Expressbestellung (Bestellwesen/Teilehandel/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

Allgemeine Informationen

Mit den Expressbestellfeature ist es möglich, sämtliche Expressbestellungen in einen eigenen Plugin verwalten zu können.

Konfiguration

Freischaltung

Um das kostenpflichtige Expressbestellfeature nutzen zu können, ist ein Freischaltecode nötig. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an den MOVEC Service Desk um die notwendigen Schritte vorzunehmen.

Basiseinstellung

FĂĽr Teilestamm steht unter folgende Basiseinstellung zur VerfĂĽgung:

Karteireiter

Gruppierung

Einstellung

Info

Karteireiter

Gruppierung

Einstellung

Info

Teilestamm

Standardwerte

Bestelldetails Status automatisch bei Bestellauflösung auf übernommen setzen

Wenn diese Option gesetzt ist, dann werden Bestellungen die vollständig aufgelöst sind in der Expressbestellfeature Maske automatisiert auf "Übernommen" gesetzt.

Moduleinstellung

Ob die Teile bei der Auftragsgenerierung in einen neuen oder in einen bestehenden Auftrag importiert werden, ist von der Teilehandel-Moduleinstellung "Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)" abhängig. 

Diese Einstellung befindet sich unter Basis → Administration → Optionen → Modul.

Modul

Gruppierung

Einstellung

Info

Modul

Gruppierung

Einstellung

Info

Teilehandel

Auftragswesen

Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)

= aktiviert

  • Ein neuer TH AUF pro Kunde wird automatisch erstellt, wo alle Bestellungen zusammengefasst werden

  • gelieferte (=ĂĽbernommene) Bestellpositionen aus mehreren Bestellungen, werden je Kunde in einem neuen Teilehandel-Auftrag zusammengefasst, egal ob der ursprĂĽnglicher Auftrag offen oder schon fakturiert ist

  • im Auftrag selbst wird eine automatische Textposition erzeugt: "Gelieferte Teile zu Auftrag <Ursprungsauftrag>"

 

Auftragswesen

Bei Auftragsgenerierung aus Expressbestelltool Bestellungen in einem Auftrag zusammenfassen (je Kunde)

= deaktiviert

  • es wird geschaut zu welchen Aufträgen Bestellungen gehören

  • fĂĽr schon fakturierte Aufträge wird die Bestellung in einem neuen AUF geöffnet

  • fĂĽr noch offene Aufträge wird jede Bestellung in den jeweiligen Auftrag verbucht

Lieferantenstamm

FĂĽr das Expressbestellfeature muss auch der gewĂĽnschte Lieferant freigeschalten werden.
Unter Basis → Stammdaten → Wartung → Lieferanten Manager befindet sich dann im Lieferantenstamm vom jeweiligen Lieferanten im Karteireiter "Einstellungen" die Möglichkeit, den Lieferant für das Expressbestellfeature freizuschalten.

Gruppierung

Einstellung

Info

Gruppierung

Einstellung

Info

Expressbestellung

Bestellart fĂĽr die Expressbestellung

Hier sind alle Bestellarten zur Auswahl

Expressbestellung

Lieferant fĂĽr die Expressbestellung gĂĽltig

Aktiv

Berechtigungsverwaltung

Unter Basis → Administration → Benutzer → Berechtigungsverwaltung können die Berechtigungen für die Benutzer auf Benutzer- und Gruppenebene vergeben werden.

Erklärung der Benutzerrechte

Berechtigt:
Das Recht "Berechtigt", muss vergeben werden, wenn der Benutzer in das Expressbestellfeature einsteigen darf. Verfügt der Nutzer nur über dieses Recht, ist es ihm nicht möglich, Bestellungen zu arbeiten. Somit ist das Plugin nur im "ReadOnly" Modus.

Status zurĂĽcksetzen:
Mit diesem Recht, wird es dem Benutzer ermöglicht, dass er eine Bestellung in einen vorherigen Status zurücksetzen darf.
Im rechten unteren Bereich des Plugin, gibt es hierfür eine Möglichkeit um den Status zurückzusetzen.

Um eine Positionen in einen früheren Status zurücksetzen zu können, muss die gewünschte Positionen direkt ausgewählt werden.

Bestellprotokoll anzeigen:
Wenn dieses Recht fĂĽr den Benutzer vergeben wurde, wird fĂĽr den Benutzer die Checkbox angezeigt. Mit dieser Option, kann der Benutzer bereits stornierte oder fertige Bestellungen, einsehen.

Positionen bearbeiten:
Sobald der Benutzer Positionen bearbeiten darf, kann der Benutzer Bestellungen bis zum Bestellstatus "Abgestellt" bearbeiten.
Es ist ihm auch möglich, Bestellungen über den Button zu stornieren.

Hier gilt auch, dass die gewünschte Bestellung zuerst ausgewählt werden muss, bevor man sie direkt stornieren kann.
Unter den Button "Senden an" sind folgende Optionen möglich:

Diese Optionen erscheinen nur, wenn der Benutzer die Positionen bearbeiten darf.
Sobald die Option "Aufträge generieren" verwendet wird, wird im Hintergrund ein neuer Auftrag generiert bzw. wird diese Position auf den Ausgangsauftrag gebucht, sofern dieser noch nicht fakturiert worden ist.

Aufruf und Verwendung des Plugins

In MOTIONDATA unter Teilehandel → Bestellwesen → Expressbestellfeature kann das Modul aufgerufen werden.

Selektionen

Im oberen Teil des Plugin, können Selektionen ausgewählt werden. Folgende Selektionen sind möglich:

  • Kunde (Kundennummer, Kundenname)

  • Kundenkategorie (Drop Down)

  • Berater (Drop Down)

  • Lieferant (Lieferantencode, Lieferantenname)

  • Teilenummer (Teilenummer, Teilebezeichnung, Herstellernummer, Interne Nummer, EAN)

  • Bemerkung (Volltextsuche im Feld Bemerkung)

  • Lieferinformationen (Volltextsuche im Feld Lieferinformationen)

  • Bestellnummer

  • Bestellstatus (Drop Down)

  • Datum (von bis)

  • Auftragsabteilung (Drop Down)

  • Protokoll anzeigen

Das Protokoll können nur von Benutzern eingesehen werden, die auch das Recht haben.

Editierungsbereich

Im unteren Teil des Plugin, befindet sich der Editierungsbereich. Es ist möglich, im Anzeigefenster das Feld "Bemerkung" und "Lieferinformationen" zu bearbeiten.
Im Editierungsbereich können ebenso folgende Felder editiert werden:

  • Bestellmenge

  • Bemerkung

  • Lieferinformationen

Wenn im Editierungsbereich gearbeitet wird, muss nach Ă„nderung auf "Speichern" geklickt werden, da sonst die Ă„nderungen nicht ĂĽbernommen werden.
Wenn man im Anzeigefenster die Felder Bemerkung oder Lieferinformationen ändert, werden die Änderungen sofort übernommen.

Neuanlage einer Position

Im Editierungsbereich ist auch, durch klicken des "Neu" Button, möglich, eine neue Bestellposition zu erfassen.
Wenn im Expressbestellfeature eine neue Position erfasst wird, ist diese Position nur für den eigenen Gebrauch zu verwenden. Es ist somit nicht möglich, eine Kundenbestellung aufzunehmen bzw. auf eine Bestellung auf eine Kundennummer zu buchen.

Reports

Bildschirm

Wenn bei "Senden an", "Bildschirm" gewählt wird, wird die momentan Anzeige des Browsers als PDF Datei angezeigt.
Das Plugin ist danach solange gesperrt, bis die PDF Datei wieder geschlossen wurde.

PDF Ausgabe

Arbeitet genau wie die Option "Bildschirm", nur wird hier eine PDF Datei abgestellt und das Programm ist in der Zwischenzeit nicht gesperrt.

Excelausgabe

Hier werden die Einträge in ein Excel File exportiert.

Ablauf der Bestellung

Neuen Auftrag erstellen

Unter Teilehandel → Neuer Auftrag → Auftrag.

Die abweichende Lieferadresse, wird danach auch auf der Rechnung mit angedruckt.

 

Mit einem Rechtsklick auf die Position, ist die Option "Expressbestellung" vorhanden. Diese Option ist nur aktiviert, wenn der Lieferant fĂĽr das Expressbestellfeature freigeschaltet ist.

Hier mĂĽssen die GewĂĽnschte Menge und die Gelieferte Menge eingegeben werden. Die Bestellmenge errechnet sich automatisch aus der Differenz.

Mit einem Klick auf "OK" wird die Bestellung abgestellt und ist danach im Expressbestellfeature sichtbar.
Unter den Karteireiter "Abschluss" haben Sie die Möglichkeit, eine Bemerkung einzugeben.

Diese Bemerkung ist nachher im Expressbestellfeature unter "Auftragsbemerkung" sichtbar.

Um nun eine Bestellung generieren zu können, muss die gewünschte Bestellposition ausgewählt werden (über die Spalte "Auswahl") und auf "Senden An | Lieferant" geklickt werden.

 

Der Bestellstatus geht nun in "Abgestellt" ĂĽber.

Nun ist es nicht mehr möglich, die Bestellmenge zu ändern. Sobald die Ware eintrifft, kann der Status auf "Übernommen" gesetzt werden.

Ab jetzt kann ein Auftrag von dieser Position generiert werden. Wenn der "Ausgangsauftrag" noch offen ist, wird diese Position aufgebucht, ansonsten wird ein neuer Auftrag generiert.

Der Status wechselt auf "geliefert / ausgegeben".

Beschreibung der Spalten

Folgende Spalten sind im Expressbestellfeature ersichtlich:

Spaltenname

Herkunft

Spaltenname

Herkunft

Auswahl

Dient zur Selektierung bestimmter Bestellpositionen

KND Code (Locator)

Unter den Kundenstamm (Karteireiter Stammdaten4) Feldname: Externe Identifikation 1

zu KND Code (Locator)

 

Lieferinformationen

IVO,EXPRESS,LAGERBESTELLUNG

Bestellnummer

Bestellummer aus MOTIONDATA

Bestellart

Welche Bestellart diese Position bestitzt

Bestellstatus

Aktueller Bestellstatus

Gesamtbestellmenge

Gesamtbestellmenge

Bestellmenge

Bestellmenge, die tatsächlich bestellt wurde

Teilenummer

Teilenummer

Lieferant

Lieferant

Teilebezeichnung

Bezeichnung des bestellten Teiles

Lagerort

Lagerort

Kundennummer

Kundennummer

Kundenname

Kundenname (Vor- und Nachname)

Kundenkategorie

Kundenkategorie

Fahrgestellnummer

Fahrgestellnummer (Bei Serviceaufträgen)

Fahrzeug

Fahrzeug (Bei Serviceaufträgen)

Textcode

Textcode

Auftragsnummer

Auftragsnummer

Auftragsbemerkung

Auftragsbemerkung (Karteireiter „Abschluss")

Auftragsabteilung

Auftragsabteilung

Bemerkung

Bemerkung (Seperates Feld)

Bestelldatum

Datum der Bestellung

Lieferdatum

Lieferdatum

Lagermenge

Lagermenge

Herstellernummer

Herstellernummer

Verkäufercode

Verkäufercode

Verkäufer

Verkäufername

Mitarbeitercode

Mitarbeitercode

Mitarbeitername

Mitarbeitername

Gesamtauftragsmenge

Gesamtauftragsmenge

 

E-Mail Versand

Der E-Mail Versand ist im Task Controller implementiert. Die Komponente „Expressbestellung" durchsucht zu einer vorher festgelegten Zeit alle Expressbestellungen und versendet an die Kunden eine Informationen mit dem Bestell-Status.

Der Task Controller muss von einem MOTIONDATA Mitarbeiter konfiguriert werden.
Wenden Sie sich dafĂĽr bitte an den MOTIONDATA VECTOR Service Desk.

.

E-Mail Ansicht

So wird die Mail beispielsweise danach aussehen, welcher der Kunde erhält:

Nachfolgend der Status Ihrer Bestellungen:

Bestellnummer

Teilenummer

Teilebezeichnung

Bestellt am

Bestellstatus

Lieferinformationen

Bestellnummer

Teilenummer

Teilebezeichnung

Bestellt am

Bestellstatus

Lieferinformationen

16075

1203037

ZIERLEISTE - FENSTERRAHMEN

06.12.2012

In Bearbeitung

 


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Aufträge generieren

In der Expressbestellfeature Maske kann man die Teile, die den Status "Ăśbernommen" haben, erneut in einen Auftrag ĂĽbernehmen.

 

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