Allgemeine Informationen

Dieses Dokument bietet einen Überblick zu den MD-FiBu-Parametern. Welche Daten im MD FiBu-Export-File vorhanden sind und wie diese für den BMD-Import konvertiert werden können.
Es handelt sich hier lediglich um Beispiele, diese müssen für jeden Betrieb natürlich individuell angepasst werden.

FIBU-File Informationen

MD-Export File Fakturen HS.csv

Dieses File enthält alle derzeit möglichen Werte für den Export, je nach der Art des Buchungssatzes. So enthält eine Kassabuchung natürlich viel weniger Information, als z.B. eine Service- oder Fahrzeughandels-Rechnung.

HS-Beispiel Muster-Firma.xlsx

MD-Export File Kunden - Debitor.csv

Dieses File enthält alle derzeit möglichen Werte für den Export und kann über das Konverter-File für BMD umgeschlüsselt werden.

Debitor.csv

BMD-Import File für Fakturen -  BUERFFA.DAT

Dieses File wurde anhand der Voreinstellung entsprechend aufbereitet und hat bereits Dimensionsfelder.
Zusätzlich werden von BMD beim Import auch Makros ausgeführt, so dass z.B. der Feld-Inhalt von Betriebsnummer (z.B. 1) und Kostenstelle (z.B. 151) bei einigen Kunden zu einem Feld "verknüpft" (z.B. 1151) wird.
Ebenso werden tw. unterschiedliche Feldinhalte wie KOABTEILUNG (Unterabteilung) und KOTRAEGER (Fahrzeugart) in ein Feld verknüpft und zwar nur, wenn im Feld KOABTEILUNG, die Unterabteilung FZH vorkommt.
Es ist immer eine individuelle Anpassung in Abstimmung mit BMD erforderlich.

BUERFFA-Beispiel Muster-Firma.xlsx

BMD-Import File für Kunden/Debitoren - BUERFKU.DAT

Der Export der Kundendaten kann ebenfalls bei der Konvertierung auf ein vorgegebenes Format und die Feldüberschriften entsprechend anpasst werden.

BUERFKU.csv

BMD-Konverter File - MD2BMD.XML

Mit diesem File werden die Umschlüsselungen zwischen MD und BMD-File gesteuert.

MD2BMD.XML

Konfigurationsparameter MOTIONDATA und wie sie in den FiBu-Files vorkommen

In diesem Abschnitt werden alle Parameter-Einstellungen beschrieben, die für den Export der Fakturen inkl. KoRe-Dimensionen relevant sind. Die nachfolgend dargestellten Screenshots sind jeweils nur ein Beispiel und sind individuell einzustellen.

Abteilungen und Unterabteilungen

Im MD können verschiedene Geschäftsbereiche (Profitcenter) u. a. über die Abteilungen und Unterabteilungen dargestellt werden.

Open

Welche und wie viele Abteilungen und Unterabteilungen notwendig sind, ist abhängig davon, wie detailliert die Verbuchung bzw. Auswertungen sind.
Notwendige Standardwerte sind bei den Abteilungen ETH, FZG und WER.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Abteilungen und Unterabteilungen

• Feld: Abteilung → MD Abteilungscode

• Feld: Unterabteilung → MD Unterabteilungscode

Erlösgruppen und Positionsarten

Die Positionsarten im MD werden über Erlösgruppen gesteuert.

Open

Generell wird bei Positionen für folgende Arten unterschieden (ausgenommen Fahrzeuge in einem Fahrzeughandelsauftrag):

• E - Teile (diese sind "echte" Teile bzw. Artikel und haben eine Bestandsführung)

• A - Arbeiten (diese Arbeiten werden von den eigenen Technikern im Betrieb durchgeführt - Verbindung zur Zeiterfassung)

• S - Sonstige Positionen (alles was nicht unter A und E fällt) Beispiele: Entsorgungskosten, Kleinmaterial, Fremdleistungen, Leihwagengebühren, Nebenkosten, etc.

Die Standwerte für Erlösgruppen sind 

Für jeden Betrieb werden nun individuell beliebig weitere Erlösgruppen erstellt und für die Verbuchung/Auswertung herangezogen.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Erlösgruppen

• Feld: Hauptgruppe → MD Erlösgruppencode

• Feld: Positionsart → MD Positionsart aus Erlösgruppe

Auftragsart - Verrechnungsart - Rechnungsempfänger

Im MD gibt es im Auftragswesen eine Auftragsart. Diese ist nicht individuell wartbar, sie ergibt sich jedoch aus der Auswahl (Verrechnungsart) des jeweiligen Auftrags bzw. Rechnungsempfängers, des gewählten Kunden (Kundenerlösgruppe) und spielt mit Abteilungen/Unterabteilungen zusammen. Pro Auftrag können mehrere Splitts/Rechnungsempfänger vorkommen.

Rechnungsempfänger-Info

Alle Positionen in Aufträgen, die einem Rechnungsempfänger zugeordnet sind, lösen eine eigene Rechnung aus und werden mit den entsprechenden Konditionen (Extern, Intern, Garantie) fakturiert.
Splitts zwischen Extern, Intern und Garantie sind häufig möglich. Im Fahrzeughandel werden in der Praxis nur externe Positionen in Aufträgen verrechnet.
Bei Internen Rechnungsempfängern dient die jeweils verwendete Kundennummer nur zur Information, die Verbuchung selbst erfolgt auf eine "Kostenart", welche hier auch beschrieben wird.

• Feld: Auftragsart → MD Auftragsart und MD Rechnungsempfänger (Wenn ein Splitt beim externen Auftrag AUF, zusätzlich eine Interne Rechnung auslöst (I1) wird die interne mit Code INT ins File ausgegeben, der externe Beleg mit AUF. Dies gilt auch für GAR bei Splitts)

• Feld: Auftraggeber → MD Kundennummer für E0, G0 und I0. Wenn ein abweichender Rechnungsempfänger für E1-E3, I1-I3 und G1-G3 verwendet wird, wird der ursprüngliche Kunde (Auftraggeber-Halter) zusätzlich als Information ausgegeben.

Kostenarten werden individuell angelegt und bieten auch die Möglichkeit, diese Positionen automatisch der Fahrzeugertragsrechnung zuzuordnen (Ertragsrechnungsrelvanz).
Weiters gibt es die Möglichkeit Voreinstellungen zu treffen, damit bestimmte Kostenarten nur bei bestimmten Auftragsarten, Abteilungen und Unterabteilungen sowie Marken verfügbar sind.
Ebenfalls können spezielle Preise für interne Kostenarten definiert werden, die sich vom Standard bzw. anderen Kostenarten unterscheiden.

Kostenart - Interne Teilelieferungen zwischen Betrieben

Bei Bedarf werden spezielle Kostenarten für die Teilelieferungen zwischen den Betrieben angelegt.

Dokumentation Ablaufbeispiel: Interne Teile-Lieferungen

Bei getrennten Betriebe bzw. unterschiedliche Bestands-Konten in den einzelnen Betrieben (Mehrbetriebslösung), kann es sein, dass die Fakturierung im Liefernden Betrieb eine spezielle Buchung mit Zwischenkonten auslöst und im Empfangenden Betrieb die Eingangsrechnung gebucht werden muss, um dabei die Zwischenkonten aufzulösen und den Bestand in diesem Betrieb zu erhöhen (sowohl im Lager, wie auch in der FiBu).

.MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Kostenarten

• Feld: Kostenartcode → MD Kostenartcode

Fahrzeug - Fabrikat - Modellgruppe 

Im MD kann für jede Fahrzeugmarke ein Code angelegt werden. Für gängige Marken, wo es auch SST zu Herstellerprogrammen gibt, sind diese von MD vorgegeben. (FOR = Ford, LRO = Land Rover, etc.)

Zusätzlich können dann die Modellgruppen unter dem Fabrikatscode angelegt werden (bei Hersteller-SST in Abstimmung mit MD). Somit braucht die Matrix für die Fahrzeug Rechnungsverbuchung nicht mehr auf jedes Modell eingestellt werden, sondern läuft über Markeneinstellung - denn die Modellgruppe ist im Fibu-File enthalten und reicht zumeist aus, damit hier unterschiedliche Aufteilungen in den verschiedenen Finanzberichten erstellt werden können.

Wenn die Modellgruppe ein Pflichtfeld für Aufträge ist, muss für jede Marke zumindest eine Modellgruppe angelegt sein. Für Fremdmarken (kein Händlervertrag) wird dann z.B. DIV, wie bei Opel dargestellt angelegt.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Fabrikat / Modellgruppe / Modellcode

• Feld: Fabrikatscode → MD Fabrikatscode

• Feld: Modellgruppe → MD Modellgruppencode

• Feld: Modellcode → MD Modellcode

Der MD Modellcode unter der Modellgruppe, kann auch gepflegt und verwendet werden - ist jedoch für die FiBu-Finanzberichte zu detailliert bzw. Bedarf zu großen Aufwand bei der Pflege der Zuordnungen. Dies wird zumeist über die Zusatzinformation "Fahrzeugart" gelöst, welche hier ebenfalls beschrieben ist.

Fahrzeugart und Verkaufsabteilungen - Geschäftsart

Die Fahrzeugart im MD dient der weiteren Detail-Klassifizierung eines Geschäftsfalls. Die Fahrzeugart wird dem Fahrzeug im Stamm zugeordnet bzw. muss spätestens im Fahrzeughandels-Auftrag zugeordnet werden.

Standard-Einstellung

Beispiel für eine umfangreiche Fahrzeugart Parametrierung

Bei der Fahrzeugart wird auch unterschieden zwischen PKW und NFZ, wenn z.B. dieselbe Modellgruppe als PKW und NFZ vom Hersteller verwendet wird. 
Ebenso wird die Unterscheidung zwischen Fahrzeug an Endverbraucher, Großabnehmer/Fuhrpark und Wiederverkäufer etc. unterschieden.

Verkaufsabteilungen

Die Verkaufsabteilungen (Sonderkunden) steuern, welche Fahrzeugarten bei welcher Fahrzeug-Auftragsart (NEU, GEB und FGU) verfügbar sind und werden bzw. können den Fahrzeugarten bereits zugeordnet werden, wenn dies eindeutig ist.

Weitere Abteilungen

Je nach Betrieb kann es erforderlich sein, noch weitere Verkaufsabteilungen zu pflegen bzw. zu führen. Diese müssen dann aber immer der jeweiligen Hauptabteilung (NEUWG/GEBWG) zugeordnet sein.

Beispiele dafür sind zB NEUMR - Neue Motorräder oder NEUMA - Neue Maschinen etc.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Fahrzeugart

• Feld: Fahrzeugart → MD Fahrzeugartcode

Betriebsnummer - Kostenstelle

Die Betriebsnummer je Mandant (Filiale) kann im MD eingestellt werden und wird immer im FiBu-File abgestellt.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Betriebsnummer u. Kostenstelle

• Feld: Firmennr → MD Betriebsnummer

• Feld: Betriebsnr → MD Betriebsnummer

• Feld: Kostenstelle → MD Kostenstelle

Teilegruppe

Die Teilegruppe dient zur Gruppierung von Teilen/Artikeln im Teilewesen für Auswertungen und die Inventur. Gibt es Hersteller-SST werden diese Teilegruppen automatisch angelegt und zugeordnet. (zB Ford MLI-Gruppe = Teilegruppe).

In der Teilegruppe kann eine Vorbelegung für die Erlösgruppe gemacht werden, womit sicher gestellt wird, dass unterschiedliche Teile automatisch die richtige Erlösgruppe zugewiesen bekommen und zB Reifen auch als solche erkannt und angelegt sind.

Beispiel für verschiedene Teilegruppen. Die selbst angelegten für "Fremdteile" sind mit Underline am Beginn angelegt, damit sie über der Masse der Herstellerteilegruppen angezeigt werden.

• Feld: Untergruppe → MD Teilegruppe

Zumeist wird das für die FiBu-Files nicht benötigt, da die Erlösgruppe ausreichend ist.
Die Warengruppe ist nur für bestimmte Händlergruppen relevant und somit immer leer. Muss bei Bedarf mit MD abgestimmt werden.

Bonuscode

Bei Fzg-Ertragsrechnungsbuchungen kann der Bonuscode des Herstellers hinterlegt werden und kann somit im FiBu-File übergeben werden.

Je nach Hersteller-SST kann dieser Code auch zur automatischen Zuordnung von Stützungs-Gutschriften (Eingangsrechnung) dienen (zB Ford VMI Marketingcodes)

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Bonuscode

Feld: Bonuscode → MD Marketing-/Bonuscode des Herstellers

Schadensnummer Versicherung

Bei Serviceaufträgen kann der Schadensfall aktiviert werden und die Versicherungsrelevanten Daten für diesen Auftrag erfasst werden.

Das Feld Schadensnummer kann dann für BMD als zB freifeld-xx übergeben werden, um bei Zahlungen danach suchen zu können.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Schadensnummer

• Feld: SchadenNr → MD Schadensnummer

Buchungsart

Die Buchungsart im MD wird je Geschäftsfall ausgegeben und kann im Konverter für BMD auf ein anderes Symbol umgeschlüsselt werden.
Zusätzlich kann pro Umschlüsselung auch noch ein spezielles Kennzeichen für den PDF-Beleg im BMD-Archiv übergeben werden.
Ebenfalls können spezielle Buchungstexte je Buchungsart für das BMD-File ausgegeben werden.

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MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Buchungsart

• Feld: Buchungsart → MD Buchungsart

Fahrzeuginformationen zusätzlich im FIBU-File

Folgende Fzg-Daten sind im FIBU-File enthalten und können bei Bedarf für BMD als weitere KoRe Dimensionen/Freifelder übergeben werden.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Fahrzeug

• Feld: Novaprozent → MD NoVA-Prozentsatz aus Fzg-Faktura

• Feld: Novaflag → MD Kennzeichen, ob NoVA vorkommt F = False, T = True

• Feld: Partikelfilter → MD Kennzeichen, ob Partikelfilter eingestellt F = False, T = True

• Feld: Fahrzeug → MD Fahrzeugbezeichnung (Fabrikatstext + Modellbezeichnung) gekürzt auf 50 Stellen

• Feld: Matchcode → MD Kurzfahrgestellnummer

• Feld: Interne Fahrzeugnr → MD Interne Fzg.Nr

• Feld: Amtl. Kennzeichen → MD Fzg-Kennzeichen

• Feld: Mengenkennzeichen → Mengenfeld - bei Fzg-Einsatzbuchungen wird hier Menge 1 ausgegeben 

• Feld: AktenNr → MD Fzg-Aktennummer

• Feld: FzH-GesFall → MD Fzg-Handels-Geschäftsfall

• Feld: Annehmer → MD Annehmer/Verkäufer bei AR - Einkäufer bei ER

• Feld: VIN → MD Fahrgestellnummer

• Feld: Mitarbeiter → MD MA-Nr aus Position von Aufträgen

Kundeninformationen zusätzlich im FiBu-File

Folgende Kunden-Daten sind im FIBU-File enthalten und können bei Bedarf für BMD als weitere KoRe Dimensionen/Freifelder übergeben werden.

MD FiBu-File HS.csv Feldinfo - Kunde

• Feld: UID-Nummer → MD UID-Nr des Rechnungsempfänger Kunde/Debitor

• Feld: Kunde → MD Kundenname (Nachname und Vorname) des Rechnungsempfänger Kunde/Debitor

• Feld: Zession → MD Zessionskennzeichen vom Kundenstamm F = False, T = True

• Feld: Kundentyp → MD Kundentyp vom Kundenstamm bzw. Auftrag

• Feld: Auftraggeber → MD KundenNr/DebitorNr vom Auftraggeber, falls diese vom Rechnungsempfänger abweicht.

SER-ETH Buchungslogik 

Buchungscodes

In der Buchungslogik (Buchungscodes)  werden die Konten für ETH und SER Fakturen gepflegt. 

Suchlogik Buchungscodes

In der Suchlogik Buchungscodes werden dann die Voreinstellungen/Zuordnungen getroffen unter welchen Umständen/Ausnahmen welcher Buchungscode gezogen wird.

Die Zuordnung der Buchungscodes muss hier zumindest für jede Erlösgruppe und jede Kundenerlösgruppe einmal erfolgen (Standardwert - Fallback-Szenario).
Weiters werden aufgrund von Lieferanten/Marken, Abteilungen und Unterabteilungen Einstellungen getroffen. Ebenso kann noch aufgrund des Kundentyps und der Warengruppe Einstellungen angelegt werden.

FZH Buchungslogik - Fzg-Fakturierung /-Eingangsrechnung

In der FzFibu wird die Kontierung für die Fahrzeug-Fakturen und Eingangsrechnungen gesteuert.

FzFibu Auszug

Es reicht hier aufgrund der Fahrzeugart bzw. wenn es um Mehrmarkenbetriebe geht auch noch die Marke zusätzlich zu parametrieren. Die Einstellung je Modellgruppe ist nicht erforderlich, da diese Information im FiBu File enthalten ist.

Prozess-Beschreibung und Beispiele

Hier werden einige Beispiele dargestellt und die Fakturen dazu liegen als PDF vor.

Bereich SERVICE

Service Auftragswesen

AUF-10103441 / RgNr: 1001932 Externer Auftrag - Werkstatt

• Marke: HON - Honda / Modellgruppe: HM000 - MOTR allgemein

• Abteilung: WER - Werkstatt / Unterabteilung: WM01KD - WS Motorrad allgemein 

• Rechnungsempfänger: E0 = (Stefan Dokter) Auftraggeber 100% / Kundenerlösgruppe: EXTSTD

AUF-10103441_E0_SRK_#001_INV=1001932_.PDF

AUF-10100923 / RgNr: 1001933 Externer Auftrag - Karosserie

• Marke: LRO - Land Rover / Modellgruppe: LRFR01 - Freelander

• Abteilung: KAR - Karosserie / Unterabteilung: KA02VERS - KAR Auto Versicherung

• Rechnungsempfänger: E0 = (Plotzek Christa) Auftraggeber 100% / Kundenerlösgruppe: EXTSTD

• Schadensfall: Schadensnummer: 2019141/876543

AUF-10100923_E0_SRK_#001_INV=1001933_.PDF

AUF-10103497 / RgNr: 1001934 Externer Anteil und RgNr: 1400539 Interner Anteil

• Marke: HON - Honda / Modellgruppe: HOHR01 - HR-V

• Abteilung: WER - Werkstatt / Unterabteilung: WA01KD - WS Auto allgemein

• Rechnungsempfänger:

• E0 = Auftraggeber 100% Positionen / Kundenerlösgruppe EXTSTD

• I1 = Interne Kostenart 100% Positionen / Kundenerlösgruppe INTSTD

• Kostenart: ET001 - Teilelager Belastung

• AUF-10103497_E0_SRK_#001_INV=1001934_.PDF

• AUF-10103497_I1_INK_#001_INV=1400539_.PDF

GAR-10700196 / RgNr. 1300323 Garantie-Auftrag

• Marke: HON - Honda / Modellgruppe: HOHR01 - HR-V

• Abteilung: WER - Werkstatt / Unterabteilung: WA01KD - WS Auto allgemein

• G1 = Garantie-KD Honda 100% Positionen / Kundenerlösgruppe GARSTD

• GAR-10700196_G1_GAK_#001_INV=1300323_.PDF

INT-10400704 / RgNr. 1400541 Interner Auftrag mit Ertragsrechnungsrelevanz

• Marke: LRO - Land Rover / Modellgruppe: LREV01 - Evoque

• Abteilung: FZN - FZH NW / Unterabteilung: NWA003 - NW Auto Ankauf-Aufbereitung

• I0 = Interne Kostenart 100% Positionen / Kundenerlösgruppe INTSTD - Ertragsrechnungsrelevant

• Kostenart: NALR01 - FZH-Belastung NW Land Rover

• Info: Fertigmachen für Verkauf-Auslage

• INT-10400704_I0_INK_#001_INV=1400541_.PDF

INT-10400703 / RgNr. 1400540 Interner Auftrag mit Ertragsrechnungsrelevanz

• Marke: LRO - Land Rover / Modellgruppe: LREV01 - Evoque

• Abteilung: FZN - FZH NW / Unterabteilung: NWA002 - NW Auto Auslieferung

• I0 = Interne Kostenart 100% Positionen / Kundenerlösgruppe INTSTD - Ertragsrechnungsrelevant

• Kostenart: NALR01 - FZH-Belastung NW Land Rover

• Info: Auslieferungsservice

• INT-10400703_I0_INK_#001_INV=1400540_.PDF

Bereich FAHRZEUGHANDEL

Fahrzeughandel - Einkauf

FZH-Eingangsrechnung Neuwagen

• Marke: LRO - Land Rover / Modellgruppe: LREV01 - Evoque

• Fahrzeugart: NEU - Neu Auto allgemein (Endverbraucher)

Fzg-ER Land Rover

Fzg-Ertragsrechnungscodes für Positionen Stützungen

Im Zuge der FZG-ER kann sowohl das Fahrzeug (Positionsart FZG) - nimmt Verbuchung aus FzFibu - und Stützungen (Positionsart E-A) - nimmt die Verbuchung lt. Fzg-EA-Codes - gebucht werden.

Positionen (alle) und FZG im Detail

Ertragsrechnung: E-A Position SFLR01 und VMLR01

Positionen für Fix- und Variable Stütze (Bestandswirksam)

Die Verbuchung dieser beiden Positionen greift automatisch auf das Bestandskonto zu (Soll-Konto = Bestand). Kontierung aus FzFibu aufgrund Marke, Fahrzeugart u. Steuercode.

Es würde grundsätzlich eine E-A Code für beide Zeilen reichen, doch zur besseren Übersichtlichkeit wurden 2 unterschiedliche Codes für Fix-Marge und Variable-Marge angelegt.
Das Kennzeichen "Einsatzbuchung bei der Fakturierung vornehmen" kann hier gesetzt werden, da eines der beiden Konten "Bestand" eingestellt hat.
Es können Voreinstellungen gesetzt werden, bei welcher Marke, Modellgruppe, Fahrzeugart und welchem Fahrzeugstatus der jeweilige E-A Code gültig ist und somit in der Code-Suche angezeigt werden.
Zusätzlich kann noch ein Vorschlagswert für die Wertermittlung (hier 10% vom EKP) und 5,5% vom EKP für VMLR01 eingetragen werden. Das System ermittelt so den Wert in der Positionserfassung automatisch - dies kann durch manuelle Bearbeitung natürlich übersteuert werden.

Ertragsrechnung: E-A Position WBLR01

Position für Werbung/Marketing (nicht bestandsrelvant)

FZG-Ertragsrechnung / Vorkalkulation 

Die Ertragsrechnung bietet den Überblick zu den bis jetzt diesem Fahrzeug zugeordneten Positionen.

In der Ertragsrechnung (bzw. aktuell im Beispiel noch Vorkalkulation) werden zusätzliche zu erwartende Stützungen (Evidenz) eingetragen.

Sichtbar bei den Positionen sind natürlich auch die im Zuge der ER erfassten Stützungen - diese sind bedingt änderbar (Soll-Betrag und Text können angepasst werden).
Nun wird aus der Liste der E-A Codes der für diese Buchung passende Code ausgewählt (Voreinstellung Gültigkeit für Marke, Modellgruppen, Fzg-Status).
Je nachdem, ob ein Wert in Aufwands- oder Erlösseite der Ertragsrechnung angezeigt werden soll, muss die Voreinstellung wie folgt lauten:

• A = Aufwand - Codes werden im Auswahl-Drop-Down-Feld in roter Schrift angezeigt

• E = Erlös - Codes werden im Auswahl-Drop-Down-Feld in schwarzer Schrift angezeigt

Weiters entscheidend ist, wenn wie hier im Beispiel zwischen NW und VFW bzgl. Kostenstelle unterschieden wird, dass man für zukünftige Werte (Vergütung vom Importeur kommt erst nach Auslieferung und dieser E-A Code bezieht sich auf Vorführwagen), dass man bereits den Code ALLR02 Ausgeliefert Stütze LRO VFW (EL) wählt und nicht den NW-Code.

Generell werden bei diesem Beispiel die Codes hier unterschieden zwischen

• Ausgeliefert Stützen (immer Erlösseitig wirksam)

• Lagerstützen (immer Aufwandsseitig wirksam)

Es wird nun der Code für die SOLL-Position ausgewählt. Dieser sollte textuell auf einen passenden Test ausgebessert werden (Vorschlag ist immer Text lt. Anlage).
Es kann ein Einreichdatum erfasst werden und zusätzlich muss bereits der Lieferant für die Buchung erfasst werden (kann bei der ER natürlich nochmals übersteuert werden).
Der Hersteller-Marketing-/Bonuscode kann erfasst werden (notwendig für Auswertungen und gewisse Marken-SST wie Ford VMI)

Die IST-Positionen werden zumeist über Eingangsrechnungen erfasst und dann der Fahrgestellnummer bzw. später dem Geschäftsfall zugeordnet.
Natürlich können IST-Positionen auch nur in der Ertragsrechnung erfasst werden und ggfs. nicht in die FIBU übergeleitet werden, da  sie dort manuell gebucht werden.
Dies wird alles über die Voreinstellung im Fzg-EA-Code gesteuert.

Fzg-Eingangsrechnung für mehrere Fahrgestellnummern in einer ER 

Es wird eine ER erfasst und die Kopfdaten eingetragen

Positionsart E-A und Code Auswahl

Für jede betroffene Fahrgestellnummer wird der entsprechende Code zur ER-Position ausgewählt und erfasst.

Positionen Überblick

Zu unterschiedlichen Fahrzeugen sind nun Positionen erfasst  und diese werden dann in der Vorkalkulation/Ertragsrechnung als IST-Position angezeigt

Interne Positionen - Ertragsrechnungsrelevanz über Kostenart gesteuert

Im Bereich Service finden sich für dieses Fahrzeug 2 Interne Rechnungen, deren Positionen aufgrund der Voreinstellung in der Kostenart der Ertragsrechnung hinzugerechnet werden.
In der Kostenart findet sich das Kennzeichen "Ertragsrechnungsrelevanz".
Ebenfalls kann über den Bereich "Gültigkeit" gesteuert werden, welche Kostenarten im Service- und auch Teilehandels-Auftrag vorgeschlagen bzw. ausgewählt werden können.
Aktuell kann das Fabrikat nur einfach gewählt werden - es gibt bereits eine Anforderung, dass hier eine Mehrfachauswahl kommt (genauso, wie bei den Abteilungen).

Fahrzeug-Vorkalkulation Überblick

In der Vorkalkulation sind nun alle Positionen, die bis jetzt erfasst und zugeordnet bzw. zuordenbar sind, angezeigt und die Spanne dargestellt.
Bei den Internen Aufwänden werden auch alle offenen Auftragspositionen angezeigt, nicht nur die für abgerechnete Aufträge.
Bei der FZG-Ertrags-/Aufwandserfassung sind SOLL- und IST-Positionen dargestellt. Die Soll-Positionen sind farblich, leuchtender dargestellt, als die erfassten IST-Positionen. (Farbe abhängig vom eingestellten Betriebs-Style)

Fahrzeuganmeldung als Vorführwagen

Im Fahrzeugmanager kann ein Fahrzeug für die Anmeldung ausgewählt werden

Parameter Fahrzeuganmeldung

Hier werden nun die bestehenden Einstellungen geprüft und die neuen Einstellungen (FiBu-Relevanz) gesetzt, aufgrund der Parameter kann/wird eine Verbuchung ausgelöst.
Der Einkaufspreis des Fahrzeuges muss vor der Anmeldung erfasst sein, genauso wie die Fahrzeugart NEU und ein CO2-Wert, sowie die entsprechende Motorart.
Der verwendete Einkaufspreis kann entsprechend angepasst werden - vorgeschlagen wird immer der Einkaufspreis excl. Je nach Marke kann dies verwendet werden oder wenn wie hier, die Besonderheit der zusätzlichen bestandwirksamen Stützen vorliegt, muss der Preis entsprechend manuell angepasst werden. Wir verwenden hier den Bestandswirksamen Einkaufspreis.
Das Anmeldedatum muss korrekt gesetzt werden - dies kann auch in der Vergangenheit sein.
Mit dem Kennzeichen "Nova ausweisen" kann der NoVA-Rechner zum verwendeten EKP ausgelöst werden und die NoVA wird berechnet. Feld rechts vom NoVA-Rechner nicht leer.
→ Nur wenn dies gesetzt ist, wird das Fahrzeug auf der NoVA-Liste (Fahrzeughandel / Auswertungen / NoVA-Liste) als Vorführwagen angeführt.
Damit ein Neufahrzeug (Bestandskonto NW) nun als Vorführwagen (Bestandskonto VFW) geführt wird, muss die Fahrzeugart und der Fahrzeughalter, sowie der Fahrzeugstatus angepasst werden.

NEUWG / L / NEU → VORWG / V / VOR

Sind alle Eingaben korrekt erfasst, wird die Anmeldung mit SPEICHERN abgeschlossen

Fahrzeug-Umbuchung von NEU auf VOR

Im Fahrzeugstamm kann die Historie zur An-/Abmeldung eingesehen werden. Man kann ein Fahrzeug auch Abmelden oder noch weiter "Ummelden" zB auf GEBWG und GEB, wenn es sich um ein Fahrzeug handelt, welches ggfs. später als Leihwagen verwendet wird und somit für einen längeren Zeitraum angemeldet ist.

FZG-Auftrag - Verkauf von Fahrzeugen

Je nachdem, ob die VORWG eine Unterabteilung der NEUWG oder der GEBWG ist, wird nun beim Verkaufsauftrag ein Neufahrzeugauftrag oder ein Gebrauchtfahrzeugauftrag erstellt. In unserem Beispiel gehört die VORGW zur GEBWG.

Vorführwagen Verkauf Inland mit abweichenden Rechnungsempfänger (Leasing)

Es wird der abweichende Rechnungsempfänger mit E1 erfasst - Auftraggeber E0 bleibt immer der Kunde selbst.

Im Bereich Fahrzeughandel wird hier noch die ART angepasst (0 = Standard) und auf 2 = Leasing mit NoVA Berechnung geändert.
Es kann dann eingestellt werden, dass die Buchung selbst, trotzdem am Kundenkonto und nicht am Konto der Leasingfirma landet, je nachdem wie der Betrieb das wünscht.

Der hier angezeigte Einkaufspreis excl. ist der, lt. Feld EKP netto am Fahrzeugstamm, verwendet wird jedoch der Bestandswirksame Einkaufspreis für die Verbuchung des Wareneinsatzes.

Anzahlung zu Fahrzeugrechnung

Wenn ein Kunde eine Anzahlung für einen FZG-Kauf tätigt, wird dies direkt aus dem Auftrag durchgeführt

Es öffnet sich das Kassabuch und die Anzahlung wird erfasst

Anzahlung auf FZG-Rechnung drucken oder nicht drucken

Ob die Anzahlung dann auf der Faktura gedruckt werden soll oder nicht, kann über diesen Schalter gesteuert werden.

• GEB-10600109_Proforma-Rg mit Anzahlung.pdf

• GEB-10600109_E1_GFK_#001_INV=1600109_.PDF

Fahrzeug-Betriebswechsel mit Umbuchung

Bei Mehrbetriebslösungen ist es immer wieder erforderlich, dass Fahrzeuge die zunächst in einem Betrieb eingekauft wurden (FZG-ER erfasst) an einen anderen Betrieb weitergegeben werden. Dies wird im Fahrzeugstamm über den Button "Betriebswechsel" ausgeführt.
Start ist immer in dem Betrieb, wo das Fahrzeug aktuell zugeordnet ist. In unserem Beispiel gibt der Betrieb-003 ein Fahrzeug an den Betrieb-001.
Wichtig ist, dass der Einkaufspreis korrekt erfasst ist und die korrekte Fahrzeugart eingestellt ist (Parameter für Verbuchung).
Standardmäßig wird der Einkaufspreis als UB-Wert vorgeschlagen, es werden jedoch alle anderen Werte auch berücksichtigt und im Bereich Kalkulation als Kalkulatorischer EKP oder Bestandswirksamer EKP angezeigt. Der UB-Wert kann somit geändert werden.

Mit Speichern wird der Betriebswechsel abgeschlossen und die Buchung ausgelöst.

Verkauf Neufahrzeug - Flottenkunde

Nachdem das Fahrzeug nun im Betrieb-001 zugeordnet ist, kann es hier verkauft werden.
In diesem Fall wird das Fahrzeug mit der Kategorie/Fahrzeugart - NEU03 Fuhrpark verkauft (Parameter für Verbuchung)

• NEU-10900154_E0_NFK_#001_INV=1500154_.PDF

Fahrzeug-Ankauf von Gebrauchtwagen

Der Ankauf eines Fahrzeuges kann über die Eingangsrechnung (von Leasingfirma etc.) oder über eine Fzg-Ankaufs-Auftrag (Gutschrift) erfolgen.

Wichtig ist dabei, dass der korrekte Vorsteuercode ausgewählt wird. Als Standard wird VCD 6 = 0% im Inland, für Einkauf von Privat, und somit Vorbereitung als Differenzbesteuerung für Verkauf vorgeschlagen.
Es ist allerdings auch möglich vollbesteuerte Fahrzeuge (VCD 5 = 20% Inland), sowie Ankäufe aus dem EU-Ausland zu erfassen.

• FGU-10800054_E0_FGK_#001_INV=1700052_.PDF

Fahrzeugverkauf Gebrauchtfahrzeug

Beim Verkauf dieses Fahrzeuges wird nun die Differenzbesteuerung angewendet. Es muss bei Differenzbesteuerung immer USt-Code 2 (20%) und das Kennzeichen für "USt vom Mehrerlös" gesetzt sein, das Programm ermittelt selbst, ob ein Mehrerlös vorliegt und somit ein USt-Betrag errechnet werden soll.

• GEB-10600110_E0_GFK_#001_INV=1600110_.PDF

Gebrauchtwagen - Kulanz nach Auslieferung mit Kostenbeteiligung

Im Service wird ein Auftrag erstellt, wo gewisse Positionen vom Kunden, andere vom Händler zu 100% übernommen werden und zusätzlich erfolgt für einige Positionen ein Kostenteilung.
Je nach Art der Reparatur wird nun die passende Abteilung und Unterabteilung für den Auftrag ausgewählt.

Nachdem die Jobs und Positionen erfasst sind, wird unter Kostenbeteiligung die Aufteilung durchgeführt und die Kostenart für Internen Anteil festgelegt

• AUF-10103498_E0_SRK_#001_INV=1001935_.PDF

• AUF-10103498_I1_INK_#001_INV=1400542_.PDF

Überblick FZG-Ertragsrechnung Gebrauchtfahrzeug

Hier werden nun alle Positionen zu diesem Geschäftsfall angezeigt.

Bereich TEILEHANDEL

Teilelager Warenzugang und Eingangsrechnung

Der Einkauf von Waren/Teilen kann über unterschiedliche Programme eine Bestandserhöhung und somit eine Verbuchung auslösen

• Manueller Warenzugang

• Automatischer Warenzugang

Die Verbuchung von Ersatzteilen erfolgt aufgrund der Voreinstellung am Teilestamm, wie Hauptlieferant und Erlösgruppe

Eingangsrechnung ETH

Hier werden nun die Kopfdaten der ER erfasst - es kann auch ein abweichender Lieferant zum Hauptlieferant lt. Teilestamm erfasst werden. Dann muss man nur den Schalter "Alle Lieferanten" setzen, damit man auch Wareneingangspositionen für andere Lieferanten zuordnen kann.

Je nach Voreinstellung am Lieferantenstamm werden Positionen gleich mit dem richtigen Steuercode (hier U = Import EU) erfasst und nun können, die zuvor im Warenzugang erfassten Positionen, der ER zugeordnet werden.
Die Auswahl der Positionen aus dem Wareneingang erfolgt aus den beiden oberen Fenstern (Links Lieferschein-Info, Rechts Detail-Positionen zum ausgewählten Lieferschein).
Wurden Positionen "übernommen", werden diese im unteren Grid angezeigt.
Es können auch sonstige Positionen wie Gebühren, Frachtkosten, sowie Fremdleistungen etc. als Position erfasst werden und zusätzlich zu den Teilen in der ER gebucht werden.
Sind alle Positionen erfasst und ist die Differenzsumme (Rechts oben, Vergleich ER Kopf-Summe mit Einzelpositionen) mit 0 dargestellt, kann die ER abgeschlossen werden und die Verbuchung wird durchgeführt.

Alle erfassten Eingangsrechnung können im Überblick geprüft werden bzw. kann der Abschluss einer ER ggfs. auch von einer anderen Person durchgeführt werden

Betriebsbestellung / Lagerumbuchungen

Wenn eine Mehrbetriebslösung vorliegt, können Teile zwischen den Betrieben fakturiert und dabei automatisch umgebucht werden.

Details dazu finden Sie Dokument bei den Parameter-Einstellungen zu den Kostenarten.

Teilehandel Ausgangsrechnungen

Der Verkauf von Teilen erfolgt über Service- und Teilehandels-Aufträge. Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Parametrierung für die Verbuchung

• Marke: Nicht gesetzt

• Abteilung: ETH - TH Händler / Unterabteilung: TA02HDL - TH Auto Händler 

• Rechnungsempfänger: E0 = (Mein-Kfz-Service) Auftraggeber 100% / Kundenerlösgruppe: EXTSTD / Kundentyp: GRO

• Marke: NIS - Nissan

• Abteilung: ETB - TH Barverkauf / Unterabteilung: TA01BVK - TH Auto Barverkauf 

• Rechnungsempfänger: E0 = (Christoph Roth) Auftraggeber 100% / Kundenerlösgruppe: EXTSTD / Kundentyp: LVB

AUF-10103495_E0_TRK_#001_INV=1100542_.PDF

• Wenn im Feld Abteilung FZN oder FZG steht, dann nimm den Inhalt von "Fahrzeugart" als Wert

• Sonst nimm den Inhalt von "Unterabteilung" als Wert