Allgemein

Features

• Automatische Berechnung von Verkaufsprovisionen für Mitarbeiter

• Automatische Erfassung von Aufwandssätzen in der Fahrzeugertragsrechnung

• Nachkalkulation von Provisionen

• Automatisches Update von bereits erfassten Provisionssätzen

• Automatisches Eintragen von Soll- bzw. Istbeträgen

• Provisionslauf mit Batch-Berechnung von Geschäftsfällen innerhalb eines definierbaren Zeitraums

• Auswahl von verschiedenen Excel-Schablonen für unterschiedliche Berechnungsarten

• Anlage und Auswahl von Berechnungsvarianten

• Negativ-Provisionen

• Provisionen für Neufahrzeug- und Gebrauchtfahrzeuggeschäftsfälle sowie für Geschäfte aus allen Unterabteilungen

• Direkte Ermittlung von Ist-Werte für Provisionen

• Provisionsdifferenzliste

• Alle Automatik-Funktionen sowie Auswertungen sind betriebsübergreifend möglich

Funktionsbeschreibung

Schnittstellen-Einstellungen

Unter „Basis → System → Optionen → Schnittstellenfreigabe" sind folgende Einstellungen zu treffen:

1. Lizenzcode für „Excel Provision"
   Erst nach Lizenzierung des Moduls wird die Provisionsberechnung über Excel freigeschalten

2. Verzeichnis Provision-Excel
   Hier muss der Pfad mit einem abschließenden Backslash „\" zum Berechnungs-Excel eingegeben werden.
   Im angegeben Pfad können auch mehrere Berechnungs-Excel-Dateien abgespeichert werden, die dann für die Provisionsberechnung zur Verfügung stehen.
   
   

   Open

   

Einstellungen / Optionen für Provisionsberechnung

Unter „Basis → Administration → Optionen → Modul → Karteireiter Fahrzeughandel" stehen für automatische Provisionserrechnung (Berechnung für einzelne Geschäftsfälle als auch Berechnung für eine Auswahl an Geschäftsfällen via Provisionslauf) verschiedenste Einstellungen zur Verfügung, welche das Verhalten der Provisionsberechnung steuern und beeinflussen.

Stammdaten Fzg-Ertrags-/Aufwandserfassung

Unter „Basis → Stamm → Wartung → Betriebsdaten → Fzg-Ertrags-/Aufwandserfassung" muss ein Aufwandscode für die automatischen Provisionssätze erfasst werden:
Damit der Code für die Provisionsautomatik verwendet werden kann, muss der Code im Wert Provision „2 = Provision Automatisch" eingetragen haben.

Betriebsdaten - Provisionsvariante

Unter „Basis → Stamm → Wartung → Betriebsdaten → Betriebsdaten → Provisionsvariante" können Varianten für die Provisionsberechnung gewartet werden.
Wird für einen Geschäftsfall eine Variante gesetzt, wird diese für diesen Geschäftsfall gespeichert.
Der Code der Provisionsvariante wird in das Berechnungs-Excel mitübertragen. Bei der Berechnung von Provisionen innerhalb des Excels kann auf die Variante Rücksicht genommen werden.

Open

Sind in den Betriebsdaten keine Variante definiert, wird in der Ertragsrechnung ebenfalls keine Variantenauswahl angeboten.
Sind Varianten in den Betriebsdaten angelegt, kann eine Variante in der Ertragsrechnung eines Geschäftsfalls zugewiesen werden.
Klicken Sie hierzu auf das Symbol für die Auswahl der Provisionsvariante. Ist bereits eine Variante gespeichert, wird dieses durch ein grünes Häkchen angezeigt. Wählen Sie eine Variante aus, und bestätigen die darauffolgende Meldung mit „Ja" wird die Variante dem Geschäftsfall hinterlegt.
Um zu überprüfen, welche Variante aktuell hinterlegt ist, kann das Symbol für die Variantenauswahl jederzeit betätigt werden.

Fzg-Ertragsrechnung

Um Provisionen für den Fahrzeughandel zu berechnen stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

Manuelle Provision

Um die Provision manuell zu berechnen gehen Sie vor wie folgt:

1. Klicken Sie im Auftragsfenster oder in der Auftrags-/Statistikabfrage auf das Symbol

   um die FZG-Ertragsrechnung zu öffnen.

2. Klicken Sie im FZG-Ertragsrechnung-Fenster auf das Symbol

   um in die FZG-Ertrags-/Aufwandserfassung zu gelangen.

3. Wählen Sie aus dem Listenfeld Art den Eintrag „Provisionen" aus.

4. Vervollständigen Sie die Angaben, entsprechend dem Geschäftsfall.

Automatische Provision

Für diese Art der Provisionsberechnung werden Excel-Dateien benötigt. Es können mehrere verschiedene Excel-Dateien herangezogen werden (sowohl in Fzg-Ertragsrechnung als auch im Provisionslauf).
Um die automatische Provisionsberechnung auszuführen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Auftragsfenster oder in der Auftrags-/Statistikabfrage auf das Symbol

   um die FZG-Ertragsrechnung zu öffnen.

2. Klicken Sie im FZG-Ertragsrechnung-Fenster auf das Symbol

   um die hinterlegten Excel-Dateien anzuzeigen.

3. Wählen Sie die Excel-Datei, die als Basis der Provisionsberechnung herangezogen werden soll.

4. MOTIONDATA errechnet nun automatisch die Provision und legt eine entsprechende Position in der Fahrzeugkalkulation an.
   
   
   

Sollten mehrere Mitarbeiter an diesem Auftrag provisionsbeteiligt sein, gehen Sie wie folgt vor.

1. Klicken Sie im Auftragsfenster oder in der Auftrags-/Statistikabfrage auf das Symbol

   um die FZG-Ertragsrechnung zu öffnen.

2. Klicken Sie im FZG-Ertragsrechnung-Fenster auf das Symbol

   um in die FZG-Ertrags-/Aufwandserfassung zu gelangen.

3. Wählen Sie aus dem Listenfeld Art den Eintrag „automat. Provisionen" aus.

4. Geben Sie im Feld Mitarbeiter den Mitarbeiter an, der eine Provision erhalten soll.

5. Geben Sie den Anteil der Provision an den der Mitarbeiter erhalten soll.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche speichern, um die Position hinzuzufügen.

7. Wiederholen Sie die Schritte 3-6, solange bis alle beteiligten Mitarbeiter erfasst wurden.

8. Wurden alle Mitarbeiter die einen Provisionsanspruch haben erfasst, klicken Sie auf die Schaltfläche „Beenden".

9. Klicken Sie im FZG-Ertragsrechnung-Fenster auf das Symbol

   um die hinterlegten Excel-Dateien anzuzeigen.

10. Wählen Sie die Excel-Datei, die als Basis der Provisionsberechnung herangezogen werden soll.

11. MOTIONDATA errechnet nun automatisch die Provision und legt eine entsprechende Position in der Fahrzeugkalkulation an.

In der Übersicht der Fahrzeug-Ertragsrechnung kann für einen Geschäftsfall der Button „Provisionen berechnen" betätigt werden.
Hierbei wird der Kalkulationslauf für den aktuellen Geschäftsfall angestoßen (um aktuelle Werte zu garantieren) und folgende Daten an die Excel-Berechnungsroutine übergeben:

• Nummer des Geschäftsfalls

• Fahrgestellnummer

• Rechnungsdatum

• Marke

• Modellgruppe

• Mitarbeitercode des Verkäufers

• %-Anteil des Verkäufers an der Gesamtprovision

• Standdauer

• Bruttoerlös Fahrzeug

• Nettoerlös Fahrzeug

• Einkaufspreis Fahrzeug

• Summe der Aufwände

• Summe der Erlöse

• Summe Interne Aufwände

• Kundenkategorie

• Variante

• Abteilung (die dem Fahrzeug zum Verkaufszeitpunkt zugeordnet ist)

• Eintauschgeschäft (J/N, aufgrund der Verkettung mit Gebrauchten)

• Letzter Einkäufer

Die Werte werden an die konfigurierten Spalten im Excel übergeben und der berechnete Provisionswert wird an MOTIONDATA zurückgeliefert.
Die Berechnungsroutine via Excel befüllt die Sollwerte des Provisionssatzes.
Sollte es gewünscht sein, dass errechnete Provisionen direkt in den Istwert der Ertragsrechnung einfließen, muss unter „Basis → Administration → Optionen → Modul → Karteireiter Fahrzeughandel" die Einstellung „Übernahme von automatischen Provisionen in Ertragsrechnung" auf den Wert „2 - Automatisch errechnete Provision in Soll- und Istwert übernehmen" gesetzt werden.


(Übersicht Fzg-Ertragsrechnung)

(Fzg-Ertrags-/Aufwandserfassung)

Provisionssperre

Wurde für einen Geschäftsfall eine Provision eingegeben und die Provision soll in Zukunft nicht mehr neu errechnet werden, oder es soll für einen Geschäftsfall überhaupt keine Provision ermittelt werden, besteht die Möglichkeit der Provisionssperre auf Geschäftsfallebene.

1. Klicken Sie im Auftragsfenster oder in der Auftrags-/Statistikabfrage auf das Symbol

   um die FZG-Ertragsrechnung zu öffnen.

2. Klicken Sie im FZG-Ertragsrechnung-Fenster auf das Symbol

   .

3. Nach der Auflistung der zur Verfügung stehenden Excel-Dateien finden sie den Eintrag „Provisionssperre setzen (Provisionslauf)"

4. Wählen sie diesen Eintrag und quittieren sie die darauf folgende Meldung, dass sie die Provisionssperre wirklich setzen wollen.

5. Hiermit ist die Provisionssperre für diesen Geschäftsfall gesetzt, das Symbol ändert sich in ein kleines rotes X (

   ). Klicken sie nun nochmals auf dieses Symbol, erhalten sie keine Excel-Dateien mehr zur Auswahl und können entsprechend keine automatische Provision mehr ermitteln. Auch der Provisionslauf ignoriert in Zukunft diesen Geschäftsfall. Eine eventuell vorhandene Variantenauswahl wird dadurch ebenfalls gesperrt.

6. Möchten sie die Provisionssperre für den Geschäftsfall wieder entfernen, Klicken sie auf das Symbol

   , wählen sie den Eintrag „Provisionssperre entfernen" und quittieren sie die darauf folgende Meldung. Hiermit ist dann die Provisionssperre wieder entfernt. Eine eventuell vorhandene Variantenauswahl wird dadurch ebenfalls wieder ermöglicht.

Provisionslauf

Mit dem Provisionslauf kann für alle Geschäftsfälle innerhalb eines eingegebenen Zeitraums, die Provision je Geschäftsfall, neu errechnet bzw. nochmals durchkalkuliert werden.
Hierbei gelten dieselben Regeln wie bei der Provisionsberechnung für einen einzelnen Geschäftsfall (Siehe Punkt „3.3 - Fzg-Ertragsrechnung" bzw. „3.5 – Wie werden Differenzen für automatische Provisionen erfasst?")

• Betrieb:
  Ist MOTIONDATA für mehrere Betriebe konfiguriert, können hier weitere Betriebe ausgewählt werden. Die Voreinstellung ist der Betrieb, in dem sie gerade angemeldet sind.Werden mehrere Betriebe ausgewählt, wird der Provisionslauf über alle gewählten Betriebe und Geschäftsfälle durchgeführt und die ermittelten Provisionen / Differenzen auf Mitarbeiterebene zusammengefasst.

• Rechnungsdatum:
  Alle Geschäftsfälle, die in dem eingegebenen Rechnungsdatum liegen, werden neu kalkuliert (ausser es wurde für den Geschäftsfall eine Provisionssperre vergeben)

• Excel Schablone:
  Hier kann die Excel Schablone gewählt werden, auf Grundlage derer die Provisionsermittlung stattfindet.

• Sollbeträge aktualisieren:
  Wird diese Option gewählt, wird der Sollbetrag der ermittelten Provisionen angepasst. Ist noch kein Sollbetrag bzw. automatischer Provisionssatz für den Geschäftsfall erfasst, wird dieser neu angelegt.

• Differenzliste drucken:
  Mit dieser Option wird ein Protokoll ausgedruckt, das die Differenzen zwischen alten und neuem Sollbetrag sowie die Differenz zwischen alten und neuem Istbetrag ausgibt. Ist noch kein Sollbetrag bzw. automatischer Provisionssatz für den Geschäftsfall erfasst, ist der Soll- und Ist-Betrag Alt immer 0,00. Wird nur diese Option gewählt, wird keine Datenänderung an den Geschäftsfällen durchgeführt.

• Sollbeträge als Istbeträge übernehmen:
  Mit Setzen dieser Option werden alle Sollbeträge in die Istbeträge übernommen. Dieses ist notwendig, wenn Provisionen in die Buchhaltung übergeleitet werden sollen, da nur Istbeträge in die FiBu übergeleitet werden können.Sollbeträge werden nur dann in den Istbetrag übernommen, wenn der entsprechende Satz noch nicht in die FiBu übergeleitet wurde, ansonsten wird ein entsprechender Differenzsatz angelegt.

• Senden an:
  Hier können sie den Provisionslauf starten und das Protokoll an den Bildschirm, den Drucker oder als PDF ausgeben.

• Abbrechen:
  Beendet den Provisionslauf.

Wie werden Differenzen für automatische Provisionen erfasst?

Provisionsdifferenzen für einen Geschäftsfall werden nach folgenden Kriterien erfasst:

• Ist für den Geschäftsfall noch KEIN automatischer Provisionssatz erfasst, wird der Verkäufer für diesen Geschäftsfall ermittelt, die Provision für diesen Verkäufer wird errechnet und der Aufwand für die Provision wird diesem Geschäftsfall zugeordnet.

• Ist für den Geschäftsfall bereits EIN automatischer Provisionssatz erfasst, der noch nicht in die FiBu übergeleitet wurde, wird für diesen Geschäftsfall die Provision neu errechnet und der Betrag auf dem bestehenden Provisionssatz wird adaptiert.

• Sind für den Geschäftsfall mehrere automatische Provisionssätze erfasst (mit unterschiedlicher Mitarbeiterzuordnung) werden alle, noch nicht in die FiBu übergeleiteten Sätze neu berechnet und die Beträge auf den bestehenden Provisionssätzen werden adaptiert.

• Sind ein oder mehrere Provisionssätze erfasst, die bereits in die FiBu übergeleitet wurden, werden die Provisionen für diesen Geschäftsfall neu errechnet und eventuelle Differenzen werden als eigene Differenzsätze auf dem Geschäftsfall erfasst.

• Ist die Option unter Basis – Administration – Optionen – Modul – KR Fahrzeughandel – „Automatische Provisionsermittlung: Generelle Erstellung von Differenzsätzen" gesetzt, werden Differenzen, die für Provisionen errechnet wurden, immer als eigener Satz in der Ertragsrechnung erfasst (unabhängig davon, ob bereits in die FiBu übergeleitet wurde, oder nicht).

Provisionsliste

Mit der Provisionsliste können Sie alle für einen Mitarbeiter erfassten Provisionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeben.

• Betrieb:
  Ist MOTIONDATA für mehrere Betriebe konfiguriert, können hier weitere Betriebe ausgewählt werden. Die Voreinstellung ist der Betrieb, in dem sie gerade angemeldet sind.Werden mehrere Betriebe ausgewählt, werden alle Provisionen über alle gewählten Betriebe und Geschäftsfälle ausgewertet und die ermittelten Provisionen auf Mitarbeiterebene zusammengefasst.

• Rechnungsdatum / Datum Provision:
  Einstellung, auf welches Datum der Zeitraum der unter „von" und „bis" eingegeben wurde, angewendet werden soll.

• Mitarbeiter:
  Es kann ein einzelner oder alle Mitarbeiter ausgewertet werden.

• Fabrikat / Modellgruppe / Fahrzeugkategorie:
  Diese Auswahl wird auf den Auftragskopf angewendet (z.B. es sollen nur Provisionen für Geschäftsfälle ausgegeben werden, bei denen ein Ford CMax verkauft wurde).

• Summenblatt:
  Als letzte Seite wird mit Setzen dieser Option ein Summenblatt ausgegeben, welches eine Gesamtprovisionssumme auf Mitarbeiterebene enthält (Gruppiert nach Mitarbeiter, Neuwagen, Gebrauchtwagen, Vorführwagen)

• Senden an:
  Geben sie hiermit die Liste an den Bildschirm, den Drucker, an Excel oder in ein PDF aus.

• Abbrechen:
  Beendet die Provisionsliste.

Einrichten von Excel für die Provisionsberechnung

Für die Konfiguration von Excel-Dateien für die automatische Provisionsberechnung treten Sie bitte mit einem Mitarbeiter des MOTIONATA VECTOR Vertriebs-Teams (sales@motiondata-vector.com) in Verbindung. Dies ist ein kostenpflichtiger Service.