3.2 DATENSCHUTZGESETZ

ACHTUNG: Der folgende Text in diesem Kapitel gilt nur in Österreich.
Das gleiche gilt für alle späteren Hinweise auf eine 'DVR-Nummer'.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten wird im
Datenschutzgesetz geregelt. Es liegt in der Verantwortung jedes Benut-
zers, die verwendeten Daten auf ihre Schutzbedürftigkeit hin zu über-
prüfen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
Unter anderem gelten im Datenschutzgesetz folgende Verpflichtungen:
- Pflicht zur Wahrung des Datengeheimnisses beim eigenen Personal
- Pflicht zur Datensicherung
- Registrierungspflicht
- Pflicht, eine Registernummer anzuführen
- Informationspflicht an Betroffene
Die Eintragung im Datenverarbeitungsregister ist rechtzeitig vor Auf-
nahme der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu beantragen.
Dafür sind Formblätter zu verwenden, die bei der Österreichischen
Staatsdruckerei erhältlich sind.
Die DVR (Datenverarbeitungsregister)-Nummer ist auf dem Standard-
formular bzw. Briefpapier gegebenenfalls mitzudrucken.
Falls Sie die DVR-Nummer automatisch auf allen Listen ausgedruckt
haben wollen, so müssen Sie diese Nummer mit dem Programm
'Firmenangaben' im entsprechenden Feld eintragen.

3.3 BENÖTIGTE FORMULARE

Für die verschiedenen Druckausgaben werden entsprechende Papiersorten
benötigt. Um während des laufenden Betriebes nicht behindert zu wer-
den, weil Ihnen das Papier ausgegangen ist, sollten Sie von allen
Sorten immer genug auf Vorrat legen. Das ist auch schon deshalb empfeh-
lenswert, weil das Papier einige Zeit in Ihren Räumlichkeiten lagern
sollte, bevor es bedruckt wird, um ihm die Möglichkeit zu geben, sich
an die Luftfeuchtigkeit anzupassen. Der angelegte Vorrat sollte
zumindest den Bedarf der nächsten drei Monate abdecken, da zum
Beispiel bei Rechnungsvordrucken, mit einer Lieferzeit seitens der
Druckerei von mindestens einem Monat zu rechnen ist.
Endlosformular
375mm x 12"
Sämtliche Listen von Stammdaten, Statistikauswertungen und ähnliche
Druckausgaben werden auf neutrales Papier dieser Dimension gedruckt.
Bei Einsatz von Druckern, die ein komprimiertes Schriftbild
(z.B. 15 Zeichen/Zoll bzw. 8 Zeilen/Zoll) oder Drehung der Ausgabe
(z.B. 90 Grad) erlauben, kann auch eine entsprechend andere Papierdi-
mension zum Einsatz kommen.
Standardformular
250mm x 12" bis 280mm x 12"
Querperforation und Faltung 12"
Führungslochung einfach beidseitig
Haftrand beidseitig
Abrissperforation beidseitig auf A4 hoch
2-fach bis 4-fach chemisch, je nach Ablagesystem
Alternativ dazu kann z.B. bei Einsatz von Laserdruckern auch ein
einfaches A4-Formular eingesetzt werden.
Von diesem Formular können Sie auf Wunsch ein Muster erhalten, in dem
nur mehr Ihr Firmenkopf und (in Österreich) die DVR -Nummer einzu-
setzen bzw. der Ort des Gerichtsstands zu ändern ist. Damit haben Sie
eine Vorlage für die Druckerei.
ACHTUNG:
Auf dem Standardformular soll in Österreich Ihre DVR-Nummer mitge-
druckt werden, um den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zu entspre-
chen.
Auf dieses vorbedruckte Formular werden alle Auftragspapiere, wie z.B.
Arbeitsauftrag, Lieferschein, Rechnung und auch Bestellung gedruckt.
Briefpapier
Es gelten die gleichen Angaben wie beim Standardformular, nur
genügt hier ein einfaches Formular ohne Durchschlag
Auf Briefpapier werden Ihre Aussendungen gedruckt. Sie können entweder
ein vollkommen weißes Formular verwenden und beim Druck von Briefen
den Absender mitdrucken oder aber Ihren Firmenkopf am Briefpapier be-
reits vordrucken lassen.
Ob und wie viel Sie von dieser Papiersorte auf Lager legen, hängt nur
davon ab, ob bzw. wie viele Aussendungen Sie mit dem System erstellen
wollen.
Klebeetiketten
1-, 2- oder 3-bahnig
Es kann in der Druckersteuerung angegeben werden, ob die Etiketten in
1, 2 oder 3 Bahnen geführt werden, welche Abstände zwischen den Bahnen
und zwischen den Etiketten (vertikal) sind.
Klebeetiketten können mit Kundenadressen bedruckt werden, wenn Sie
z.B. vorgedrucktes Werbematerial verschicken möchten oder keine Fen-
sterkuverts verwenden.

3.4 DATENTRÄGER

Für die Sicherung der Programme, Dateien und Hilfsdaten benötigen Sie
passende Datenträger, wobei die Ausstattung des Computersystems zu
beachten ist. Mögliche Datenträger sind z.B. Disketten, Bandkassetten
oder Bänder.
HINWEIS: Wenn Sie in dieser Dokumentation Erklärungen zu diversen
Datenträgern finden, so gilt die Beschreibung des Datenträgers 'Band'
auch immer für den Datenträger 'Bandkassette'.

3.5 FARBBÄNDER

Sorgen Sie dafür, dass stets genug Farbbänder für die bei Ihnen einge-
setzten Drucker auf Vorrat liegen, damit Sie nicht Probleme durch ein
zu schwaches Druckbild bekommen, wenn das Farbband altert.
Ebenso sind gegebenenfalls Toner für Laserdrucker und Kartuschen für
Tintenstrahldrucker zu bevorraten.