsnummer Pflicht ist, geben Sie diese in das jetzt offene Feld ´Auftrag´ ein oder nutzen Sie die Suchfunktion mit der Lupe.

Wenn es notwendig sein sollte (je nach Einstellungen in der Zeitart)wählen Sie den Eingriff aus.

Schließen Sie die Stempelung mit dem Button ab.

In der Übersicht sind alle bereits getätigten Stempelungen des Tages ersichtlich.

Durch Auswahl des Tabreiters können Sie sich die Tages-, Wochen oder Monatssummen anzeigen lassen. Dies gilt für den Fall dass in den Standardparametern (siehe Kapitel 3.1.8.) bei „Stempelstation Ansicht" die Option „Detail" ausgewählt ist.

Stempelungen pflegen

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Stempelungen pflegen

In dieser Maske können Sie Stempelungen kontrollieren, hinzufügen, ändern und löschen.

Die Stempelungen werden immer für einen Mitarbeiter und einen Kalendertag angezeigt.

• Datum: wählen Sie das Datum aus, das Sie sehen möchten

• Mitarbeiter ID: wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Stempelungen Sie sehen möchten bzw. suchen den Mitarbeiter (über folgende Eingabeoptionen: Personalnummer, Stempelkartenummer, Name, Hauptbetrieb, Personal Id)

• Filtermöglichkeit: eigener Betrieb, ausgetretene Mitarbeiter

Über den Button ´Stempelungen suchen´ gelangen Sie in eine Übersicht,  in der Sie sich die geplante und gestempelte Zeit eines Mitarbeiters in einem beliebigen Datumsbereich anzeigen lassen können.

Wählen Sie aus der Übersicht, mittels Doppelklick, den Tag aus für den Sie Stempelungen bearbeiten wollen.

• Soll Zeit: die Soll-Arbeitszeit laut Tagesmodell aus dem Personalkalender wird angezeigt

• Ist Zeit: die aus den Stempelungen hervorgehende Zeit ist die Ist-Zeit

• Pausenzeit: die Summe aller Pausen zwischen Arbeitsbeginn und -ende ist die Pausenzeit

• Abzug Realzeit: der Prozentsatz des Abzuges Realzeit aus dem Personal wird angezeigt

• Arbeitszeit: das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters an diesem Arbeitstag wird angezeigt.

Im rechten Fenster sehen Sie zusätzlich die Soll-Arbeitszeiten inklusive Pause.

• hat ein Mitarbeiter in seinem Personalkalender eine Abwesenheitszeitart eingetragen so ist diese hier ersichtlich.

Der mittlere Bereich der Maske ‚Stempelungen pflegen' zeigt Ihnen die vorhandenen Stempelungen des Mitarbeiters an dem gewählten Datum.

Klicken Sie eine Stempelung an um diese mit dem Button ‚Löschen' zu entfernen oder Änderungen vorzunehmen.
Um Änderungen einer bestimmten Stempelungen oder alle Änderungen dieses Mitarbeiters an dem gewählten Arbeitstag nachverfolgen zu können klicken Sie auf ‚Änderungen' bzw. ‚Alle Änderungen'.

Fügen Sie Stempelungen ein indem Sie auf den Button ‚Hinzufügen' klicken.
Die Stempeldetails sehen Sie im unteren Bereich.

• Zeitart: wählen Sie die Zeitart aus

• Betriebsnummer:haben Sie IBD in mehreren CDP Betrieben eingerichtet können Sie hier den Betrieb aufwählen in dem die Stempelung abgesetzt werden soll.

Vorschlagswert ist der CDP-Betrieb in dem Sie gerade arbeiten.

• Stempelung von :geben Sie die Stempelzeit ein an der diese Stempelung beginnen soll

• Stempelung bis:die Stempelzeit bis wird vom Programm automatisch mit der Beginnzeit der folgenden Stempelung gesetzt

• Stempeldauer: automatische Berechnung der Differenz der Stempelung von und bis

• Netto Arbeitszeit:die Zeit der Stempeldauer zählt zur Arbeitszeit

• Pausenzeit: die Zeit der Stempeldauer zählt nicht zur Arbeitszeit

• Manuelle Korrektur:dieses Kennzeichen wird gesetzt wenn eine Stempelung der Stempelstation manuell korrigiert wird

• Selektierter Auftrag: ist bei der gewählten Zeitart eine Auftragsnummer verpflichtend geben Sie diese hier ein oder starten sie eine Suche über die Lupe

• Eingriff: ist bei der gewählten Zeitart ein Eingriff verpflichtend wählen Sie diesen hier aus

• ununterbrochene Arbeit: setzen Sie dieses Kennzeichen wenn die Pausenzeit dieser Stempelung zur Arbeitszeit zählen soll

• Kommentar: ein freies Textfeld zum Kommentieren dieser Stempelung.

z.B. beim Setzen des Kennzeichens ‚ununterbrochene Pausenzeit'
Speichern Sie die Stempelung ab oder setzten Sie Ihre Stempelung mit dem entsprechenden Button zurück.

Stempelungen über Barcodescanner

Mit Hilfe eines Barcodescanner ist es möglich ohne der Hilfe einer Tastatur zu stempeln. Erzeugen sie die Stempelkartennummern, Zeitarten, Auftragsnummern als scannbare Barcodes. Der Scanner selber benötigt als Trennzeichen einen Tabulator. Wie sie den Scanner konfigurieren können entnehmen sie der jeweiligen Scanner Bedienungsanleitung des Herstellers.

Eigene Stempelungen pflegen

Zum Menü „Eigene Stempelungen pflegen" (9.12.3.3.) gelangen Sie vom IBD Hauptmenü ausgehend über den Menüpunkt 3. Eigene Stempelungen pflegen
In diesem Menü können Sie dieselben Tätigkeiten durchführen wie im Menü Stempelungen pflegen, allerdings sind Sie in der Auswahl der Mitarbeiter ID auf Ihren eigenen Benutzer beschränkt.
Hierfür muss in der Benutzerverwaltung (5.6.1.2.3.) die richtige Personalnummer beim jeweiligen Benutzer hinterlegt werden.

Stempelungen exportieren

Das Exportfile kann von externen Programmen (zb. Lohnverrechnung) genutzt werden.

Zum Menü „Stempelungen exportieren" (9.12.3.7.12.) gelangen Sie vom IBD Hauptmenü ausgehend über Auswertungen _/_ Stempelungen exportieren
In diesem Menü können Sie alle Arbeitsbeginn- und Arbeitsende-Stempelungen in einem bestimmten Datumsbereich für alle Mitarbeiter exportieren. Für den Pfad, wohin die Datei exportiert werden soll, kann ein PVZDIR-Eintrag mit der ID „IBD.BENZCO" angelegt werden. Falls kein Eintrag gefunden wird, dann wird standardmäßig in Ihr Home-Verzeichnis in den Unterordner IBD exportiert.



Die Stempelungen werden gruppiert nach Personalnummer hierarchisch mit folgender Formatierung in eine „.out"-Datei exportiert:
@@ B1113010706300>>>>4;5000004@@ B2113010716300>>>>4;5000004

• „@@ „ – fixer Wert

• „B11" bzw. „B12" – Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende

• „130107" – Jahr 2-stellig, Monat 2-stellig, Tag 2-stellig

• „0630" – Uhrzeit

• „0>>>>4;5" – fixer Wert

• „000004" – Personalnummer 6-stellig

Stempelungen im Auftrag

Durch die Integration von IBD in das CDP Auftragswesen haben Sie einen schnellen und übersichtlichen Überblick über die Einzelstempelungen die auf einen bestimmten Arbeitsauftrag durchgeführt wurden und können diese für Garantiefälle entweder direkt auf der Rechnung oder auf ein separates Protokoll drucken.
Zur Auftragsübersicht gelangen Sie vom Hauptmenü über Auftragsbearbeitung / Auftragsübersicht

Sobald ein Mitarbeiter sich auf einen Auftrag gestempelt hat, erscheint die Stempelung im unteren Teil der Auftragsübersicht des jeweiligen Auftrags. Im Reiter „Stempelungen" kann der Werkstattmeister kontrollieren welcher Mechaniker sich an welchem Tag zu welcher Zeit und für wieviel Stunden/Minuten auf den Auftrag angestempelt hat. Wird der Button „Zeiten bestätigen" geklickt werden die Stempelungen als komplett markiert. Eine Fakturierung ist hingegen immer zulässig – es sei denn die entsprechende Call-Schnittstelle (Expertcode PVZCSS) ist aktiviert.

Im Reiter „Leistungsgrad" ist es möglich sich den Leistungsgrad sowie die Realzeitensumme anzeigen zu lassen. Nach erfolgter Fakturierung werden die Realzeiten auch in den IBD Statistiken angezeigt.

Sie können aus der Auftragsübersicht heraus auch gleich in die Stempelungen Pflege verzweigen. Sie finden diese Funktion in der rechten unteren Bildschirmhälfte unter „Funktionen".

Drucken von Stempelzeiten

Damit Sie aus einem Arbeitsauftrag heraus die Stempelzeiten auf den Auftrag drucken können ist folgende Einstellung in den Auftragswesen Druckeinstellungen zu treffen.
Sie gelangen zu diesen Einstellungen vom Hauptmenü aus über Daten Pflege / Firmendaten Allgemein / Steuerungen / Auftragswesen Druckeinstellungen
Schalter Drucken Stempelzeiten
Hier können Sie steuern, ob bei Garantierechnungen oder Wartungsvertragsleistungen die Stempelzeiten auf die Rechnung (nach Belegsumme, vor Endetexte) gedruckt werden. Garantierechnungen sind Rechnungen deren Rechnungsempfänger identisch mit dem Rechnungsempfänger (Kundennummer Garantie) der Marke ist. Zu diesem Zweck ist es erforderlich eingriffsorientiert zu stempeln.
Der Schalter für den Druck der Stempelzeiten hat folgende mögliche Einstellungen:
LEER = Stempelzeiten werden nicht gedruckt.

1. = Die Stempelzeiten werden in Summe auf der Rechnung gedruckt.

2. = Die Stempelzeiten werden auf einem eigenen Formular gedruckt

3. = wie 1, die Stempelzeiten werden auch auf Wartungsvertragsrechnungen gedruckt

4. = wie 2, das zusätzliche Formular wird auch bei Wartungsvertragsrechnungen gedruckt

Stempelnachweis drucken
Unabhängig von dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit auch aus der „Auftrag Details" Maske heraus einen Stempelnachweis zu erstellen. Hierzu betätigen Sie den Button „Stempelungen und Leistungsgrad" unter der Rubrik Zusätze (Auswahlfeld „Druckfunktionen").

Mehrarbeit pflegen

Wurde im Zeitmodell festgelegt, dass ein Mitarbeiter selbst Mehrarbeit anfordern darf, wird dieser, bei einer Stempelung außerhalb seiner Arbeitszeit, mittels Popup Fenster gefragt ob er die Zeit gutgeschrieben haben will. Als zusätzliche Bedingung muss die Stempelung außerhalb, der im Zeitmodell festgelegten, Pufferzeiten erfolgt sein.

Der Mitarbeiter klickt auf ‚Mehrarbeit anfordern'. Die gestempelte Zeit außerhalb der Sollarbeitszeit wird im Moment noch als Pausenzeit geführt. Jedoch erhält diese ein Anforderungskennzeichen und landet in der Bearbeitungsmaske der angeforderten Mehrarbeiten.
Die Pflege befindet sich direkt im IBD-Hauptmenü unter Mehrarbeiten pflegen.
Beim Einstieg erhalten Sie sofort eine Übersicht aller noch nicht abgeschlossenen Anforderungen.

Im oberen Bereich können Sie einen Datumsbereich, ein Team, einen Mitarbeiter, den Status oder über eine Volltextsuche die Mehrarbeiten vorselektieren.

Im unteren Bearbeitungsbereich pflegen Sie die selektierten, angeforderten Mehrarbeiten.



Sie erhalten Informationen zu der Stempelung und müssen in der Spalte ‚Genehmigt' entscheiden ob die Stempelung zur Arbeitszeit gerechnet werden soll.
Tragen Sie einen Verantwortlichen ein, welche die Mehrarbeit genehmigt hat, und setzen Sie den Eintrag auf abgeschlossen um die Bearbeitung zu beenden. Zusätzlich können Sie noch einen Kommentar eingeben. Sie werden beim Speichern automatisch als Bearbeiter eingetragen.

Übersichten und Auswertungen

Anwesenheitsübersicht

Diese Übersicht zeigt standardmäßig alle Mitarbeiter zum heutigen Tag an, welche für den aufrufenden Betrieb als aktiv gekennzeichnet sind. Sie sehen welche Mitarbeiter anwesend sind, ob sich der Mitarbeiter an seinen Soll-Arbeitsbeginn gehalten hat und welche Stempelung er zuletzt abgesetzt hat.
Zu den Auswertungen gelangen Sie im IBD Hauptmenü über _+Kalender / Anwesenheitsübersicht+_

Kontrollieren Sie vergangene Tage, Wochen, Monate indem Sie einen Datumsbereich eingeben.
Nutzen Sie die zahlreichen Filtermöglichkeiten um sich die Mitarbeiter aus Ihrer Verantwortlichkeit anzeigen zu lassen oder exportieren Sie die Liste nach Excel. 

Parameter Hauptbetrieb: 

Dieser Parameter filtert die Mitarbeiter zusätzlich nach dem Hauptbetrieb, welcher bei diesen eingestellt ist (Daten Pflege > Benutzerprofile Personal > Personal) 

Anwesenheit eigenes Team

Diese Übersicht zeigt die Mitarbeiter des Teams an, in dem auch die zugeordnete Personalnummer des angemeldeten Benutzers ist.
Sollten Sie diesen Menüpunkt nicht aufrufen können, beachten Sie bitte die Fehlermeldung und kontrollieren Sie die Einstellungen bez. Personalnummer, zugeordnetem Team etc. 

Eine Berechtigung ist in den Benutzerberechtigungen möglich. → Daten Pflege/ Benutzerprofil/Personal Pflege/ Benutzer & Benutzergruppen/ Benutzer Verwaltung/ Benutzer Berechtigungen 

Aktualisiert wird jede Minute, wenn die Einstellung getroffen wird: 

Urlaube und Abwesenheiten

Verwalten Sie in dieser Ansicht Ihre Urlaube und anderer Abwesenheiten. Nutzen Sie die zahlreichen Filter um die Anzeige Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Wechseln Sie hierzu zum IBD-Menüpfad _+Kalender / Urlaube und Abwesenheiten{+}{_}.
Zunächst erhalten Sie eine Übersicht über alle Mitarbeiter und bereits eingetragene Abwesenheiten.
Um die Abwesenheiten zu pflegen, markieren Sie den Bereich (kann auch anschließend im nächsten Fenster definiert werden) bei dem betroffenen Mitarbeiter und klicken Sie auf „Abwesenheitsgrund ändern".

Sie können auch mehrere Mitarbeiter oder Teams in der Ansicht anzeigen, dafür müssen Sie nur die Auswahl dementsprechend auf mehrfach umschalten.
Zur besseren Übersicht können sie mittels Personalstatus die angezeigten Personen auf aktive und ausgetretene Mitarbeiter filtern.

Wählen Sie im dop-down-Menü den Abwesenheitsgrund aus, definieren Sie, wenn erforderlich einen Datumsbereich und die Wochentage, im Anschluss bestätigen Sie die Änderungen mir einem Klick auf „Ändern"

Monatsprotokolle

Analysieren Sie anhand dieses Protokolls die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeiter auf Monatsbasis. Stellen Sie mittels Excel Export eine Übersicht der Stempelzeiten anderen Abteilungen zur Verfügung die keinen Zugriff auf CDP haben. Das Monatsprotokoll kann für das gesamte Personal im Betrieb erstellt werden.
Zu den Monatsprotokollen gelangen Sie im IBD Hauptmenü über _+Auswertungen / Monatsprotokolle{+}{_}.

Klicken Sie auf das Drop down Feld "Spaltenauswahl" um die Anordnung und die Anzeige der verschiedenen verfügbaren Spalten zu bearbeiten.

Statistiken

In diesem Programm können sie auf vordefinierte Statistiken zugreifen, diese ändern oder sich selbst neue erstellen und speichern.
Um die Statistiken aufzurufen gehen Sie über das IBD Hauptmenü zu _+Auswertungen / Statistiken{+}{_}.
Entscheiden Sie zunächst welche Art der Statistik Sie aufrufen bzw. erstellen wollen. Dies machen Sie indem Sie zwischen den Tabreitern „Täglich", „Stempelungen" und „Aufträge" wählen.

• Täglich: hier werden die Stempelzeiten mit Tagessummen zur Verfügung gestellt

• Stempelungen:um Einzelstempelungen auszuwerten wählen Sie diesen Tabreiter

• Aufträge:Auswertungen auf Auftragsbasis stellen Sie hier zusammen

Aufruf vorhandener Statistiken

Wählen Sie zuerst die gewünschte Rubrik „Täglich", „Stempelungen" oder „Aufträge".
Unter Konfiguration laden können Sie nun auf alle erstellten und vordefinierten Statistiken zugreifen.

In der Rubrik „Täglich" finden Sie folgende vordefinierten Statistiken bei „Konfiguration laden":



In der Rubrik „Stempelungen" finden Sie: 


Klicken Sie auf die gewünschte Auswertung, legen Sie den Datumbereich(von/bis) fest und klicken auf Aktualisieren.

Sie erhalten nun die Statistik für den ausgewählten Zeitraum. Gegebenen Falls können Sie die ausgewählte Statistik nun nach Ihren Vorstellungen ändern und unter ‚Konfiguration speichern' einen eigenen Namen vergeben.

Erstellen einer neuen Statistik

In Folge wird beschrieben wie die Erstellung einer neuen Auswertung abläuft.
Der einfachste Weg ist eine bestehende Statistik zu adaptieren und unter einem anderen Namen zu speichern.
Der linke obere Bereich der Maske gibt an welche Daten für die Auswertung benötigt werden.
Wählen Sie einen Datumsbereich und welche Betriebe geladen werden sollen und klicken Sie auf aktualisieren.

Musterbeispiel: Erstellen einer Zeit-/Leistungsgradanalyse
SCHRITT 1 Festlegen des Berichtsinhalts:
Das Ziel ist es eine Zeit-Leistungsgradanalyse zu erhalten. Legen Sie zuerst immer fest welches Ergebnis der Bericht haben soll. Folgende Vorgaben sind für unsere Statistik zu berücksichtigen:

• Filter: Selektionsmöglichkeit nach Jahr, Monat und Team

• Zeilen: am Bericht soll für jeden Arbeitstag und Mitarbeiter eine Zeile stehen(aus- /einklappbar)

• Sortierung:nach Mitarbeiter und Datum

• Daten: Sollzeit, Istzeit, Differenz Soll/Ist, Realzeit, verrechnete Zeit, Auslastung in %, Produktivität in %, Leistungsgrad in %

• Summen:Gesamtsumme pro Spalte mit Zwischensummen pro Mitarbeiter

SCHRITT 2 Filterfelder:
Wir ziehen hierfür die vorgegebenen Felder, Jahr, Monat und Team, in den Filter-Felder Bereich des Berichts (ähnlich einer Excel Pivot-Tabelle).


SCHRITT 3 Zeilen-Felder:
Wir wollen pro Mitarbeiter und Arbeitstag eine Zeile am Bericht.
Ziehen Sie hierfür die beiden Felder zu den Zeilen-Feldern:

SCHRITT 4 Daten-Felder:
Alle Daten die Sie sehen wollen ziehen Sie zu den Daten-Feldern.
(Sollzeit, Istzeit, Abweichung, Realzeit, verrechnete Zeit, Auslastung in %, Produktivität in %, Leistungsgrad in %)

SCHRITT 5 Zwischensummen pro Mitarbeiter:
Um Zwischensummen zu erhalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld bei dem Sie die Summe angezeigt haben wollen. In unserer Aufgabenstellung klicken Sie daher den Mitarbeiternamen rechts an und gehen auf ‚Feldeinstellungen'.

Sie erhalten folgende Maske:

Klicken Sie in der Rubrik Zwischensumme(für Zeilenfelder) auf ‚Benutzerdefiniert' und markieren Sie die ‚Summe'.
Der Bericht ist nun nach den Vorgaben erstellt und wird unter ‚Konfiguration speichern' gesichert.

Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und bestätigen Sie durch einen Klick auf den grünen Hacken.

Unter Konfiguration löschen, können Sie die gespeicherten Statistiken wieder verwerfen.

Den Export in eine Excel 2003, 2007 oder csv-Datei bewerkstelligen Sie wie gewohnt mit der Taste Export. Vergeben Sie einen Namen und einen Speicherort.

Begriffserklärung/Definition der Kennzahlen

Pentaho Auswertungen IBD

Voraussetzung um diese Funktion nutzen zu können ist die Lizensierung des Moduls IBE.

Rufen Sie diesen Menüpunkt auf um vorhandene Reports anzuzeigen.

Tägliche Auftragsstempelung und Auslastung

Diese Auswertung beinhaltet die Stempelung der Mitarbeiter die in den Personaldaten das Kennzeichen ‚Mechaniker' gesetzt haben.
Folgende Regeln werden zur Berechnung der Werte verwendet:

• die Zeitart muss als Anwesenheit markiert sein

• in der Zeitart muss das Kennzeichen produktiv gesetzt sein

• es erfolgt keine Abfrage nach dem 'Aktiv Kennzeichen' oder 'Austrittsdatum' im Personal

(Dadurch werden auch Zeiten von ausgetretenen Mitarbeitern abgefragt)

• die Berechnung des Prozentsatzes Produktiv erfolgt folgender Maßen:

'Zeit/ Anwesenheitszeit * 100'
Werden mehrere Tage abgefragt wird bei der Gesamtsumme des Mitarbeiters der durchschnittliche % Satz angezeigt.

• der Bericht wird nach folgenden Prioritäten sortiert:

Team => Personalnummer => Stempeldatum => Stempelzeit absteigend
Ihren Bericht können Sie nach Datumsbereich, Mitarbeiter und Team einschränken.

Arbeitsaufzeichnung

Diese Auswertung wurde aufgrund von externen Anforderungen in einem eigenen Menüpunkt für den Aufruf verfügbar gemacht. Damit wird sichergestellt dass keine weiteren Reports geöffnet und keine Daten aus anderen Betrieben eingesehen werden können.
Es werden nur die Stempelungen der Mitarbeiter angezeigt die den aufrufenden Betrieb als Hauptbetrieb im Personalstamm hinterlegt haben.
Ihren Bericht können Sie nach Datumsbereich, Mitarbeiter und Team einschränken.
Die Beschreibung des Reports finden Sie in der Dokumentation CDP_Reports Basis.

Grundeinstellungen

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung

• Kalender

• Daten Pflege

• Auswertungen

• Zusätze IBD

Gehen Sie bei den Grundeinstellungen wie folgt vor:

Tagesarten Pflegen

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Daten Pflege > Tagesarten pflegen

oder: 

Um verschiedenen Arbeitstypen zu wählen und in den Kalendern darzustellen, werden Tagesarten definiert.  Diese Tagesarten sagen aus, ob ein Tag arbeitsfrei ist oder nicht.

Zusätzlich ist es möglich spezielle Tagesarten für Feiertage, halbe Arbeitstage und individuelle Arbeitstage zu definieren.
Tagesarten mit den Arbeitstypen ‚arbeitsfreier Tag' und ‚Feiertag' werden vom Programm als Tag erkannt an denen normaler Weise nicht gearbeitet wird.

Halbe Arbeitstage können definiert werden um zum Beispiel den 24.12. und 31.12. als halben Arbeitstag im Kalender darzustellen. Diesen Tagen muss ein dementsprechendes Tagesmodell zugeordnet werden in dem die Soll-Arbeitszeit reduziert ist.
Individuelle Feiertage betreffen nicht das gesamte Personal und werden zum Beispiel für Feiertage eines anderen Glaubensbekenntnisses verwendet.

Den Tagesarten kann zur Veranschaulichung in den Kalendern eine Farbe zugeordnet werden.

Legen Sie Tagesarten für Ihren Betrieb fest. Z.B.:

Zeitarten/Zeitartengruppen

Zeitartengruppen pflegen

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Daten Pflege > Zeitartengruppen pflegen

oder:

Zeitarten werden verwendet, um gestempelte Tätigkeiten zu beschreiben und zu kategorisieren.
Die Zeitarten können Ihren Anforderungen angepasst und jederzeit erweitert werden.

Sie können Zeitarten hinzufügen, kopieren und löschen. Gelöscht werden kann sie nur, wenn diese noch nicht verwendet (gestempelt) wurde. Jede Zeitart kann inaktiv gesetzt werden, damit diese in weiterer Folge nicht mehr verwendet werden kann.
 
Bevor Sie Zeitarten anlegen können, müssen zuerst Zeitartengruppen definiert werden.

Diese dienen zur Gruppierung und Auswertung von zusammengehörigen Stempelungen. Wenn Sie in der Maske ´Zeitarten pflegen" sind, klicken Sie auf den Button links unten!

Es öffnet sich folgende Maske, in der Sie eine neue Zeitartengruppe anlegen können.

Bzw. mit Direkteinstieg: CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Daten Pflege > Zeitartengruppen pflegen

Mit Klick auf das "grüne Plus-Symbol" wird eine leere Zeile hinzugefügt und im unteren Bereich die Eingaben zur Erfassung möglich.

Geben Sie einen Code, Kurzbeschreibung und Beschreibung für diese neue Zeitartengruppe an und bestätigen Ihren Eingabe mit "SPEICHERN". Nachdem alle Zeitartengruppen definiert wurden, schließen Sie das Fenster und fahren mit der Anlage der Zeitarten fort.

Löschen einer Zeitartengruppe: 

Markieren Sie diese, die Sie löschen möchten, klicken auf das "rote X" - Sie werden erneut gefragt, ob Sie den Datensatz löschen wollen - diesen dann mit ´Ja´ bestätigen.

Zeitarten pfelgen

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme > Zusatzprogramme 1 > IBD - Betriebsdaten Erfassung > Daten Pflege > Zeitarten pflegen

Klicken Sie auf das ´grüne Plus Symbol" rechts (analog der Zeitartengruppen Pflege), um eine neue Zeitart anzulegen: eine Leerzeile wird eingefügt und im unteren Bereich sind die entsprechenden Angaben/Parameter zu dieser Zeitart zu erfassen.

Um die Parameter einer vorhandenen Zeitart zu ändern, wählen Sie diese im oberen Fensterbereich per Klick aus und sehen im unteren Fensterbereich die Konfiguration dieser Zeitart.
Jeder Zeitart wird eine Gruppe zugordnet, erhält eine aussagekräftige Beschreibung und wird mit dementsprechenden Kennzeichen versehen.
 

Zeitart:
Überlegen Sie sich ein Schema wie Ihre Zeitarten aufgebaut werden. In unserem Beispiel besteht die Zeitart aus 3 Ziffern. Die erste Stelle ist die Zeitartengruppe(z.B. 0 für produktive Stempelungen). Die Stelle 2 und 3 ist eine laufende Nummer innerhalb der Gruppe. Dies ermöglicht eine übersichtliche Darstellung zusammengehöriger Zeitarten

Zeitartengruppe:
wählen Sie die korrekte Zeitartengruppe aus die Stempelungen dieser Zeitart zugeordnet werden sollen.
Auftragsnummer:
Hier können Sie auswählen ob die Angabe einer Auftragsnummer nicht erlaubt, optional oder verpflichtend ist
Eingriffsnummer:
Hier können Sie auswählen ob die Angabe einer Eingriffsnummer nicht erlaubt, optional oder verpflichtend ist
Online stempelbar:
Die Aktivierung dieses Schalters bewirkt, dass diese Zeitart auf Stempelstationen verwendet werden darf. Deaktivieren Sie dieses Kennzeichen bei Zeitarten die nicht von den Mitarbeitern auf der Stempelstation gestempelt werden dürfen(z.B. Urlaub usw.).
Arbeitsende:
Dieses Kennzeichen muss bei der letzten Stempelung des Tages gesetzt werden und bedeutet, dass in dieser Tagesperiode keine Stempelung mehr erfolgt(Zeitart ‚Arbeitsende' oder ‚Gehen'). Stempelungen nach einer Stempelung mit dem Kennzeichen ‚Arbeitsende' werden als Fehler in der Prüfroutine ausgeworfen.
Anwesenheitskennzeichen:
Diese Markierung der Zeitart sagt aus ob es sich um eine Zeitart handelt bei der ein Mitarbeiter im Betrieb anwesend ist. Bei Zeitarten wie z.B. Urlauben, Krankenständen, dem Arbeitsende oder Zeitausgleich darf das Kennzeichen daher nicht gesetzt werden.
Bestätigung erforderlich:
Wählen Sie diese Einstellung aus, wenn Stempelungen auf diese Zeitart in der Prüfroutine bestätigt werden sollen.

Treffen Sie die Auswahl wie die Zeitart verbucht werden soll:

• ‚keine Arbeitszeit': gestempelte Zeit zählt nicht zur Arbeitszeit

• ‚produktive Arbeitszeit': Stempelungen auf diese Zeitarten zählen zu den produktiven Stunden

• ‚unproduktive Arbeitszeit': Stempelungen auf diese Zeitarten zählen zu

zu den unproduktiven Stunden
Beachten Sie, dass diese Einstellung Auswirkung auf Ihre Auswertungen und Kennzahlen, wie den Leistungsgrad oder die Produktivität, hat und deshalb vor der ersten Stempelung auf diese Zeitart korrekt eingetragen werden muss.
Produktive und unproduktive Arbeitszeit bilden in Summe die Ist-Arbeitszeit.
Diese wird in den Auswertungen der Soll-Arbeitszeit aus dem Tagesmodell in den Personalkalendern gegenüber gestellt. Die Differenz daraus(Ist-AZ – Soll-AZ) ergibt den Tagessaldo des Mitarbeiters. Bei der Verwendung von Zeitkonten wird diese Differenz auf Monatsbasis kumuliert in das Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters übernommen.
Nähere Beschreibungen finden Sie in den Kapiteln Zeitkonten, und Auswertungen.
Farbe: um Zeitarten optisch in den diversen Anzeigen besser voneinander unterscheiden zu können haben Sie die Möglichkeit jeder Zeitart eine Farbe zuzuordnen.
Um die Sichtbarkeit in den Anzeigen zu gewährleisten achten Sie darauf die Farben nicht zu dunkel zu wählen(pastellfarben haben sich hier bewährt).

Spezielle Zeitarten

Urlaub

Urlaub muss immer als „unproduktive Arbeitszeit" erfasst werden; das Anwesenheitskennzeichen sollte nicht gesetzt sein.

Zeitausgleich

Zeitausgleich muss immer als „keine Arbeitszeit" erfasst werden; das Anwesenheitskennzeichen sollte nicht gesetzt sein.

Arbeitsende/Gehen

Arbeitsende/Gehen muss als „keine Arbeitszeit" erfasst werden; das Anwesenheitskennzeichen sollte nicht gesetzt sein. Zusätzlich muss die Zeitart als „Arbeitsende" markiert werden. Stempelungen mit dieser Zeitart haben immer die Dauer 0:00 Stunden.

Pause

Pause muss immer als „keine Arbeitszeit" erfasst werden.

Karenz/Bundesheer

Wollen Sie nachvollziehen welche Mitarbeiter in Karenz/beim Bundesheer sind so müssen Sie für diese geplanten, unbezahlten Abwesenheiten dementsprechende Zeitarten anlegen. Das Anwesenheitskennzeichen bleibt leer und die Zeitart wird als ‚unproduktive Arbeitszeit' definiert. Alternativ können Sie auch ein Zeitmodell mit 0,0 Sollstunden für die Dauer der/des Karenz/Bundesheers anlegen.


Erstellen Sie ein Tages-/Wochen- und Zeitmodell in dem keine Soll-Arbeitszeit vorgegeben wird.






Generieren Sie für den Zeitraum der Abwesenheit bei diesen Mitarbeitern einen Personalkalender mit dem gerade erstellten Zeitmodell.



Tritt der Mitarbeiter nach Ablauf der Karenz/des Wehrdienstes wieder ein so erstellen Sie ab diesem Datum einen neuen Mitarbeiterkalender mit dem gültigen Zeitmodell.
Scheidet der Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus so tragen Sie in der Personalpflege das Austrittsdatum ein und löschen den Personalkalender ab dem ersten Tag an dem nicht mehr gestempelt wird.

Feiertage

Gehen Sie in den Menüpunkt ‚Daten Pflege' und wählen Sie ‚Feiertage pflegen'.
Feiertage werden zum Erstellen der Firmen- und Personalkalender verwendet.

Legen Sie alle Feiertage an, und definieren Sie ob diese einmalig sind oder sich jährlich wiederholen.
Ordnen Sie zusätzlich die korrekte Tagesart jeden Feiertag zu.

Stempelt ein Mitarbeiter an einem als Feiertag gekennzeichneten Tag, zählt diese Zeit zur Arbeitszeit. Zur Kontrolle erscheint am Prüfprotokoll die Hinweismeldung ‚Stempelung an arbeitsfreien Tag gefunden'.

Tagesmodelle

In den Tagesmodellen müssen alle verwendeten Tagesarbeitszeiten aller stempelnden Mitarbeiter definiert werden. Die Tagesarbeitszeiten werden in weiterer Folge in den Wochenmodellen zu Wochenarbeitszeiten zusammen gefügt.
Als Vorbereitung sollten Sie sich die bei Ihnen gültigen Arbeitszeiten und die sich daraus ergebenden Tagesmodelle notieren. Überlegen Sie sich eine Logik für die Namen Ihrer Tagesmodelle(z.B. beginnend mit einem Abteilungskürzel. WKMODO = Werkstatt Montag bis Donnerstag, WKFRK = Werkstatt Freitag kurz). Je nachdem wie viele unterschiedliche Arbeitszeiten Sie in Ihrem Betrieb(en) haben desto wichtiger ist es hier logische Namenskombinationen zu verwenden. Dies hilft Ihnen später enorm beim Zusammenstellen der Wochen- und Zeitmodelle
Gehen Sie in den Menüpunkt Daten Pflege und wählen Sie Tagesmodelle.



Tagesmodell kopieren: Markieren Sie zuerst das zu kopierende Tagesmodell und klicken Sie dann auf das Kopier-Symbol
Tagesmodell löschen: Ein Tagesmodell kann gelöscht werden wenn es in keinem Wochenmodell oder Personalkalender verwendet wurde/wird.
Markieren Sie das zu löschende Tagesmodell und klicken Sie auf
Tagesmodell hinzufügen: Klicken Sie auf „Hinzufügen" um ein neues Tagesmodell zu er-stellen.
In der ersten Maske legen den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende dieses Tages fest.



Damit die Soll-Arbeitszeit eines Tages korrekt vorgegeben wird legen Sie Ihre Pausenzeiten fest.
Die Soll-Arbeitszeit ist die Vorgabezeit eines Mitarbeiters für eine Periode(Tag, Woche, Monat oder Jahr).
Klicken Sie hierfür auf das „+"-Symbol.
(Die Arbeitszeit wird dann wieder automatisch gesetzt)

Ob Pausenzeiten automatisch abgezogen werden oder nicht legen Sie in den Standard Parametern für alle Mitarbeiter fest.
Wollen Sie auf dem Prüfprotokoll sehen ob ein Mitarbeiter in einem gewissen Zeitraum gestempelt hat so setzen Sie das Häkchen in der Spalte ‚Aktivität melden'.


In der Zusammenfassung sehen Sie die Netto und Brutto Arbeitsstunden, den Tagesbeginn und das Tagesende.
Ein Tagesmodell sieht dann z.B. so aus:

Speichern Sie das Tagesmodell ab. Bei Bedarf erstellen Sie Sich weitere Modelle.
Um arbeitsfreie Tage im Wochenmodell zu markieren(z.B. Sonntag) ist es notwendig ein Tagesmodell ohne Soll-Arbeitszeit zu hinterlegen. Lassen Sie hierfür beim Erstellen des Tagesmodells die Felder Arbeitsstart und Arbeitsende leer und markieren Sie das Feld ‚keine Arbeitszeit'.

Tragen Sie dieses Tagesmodell in den Standardparametern(Daten Pflege / Standard Parameter) unter ‚Tagesmodell für keine Arbeitszeit ein'.

Tagesmodell als "Ausgeblendet" kennzeichnen: 

Ein Tagesmodell kann nur gelöscht werden wenn es in keinem Wochenmodell oder Personalkalender verwendet wurde/wird. Jedoch kann man durch das Setzen des Häkchens ‚Ausgeblendet' ein Tagesmodell markieren, sodass es nicht zur Auswahl für Wochenmodelle angezeigt werden soll.

1. Wählen sie zunächst das gewünschte Tagesmodell in der Übersicht aus

2. Setzen Sie das Häkchen ‚Ausgeblendet' 

3. Klicken Sie auf 'Speichern'

Über die Combo-Box lässt sich auf Tagesmodelle mit einer bestimmten 'Ausgeblendet"-Eigenschaft filtern. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

• Aktive

• Alle

• Ausgeblendete

Beim ersten Aufruf der Maske werden standardgemäß nur aktive Tagesmodelle geladen. 

Wochenmodelle

Wochenmodelle werden aus beliebigen Tagesmodellen zusammengestellt und stellen eine Arbeitswoche eines Mitarbeiters dar. Stellen Sie hier alle möglichen Wochenarbeitszeiten aus Ihren Tagesmodellen zusammen.
Ändert sich die Arbeitszeit eines Mitarbeiters periodisch(z.B. eine Woche Freitag bis 13:00 Uhr und die nächste Woche am Freitag bis 17:00) so legen Sie hierfür verschiedene Wochenmodelle an. Der periodische Ablauf der verschiedenen Wochenmodelle wird in Folge in den Zeitmodellen definiert.
Gehen Sie in den Menüpunkt Daten Pflege und wählen Sie Wochenmodelle.


Klicken Sie auf „Hinzufügen" um ein Wochenmodell zu erstellen.
Wählen Sie zunächst einen Namen und eine Beschreibung für Ihr neues Wochenmodell.
In der Rubrik Tagesmodelle wählen Sie das zu ihrem Wochenmodell passende Tagesmodell aus.

Es werden nur Tagesmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Tagesmodell als Ausgeblendet kennzeichnen.

Suchen Sie in der Übersicht ein verfügbares Tagesmodell aus. Mit der Pfeiltaste kann dies auf den nächsten Tag übertragen werden.

In der Rubrik „Alternative Modelle" können Sie ein Tagesmodell hinterlegen, welches wahlweise herangezogen wird.
Liegt die erste Stempelung des Tages näher beim alternativen Modell, wird dieses als Vorgabe der Soll-Arbeitszeit des Tages verwendet.
Ausnahme: Primär wird jedoch auf die Pufferzeit des Tagesmodells geachtet. Erst wenn diese Zeit überschritten ist wird das alternative Modell vom Programm gewählt.
Nach der Betätigung der Schaltfläche „Pflegen" erhalten Sie die Übersicht zu dem Tag:

Wählen Sie ein alternatives Tagesmodell und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „Hinzufügen". Der Datensatz wird nun in der Übersicht gespeichert. Bei dem zuvor angelegten Datensatz sehen Sie nun die „default"-Markierung für das ursprüngliche Tagesmodell. Dies können Sie auch noch ändern indem Sie ein Tagesmodell mit der Maus markieren und auf „Als Standard setzen" klicken.
Mit „Schließen" verlassen Sie die Alternativ-Tagesmodell-Übersicht.
Ganz rechts sehen Sie die Gesamtarbeitszeit aufgelistet inkl. der Wochensumme.

Bestätigen Sie Ihre Konfiguration mit „Speichern".

Wochenmodell als "Ausgeblendet" kennzeichnen: 

Ein Wochenmodell kann nur gelöscht werden wenn es in keinem Zeitmodell oder Personalkalender verwendet wurde/wird. Jedoch kann man durch das Setzen des Häkchens ‚Ausgeblendet' ein Wochenmodell markieren, sodass es nicht zur Auswahl für Zeitmodelle angezeigt werden soll.

1. Wählen sie zunächst das gewünschte Wochenmodell in der Übersicht aus

2. Setzen Sie das Häkchen ‚Ausgeblendet' 

3. Klicken Sie auf 'Speichern'

Über die Combo-Box lässt sich auf Wochenmodelle mit einer bestimmten 'Ausgeblendet"-Eigenschaft filtern. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

• Aktive

• Alle

• Ausgeblendete

Beim ersten Aufruf der Maske werden standardgemäß nur aktive Wochenmodelle geladen. 

Zeitmodelle

Gehen Sie in den Menüpunkt Daten Pflege und wählen Sie Zeitmodelle.


Jedem Mitarbeiter der stempelt muss ein Zeitmodell zugeordnet werden. Dieses definiert die Soll-Arbeitszeit, d.h. Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Pausenzeiten. Darüber hinaus können Sie pro Zeitmodell eine Reihe von individuellen Parametern einstellen.
Legen Sie alle Zeitmodelle an, die in Ihrem Betrieb verwendet werden. Das Zeitmodell besteht aus einem oder mehreren Wochenmodellen. Hat ein Mitarbeiter nicht jede Woche die gleiche Arbeitszeit ist es möglich mehrere unterschiedliche Wochenmodelle im Zeitmodell zu definieren.
Nach dem letzten definierten Wochenmodell wird wieder beim ersten Eintrag begonnen. Diese Reihenfolge wird bei der Erstellung des Personalkalenders berücksichtigt und in diesem eingetragen.
Beginnen Sie mit „Hinzufügen", vergeben Sie eine Bezeichnung und eine eindeutige Beschreibung.
Im Fenster Wochenmodelle definieren Sie die Wochenmodelle, welche abwechselnd durchlaufen sollen. Mit der Steuerungskonsole rechts fügen Sie Modelle hinzu, löschen diese oder ändern die Reihenfolge.
Mit dem Pull-down-menü wählen Sie zwischen den verfügbaren Wochenmodellen.

Es werden nur Wochenmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Wochenmodelle als Ausgeblendet kennzeichnen.

Benötigen Sie ein neues Wochenmodell oder wollen Sie ein vorhandenes abändern können Sie direkt mit dem Button „Wochenmodell Pflege" zur Pflege dieser springen.

Zeitmodell als "Ausgeblendet" kennzeichnen: Wie kann ein Zeitmodell ausgeblendet werden ?

Ein Zeitmodell kann nur gelöscht werden wenn es in keinem Personalkalender verwendet wurde/wird. Jedoch kann man durch das Setzen des Häkchens ‚Ausgeblendet' ein Zeitmodell markieren, sodass es nicht zur Auswahl für Personalkalender angezeigt werden soll.

1. Wählen sie zunächst das gewünschte Zeitmodell in der Übersicht aus

2. Setzen Sie das Häkchen ‚Ausgeblendet' 

3. Klicken Sie auf 'Speichern'

Über die Combo-Box lässt sich auf Zeitmodelle mit einer bestimmten 'Ausgeblendet"-Eigenschaft filtern. Folgende Werte stehen zur Auswahl:

• Aktive

• Alle

• Ausgeblendete

Beim ersten Aufruf der Maske werden standardgemäß nur aktive Zeitmodelle geladen. 

Schalterstellungen und deren Auswirkung

Jedes Zeitmodell hat noch zusätzliche Parameter (gelber Rahmen im Screenshot oben) welche steuern wie mit Stempelungen umgegangen wird.

Automatische Gehenstempelung:

Definieren Sie ob Gehen-Stempelungen automatisiert erfolgen sollen.
Schalter ist gesetzt:
Haben Mitarbeiter an einem Arbeitstag nicht Gehen/Arbeitsende gestempelt werden diese im Zuge der Prüfroutine automatisch zum Arbeitsende des im Personalkalender eingetragenen Tagesmodells abgestempelt.
Stempelt ein Mitarbeiter manuell, bevor die Prüfroutine dieses Tages durchgeführt wird, Gehen/Arbeitsende wird keine automatische Gehen-Stempelung mehr generiert.
Setzt ein Mitarbeiter nach einer (händisch gesetzten) Gehen-Stempelung seine Arbeit fort, kann er sich auf diese Zeitart (z.B. „Auftrag") anstempeln. Die zuvor abgesetzte Gehen-Stempelung wird dann automatisch in eine Pausen-Stempelung geändert.
Schalter ist NICHT gesetzt:
Stempelt ein Mitarbeiter kein Arbeitsende so erfolgt eine Fehlermeldung auf dem Prüfprotokoll. Zur Korrektur dieses Fehlers muss die Gehen-Stempelung manuell im Menü ‚Stempelungen pflegen' eingetragen werden.

Automatische Abwesenheitsstempelungen

Definieren Sie ob ganztägige Abwesenheitsstempelungen (z.B. Urlaub) automatisiert erfolgen sollen. Ist im Personalkalender an einem Tag eine Abwesenheit eingetragen wird diese Zeitart beim Ausführen der Prüfroutine für den betreffenden Tag automatisch gestempelt. Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie auch die Funktion „Automatische Gehenstempelung" aktivieren.

Automatischer Pausenabzug

Definieren Sie ob die Pausen laut Tagesmodell automatisch abgezogen werden sollen.
Parameter ist gesetzt:
Pausen werden, wie Sie im Tagesmodell definiert sind, von der Ist-Arbeitszeit abgezogen.
Tritt der Fall ein, dass ein Mitarbeiter in der Pause arbeitet und diese Zeit zu seiner Arbeitszeit zählen soll, müssen Sie im Menü ‚Stempelungen pflegen' das Kennzeichen ‚ununterbrochene Arbeitszeit' bei der Stempelung manuell setzten.
Parameter ist NICHT gesetzt:
Die Pausen werden ignoriert und müssen daher immer manuell gestempelt werden.
(Siehe dazu auch Kapitel ‚Stempelungen während einer Pause'.)Pause vor Arbeitsbeginn:

Definieren Sie hier ob gestempelte Zeiten vor Beginn der regulären Arbeitszeit als Pausen zu bewerten sind.
Beispiel:
Ein Mechaniker hat Arbeitsbeginn um 8:30 Uhr laut Zeitmodell und der Schalter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist nicht gesetzt. Stempelt er sich nun um 7:45 Uhr auf eine Zeitart (z.B. auf einen Auftrag) würde diese Stempelung mit Beginnzeit 7:45 Uhr eingetragen werden aber als Pausenzeit gewertet. Erst ab 8:30 Uhr werden die Stempelungen als Arbeitszeit gewertet. Stempelt der Mitarbeiter um 8:00 Uhr und danach erst wieder um 8:45 Uhr, wird die Stempelung, die um 8:00 Uhr getätigt wurde mit 30 Minuten als Pausenzeit und mit 15 Minuten als Arbeitszeit gerechnet.

Pause nach Arbeitsende:

Definieren Sie hier ob gestempelte Zeiten nach Ende der regulären Arbeitszeit als Pausen zu bewerten sind.
Beispiel:
Ein Mechaniker hat Arbeitsende um 16:30 Uhr laut Zeitmodell und der Schalter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist nicht gesetzt. Stempelt er sich nun um 17:15 Uhr auf die Zeitart Arbeitsende/Gehen würde diese Stempelung mit Uhrzeit 17:15 Uhr eingetragen werden. Die von 16:31 Uhr bis 17:15 Uhr getätigten Stempelungen zählen als Pausenzeiten. Stempelt der Mitarbeiter um 16:15 Uhr und danach erst wieder um 17:00 Uhr, wird die Stempelung, die um 16:15 Uhr getätigt wurde mit 30 Minuten als Pausenzeit und mit 15 Minuten als Arbeitszeit gerechnet.

Überstunden melden:

Ist dieser Schalter aktiv und es wird vor oder nach der Regelarbeitszeit (vor Arbeitsbeginn, nach Arbeitsende) gestempelt, so werden diese Zeiten, unter Berücksichtigung der Pufferzeiten, am Prüfprotokoll als Hinweis angeführt.

Verspätung melden:

Wird außerhalb eventuell gesetzter Pufferzeiten Arbeitsbeginn gestempelt erfolgt eine Meldung über die Verspätung am Prüfprotokoll.

Mehrarbeit

Wird dieser Schalter gesetzt kann ein Mitarbeiter, welcher außerhalb seiner Arbeitszeit eine Anwesenheit stempelt, Mehrarbeit anfordern. Die Arbeitszeit gilt vorerst als Pausenzeit. Soll diese gestempelte Zeit zur Arbeitszeit des Mitarbeiters gerechnet werden muss diese in einer eigenen Wartungsmaske bestätigt werden (siehe Kapitel Mehrarbeit).

Pufferzeiten:

Tragen Sie hier Pufferzeiten in Minuten vor Beginn, nach Beginn, vor Ende und nach Ende ein. Aktivieren Sie zusätzlich den Parameter „Beginn-/Endestempelung an Modell angleichen".
Stempelt ein Mitarbeiter nun innerhalb der Pufferzeiten so wird die Stempelzeit auf den Arbeitsbeginn bzw. das Arbeitsende der Soll-Arbeitszeit des Tagesmodells gesetzt. Der ursprüngliche Stempelzeitpunkt ist dadurch nicht mehr sichtbar.
Parameter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist nicht gesetzt:
Werden Stempelungen vor bzw. nach Arbeitsende (inkl. Pufferzeiten) getätigt – also außerhalb der Pufferzeiten – werden diese mit dem Zeitpunkt abgespeichert zu dem sie stattgefunden haben und werden als Arbeitszeit gewertet. Am Protokoll erscheint eine Meldung dass eine Stempelung außerhalb der Soll-Arbeitszeit stattgefunden hat.
Parameter „Stempelungen vor/nach Arbeitszeit verhindern" ist gesetzt:
Stempelungen außerhalb der Pufferzeiten sind nicht möglich. Versucht ein Mitarbeiter trotzdem eine Stempelung abzusetzen erhält er eine Fehlermeldung. Ebenso erfolgt eine Meldung im Menü ‚Stempelungen Pflege' wenn versucht wird eine Stempelung für diese Zeiten abzuspeichern.

Erfolgen mehrere Stempelungen innerhalb der Pufferzeit werden alle Stempelungen gespeichert und nach den Vorgaben der Einstellungen abgearbeitet.

Verspätungsgrund verpflichtend:

Ist dieser Schalter gesetzt, und ein Mitarbeiter stempelt als erste Stempelung des Tages nach dem Soll-Arbeitsbeginn, öffnet sich ein Fenster und eine Abwesenheitszeitart muss als Verspätungsgrund angeben werden. Wurde im Zeitmodell eine Pufferzeit nach Beginn definiert erfolgt die Meldung erst nach der Überschreitung dieses Puffers. Siehe dazu auch Kapitel unten ‚Stempelungen nach Arbeitsbeginn'

Stempelungen nach Arbeitsbeginn

1. ‚Verspätung melden' und ‚Verspätungsgrund verpflichtend' ist im Zeitmodell nicht gesetzt:

Setzt ein Mitarbeiter die erste Stempelung des Tages nach seinem Soll-Arbeitsbeginn laut Tagesmodell, wird keine Meldung angezeigt. Die Zeit zwischen dem Soll-Arbeitsbeginn und dieser Stempelung zählt nicht zur Arbeitszeit.

1. ‚Verspätung melden' ist im Zeitmodell gesetzt:

Durch den Schalter ‚Verspätung melden' wird eine Verspätungsmeldung an der Stempelstation angezeigt. Die Zeit zwischen der Soll-Arbeitszeit und dieser Stempelung zählt nicht zur Arbeitszeit.

1. ‚Verspätungsgrund verpflichtend' ist im Zeitmodell gesetzt:

Ist dieser Schalter gesetzt wird an der Stempelstation eine Verspätungsmeldung angezeigt. und eine Auswahl von Abwesenheitsgründen vorgeschlagen. Mit der Auswahl der Zeitart wird eine Stempelung abgesetzt die vom Soll-Arbeitsbeginn bis zum aktuellen Zeitpunkt reicht. Dies vermindert den administrativen Aufwand der entsteht um den Verspätungsgrund zu erfahren und diese Stempelung manuell zu setzen.
Beim verspäteten Stempeln stehen Zeitarten zur Verfügung in denen das Kennzeichen ‚als Verspätungsgrund stempelbar' gesetzt ist.

1. ‚Beginn-/Endestempelung an Modell angleichen' und ‚Pufferzeiten' sind gesetzt.

Fällt eine Stempelung innerhalb der Pufferzeit wird diese an den Soll-Arbeitsbeginn bzw. das Soll-Arbeitsende angepasst. Diese Einstellung wird getroffen um minutenweisen Zeitausgleich +/- zu verhindern indem man die Abweichungen korrigiert. Außerhalb der Pufferzeiten gelten die Regeln der anderen Schalter im Zeitmodell.

Stempelungen während einer Pause

1. automatischer Pausenabzug ist im Zeitmodell gesetzt:

Wird an der Stempelstation manuell eine Stempelung vor Beginn der Pause getätigt und eine darauf folgende vor dem Ende der Pause, so wird die Zeit die in die Pause fällt als Pausenzeit abgezogen. Die Zeit von der ersten Stempelung bis zum Pausenbeginn wird als Arbeitszeit gerechnet.
Analog verhält es sich mit einer Stempelung die innerhalb einer Pause abgesetzt wird. Die Zeit die in die Pause fällt zählt als Pausenzeit. Die Zeit vom Pausenende bis zur Folgestempelung zählt als Arbeitszeit.

1. automatischer Pausenabzug ist im Zeitmodell NICHT gesetzt

Pausen sind zwar in der Soll-Arbeitszeit berücksichtigt werden aber nicht automatisch bei den Stempelungen abgezogen. Der Mitarbeiter muss seine Pausen mit der korrekten Zeitart stempeln und genau dieser Zeitraum wird auch als Pause abgezogen.

Stempelungen vor Arbeitsbeginn und nach Arbeitsende

1. ‚Pause vor Arbeitsbeginn' bzw. ‚Pause nach Arbeitsende' sind gesetzt

Die Zeit vor bzw. nach der Soll-Arbeitszeit wird nicht automatisch zur Arbeitszeit gezählt. Diese Zeit gilt als Pausenzeit. Durch manuelle Pflege der Stempelungen kann, mittels des Schalters ‚ununterbrochene Arbeit' die Zeit als zur Arbeitszeit zählend markiert werden. Pufferzeiten haben hier keine Auswirkung.

1. Pause vor Arbeitsbeginn' bzw. ‚Pause nach Arbeitsende' sind NICHT gesetzt:

Diese Stempelungen zählen zur Arbeitszeit. Die Pufferzeiten haben keine Auswirkung.

1. ‚Beginn-/Endestempelungen an Modell angleichen' ist gesetzt:

Wird eine Stempelung innerhalb der Pufferzeiten abgesetzt, wird die Stempelzeit auf den Soll-Arbeitsbeginn bzw. auf das Soll-Arbeitsende korrigiert. Die originale Stempelzeit ist dann nicht mehr ersichtlich.

1. ‚Stempelung vor/nach Arbeitszeit verhindern' ist eingestellt

Bei einer Stempelung außerhalb der Pufferzeit erfolgt hier eine Meldung, dass es sich hierbei um eine ungültige Stempelung handelt und keine Stempelung möglich ist. Um eine Arbeitszeit außerhalb des Zeitmodells zu erfassen muss diese manuell im Menü ‚Stempelungen pflegen' erfasst werden.

1. ‚automatische Gehenstempelung'

Ist die automatische Gehenstempelung aktiv und im Zuge der Prüfroutine wird festgestellt das diese fehlt wird das Arbeitsende automatisch auf das Soll-Arbeitsende lt. Personalkalender gesetzt.
Ist der Schalter nicht gesetzt erfolgt eine Fehlermeldung am Prüfprotokoll. Ohne dem manuellen Setzen des Arbeitsende ist dieser Arbeitstag nicht abgeschlossen.

Gehen-Stempelungen vor Arbeitsende

Die Stempelzeit zwischen der Gehen-Stempelung und dem Soll-Arbeitsende laut Zeitmodell zählt nicht zur Arbeitszeit.

Stundengenaue Urlaubsberechnung – Minuten pro Tag

Wird der Urlaubsverbrauch stundengenau berechnet so kann im Zeitmodell die Angabe der Minuten pro Urlaubstag abweichend zum Standardwert in den Einstellungen festgelegt werden. Wird die Einstellung vom Standardwert auf abweichend geändert so werden die durchschnittlichen Minuten pro Tag aus dem Zeitmodell vorgeschlagen.

Beispielkonfigurationen:

Im Zeitmodell sollte immer gewährleistet sein, dass die vorgegebenen Soll-Stunden im Durchrechnungszeitraum(Woche, Monat, Jahr) der vertraglich festgelegten Arbeitszeit entsprechen. Damit ist sichergestellt, dass angefallene Plus- bzw. Minusstunden nachvollziehbar sind.
flexibles Gleitzeitmodell:

• Der Mitarbeiter stempelt flexibel seinen Arbeitsbeginn und sein Arbeitsende.

• Die Pausen werden automatisch abgezogen.

• Die gestempelten Zeiten zählen abzüglich der Pausen als Arbeitszeit.

• Vergisst der Mitarbeiter seine Gehen-Stempelung erscheint ein Fehler am Protokoll und die Stempelung muss manuell nachgepflegt werden.

Schalterstellung sind wie folgt einzustellen =>

fixe Arbeitszeit, keine Abweichungen gewünscht, Pausen werden abgezogen:

• Wird Arbeitsbeginn oder Arbeitsende innerhalb der Pufferzeiten gestempelt wird die Stempelzeit auf den Arbeitsbeginn bzw. das Arbeitende laut Tagesmodell korrigiert.

• Wird außerhalb der Pufferzeiten vor Arbeitsbeginn bzw. nach Arbeitsende eine Anwesenheit gestempelt zählt die Stempelung vorerst nicht zur Arbeitszeit. Diese Zeit wird am Prüfprotokoll ausgeworfen und kann in der Stempelung manuell als Arbeitszeit markiert werden.

• Stempelt ein Mitarbeiter nach seinem Soll-Arbeitsbeginn seine erste Stempelung oder vor seinem Soll-Arbeitsende die Gehen Stempelung zählt die Differenz zum Arbeitbeginn/-ende seines Tagesmodells nicht zur Arbeitszeit.

Schalterstellungen sind wie folgt einzustellen =>

fixe Arbeitszeit, Abweichungen möglich, Pausen müssen gestempelt werden:

• Ein Mitarbeiter hat in diesem Fall eine fixe Arbeitszeit vorgegeben und Abweichungen sollen protokolliert werden. Erfolgen Stempelungen außerhalb des Tagesmodells zählen diese zur Arbeitszeit falls sie innerhalb der Pufferzeiten abgesetzt wurden.

• Stempelungen außerhalb der Pufferzeiten zählen nicht zur Arbeitszeit, können aber manuell bestätigt werden.

• Die Pausen sind zwar im Tagesmodell eingetragen müssen aber manuell gestempelt werden.

Schalterstellungen sind wie folgt einzustellen =>

Standardparameter

Passen Sie in diesem Menüpunkt die Einstellungen an Ihren Betrieb an.
Gehen Sie aus dem IBD Hauptmenü zur Daten pflege.
Die Standard Parameter gelten für alle Mitarbeiter Ihres Betriebs. In manchen Fällen (z.B. beim Urlaubsanspruch) ist es möglich für einzelne Mitarbeiter abweichende Regelungen zu treffen. Falls Sie IBD in mehreren Betrieben verwenden gelten die Einstellungen in diesem Menü für alle Betriebe, d.h. es ist nicht möglich in einzelnen Betrieben abweichende Einstellungen zu treffen; Änderungen in den Standard Parametern in einem Betrieb übertragen sich daher automatisch auf alle anderen Betriebe. Lediglich die Option „IBD Integration deaktivieren" lässt sich pro Betrieb separat steuern.

Parametrisierung:

Abschnitt Steuerungen

IBD Integration deaktivieren
Um vor der Inbetriebnahme von IBD Konfigurationen ohne Auswirkung auf andere CDP-Programme durchführen zu können ist es sinnvoll diesen Schalter zu setzen. Ist IBD deaktiviert stehen die Daten für andere Programme nicht zur Verfügung. Dies betrifft unter anderem alte angebundene Zeiterfassungssystem, die Anzeige von Stempelungen im Auftragswesen, verfügbare Zeiten im Modul Terminplanung usw.
Sind alle Vorbereitungen für den Echtbetrieb abgeschlossen und soll ab sofort mit IBD gearbeitet werden, ist das Häkchen zu entfernen.

Abschnitt Standard Zeitarten und Tagesmodelle

Gehenzeitart
Geben Sie hier die Zeitart an, die Sie für die automatische Gehenstempelung verwenden möchten. Es stehen hier nur Zeitarten zur Verfügung, die in der Zeitarten Pflege als Gehen-Zeitarten markiert wurden.

Es ist möglich mehrere Zeitarten mit diesem Kennzeichen zu versehen. Dadurch ist es z.B. möglich Unterscheidungen zu treffen zwischen händisch und automatisch abgesetzten Gehen-Stempelungen.
Pausenzeitart
Geben Sie hier die Zeitart an, die Sie für die automatische Pausenstempelung verwenden möchten. Diese werden durchgeführt wenn die automatische Abwesenheitsstempelung aktiviert ist.
Tagesmodell für keine Arbeitszeit
Kennzeichnen Sie hier das Tagesmodell welches Sie für Tage verwenden an denen es keine Soll-Arbeitszeit gibt.

Abschnitt Stempelstation

Detail-Stufe für Stempelungen
Stellen Sie hier ein welche Felder in der Stempelstation angeboten werden:

1.  

   1. Nicht auf Aufträge stempeln:

Die Felder Stempelkarte, Zeitart und Betrieb werden angeboten.
Es können nur Zeitarten gestempelt werden die keine Auftragsstempelungen auslösen.

1.  

   1. Auf Aufträge stempeln:

Die Felder Stempelkarte, Zeitart, Betrieb und Auftrag werden angeboten.
Diese Option ermöglicht Auftragsstempelungen, jedoch werden Stempelungen auf Eingiffsebene unterbunden.

1.  

   1. Auf Eingriffe stempeln:

Die Felder Stempelkarte, Zeitart, Betrieb, Auftrag und Eingriff werden angeboten.
Aktiveren Sie diese Option wenn auf Eingriffe gestempelt werden soll.
Anzeige von Informationen
Stellen Sie hier die Detail-Stufe der Ansicht der Stempelstation ein.

•  

  • Keine Informationen:

hier haben Sie nur die Möglichkeit Stempelungen durchzuführen.

•  

  • Stempelungen:

hier haben Sie die Möglichkeit Stempelungen durchzuführen. Zusätzlich werden die bereits getätigte Stempelungen des aktuellen Tages angezeigt.

•  

  • Stempelungen, Periodensummen und Urlaubsanspruch:

wie Option Stempelungen, nur zusätzlich mit Zusammenfassung der gestempelten Zeiten und der Pausenzeiten pro Tag, Woche und Monat sowie dem Urlaubsanspruch des jeweiligen Mitarbeiters.
Mit Uhrzeit vom Server anstelle der des lokalen PC stempeln
Setzen Sie diesen Schalter um zu verhindern, dass Stempelungen mittels Änderung der Windows Uhrzeit am Stempel PC manipuliert werden können.
Menüeintrag zum Starten der Stempelstation aus dem Extras Menü entfernen
Ist dieser Schalter gesetzt kann die Stempelstation nicht mehr über ‚Extras/Stempelstation' im CDP-Menükopf gestartet werden. Der Eintrag wird dann nicht mehr angezeigt.

Vorher:   

Nachher:

Abschnitt Arbeitspositionen aus Stempelungen generieren

Abschnitt Auftragsstempelungen

Auftragsstorno ohne Umbuchung
Ist dieser Schalter gesetzt, erlauben Sie, dass Stempelungen auf stornierten Aufträgen bestehen bleiben und nicht umgebucht werden müssen.
Stempelungen auf stornierte Aufträge melden
Stempelungen auf stornierte Aufträge werden im Prüfprotokoll als Info/Warning/Error Nachricht ausgegeben.
Zusatzstatus bei Stempelungen setzen
Wählen Sie ob und wann sich der Auftrags Zusatzstatus ändern soll.
nie =>der Zusatzstatus wird nicht automatisch geändert
Bei erster Stempelung=>der Zusatzstatus wird nur bei der ersten Stempelung auf einem Auftrag gesetzt
Bei jeder Stempelung =>der Zusatzstatus wird bei jeder Stempelung auf dem Auftrag
gesetzt
Zusatzstatus bei Stempelung
Tragen Sie hier den Status ein der bei einer Stempelung gesetzt werden soll.

Abschnitt Stempelbare Aufträge

Steuern Sie hier ob auf stornierte, fakturierte, übergeleitete oder Kostenvoranschläge gestempelt werden darf bzw. Stempelungen geändert/gelöscht werden dürfen.
Definieren Sie diese Auswahl getrennt für Ihre Stempelstationen und das Programm ‚Stempelungen Pflegen'.
Für das ‚Stempelungen Pflegen' haben Sie zusätzlich die Option ‚Fragen'. Diese bringt Ihnen im Programm eine Meldung und die Möglichkeit den Stempelvorgang zu bestätigen oder abzubrechen.

Abschnitt Urlaube

Startmonat für die Berechnung
Ab diesem Monat werden Urlaube im Urlaubskonto berechnet. In diesem Monat muss gegebenen Falls auch der Anfangssaldo eingetragen werden. Nähere Details entnehmen Sie bitte dem Kapitel Urlaubskonto. Dieser Schalter aktiviert auch die Berechnung des Urlaubskontos. Nach dem erstmaligen Berechnung kann diese Funktion nicht mehr geändert werden.
Anspruch in Tagen bei Eintritt
Stellen Sie hier den jährlichen Standard Urlaubsanspruch ein. Abweichende Urlaubsansprüche sind in der Personalpflege pro Mitarbeiter pflegbar. Siehe Kapitel Personal.
Stichtag für Anspruch
Stellen Sie ein ob der Urlaubsanspruch ab Eintrittsdatum oder ab einem beliebigen Stichtag (z.B. 1.Jänner) berechnet werden soll.
Zeitart für Urlaub
Wählen Sie die Zeitart aus, die in Ihrem Betrieb für Urlaub verwendet wird. Verwenden Sie für ganztätigen Urlaub dieselbe Zeitart. Andernfalls können Urlaubstage im Urlaubskonto nicht als solche verarbeitet werden.
Zeitart für halben Urlaubstag
Wählen Sie die Zeitart aus, die in Ihrem Betrieb für halben Urlaub verwendet wird. Andernfalls können Urlaubstage im Urlaubskonto nicht als solche verarbeitet werden.
Ist Zeit/Soll Zeit Schwelle für halben Arbeitstag
Es ist möglich in IBD halbe Urlaubstage zu berechnen. Um zu ermitteln ab wann ein halber bzw. ganzer Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll können stellen Sie hier den Schwellwert in % ein.
Beispiel: Es ist der Wert 50% eingestellt. Der Mitarbeiter hat 8 Stunden Sollarbeitszeit.
Werden nun mehr als 4 Stunden(= 50%) auf Urlaub gestempelt wird ein ganzer Tag Urlaub abgezogen. Werden 4 oder weniger Stunden auf Urlaub gestempelt wird nur ein halber Arbeitstag abgezogen.
Stundengenaue Berechnung
Bei der stundengenauen Berechnung wird der Urlaubsverbrauch nicht auf ganze oder halbe Tage aufgerundet, sondern genau abgerechnet. Wieviel Urlaubstage die Urlaubsstempelungen ergeben hängt von der Definition der Urlaubstagesdauer in Minuten ab. Geplante Urlaube über Abwesenheiten in der Zukunft werden weiterhin als ganze oder halbe Urlaubstage angezeigt. Die stundengenaue Berechnung erfolgt sobald Urlaubsstempelungen vorhanden sind.
Minuten pro Tag: Gibt die Standard Urlaubs-Tagesdauer in Minuten an. Wird Urlaub mit dieser Anzahl an Minuten gestempelt so ergibt dies einen Urlaubstag. Der Urlaubsverbrauch wird immer im Bezug zu dieser Angabe berechnet. Der Standardwert kann in den Zeitmodellen überschrieben werden.
Werkstattaufträge initialisieren
Initialisieren Sie Werkstattaufträge um diese in IBD verwalten zu können. Diese Initialisierung ist vor der Echtinbetriebnahme von IBD einmalig durchzuführen.

Abschnitt Urlaube - Nicht gerundete Berechnungsmethoden

Der verbrauchte Urlaub kann auch auf dezimale Werte heruntergebrochen werden. So kann einer Person ein beliebiger Teil des Tages als Urlaub abgezogen werden. Diese Methoden können auch verwendet werden um den verbrauchten Urlaub im Verhältnis zur Tagesdauer abzurechnen. Als Basis gilt die durchschnittliche Tagesdauer welche zentral oder pro Mitarbeiter definiert werden kann. Damit diese Berechnungsmethode aktiviert wird muss der Schalter „aktiv" gesetzt werden. Danach ist die vordefinierte Anzahl der Stunden pro Woche zu pflegen, diese ist in der Regel mit dem Dienstnehmer vereinbart. Genauso ist es bei den durchschnittlichen Arbeitstagen pro Woche. Diese Werte sind Standardwerte und können in der Personalpflege der Zeiterfassung überschrieben werden.
Soll der Urlaub statt in Tagen in Stunden angezeigt werden, kann dies als Standard definiert werden.

Personal

In den Mitarbeiterdaten Pflege können Sie die Personaldaten verwalten.
Gehen Sie aus dem IBD Hauptmenü zum Menüpunkt Personal.
Hier können Sie dem bereits angelegten Personal eine Stempelkartennummer zuweisen, mit welcher der Mitarbeiter in weiterer Folge an der Stempelstation seine Tätigkeiten buchen kann.
Weisen Sie dem Mitarbeiter eine Stempelkartennummer sowie ein Standardzeitmodell zu.
Tragen Sie (bei Lehrlingen) allfällige Abzüge von Realzeiten in der entsprechenden zeitlichen Abfolge ein.
Nach der Änderung der Realzeiten muss der Personalkalender generiert werden damit die Änderungen wirksam werden. (Die Änderung wird nur für Tage ohne Stempelung durchgeführt.)
Teilen Sie einem Mitarbeiter einen von den Standardwerten abweichenden Jahresurlaubsanspruch zu.

1. Suchmaske
2. Mitarbeiterübersicht
3. Stempelkartennummer
4. Zeitmodell
5. Abzüge der Realzeiten
6. Urlaubsanspruch
7. Zeitkonto
Steigen Sie über den Button „Personal Pflege" direkt in die Personalstammdatenpflege ({_}{+}Datenpflege / Benutzerprofile/Personal / Personal{+}{_}) ein. Mit dem Button „IBD Daten löschen" können Sie für eine Person Stempelkartennummer, Standard-Zeitmodell und Mitarbeiterkalender löschen; Stempelungen werden dadurch nicht gelöscht.

Betriebsübergreifendes Personal

Falls Sie IBD in mehreren Betrieben einsetzen können Sie betriebsübergreifendes Personal anlegen. Sie müssen dazu in der Personalpflege eine Personalnummer anlegen und dieser Personalnummer eine neue oder eine bestehende Person zuteilen, die einen Hauptbetrieb eingetragen hat (der Betrieb in dem diese Person in der Regel tätig ist). Diese Personalnummer muss in den anderen Betrieben in denen diese Person stempeln können soll auch angelegt sein und mit dieser Person verknüpft werden. Die Personalnummer muss dabei gleich sein, die Stempelkartennummer kann abweichend sein. Das Programm erkennt dann automatisch, dass es sich um ein und dieselbe Person handelt. Eine Stempelkartennummer muss allerdings über alle Betriebe eindeutig sein, d.h. darf nicht von mehreren Personen verwendet werden.

Urlaube Parameter

Der Jahresanpruch gibt an wieviele Tage/Stunden im Jahr zum Verbrauch zur Verfügung stehen. Es kann vorab definiert werden ab welchem Zeitpunkt welcher Anspruch gilt. Wird kein Wert hinterlegt so gilt der Standardwert aus den „Standard Parametern".
Die Wochenarbeitsstunden werden nur bei der Verwendung von alternativen nicht gerundeten Berechnungsmethoden eingeblendet und verwendet. Für die Umrechnung muss das Programm die durchschnittliche Tagesdauer ermitteln und dies geschieht mittels der Angaben: Wochenstunden und Arbeitstage. Damit der Verbrauch in Verhältnis zur Tagesdauer berechnet wird muss die Berechnung für den Zeitbereich aktiviert werden. Soll der Urlaub in Stunden geführt werden, so ist der Schalter „In Stunden" zu setzen.

Kalender

Erstellen und pflegen Sie den Firmen- und Personalkalender
Gehen Sie aus dem IBD Hauptmenü zum Menüpunkt Kalender.

Firmenkalender pflegen

Hier erstellen Sie den Firmenkalender indem Sie auf „Generieren" klicken

In der folgenden Maske legen Sie Arbeitstage fest, definieren den Zeitraum für den der Kalender erstellt werden soll und bei Bedarf die Feiertage in diesem Zeitraum.
Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie erneut auf Generieren.

Bestätigen Sie ggf. die Meldung

Hinweis: Das Löschen des Firmenkalenders ist nur möglich solange keine Stempelungen erfolgt sind.

Der Kalender wurde erstellt. Kontrollieren Sie nochmals ob alle Feiertage korrekt eingetragen wurden. Mit der linken Maustaste können Sie manuell die Tagesart für einen Kalendertag ändern.


Falls der 24. und 31. Dezember als halber Arbeitstag gerechnet werden soll tragen Sie mittels linker Maustaste die Tagesart ‚halber Arbeitstag' an diesen Tagen ein(näheres Siehe Kapitel Weihnachten/Silvester).

Personalkalender pflegen

In der Mitarbeiterkalenderpflege haben Sie eine Übersicht des Kalenders auf Mitarbeiterebene.

/ Suchmaske
/ Datumbereich. Beachten Sie den Tool Tipp wenn Sie die Maus einige Sekunden auf einem Tag verweilen lassen. Es wird Ihnen die Eigenschaft des Tages angezeigt.
/ Mitarbeiterübersicht, durch Anklicken des betreffenden Mitarbeiters wird Ihnen im Fenster / der Kalender auf Tagesebene angezeigt
Wenn Sie auf den Button „Abwesenheitsgrund ändern" klicken, öffnet sich ein Fenster in dem Sie einen Abwesenheitsgrund, z.B. Zeitausgleich, für einen frei wählbaren Zeitraum angeben können.

Sie können durch Auswahl des Zeitraums in den Datumsfeldern (und Anhaken der Wochentage) definieren für welchen Zeitraum die Abwesenheit eingetragen werden soll.
Die Bemerkung wird an den einzelnen Mitarbeiterkalendertagen mit abgespeichert. Ersichtlich sind diese Bemerkungen in den Übersichten zu den Abwesenheiten im Tooltip des Tages bzw. in der Mitarbeiterkalender pflege.

In weiterer Folge werden diese Änderungen farblich im Kalender hinterlegt:

In der Tagesliste können Sie ebenfalls Änderungen vornehmen (wie einen „freien Tag" definieren, bzw. das Tagesmodell ändern (zum Beispiel bei einem kurzfristigen Diensttausch)) in dem Sie in die jeweilige Zelle klicken und im Dropdown-Feld das Tagesmodell ändern. Diese Kalendertage gelten dann als „manuell zugeordnet".

Wenn Sie einen Personalkalender löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Markieren Sie die gewünschten Tage mit der Maustaste und selektieren Sie mehrere indem Sie die Hochstell- oder Steuerungstaste gedrückt halten.
Markieren Sie zum Beispiel den 1.8. bis 14.8.2014

Betätigen Sie nun den Button „Löschen".
Bestätigen Sie die folgende Meldung mit „Speichern":

Nun haben Sie noch einmal die Möglichkeit den gewünschten Zeitraum zu ändern.
Dies können Sie tun wenn Sie zum Beispiel mehrere Monate oder sogar Jahre löschen wollen.

Falls für den gewählten Mitarbeiter im gewählten Zeitraum Stempelungen vorhanden sind, müssen diese zuerst gelöscht werden bevor der Mitarbeiterkalender gelöscht werden kann.

Personalkalender generieren

Hier erstellen Sie den Mitarbeiterkalender und können festlegen auf Basis welchen Zeitmodells das geschehen soll. Belassen Sie im Feld Zeitmodell die Anzeige auf „<Mitarbeiterstandard>" so wird bei der Generierung des Kalenders das in den Personaldaten angegebene Zeitmodell verwendet (siehe Kapitel Personal)

Es werden nur Zeitmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Zeitmodell als Ausgeblendet kennzeichnen.

/ Suchmaske
/ Mitarbeiterübersicht
/ Datumsbereich für den der Kalender erstellt werden soll.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus für welche der Mitarbeiterkalender generiert werden soll. Mit dem Button „Alle" wählen Sie alle Mitarbeiter aus, mit „keine" wählen Sie alle wieder ab.
Legen Sie das Zeitmodell fest.
Zum Erzeugen des Kalenders klicken Sie auf „Generieren"
Die folgende Meldung bestätigt die Erstellung.

Bevor ein Mitarbeiterkalender generiert wird, ist es erforderlich ein Eintrittsdatum einzugeben.

Ist die Option „existierende Daten überschreiben" nicht angehakt werden Kalendertage für die bereits ein Tagesmodell existiert nicht verändert. Ist die Option angehakt werden diese Kalendertage mit dem neuen Tagesmodell überschrieben (Stempelungen oder Abwesenheitsgründe bleiben dabei unverändert).
In folgenden Fällen wird das bestehende Tagesmodell nicht überschrieben:

• Das Tagesmodell ist manuell zugeordnet worden (siehe Kapitel Personalkalender pflegen)

• Es existieren an diesem Tag bereits Stempelungen

• Es ist ein Abwesenheitsgrund eingetragen

• Der Tag ist schon als vollständig markiert (d.h. er ist in der Prüfroutine ohne Fehler durchgelaufen).

Alternatives Tagesmodell

Der Personalkalender kann auch für ein definiertes Tagesmodell generiert werden. Diese Funktion kann dazu verwendet werden um für eine Gruppe von Personal für einen Tag ein einheitliches Tagesmodell zu setzen (zb.: 3h Arbeitstag).

Standardabläufe

Eintritt eines neuen Mitarbeiters

• Anlage der Personalstammdaten in CDP (incl. Personalnummer) und Zuteilung zu einem Team

• Eintragen des Eintrittsdatums und setzen des „Aktiv"-Kennzeichens

• Kennzeichnung als Annehmer/Ausgeber/Mechaniker/Fahrzeugverkäufer

• Vergabe einer Stempelkartennummer, eines Hauptbetriebs und eines Standardzeitmodells

• Generierung des Personalkalenders

• Ergänzung des Personalkalenders um allfällige individuelle Feiertage

• Setzen von Realzeitenabzügen z.B. bei Lehrlingen

• Eintragen eines abweichenden Urlaubsanspruchs

Austritt eines Mitarbeiters

Die Tätigkeiten um einen Austritt zu verarbeiten gliedern sich in manuelle und automatische Verarbeitungen.
Diese Arbeiten können gemacht werden sobald der Mitarbeiter nicht mehr selbst aktiv stempelt oder für weitere Verarbeitungen verwendet wird.

manuelle Vorarbeiten:

• Eintragen eines Austrittsdatums, und entfernen des „Aktiv"-Kennzeichens in der Personalpflege

• Bei Auszahlung des Resturlaubs Korrektur des Urlaubskontos

• Bei Auszahlung der Überstunden Korrektur des Zeitkontos

Bereinigung nicht mehr benötigter Daten:
Daten die nach dem Austrittsdatum liegen werden unwiderruflich gelöscht. Historische Daten, wie Stempelungen, Urlaubs- und Zeitkonten aus seiner aktiven Zeit, bleiben selbstverständlich erhalten. Diese Verarbeitungen bereinigt alle, nach dem Austritt liegenden, nicht mehr benötigten Daten.

Wechseln Sie hierzu aus dem IBD-Menü in das Personal.

Aktivieren Sie die Checkbox ‚zeige ausgetretene Mitarbeiter'. und wählen Sie den ausgetretenen Mitarbeiter aus.
Mit der Taste ‚Austritt verarbeiten' löschen Sie folgende Daten:

• Stempelungen nach dem Austrittsdatum (nach Bestätigung)

• Personalkalender nach dem Austrittsdatum

• alle geplanten Abwesenheiten nach dem Austrittsdatum

• Zeitkonten nach dem Austrittsdatum

• Urlaubskonto nach dem Austrittsdatumr Zeitmodelle aufgelistet, welche nicht als 'Ausgeblendet' gekennzeichnet sind. Siehe Zeitmodell als Ausgeblendet kennzeichnen.

• Stempelkartennummer im Personal

• Zeitmodell im Personal

Urlaubskonten

Voraussetzung um diese Zusatzfunktion nutzen zu können ist die Lizenzierung des Moduls IBF.

Zu den Urlaubskonten gelangen Sie vom Hauptmenü über Zusatzprogramme / Zusatzprogramme 1 / IBD Betriebsdatenerfassung / Urlaubskonten
Mithilfe der Urlaubskonten können Sie sich den Verbrauch der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter im Zeitverlauf anzeigen lassen, Sie erhalten einen Überblick über die geplanten Urlaube Ihrer Mitarbeiter und Sie können vergangene Monate abschließen und wieder eröffnen.
Ansicht der Urlaubskonten für alle Mitarbeiter im Monat August 2014:

Sie können sich eine Tabelle für alle Monate nach denen unter der Auswahl „Filter" gesucht wird, anzeigen lassen wobei bestimmte Monate zugeklappt und andere aufgeklappt werden können.
Weiters können Sie die Anzeige der Urlaubskonten nach Betrieb oder nach Mitarbeiter filtern.
Sie haben die Möglichkeit die vordefinierte Gruppierung zu wählen, oder durch die Aktivierung „manuelle Gruppieren" eine individuelle Gruppierung zu wählen. Wenn „Manuelles Gruppieren" aktiviert ist, lassen sich nicht nur die Spalten auf horizontaler Ebene verschieben, sondern Sie haben auch die Möglichkeit die hierarchische Aufgliederung in der linken oberen Ecke zu verändern (z.B. „Jahr / Name" statt „Jahr /Monat"). Fügen Sie Spalten hinzu oder blenden Sie diese aus, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken.
Die Urlaubskonten zeigen verfügbare, verbrauchte und geplante Urlaubstage an. Diese berechnen sich wie folgt:
Geplant gesamt = Gesamter geplanter Urlaub ab aktuellem Monat bis zum letzten Urlaubstag laut Mitarbeiterkalender
Geplant = Geplanter Urlaub in der Periode
Gesamt Anspruch = Übertrag + Jahresanspruch – Verbraucht + Korrektur
Verfügbar = Gesamt Anspruch – Geplant gesamt
Urlaubstage gelten dann als "verbraucht", wenn die Urlaubsstempelung im Programm Stempelungen Pflegen vorhanden ist (siehe dazu auch Kapitel Standard Parameter für Einstellungen zu halben Urlaubstagen).
Anmerkung:
Während Sie in dieser Sitzung arbeiten, kann es vorkommen dass ein Mitarbeiter eine Stempelung tätigt oder ein Mitarbeiterkalender verändert wird. Dadurch ändern sich die Daten. Um die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten klicken Sie auf "Urlaube neu berechnen" unter Aktionen (rechte obere Ecke des Bildschirms)

Damit werden die Urlaube der offenen Perioden neu berechnet.
Sie können aus diesem Bildschirm auch direkt in die Prüfroutine verzweigen.

Erstinbetriebnahme

Bevor Sie mit Ihren Urlaubskonten arbeiten können müssen Sie diese erzeugen. Dazu ist folgender Ablauf notwendig:

• Angabe des Tagesmodells für Urlaub in den Standard Parametern

• Auswahl der Art der Berechnung der Urlaubstage (nach Stichtag/nach Eintrittsdatum) in den Standard Parametern

• Eingabe des Urlaubsanspruchs in Tagen pro Jahr in den Standard Parametern

• Eingabe eines Startmonats für die Berechnung in den Standard Parametern

• Mitarbeiterkalender müssen generiert worden sein

• Eingabe des Übertrags an Urlaubstagen im Startmonat (aus Ihrem Vorsystem) im Urlaubskonto

  • Tragen Sie in die Checkbox „von Monat" den Monat ein der in den Standard Parametern als Startmonat definiert ist oder entfernen Sie das Häkchen aus dieser Checkbox

  • Klicken Sie auf den Button "Aktualisieren"

  • Tragen Sie beim jeweiligen Mitarbeiter den gewünschten Wert in das Feld "Übertrag" ein und bestätigen Sie mit Eingabe.

Geben Sie als Startmonat immer den Monat ein, in dem der Echtbetrieb vorgesehen ist!

Laufende Pflege

Korrekturen:
Korrekturen können direkt im Urlaubskonto vorgenommen werden. Dies kann aufgrund folgender Situationen erforderlich sein:

• Auszahlung eines Urlaubsanspruches

• Verfall eines Urlaubsanspruches

• Verzicht eines Urlaubsanspruches

• Fehlerhafte Stempelungen eines Mitarbeiters, die den Stand des Urlaubskontos verzerren

• stundenweiser, d.h. nicht ganz- oder halbtägiger Urlaub

Tragen Sie in der Spalte "Korrektur" den gewünschten Wert ein.
z.B.: 1,00 für einen zusätzlichen ganzen Tag oder
-1,00 für einen Tag der vom Konto abgezogen werden soll…..
…oder verändern Sie gleich die Zahl in der Spalte „Gesamt Anspruch" (z.B. 15,00 statt 14,00), welches zu dem gleichen Ergebnis führt.
Sobald Sie ein Urlaubskonto korrigieren, müssen Sie einen Kommentartext eingeben, um die Korrektur zu begründen. Dieser wird in der Spalte "Kommentar" angezeigt.
Die Korrekturen werden unter „Änderungsverlauf von Korrekturen" mitprotokolliert.
Abschließen eines Urlaubskontos
Haben Sie für einen Monat alle Urlaubstage im Mitarbeiterkalender als Abwesenheitsgrund eingegeben, alle Urlaubsstempelungen kontrolliert und alle Fehler in der Prüfroutine behoben können Sie das Urlaubskonto für den jeweiligen Monat abschließen. Dadurch stellen Sie sicher dass keine Änderungen der geplanten Urlaubstage im Mitarbeiterkalender bzw. bei den Urlaubsstempelungen in diesem Zeitraum mehr erfolgen können.
Ein Urlaubskonto für einen oder mehrere Mitarbeiter können Sie für einen oder mehrere Monate abschließen.
Betätigen Sie dazu die Benutzerschaltflächen auf der unteren Hälfte des Bildschirms:

Erneutes Öffnen eines Urlaubskontos
Ein bereits abgeschlossenes Konto kann in Ausnahmefällen wieder geöffnet werden wenn statt „Urlaubskonto schließen" „Urlaubskonto wieder eröffnen" ausgewählt wird. Klicken Sie dazu auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil am rechten Rand des Buttons „Urlaubskonto schließen".

Untertägige Berechnung halber Urlaubstage

Verwenden Sie diese Funktion um an Arbeitstagen, manuell gestempelte, untertägige Urlaubszeiten in halbe und ganze Urlaubstage zu unterscheiden.
Ein Mitarbeiter ist hier einen Teil seiner Soll-Arbeitszeit anwesend und den Rest auf Urlaub. Das Programm ermittelt anhand der gestempelten Urlaubszeit ob ein ganzer oder halber Tag abgezogen wird. Um halbe Urlaubstage zu planen und zu stempeln muss eine eigene Zeitart angelegt und in den Standardparametern eingetragen werden.
Auf keinen Fall darf die gleiche Zeitart die für Urlaub verwendet wird hier eingetragen werden. Das Programm könnte sonst nicht unterschieden ob es sich um einen halben oder ganzen Urlaubstag handelt.



Um einen geplanten halben Urlaubstag in den diversen Übersichten zu erkennen wird dieser, wie jeder andere Abwesenheitsgrund, im Personalkalender eingetragen. Falls Sie die ‚Integrierte Terminplanung' in Verwendung haben wird zur Planung bei diesem Mitarbeiter auch nur die halbe Soll-Arbeitszeit des Tages angeboten.
Dieser Eintrag löst jedoch keine automatische Stempelung an diesem Tag aus. Der halbe Urlaubstag muss trotzdem manuell gestempelt werden. Es besteht die Möglichkeit den halben Urlaubstag unter Stempelungen pflegen in der Zukunft einzutragen.

Sonderfall Weihnachten und Silvester:
Da für Weihnachten und Silvester im Regelfall nur die halbe Soll-Arbeitszeit vorgegeben wird muss hier auch anders verfahren werden(siehe Kapitel ‚Weihnachten/Silvester')
Der in den Standardparametern eingetragene Schwellwert dient als Grenzwert ab wann ein halber oder ganzer Urlaubstag vom Urlaubskonto des Mitarbeiters abgezogen wird. Liegt die gestempelte Zeit über den Prozentsatz der Sollarbeitszeit wird ein ganzer Tag Urlaub abgezogen. Liegt er darunter wird ein halber Urlaubstag abgezogen.
Beispiel:Schwellwert = 50%, Soll-Arbeitszeit = 8 Stunden
=> wurde an einem Arbeitstag insgesamt über 4 Stunden auf untertägigen Urlaub gestempelt wird ein ganzer Tag Urlaub abgezogen
Danach muss man sich um die Stempelung nicht mehr kümmern da diese, solange in der Zukunft liegend als geplant gewertet und sobald vergangen als verbraucht gerechnet werden. Gestempelt werden halbe Urlaube in der Maske „Stempelungen Pflegen". Für die Ansicht eignet sich die Maske „Urlaube und Abwesenheiten pro Person" am besten.

Weihnachten/Silvester

Wollen Sie für Weihnachten und Silvester den Mitarbeitern die Hälfte Ihrer Normalarbeitszeit vorgeben und im Urlaubsfall auch nur einen halben Urlaubstag abziehen befolgen Sie die folgenden Schritte:
SCHRITT 1:
Legen Sie ein Tages-, Wochen und Zeitmodell mit der halben Soll-Tagesarbeitszeit der Mitarbeiter an(siehe diesbezügliche Kapitel).
Ein Beispiel:
38,5 Wochenstunden
5-Tagewoche
7,7 Stunden Tagesarbeitszeit von Montag bis Freitag

• in diesem Fall müssen für Weihnachten und Silvester Modelle mit der halben Soll-Arbeitszeit – also 3,85 Stunden pro Tag angelegt werden.

Für jede weitere unterschiedliche Soll-Tagesarbeitszeit müssen weitere Tages-. Wochen und Zeitmodelle für Weihnachten und Silvester erstellt werden.

SCHRITT 2:
Falls noch nicht vorhanden, tragen Sie im Firmenkalender am 24.12. und 31.12. ‚halber Arbeitstag' ein.
 

SCHRITT 3:
Generieren Sie für diese beiden Tage den Personalkalender der Mitarbeiter neu.

Wählen Sie das Datum an dem eine andere Soll-AZ im Personalkalender eingetragen werden soll(z.B. von 24.12.16 bis 24.12.16) und markieren Sie die Mitarbeiter welche die gleiche Soll-AZ an diesem Tag bekommen sollen.

Markieren Sie ‚Existierende Einträge überschreiben', wählen Sie das korrekte Zeitmodell aus und klicken Sie auf ‚Generieren'. Wiederholen Sie den Vorgang für den 31.12. und für alle anderen, verwendeten Zeitmodelle.

Alternative Berechnungsmethoden für den Urlaub

Zur standardmäßigen Methode den Urlaubsverbrauch auf Tage gerundet zu berechnen kann der Verbrauch auch anteilsmäßig zur durchschnittlichen Tagesdauer gerechnet werden. Die Verwendung von alternativen Berechnungsmethoden muss in den Standardparametern aktiviert werden. Danach sollten die Standardwerte für „Wochenstunden" und „Arbeitstage" gepflegt werden. Im Personal der Zeiterfassung können dann pro Person jeweils abweichende Werte hinterlegt werden.
Beispiel:
Wochenstunden 38,5 und Arbeitstage 5 ergibt eine durchschnittliche Tagesdauer von 7,7 Stunden.
Ist die Sollzeit für den Tag des Urlaubes 10h dann ergibt dies einen Urlaubsverbrauch von 1,3 Tagen (= 10 / 7,7).
Ist die Sollzeit für den Tag des Urlaubes 5h dann ergibt dies einen Urlaubsverbrauch von 0,65 Tagen (= 5 / 7,7).
Soll der Urlaub in Stunden gerechnet werden, so muss dies im Personal der Zeiterfassung in der Tabelle der Wochenarbeitsstunden aktiviert werden. Danach werden alle Werte in Stunden angezeigt. Der Jahresanspruch muss dann ebenfalls in Stunden eingegeben werden. Eine Änderung der Einheit ist immer per Monatsanfang möglich.

Zeitkonten

Voraussetzung um diese Zusatzfunktion nutzen zu können ist die Lizenzierung des Moduls IBF.

Zu den Zeitkonten gelangen Sie über Zusatzprogramme / Zusatzprogramme 1 / IBD – Betriebsdaten Erfassung / Zeitkonten
Mithilfe der Zeitkonten können Sie sich den Stand der Über- bzw. Minusstunden Ihrer Mitarbeiter im Zeitverlauf anzeigen lassen, Sie erhalten einen Überblick über den aktuellen Monatssaldo und Sie können vergangene Monate abschließen und wieder eröffnen.

Sie können sich eine Tabelle für alle Monate nach denen unter der Auswahl „Filter" gesucht wird, anzeigen lassen wobei bestimmte Monate zugeklappt und andere aufgeklappt werden können. Zeitkoten für zukünftige Monate können nicht angezeigt werden.
Die Gruppierung der Tabelle kann auf dieselbe Art und Weise wie die der Urlaubskonten verändert bzw. angepasst werden.
In der Spalte „Sollzeit" sehen Sie die Sollzeit des gesamten Monats laut Zeitmodell. In der Spalte „Istzeit" sehen Sie die gestempelte Nettozeit.
Anmerkung:
Während Sie in dieser Sitzung arbeiten, kann es vorkommen dass ein Mitarbeiter eine Stempelung tätigt oder ein Mitarbeiterkalender verändert wird. Dadurch ändern sich die Daten. Um die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten klicken Sie auf "Zeiten neu berechnen" unter Aktionen (rechte obere Ecke des Bildschirms)

Damit werden die Zeiten der offenen und unvollständigen Perioden neuberechnet.
Sie können aus diesem Bildschirm auch direkt in die Prüfroutine verzweigen.

Erstinbetriebnahme

Bevor Sie mit Ihren Zeitkonten arbeiten können ist folgender Ablauf notwendig:

• Mitarbeiterkalender müssen generiert worden sein

• Eingabe des Übertrags an Minus- bzw. Überstunden im Startmonat (aus Ihrem Vorsystem) im Zeitkonto

  • Tragen Sie in die Checkbox „von Monat" den Monat ein der in den Standard Parametern als Startmonat definiert ist oder entfernen Sie das Häkchen aus dieser Checkbox

  • Klicken Sie auf den Button "Aktualisieren"

  • Tragen Sie beim jeweiligen Mitarbeiter den gewünschten Wert in das Feld "Übertrag" ein und bestätigen Sie mit Eingabe.

Geben Sie als Startmonat immer den Monat ein, in dem der Echtbetrieb vorgesehen ist!

Laufende Pflege

Korrekturen

Korrekturen können direkt im Zeitkonto vorgenommen werden. Dies kann aufgrund folgender Situationen erforderlich sein:

• Auszahlung von Überstunden

• Verfall von Überstunden

• Fehlerhafte Stempelungen eines Mitarbeiters, die den Stand des Zeitkontos verzerren

Tragen Sie in der Spalte "Korrektur" den gewünschten Wert ein.
z.B.:1:00 für eine zusätzliche Stunde oder
-1:00 für eine Stunde die vom Konto abgezogen werden soll…..
…oder verändern Sie gleich die Zahl in der Spalte „Gesamtsaldo" (z.B. 15:00 statt 14:00), welches zu dem gleichen Ergebnis führt.
Sobald Sie ein Zeitkonto korrigieren, müssen Sie einen Kommentartext eingeben, um die Korrektur zu begründen. Dieser wird in der Spalte "Kommentar" angezeigt.
Die Korrekturen werden unter „Änderungsverlauf von Korrekturen" mitprotokolliert.

Abschließen eines Zeitkontos

Haben Sie für einen Monat alle Stempelungen kontrolliert und alle Fehler, Warnmeldungen und Informationen in der Prüfroutine überprüft bzw. behoben können Sie das Zeitkonto für den jeweiligen Monat abschließen. Dadurch stellen Sie sicher dass keine Änderungen der geplanten Arbeitszeiten im Mitarbeiterkalender bzw. bei den Stempelungen in diesem Zeitraum mehr erfolgen können.
Schließen Sie ein Zeitkonto erst wenn es sich im Status „offen" befindet. Falls es sich im Status „unvollständig" befindet, bedeutet dies dass es Fehler in der Prüfroutine gibt, die Sie beheben müssen.
Ein Zeitkonto für einen oder mehrere Mitarbeiter können Sie für einen oder mehrere Monate abschließen.
Betätigen Sie dazu die Benutzerschaltflächen auf der unteren Hälfte des Bildschirms:

Erneutes Öffnen eines Zeitkontos

Ein bereits abgeschlossenes Konto kann in Ausnahmefällen wieder geöffnet werden wenn statt „Zeitkonto schließen" „Zeitkonto wieder eröffnen" ausgewählt wird. Klicken Sie dazu auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil am rechten Rand des Buttons „Zeitkonto schließen".

Automatische Saldokorrekturen

Ist ein Mitarbeiter pauschaliert kann der Monatssaldo des Zeitkontos auf einen fixen Wert zurückgesetzt werden. Die Einstellungen dafür befinden sich im Menüpunkt ‘Personal’ welchen Sie über das im IBD Hauptmenü aufrufen können.

Es können zwei Funktionen aktiviert werden.
1. Reduzierung des Gesamtsaldos auf einen fix festgelegten Wert
2. Gesamtsaldo auf Null stellen sofern dieser negativ ist

Diese Korrekturen werden im Zuge der Prüfroutine, beim ‘Zeiten neu berechnen’ und beim Abschluss des Zeitkontos für eine Periode durchgeführt.
Vorherige Korrekturen werden überschrieben. Deshalb ist es wichtig, alte Zeitkonten nach dem Monatsabschluss sofort zu schließen

Im Kommentar des korrigierten Zeitkontos wird die Änderung protokolliert.

Prüfroutine

Die Prüfroutine finden Sie unter Zusatzprogramme / Zusatzprogramme 1 / IBD – Betriebsdaten Erfassung / Prüfroutine.

Sie sollten die Prüfroutine täglich oder zumindest wöchentlich ausführen um Fehler, Warnmeldungen, Informationen oder Bestätigungen zu Stempelungen zu erhalten. So ist es möglich sich z.B. Verspätungen, Überstunden, Minusstunden, Stempelungen an arbeitsfreien Tagen oder nicht geplante Abwesenheiten anzuzeigen.
Es werden im Zuge der Prüfroutine sämtliche automatisierte Stempelungen (Gehen-, Pausen-, Abwesenheitsstempelungen) durchgeführt.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag in der Prüfroutine führt Sie direkt in die Stempelungen Pflege des jeweiligen Mitarbeiters wo Sie die betreffenden Stempelungen korrigieren können.

Folgende Meldungen können in der Prüfroutine erscheinen:
Arbeitszeit kleiner als Sollzeit. - Information
Verspätung wurde registriert. - Information
Die erste Stempelung ist eine Arbeitsende-Stempelung. - Fehler
Die letzte Stempelung ist keine Arbeitsende-Stempelung. - Fehler
Letzte Stempelung nach Arbeitsende vorhanden. - Warnung
Mitarbeiter hat Überstunden. - Warnung
Nicht geplante Abwesenheit des Mitarbeiters. - Fehler
Stempelung ohne Mitarbeiterkalendereintrag gefunden. - Fehler
Stempelung an einem arbeitsfreien Tag gefunden. - Fehler
Der Eintrag im Mitarbeiterkalender liegt nach dem Austrittsdatum. - Fehler
Stempelung nach dem Austrittsdatum des Mitarbeiters. -Fehler
Stempelung auf Zeitart: xxx - Bestätigung

Meldungen ausblenden/einblenden

Im Level 'Bestätigung' wird angezeigt, wenn in einer Zeitart eingestellt wurde, dass eine Bestätigung erforderlich ist. 
Diese Stempelung muss im Prüfprotokoll bestätigt werden, andernfalls ist kein Tagesabschluss möglich. 
Bei der Spalte 'Ausgeblendet' kann man Meldungen ausblenden (außer Fehler) diese werden anschließend in der Prüfroutine nicht mehr angezeigt.

Im oberen Teil der Maske gibt es eine Filterfunktion:

Weiters gibt es in der Maske rechts unten die Möglichkeit alle Meldungen auf einmal einzublenden bzw. auszublenden:

Der Mitarbeiter, welcher die Meldung ausblendet wird angezeigt, Datum und Uhrzeit wird gespeichert. 

Anhang

Checkliste