Allgemeine Informationen

In CDP steht Ihnen die Möglichkeit einer Dublettenbereinigung zur Verfügung. Diese Funktion hilft Ihnen Ihre Datenpflege zu organisieren und Ihre Datenqualität - in Abhängigkeit Ihres internen Prozesses - systemseitig zu verbessern.

Systemvoraussetzungen

Diese Funktion steht Ihnen mit dem Basis-Modul zur Verfügung.

Installation

Gehen Sie schrittweise vor und prüfen Sie zuerst, ob in den Einstellungen die Dubletten Prüfung aktiviert ist bzw. ob Sie von der Standardkonfiguration abweichen möchten.

Einstellung in den Steuerungen

Dies finden Sie im CDP-Hauptmenü → Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → Parameter allgemein im Reiter: Kunden und Fahrzeuge.

Mit dieser Standardeinstellung wird automatisch bei einer Neuanlage bzw. Änderung eines bestehenden Kunden im Kundenstamm eine Prüfroutine aufgerufen.

Die Prüfroutine erfolgt anhand von einzustellenden Parametern (siehe Abschnitt "Parameter Dublettensuche pflegen").

Anhand dieser definierten Felder erfolgt die Prüfung - im Sinne: wo gibt es eine Übereinstimmung und wenn die definierte Gesamtpunkteanzahl (Feld: "Anzeigen ab") überschritten wird, erfolgt dann die Meldung, dass es sich um eine Dublette handelt.

Open

Prozessbeschreibung/Vorgehensweise

Diese Funktion finden Sie im CDP-Hauptmenü → Diverse Hilfsarbeiten → Allgemeine Arbeiten.

Es sind folgende 3 Auswahlpunkte für Sie relevant:

• Parameter Dublettensuche pflegen

• Dubletten-Suchpfade aufbauen

• Dubletten bereinigen

Parameter Dublettensuche pflegen

Schritt 1: Parameter für die Dublettensuche pflegen/einstellen

Open

In dieser Maske können Sie definieren, wie viele Punkte bei Übereinstimmung  des Feldes mit anderen Kundendaten summiert werden sollen - Sie definieren quasi Ihre individuelle Gewichtung.
Ganz = Name exakt so geschrieben (z.B. Mayer)

Konsonante = Name nur mit Konsonanten geschrieben (z.B. Myr)

ad) Beispiel:

Übereinstimmung

• mit Name 1:  500 Punkte 

• mit Vorname: 400 Punkt

• mit Nachname 400 Punkte - usw

D.H.: in Summe sind (alle Datenfelder siehe Screen) Ganz = 4600 Punkt erzielbar; und ab erreichten 1000 Punkten wird der Datensatz als Dublette angezeigt

Mit dem Button rechts "Ignorierliste" können Sie definieren, welche Teile eines Feldes ignoriert bzw. nicht geprüft werden sollen.

Wie sind die Parameter (Höhe der Punkte) grundsätzlich einzustellen?

Hier bedarf es anfänglich ein wenig "dem Austesten", insofern, dass die Grenze in den Parametern so eingestellt werden sollten, dass alle Datensätze, die diese Grenze überschreiten und daher angezeigt werden, auch vom jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter angesehen/bearbeitet werden.

Was tun, wenn zu viele Dubletten angezeigt werden?

Passen Sie Ihre Parameter an, reduzieren Sie die Punkte oder erhöhen die Grenze, ab welcher Punkteanzahl eine Dublette zur Anzeige gebracht werden soll.

Dubletten-Suchpfade aufbauen

Schritt 2: Dubletten-Suchpfade aufbauen

Wenn Sie hier ein Doppelklick machen, erscheint kurz ein Fenster, dass auch gleich wieder verschwindet. Damit  bestätigen Sie quasi Ihre im Schritt 1 durchgeführte Parametereinstellungen und geben diese somit für die Prüfroutine frei.

Nun beginnt Ihr innerbetrieblicher Prozess zur Dublettenbereinigung -  im Sinne des Durcharbeitens der angezeigten Dubletten und der Entscheidung, welcher Datensatz gelöscht (bzw. inaktiv gesetzt) bzw. was mit dem Haupt-Datensatz zusammengeführt werden kann/soll.

Dubletten bereinigen

Schritt 3: Ergebnisfenster zur Weiterbearbeitung

• obere Bereich = Dublettenliste (Spalte mit rechter Maustaste beliebig ein/ausblendbar) - Übersicht aller gefundenen Dubletten (entsprechend den von Ihnen definierten Dubletten-Parametern)

• mittlere Bereich = wenn im oberen Bereich ein Datensatz ausgewählt wird (blau hinterlegt), werden hier alle gefundenen Dubletten (entsprechend der eingestellten Parameter) mit allen Details angezeigt 

• wird im mittleren Bereich eine Dublette markiert (blau hinterlegt) werden die Schaltflächen/Buttons rechts unten aktiviert

  • bei Klick auf "als Kopfsatz wählen" wird diese Dublette jetzt zum Kopfsatz (=Haupt-Datensatz

D.h. Nr.343 ist nun grün hinterlegt = Kopfsatz

• bei Klick auf "Dublette bereinigen" öffnet sich dieses Fenster und Sie entscheiden, was Sie mit dieser Dublette machen wollen - entweder:

  • Fahrzeuge aus der Fußdublette auf die Kopfdublette übertragen oder

  • Personen der Fußdublette auf die Kopfdublette übertragen

  • offene Verleihverträge auf Kopfdublette übertragen

Bereinigte Datensätze können Sie daran erkennen, dass in den Stammdaten (Kunden und Fahrzeuge - Reiter ´Belegsteuerung´) bei Inaktiv die ´1´angezeigt wird

Zusammenführung von Kopf- und Fußsatz

Es kann manuell ein Kopf- und Fußsatz definiert werden, welche dann zusammengeführt werden können.

Dubletten

Erscheint bei der Dublettenbereinigung das Fenster: Dubletten Bereinigung fehlgeschlagen wie folgt:

Dieses Fenster zeigt alle zu diesem Datensatz gehörenden offenen Fälle im System an - diese müssen zuerst abgearbeitet werden, bevor der Datensatz als Dublette bereinigt werden kann.

Zuordnung Betriebsgruppen

Die eingestellten Dubletten-Parameter gelten je nach vorgegebener Datenstruktur für alle Betriebe eines gemeinsamen Kundenstamms.

Auftragssperren entfernen

Nur durchführen, bei jenen die tatsächlich nicht mehr aktuell sind oder bei Mitarbeitern*innen, die nicht mehr dem Betrieb zugehörig sind.

WWW-Informationen zu Fahrzeugen

Keine Relevanz für Dublettenbereinigung.

Verzeichnisse/Dateien

Werden bei Modulinstallation von Motiondata Vector eingerichtet. 

Keine Relevanz für Dublettenbereinigung.

Erweiterung der Funktionalität

Release 2022B

In der Dublettenanzeige wurden neue Felder hinzugefügt:

• angehängte Dokumente

• Umsätze

• offene Saldi

• Marketinginformationen

Es werden auch angehängte Dokumente zum Kopfsatz übernommen und optional auch die Reifensätze und Umsätze des Fußsatzes.