Auto-Auswertungen (Auswertungen/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
- Christian Rueckschloss
- Nina Stelzer
- Bernhard G.
Allgemeine Informationen
Auswertungen, die über die Komponente ExtEvaluations periodische Auswertungen mit einem vordefinierten Set an Selektionskriterien erstellen können, werden im folgenden als "Auto-Auswertungen" bezeichnet.
Definierte Auto-Auswertungen können über den MOTIONDATA Task Controller und in weiterer Folge über den MOTIONDATA SMS-Reminder Service automatisiert via E-Mail mit PDF oder Excel-Datei als Anhang versendet werden. Zusätzlich werden die Dateien zentral abgelegt.
Übersicht der Auto-Auswertungen
Folgende Auswertungen werden als Auto-Auswertung angeboten:
Eingangsrechnungskontrollliste
Kassensummenbericht
Rechnungsausgangsbuch
Konfiguration
Freischaltung
Für die Auto-Auswertung benötigen Sie eine separate Modulfreischaltung und eine entsprechende Konfiguration. Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.
Berechtigungsverwaltung
Berechtigung
Um die Auswertung verwenden zu können, muss die Berechtigung "Automatische Auswertungen" unter Berechtigungsverwaltung - Basis - aktiviert werden.
MOTIONDATA Task Controller
Für Auto-Auswertungen wird der MOTIONDATA Task Controller vorausgesetzt.
Für die Konfiguration des Task Controllers wenden Sie sich bitte an unser MOTIONATA VECTOR Servicedesk-Team.
MOTIONDATA SMS-Reminder Service
Für Auto-Auswertungen und E-Mail-Versand wird das MOTIONDATA SMS-Reminder Service vorausgesetzt.
Für die Konfiguration des Task Controllers wenden Sie sich bitte an unser MOTIONATA VECTOR Servicedesk-Team.
Auto-Auswertung - Funktion
Die Basis Funktion wird anhand der Auswertung Rechnungsausgangsbuch beschrieben.
Bei entsprechender Modulfreischaltung und Berechtigung steht in der Auswertung ein Hamburger-Menü Button zur Verfügung.
Anlage Auto-Auswertung
Über das Sub-Menü "Neue Auto-Auswertung erstellen" kann eine neue Autoauswertung angelegt werden.
Neue Auto-Auswertung erstellen
Beschreibung
Als Beschreibung wird standardmäßig die Bezeichnung der Auswertung + Datum und Uhrzeit übernommen.
Die Beschreibung wird bei E-Mailversand gleichzeitig auch als Betreff verwendet.
Auswertung
Die Auswertung kann wie folgt durchgeführt werden (Beispiel mit Ausgangsdatum 20.06.2023):
Auswertung | Beschreibung | Datum von | Datum bis |
|---|---|---|---|
Täglich | Tagesdatum | 20.06.2023 | 20.06.2023 |
Wöchentlich | Vorwoche Start Sonntag bis Samstag | 11.06.2023 | 17.06.2023 |
Monatlich | Vormonat | 01.05.2023 | 31.05.2023 |
Quartal | letztes Quartal | 01.01.2023 | 31.05.2023 |
Jährlich | Vorjahr | 01.01.2022 | 31.12.2022 |
Week2Date | Aktuelle Woche Start Sonntag bis zum aktuellen Tagesdatum | 18.06.2023 | 20.06.2023 |
Month2Date | aktuelles Monat bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.06.2023 | 20.06.2023 |
Quarter2Date | Aktuelles Quartal bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.04.2023 | 20.06.2023 |
Year2Date | Aktuelles Jahr bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.01.2023 | 20.06.2023 |
Der Sonntag wird dabei immer als erster Tag der Woche behandelt.
Die Typen Wöchentlich, Monatlich, Quartal und Jährlich behandeln jeweils das abgelaufene Intervall, d.h. man muss auch sichergehen, dass zum Zeitpunkt der Ausführung ein vollständig abgelaufenes Intervall zur Verfügung steht.
Sogenannte 2Date-Auswertungen behandeln immer das laufende Intervall.
Die hinterlegten Selektionskriterien werden für die Auswertung zur Anwendung gebracht, lediglich das Von-/Bis-Datum wird jeweils durch das Zeitintervall ersetzt.
Dateiformat
Als Dateiformat kann entweder PDF oder Excel ausgewählt werden.
E-Mail Empfänger
In der Multiauswahl der Mitarbeiter können ein oder mehrere Mitarbeiter als E-Email Empfänger definiert werden.
Aufgelistet werden dabei alle aktiven Mitarbeiter.
Der E-Mailversand erfolgt an die dahinterliegenden E-Mailadressen aus dem Mitarbeitermanager-Karteireiter Stamm unter der Mailadresse Büro.
Textcode
In der Textcode-Auswahl kann ein entsprechender Textbaustein als Inhalt für den E-Mail-Versand ausgewählt werden.
Eine Neuanlage oder eine Bearbeitung von Textbausteinen (Hauptgruppe: E-Mail) kann in der Textcode Administration (Basis - Stammdaten - Wartung - Betriebsdaten) durchgeführt werden.
Notification Manager
Im Sub-Menü "Notification Manager" kann eine Gesamtübersicht der angelegten Auto-Auswertungen mit relevanten Informationen aufgerufen werden:
Bestehende Auto-Auswertung
Im Sub-Menü "Bestehende Auto-Auswertung" kann eine bereits angelegte Auto-Auswertung geladen werden.
An der Auto-Auswertung können bei Bedarf Änderungen an den Selektionskriterien vorgenommen werden.
Aktuelle Selektion speichern
Nach Änderung von Selektionskriterien in einer Auto-Auswertung kann die Änderung über "Aktuelle Selektion speichern" gespeichert werden.
Aktuelle Vorlage bearbeiten
Über "Aktuelle Vorlage bearbeiten" kann eine Auto-Auswertung hinsichtlich Beschreibung, Auswertung, E-Mail-Empfänger und Textcode geändert werden.
Aktuelle Vorlage entfernen
Über "Aktuelle Vorlage entfernen" kann eine Auto-Auswertung, nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage, gelöscht werden.
ExtEvaluations
Die Komponente "ExtEvaluations.exe" (Ausführung über MOTIONDATA Task Controller - ExeCall) steuert die Erstellung aller als Auto-Auswertung definierten Auswertungen, wenn das Datum der letzten Ausführung + Intervallschritt kleiner gleich dem aktuellen Tagesdatum ist.
Nach Ausführung der ExtEvaluations.exe werden die Dateien im Verzeichnis *\MD_DAT_MAIN\AutoEval abgelegt.
Existiert dieses Verzeichnis nicht, so wird es automatisch durch die Komponente "ExtEvaluations.exe" angelegt.Der Dateiname der Excel-Datei lautet "Bezeichnung der Auswertung + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.XLSX".
Der Dateiname der PDF-Datei lautet "Bezeichnung des Reports + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.PDF".
Des weiteren wird der E-Mail Versand vorbereitet bzw. durch den MOTIONDATA SMS-Reminder Service durchgeführt.