Kautionsteileverwaltung (Lagerwesen/Teilehandel/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
- Bernhard G.
- Manuel Yecla
- Bernhard Mayer
- 1 Allgemeine Information
- 2 Konfiguration
- 3 Verrechnung im Service-Auftrag mit sofortiger Rücknahme
- 3.1 Hinweis:
- 4 Lieferschein
- 5 Lagerbewegungsbuchungen für Kautionspositionen
- 6 Kautionsteileverwaltung
- 7 Auswertung Kautionsteile – Selektionskriterien
- 8 Verrechnung im Teilehandel-Auftrag – Rückgabe bleibt offen
- 9 Beispiel für Kautionsprozess
Allgemeine Information
Gewisse Austauschteile sind mit einer Kautionsteilenummer gekennzeichnet. Die Verwaltung dieser Kautionen erfolgt über das Auftragswesen (Ausgabe und Rücknahme). Zusätzlich gibt es das Programm Kautionsteileverwaltung, welches die Verfolgung dieser Kautionsteile und Statusänderungen protokolliert bzw. Änderungen des Status ermöglicht.
Konfiguration
Freischaltung
Für die Freischaltung wenden Sie sich bitte an das MOTIONDATA VECTOR Vertriebs-Team.
Betriebsdaten
In den Betriebsdaten muss eine Produkterlösgruppe für "Kaution/Pfand" angelegt werden.
Zusätzlich müssen in der Buchungslogik (unter Auftragssteuerung > Suchlogik Buchungscodes) neue Codes für "Kaution/Pfand" erstellt und eingetragen werden.
Teilestamm Austauschteil
Die Austauschteile sind im Teilestamm mit der Erlösgruppe "Teile" angelegt:
Wenn dafür Kaution verrechnet werden soll, ist am Stamm-3 die Kautionsteilenummer hinterlegt.
Teilestamm Kautionsteil
Die Kautionsteile sind im Stamm mit der dafür angelegten Erlösgruppe (hier im Beispiel: 000020) gespeichert:
Am Stamm-3 ist bei den Kautionsteilen die Gebrauchsart – 02 Kautionsteil hinterlegt:
Verrechnung im Service-Auftrag mit sofortiger Rücknahme
Wenn ein Austauschteil im Service-Auftrag erfasst wird, so wird die Kaution und die sofortige Rücknahme automatisch zusätzlich eingetragen:
Die Kautionsinformation (Plus/Minus) wird auf Service-Rechnungen nicht gedruckt. Die Information wird nur im Hintergrund gespeichert.
Hinweis:
Kautionsinformationen können nicht gelöscht werden. Sie sind fix mit der Teilenummer des Austausch-Teiles "verknüpft". Nur wenn das ursprüngliche Austauschteil als Position gelöscht wird, werden auch die Kautionsteil-Positionen gelöscht.
Lieferschein
Im Positionsbrowser des Auftragswesen-Lieferscheinkarteireiters wird die Selektion/Deselektion einer Kautionsposition an die des zugehörigen Originalteils gekoppelt, d.h. wird das zugehörige verfügbare Originalteil "gecheckt", erfolgt das auch auf der Kautionsposition.
Anmerkung: Eine manuelle Nachbearbeitung des Check-Status der Kautionsposition ist möglich.
Lieferschein-Rückgaben
Kautionen können nicht direkt verwendet werden.
Kautionen werden optisch im Browser mit dem Symbol
gekennzeichnet, sie werden jedoch am Rückgabebeleg hinzugefügt.
Negative Kautionen scheinen am Lieferschein-Browser nicht bei den Backlogs auf.
Kautionen werden nun direkt nach dem zugehörigen Originalteil platziert.
Lagerbewegungsbuchungen für Kautionspositionen
Abhängig von der Teilehandelsmoduloption "Kautionsteile: Lagerbewegung bei Initialbuchung durchführen" wird die Lagerbewegung für die erste Kautionspositionsbuchung durchgeführt bzw. eben nicht durchgeführt. Die Aktivierung/Deaktivierung dieser Option sollte sich an der Art und Weise orientieren, wie der betreffende Betrieb die Kautionsteileverwaltung organisiert.
Erfolgt in der Kautionsteileverwaltung auch die Verbuchung der Rücksendung, dann sollte die Option aktiviert sein. Der Prozessablauf sieht dazu folgendermaßen aus:
Initialbuchung mit positiver Auftragspositionsmenge (Keine Lagerbewegung)
"Rückgabe" mit negativer Auftragspositionsmenge, d.h. es erfolgt lt. Lagerbewegung ein Zugang
Verbuchung der Kautionsteilerücksendung, d.h. es erfolgt lt. Lagerbewegung ein Abgang → Lagermenge = 0
Erfolgt in der Kautionsteileverwaltung keine Verbuchung der Rücksendung, dann sieht bei deaktivierter Option der Prozessablauf folgendermaßen aus:
Initialbuchung mit positiver Auftragspositionsmenge, d.h. es erfolgt lt. Lagerbewegung ein Abgang
"Rückgabe" mit negativer Auftragspositionsmenge, d.h. es erfolgt lt. Lagerbewegung ein Zugang → Lagermenge = 0
Kautionsteileverwaltung
Über Teilehandel – Lagerwesen → Kautionsteileverwaltung rufen Sie das Programm auf.
Klicken Sie auf Aktualisieren, um die gespeicherten Informationen abzurufen. Ändern Sie ggfs. den Zeitraum, wenn Sie Teile schon früher fakturiert haben:
Status-Information der Kautionsteileverwaltung:
0 – Offen Teil an Kunden fakturiert, Rückgabe Altteil offen (zB bei TH-Aufträgen)
1 – Eingang Altteil wurde vom Kunden retourniert (Service-Aufträge immer, TH-Aufträge nach Kautionsgutschrift)
3 – Storniert Auftrags-Gutschrift zu Auftrag mit Kautionsteil
5 – Eingereicht Teil wurde an den Lieferanten zurückgeschickt
9 – Vergütet Vergütung durch den Lieferanten ist erfolgt
Nach der Fakturierung von Austauschteilen mit Kautionen stehen diese in der Kautionsteileverwaltung. mit Status: 1 – Eingang
Positionen mit diesem Status können an den Hersteller retourniert werden.
Rücksendung von Kautionen:
Alle Teile die nun an den Hersteller retourniert werden sollen müssen bearbeitet werden und der Status auf 5 – Eingereicht gesetzt werden:
Sie können dies manuell je Position durchführen oder durch Mehrfachauswahl auch gleich für mehrere Positionen.
Für mehrere Positionen durchführen
Wählen Sie oben bei den Selektionskriterien:
Status: 1 – Eingang
Lieferant: gewünschter Lieferant
von – bis:erweitern Sie ggfs. den Datumsbereich
Klicken Sie anschließend auf AKTUALISIEREN – es werden alle Kautionen für die Selektion dargestellt.
Markieren Sie alle Positionen (ALLE), die Sie an den Hersteller retournieren möchten und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste – die Status-Änderung wird nun vorgeschlagen:
Der Status wird nun auf "5 – Eingereicht" gesetzt.
Retourlieferschein erstellen:
Alle Informationen werden in den Retourlieferschein übernommen und können dann ausgedruckt werden. (Beipack-Zettel für Rücksendung).
Hinweis:
Es ist ebenso möglich ein Original-Teil über dessen Alternativ-Lieferanten/Herstellernummer (Taste F6) am Retourlieferschein zuzubuchen und für den Alternativ-Lieferanten zu erfassen, wenn das Teil des Alternativ-Lieferanten nicht im Stamm angelegt ist (Die Lagermengen Abbuchung erfolgt dann über das Original-Teil mit dem Hauptlieferanten).
Wurden Textinformationen bei der RLS-Erstellung erfasst, so werden diese entsprechend am Beleg gedruckt.
Eingang der Vergütung durch Lieferant
Wenn dann die Vergütung durch den Lieferant erfolgt ist, kann dies bei den betroffenen Kautionen gesetzt werden.
Sie können den Status für Vergütung entweder manuell je Position setzen und ggfs. Informationen in das Feld Bemerkung eintragen oder alle betroffenen Teile markieren und dann mit rechter Maustaste im Positionsbereich klicken, ermöglicht die Vergütung für alle Teile dieser Gutschrift. Das Datum kann dabei noch angepasst werden:
Auswertung Kautionsteile – Selektionskriterien
Aufgrund der Vorselektion im oberen Bereich der Kautionsteileverwaltung können die Teile in Listenform gedruckt bzw. angezeigt werden:
Beispiel Liste vergütete Kautionen:
Verrechnung im Teilehandel-Auftrag – Rückgabe bleibt offen
Wenn ein Austauchteil im Teilehandel-Auftrag erfasst wird, so wird das Teil und dessen Kaution automatisch zusätzlich eingetragen:
Hinweis:
Weil davon auszugehen ist, dass zunächst das "neue" Teil verkauft wird, dann vom Kunden selbst getauscht wird und erst anschließend die Rücklieferung des "alten" Teils erfolgt, wird die Rücknahme nicht sofort automatisch vorgeschlagen.
Kaution wird auf der Rechnung angeführt:
Kautionsteileverwaltung – Status 0 – Offen:
In der Kautionsteileverwaltung wird dieses Teil mit Status offen geführt – Eingang = offen:
Kautionsgutschrift über Auftags-/Statistikabfrage
Rückgabe von "alten" Austauschteilen für Teilehandelsaufträge erfolgt über die Karteikarte Positionen. Hier kann für das Kautionsteil eine Kautionsgutschrift (Teil markieren) gemacht werden:
Gutschrift muss gedruckt werden:
Kautionsteileverwaltung – Status Eingang:
Hier steht das Kautionsteil nun auf Status: 1 – Eingang
Beispiel für Kautionsprozess
Der Kautionsteileprozess ist abhängig vom Teilehandelsmodulschalter "Kautionsteile: Lagerbewegung bei Initialbuchung durchführen".
Im vorliegenden Beispiel existiert für die Teilenummer 4711 eine Kautionsteilenummer 4711-K, welche für 4711 im Teilestamm (Karteireiter Stamm 3) als Kautionsteilenummer hinterlegt wird.
"Initialbuchung durchführen" ist deaktiviert
Hier wird bei der Aufbuchung der Teilenummer 4711 für 4711-K keine Lagerbewegung durchgeführt.
Serviceauftrag mit aktivierter Servicemoduloption
Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Serviceauftrag. | +1 | 0, d.h. keine Lagerbewegung | 0 |
Ist die Servicemoduloption "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen" aktiviert, erfolgt - da das betreffende Fahrzeug ja vor Ort in der Werkstatt steht - automatisch auch die Erfassung einer Minus-Auftragsposition, da der Kunde quasi automatisch schon den "Altteil" geliefert hat und somit keine Kaution verrechnet werden muss. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. |
| -1 | 0 |
Teilehandel bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Moduloption
Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Teilehandel (bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Option "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen"); man geht davon aus, dass der "Altteil" vom Kunden zu einem separaten Zeitpunkt zur Werkstatt zurückgebracht wird). | +1 | 0, d.h. keine Lagerbewegung | 0 |
Nach der Fakturierung wird zu einem späteren Zeitpunkt via Statistikabfrage ein Kautionsgutschriftsauftrag erstellt. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. |
| -1 | 0 |
"Initialbuchung durchführen" ist aktiviert
In diesem Fall geht man davon aus, dass mit dem Wareneingang für Teilenummer 4711 gleichzeitig auch ein Warenzugang in gleicher Menge für 4711-K durchgeführt wird.
Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
Erfassung eines Wareneingangs für 4711 bzw. 4711-K. |
| +1 | +1 |
Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Serviceauftrag. | +1 | -1 | 0 |
Ist die Servicemoduloption "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen" aktiviert, erfolgt - da das betreffende Fahrzeug ja vor Ort in der Werkstatt steht - automatisch auch die Erfassung einer Minus-Auftragsposition, da der Kunde quasi automatisch schon den "Altteil" geliefert hat und somit keine Kaution verrechnet werden muss. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. |
| -1 | 0 |
Teilehandel bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Moduloption
Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
Erfassung eines Wareneingangs für 4711 bzw. 4711-K. |
| +1 | +1 |
Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Teilehandel (bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Option "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen"); man geht davon aus, dass der "Altteil" vom Kunden zu einem separaten Zeitpunkt zur Werkstatt zurückgebracht wird). | +1 | -1 | 0 |
Nach der Fakturierung wird zu einem späteren Zeitpunkt via Statistikabfrage ein Kautionsgutschriftsauftrag erstellt. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. |
| -1 | 0 |