Allgemeine Informationen

Modul/ Release Stand

• Modul 125 realisiert, verfügbar mit CDP ab Version 5.5.

Systemvoraussetzungen

Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben

Einstellungen

Standardwerte Rechnungsempfänger

Zum Setzen der Einstellungswerte gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → Standardwerte Rechnungsempfänger.

Open

Prüfung fälliger Saldo 
Zulässige Werte: LEER, 1, 2
Mit diesem Kennzeichen können Sie die Meldung, dass der Rechnungsempfänger einen offen Saldo hat, bei Eröffnung eines Auftrages unterdrücken.
LEER = die Prüfung wird nicht durchgeführt

1. = die Prüfung wird immer durchgeführt

2. = die Prüfung wird nur bei Neuanlage eines Auftrages durchgeführt

Bei Rechnungsempfängern mit Rechnungstyp kann das Feld nicht geändert werden.

Steuerungen FIBU Kreditlimit

Diese Einstellung bewirkt das automatische Setzen des Kundenstatus (z.B. Sperre)
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → FIBU / Statistiken,
Wählen Sie die Registerkarte FIBU 2 und Setzen Sie den Parameter:

Open

Kundenstatus Kreditlimitüberschreitung
In diesem Feld können Sie einen Kundenstatus definieren, der in einem Kunden eingetragen werden soll, wenn das Kreditlimit überschritten wird, welches über die Buchhaltung definiert wird.
Der Kundenstatus im Kunden wird wiederum auf LEER geändert, wenn die Kreditlimitüberschreitung nicht mehr zutrifft. Dies wird allerdings nur dann durchgeführt, wenn der Kundenstatus im Kunden mit dem hier eingetragenen Kundenstatus übereinstimmt.
Der Kundenstatus muss in den Firmendaten angelegt sein.

Kundenstatus pflegen

Der Kundenstatus wird im Kunden in der Belegsteuerung gesetzt.
Legen Sie einen Kundenstatus für die Sperre der Auftragsbearbeitung an und verwenden Sie diesen für den Kundenstatus Kreditlimitüberschreitung
Die Pflege für den Kundenstatus finden Sie hier:

Saldenübernahme aus mehreren Buchhaltungen in einen Kundenstamm

Die Saldeninformation wird aus jenem Buchhaltungsbetrieb übernommen, in den auch die Buchungen von CDP abgestellt werden. 

Wenn es mehrere CDP-Betriebe mit verschiedenen Buchhaltungsfirmen gibt können Sie im Programm "Fibu-Überleitung" bis zu 9 weitere Firmen anführen.

Menü Daten Pflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → FIBU-Überleitung

Sind weitere Firmen eingetragen, so wird aus diesen Firmen der Saldo für den Kundenstamm CDP aufaddiert.
Die anderen Werte wie z.B. das Kreditlimit bleiben dabei aber unberücksichtigt.

Programmfunktion

Saldenanzeige im Kundenstamm

Den Hinweis zum offenen Saldo eines Kunden erhalten Sie in den Stammdaten zum Kunden.
Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen → Stammdaten → Kunden und Fahrzeuge.

Wenn Sie das Modul IKS (Kassensystem) im Einsatz haben kann mit einem Klick auf die Lupe neben dem offenen Saldo die OP-Tabelle für diesen Kunden angezeigt werden.

Wechseln Sie auf die Registerkarte "Belegsteuerung".
Hier werden Daten welche von der Buchhaltung mit ISA übernommen werden, angezeigt. Voraussetzung ist, dass die Buchhaltung diese zur Verfügung stellt.

Mahn-Kennzeichen 
Auskunft über bereits vorliegende Kundenmahnungen bezüglich offener Rechnungen.
Das Feld hat derzeit nur Informationscharakter. 

Saldenanzeige im Auftragswesen

Gleich bei der Auftragseröffnung erhalten Sie bei den Kundendaten ebenfalls eine Übersicht des offenen Auftrages.

Je nachdem wie Sie die Einstellungen in den Rechnungsempfänger vorgenommen haben erscheint ein Warnhinweis:

Saldo im Kundenstamm übernehmen

Wenn sie das Zusatzmodul IVT (automatischer Tagesabschluss) im Einsatz haben, wird die nachfolgend beschriebene Verarbeitung automatisch im Tagesabschluss durchgeführt.
Alternativ kann Ihnen ein automatischer serverseitiger Job eingerichtet werden. Diese Einrichtung nimmt MOTIONDATA Vector für Sie vor.   

Gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → "Saldo aus Buchhaltungsdateien übernehmen" um die Salden aus der FiBu zu übernehmen.

Datenimport

Import über PC-Datei (.txt)  

Diese Variante ist besonders für Kunden, die das Buchhaltungsprogramm BMD verwenden interessant.

Die Exportfiles

• offene Posten (O5A.txt)

• Kundensalden (K4A.txt)

• Adressdaten (A3A.txt)

müssen auf das Homelaufwerk home\XX\  (XX = Datengruppe)in ein bestimmtes Verzeichnis abgespeichert werden.

Es muss für den Import der Files ein automatischer serverseitigen Job eingerichtet werden. Diese Einrichtung nimmt Vector für Sie vor.

Import über PC-Datei (.csv)

Diese Variante ist besonders für Kunden, die das Buchhaltungsprogramm DATEV verwenden interessant.
Sie können damit eine .csv-Datei (Standard Exportfile mit Trennzeichen Semikolon) importieren indem Sie jeder Spalte aus dieser Datei einer bestimmten Spalte in der CDP-Datenbank zuordnen.

Das Exportfile ist im Homelaufwerk im Verzeichnis home\XX\nnn\ISA abzuspeichern (XX = Datengruppe, nnn = Betriebsnummer) und sollte folgenden Aufbau haben:

Sie finden diese Funktion für diese Variante des Imports vom Hauptmenü ausgehend in
Daten Pflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → Parameter Saldenübernahme

Sie gelangen auf folgende Einstellungsmaske:

Hier können Sie die Funktion generell ein- und ausschalten (Checkbox "Schnittstelle aktiv") und bestimmen an welchen Tagen die Salden übernommen werden sollen. Wir empfehlen Ihnen hier alle Tage von Montag bis Freitag anzuhaken. Die Uhrzeit sollten Sie abstimmen auf die Uhrzeit zu der die Daten aus Ihrer Buchhaltung am Homelaufwerk bereitstehen.

Falls Sie DATEV im Einsatz haben müssen Sie hier als Datumsformat 31122000 einstellen.
Mit dem Button „Speichern" speichern Sie Ihre Änderungen.
Mit dem Button „Zuordnung festlegen" gelangen Sie zu einer weiteren Maske auf der Sie die Zuordnung der Spalten vornehmen können. 

Diese Maske besteht aus drei Teilbereichen.

In dem Bereich der im obigen Bild blau umrandet dargestellt ist, führen Sie die Zuordnung durch. In der Spalte „Datenbankspalte" befinden sich die Felder aus CDP.

• Kontonummer

• Belegnummer

• Belegdatum

• Betrag offen

• Soll/Haben

• Buchungsbetrag

• Fälligkeitsdatum

• Mahnstufe

• Rechnungsdatum extern

• Rechnungsnummer extern

Die Zuordnung nehmen Sie in der Spalte "Zuordnung" vor. Es ist möglich den DATEV-Export so einzu-stellen, dass nur diese Spalten aus DATEV exportiert werden. Falls das .csv überzählige Spalten enthalten sollte werden diese bei der Übernahme ignoriert, sofern keine Zuordnung existiert.
Im rot umrandeten Bereich sehen Sie in der Spalte "Spaltenname" alle in der Datev-Exportdatei befindlichen Spalten. Die Zuordnung sehen Sie in der Spalte "Zuordnung".
Im gelb umrandeten Bereich ("Datei-Vorschau") sehen Sie den Inhalt der zu importierenden Datei.
Ist die Zuordnung richtig und vollständig vorgenommen betätigen Sie den Button "Zuordnung speichern". Mit "Verlassen" (oder F3) kehren Sie zum vorherigen Bildschirm zurück. Hier können Sie die Übernahme händisch ausführen (Button "Übernahme starten). Nach der Übernahme sehen Sie im Kundenstamm den offenen Saldo. Wenn auch die Kassa installiert ist sehen Sie auch die einzelnen offenen Posten und können diese auch beim Kassieren auswählen.

Einrichten von Bibliothek und Datei

Um die Übernahme starten zu können, muss die Bibliothek für die FiBu- Übernahme erstellt sein (z.B. LxxDTVn, wobei xx für die Datengruppe und n für den Betrieb steht).
Bei erstmaligen Aufruf müssen die Dateien K4A und O5A leer erstellt werden.