Allgemeine Informationen

Belegdruckeinstellung für Archivierung, Email PDF-Archivierung, Email PDF-Vorlagen, Drucker, Quellen, Papierformate, Exemplare, Reportschablonen.

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Belegdruckeinstellung als lokale Druckereinstellung anlegen

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Mit Auswahl einer Belegdruckeinstellung und Kopie der globalen Einstellung wird eine lokale Einstellung angelegt:

Reportschablone ändern

Mit "Reportschablonen ändern" kann für die ausgewählte Belegdruckeinstellung(en) die Reportschablone geändert werden. Es ist hier auch möglich gleich mehrere Reportschablonen zu markieren und die Schablone für alle markierten zu ändern.

Druckereinstellungen übersteuern

Mit "Druckeinstellungen übersteuern" kann für die ausgewählte Belegdruckeinstellung(en) der Drucker geändert werden.

Kombinationsdruck

In den Belegdruckeinstellungen kann für Fakturenbelege ein "Kombinationsdruck" definiert werden: 

Hierbei ist es möglich, ein einseitiges A4-PDF-Dokument, welches sich im Reports\Customer_Merge-Ordner befindet, in mehreren Ausprägungen in den Belegausdruck zu integrieren:

• Das Dokument soll nur auf der 2. Seite gedruckt werden

• Das Dokument soll nach jeder Seite gedruckt werden

• Das Dokument soll nur nach der letzten Seite gedruckt werden

Eine Hinterlegung ist auf Fabrikats- und/oder Abteilungsebene möglich, gilt aber nicht für lokale Druckeinstellungen - d.h. ein Kombinationsdruck kann nur für globale Einstellungen definiert werden, die lokalen Einstellungen nehmen dann aber auf die gleichartige globale Einstellung Rücksicht.

Zur Laufzeit wird im Auftragswesen insofern darauf Rücksicht genommen, dass aus dem Fakturenbeleg ein PDF produziert wird, welches je nach den gewählten Einstellungen das zuvor definierte hinterlegte Dokument beispielsweise auf Seite 2 einfügt. Das auf diese Weise neu erstelle PDF wird an den definierten Drucker im Duplexmodus geschickt (d.h. der Drucker sollte dies auch unterstützen) und nach dem Druck wieder entfernt.

Belegdruckeinstellung

Fabrikat

Mit Hinterlegung eines Fabrikat wird die Belegdruckeinstellung pro Fabrikat angelegt und bei entsprechendem Fabrikat zur Anwendung gebracht. Die Hinterlegung eines Fabrikat ist im Status ersichtlich durch das Icon .

Abteilung

Mit Hinterlegung einer Abteilung wird die Belegdruckeinstellung pro Abteilung angelegt und bei entsprechender Abteilung zur Anwendung gebracht. Die Hinterlegung einer Abteilung ist im Status ersichtlich durch das Icon .

Lagerort Von-Bis

Bei entsprechender Aktivierung steht in den Belegdruckeinstellungen die Möglichkeit zur Verfügung, bei Materialscheinen einen Von-Bis-Bereich für Lagerorte zu hinterlegen.

• Bei der Materialscheinerstellung wird aufgrund der getätigten Selektionskriterien (Abteilung, Fabrikat, lokale Einstellung) die "höchstrangigste" Definitionsebene samt ihrer Lagerorteinstellungen ermittelt.

• Aus dieser Gruppe wird bei der Materialscheinerstellung die erstbeste Einstellung verwendet, welche hinsichtlich Lagerort in den Von-Bis-Bereich passt.

• Die Materialscheinerstellung erfolgt je Haupt-/Sub-Lager und Lagerortbereich.

• Innerhalb des Materialscheins erfolgt die Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Reportschablonen

Mit Hinterlegung einer Reportschablone wie im Bsp. AVD*.RPT werden bei Reportauswahl nur entsprechende Reports AVD*.RPT vorgeschlagen:

Archiv erstellen

Mit der Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" kann pro Belegdruckeinstellung eine Archivierung eingestellt werden.

Archivverzeichnis

Definition des Archivverzeichnis.

Namenszusatz Archivdatei

Optionaler Namenszusatz der Archivdatei:

Kein Ausdruck, nur Archiv erstellen

Für die Belege mit Archiv-Option steht in den Belegdruck-Optionen bei Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" die Combobox mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

• Nur bei Druckausgabe

• Kein Ausdruck, nur Archiv/Zusatzarchiv erstellen

• Kein Ausdruck, nur Zusatzarchiv erstellen

• Immer

Diese Einstellung übersteuert dann zur Laufzeit auch die Anzahl der Exemplare, die Generierung erfolgt dann immer mit Anzahl 1.

Wird im Zuge der Fakturierung die Druckausgabe der Fakturenbelegkopie abgebrochen, so wird bei aktivierter Archivierung die Archivdatei für die Kopie im Hintergrund dennoch erstellt, wenn die erweiterte Archivoption in den Belegdruckeinstellungen auf "Immer" eingestellt ist.

Im Browser der Belegdruckeinstellungen sind solche Belegarten mit Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" und Combobox-Wert "kein Ausdruck, nur Archiv erstellen" in der Spalte Status mit einem "PDF"-Symbol gekennzeichnet.

Zusatzarchiv

Diese Checkbox steht nur für die Belegarten SRR und TRR zur Verfügung. Außerdem erst dann, wenn "Archiv erstellen" aktiviert und die Auswahl "Kein Ausdruck, nur Archiv/Zusatzarchiv erstellen" oder "Kein Ausdruck, nur Zusatzarchiv erstellen" getroffen wurde.

Mit Aktivierung dieser Funktion, kann man ein weiteres Unterverzeichnis für eine zentrale Archivierung im PDF Ordner auswählen.

Mögliche Combobox-Auswahl für Zusatzarchivierung bei Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen":

• Bei der Auswahl "Kein Ausdruck, nur Archiv/Zusatzarchiv erstellen" wird der Beleg dann sowohl im standardmäßigen PDF\OUT Archivordner als auch im Zusatzarchivordner, mit der jeweiligen Dateinamen-Schablone, als PDF abgespeichert.

• Bei der Auswahl "Kein Ausdruck, nur Zusatzarchiv erstellen" wird der Beleg nur im Zusatzarchivordner, mit der jeweiligen Dateinamen-Schablone, als PDF abgespeichert.
  
  

Zusatzarchiv Verzeichnis 

Sobald über den Windows-Explorer ein Unterordner erstellt wird, scheint dieser zur Auswahl auf. 

Dateinamen Schablone

Hinsichtlich Konfiguration eines Dateinamens stehen grundsätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung: 

• COMPANYNUMBER (= 3-stellige Betriebsnummer mit führenden Nullen)

• CUSTOMERNUMBER (= Kundennummer des Rechnungsempfängers)

• ORDER (= Auftragsart und Auftragsnummer)

• INVOICENUMBER (= Rechnungsnummer)

• INVOICEDATE (= Rechnungsdatum im Format JJJJMMTT)

Standardmäßig wird folgende Dateikennung verwendet (kann beliebig angepasst werden): "RE-" + ORDER + "-" + COMPANYNUMBER + "-" + CUSTOMERNUMBER + "-INVOICENUMBER-" + INVOICEDATE + ".PDF"

Beispiel:
Auftragsnummer AUF20220001, Betrieb #5, Kunde 10001, Rechnungsnummer 4711, Rechnungsdatum 02.05.2022

Ergebnis: 
RE-AUF20220001-005-10001-4711-20220502.PDF

Auftragssteuerung

In der Auftragssteuerung ist eine eigene Option "Zusatzarchiv aktivieren" in der Sektion "Ausdruck" verfügbar, welche folgende Ausprägungen hat:

• 0    Nicht verfügbar

• 1    Verfügbar, Deaktiviert

• 2    Verfügbar, Aktiviert

Am Karteireiter "Rechnungsempfänger" ist je Rechnungsempfänger über den Button "Belegausgabeoption" einstellbar, ob das Zusatzarchiv angewendet werden soll.

• Über Auftragsart und Zahlungsart wird das betreffende Belegsymbol ermittelt.

• Ist für das Belegsymbol lt. Belegdruckeinstellungen das Zusatzarchiv aktiviert, wird je nach der zuvor erwähnten Auftragsoption bei Erstellung eines neuen Rechnungsempfängers bzw. beim Laden eines bestehenden Rechnungsempfängers, welcher noch keine Einstellung hinterlegt hat, die Zusatzarchiv-Einstellung "0 - deaktiviert" bzw. "2 - aktiviert" gesetzt.

• Beim Wechsel der Zahlungsart wird die Zusatzarchiv-Einstellung des Rechnungsempfängers ebenfalls aufgrund der Einstellungen geändert.

• Vom Benutzer kann - sofern das Zusatzarchiv nicht deaktiviert ist - der Schalter über den Button "Belegausgabeoptionen" verändert werden.

• Die Funktionalität des Zusatzarchivs kommt nur dann zum Einsatz, wenn sowohl der Rechnungsempfänger, als auch die Belegdruckeinstellung mit der Zusatzarchiv-Einstellung versehen sind.

• Bei Verwendung der Funktionalitäten "deckungsgleicher neuer Auftrag" sowie "Auftrag duplizieren" wird die Einstellung lt. Original auf die neu erstellten Aufträge übertragen.

• Bei Gutschriften wird die Verfügbarkeit bei der Erstellung in Form einer Checkbox "Zusatzarchiv aktivieren" auf der Gutschrifts-Optionsmaske festgelegt bzw. kann ggf. vom Benutzer auch verändert werden.

• Bei Änderung der Auftragsart wird der Inhalt der getätigten Zusatzarchiv-Einstellung zurückgesetzt bzw. neu ermittelt.

E-Rechnungen

Hat ein Rechnungsempfänger den e-Mailversand aktiviert,  ist das Zusatzarchiv nicht aktiviert. Bei manueller Änderung der e-Rechnungs-Checkbox am Karteireiter "Rechnungsempfänger" wird auch das Zusatzarchiv-Kennzeichen entsprechend angepasst.
Bei der Erstellung einer Gutschrift kann das Zusatzarchiv bei e-Rechnungen manuell gesetzt werden, wenn auf der Gutschrifts-Optionsmaske die Checkbox "E-Rechnungsversand unterbinden" gesetzt wird.

PDF-Overlay

Bei Hinterlegung einer EMail PDF-Vorlage wird bei Zusatzarchivierung ein PDF-Overlay durchgeführt.

Email PDF-Archiv

Mit Aktivierung der Checkbox "EMail PDF-Archiv" kann pro Belegdruckeinstellung eine EMail PDF Archivierung eingestellt werden.

Email PDF-Archiv Verzeichnis

Definition des Archivverzeichnis.

Email PDF-Vorlage

Definition der EMail PDF-Vorlage.

Drucker Hinterlegung

Mit dem "Drucker" Icon bzw. mit dem Dropdown Feld kann der Drucker hinterlegt werden.

Druckersuchmaske (RDP)

Mit Aktivierung der Checkbox "Druckersuchmaske (RDP)" kann der Druckername für umgeleitete Drucker (Sitzungsdrucker) hinterlegt werden.

Die Checkbox "Druckersuchmaske (RDP)" ist generell im Nicht-RDP-Modus nicht verfügbar.

Quelle

Im Dropdown Feld "Quelle" kann die Papierquelle - z.B. Kassette1 - hinterlegt werden.

Papierformat

Definitionsmöglichkeit für das Papierformat der Belegdruckeinstellung.

Exemplare

Hinterlegung wie viele Exemplare gedruckt werden sollen.

Schablone

Möglichkeit der Einbindung von Reports:

Reports Design

Aufruf des Report Designer aus den Belegdruckeinstellungen.

Diverses

Diverse Einstellungen zu Sortierung, Duplexdruck, Anzeige des Druckerdialog, Druckerfachkonfiguration oder Seiten- und Anzahlkonfiguration.