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    • E-Mail-Versand mit einer HTML Mailvorlage (Selektions-Manager/Aufgaben/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)

    Owned by Aleksandra Bombek
    Last updated: 07. Nov. 2024 by Nina Stelzer
    3 min read

    Allgemeine Informationen

    Die nachfolgende Dokumentation umfasst eine Kurzbeschreibung fĂĽr das Erstellen von (Aufgaben-)Mails auf Basis von generischen (Hersteller-) HTML-Mailvorlagen.

    Freischaltung

    Für die Freischaltung dieses Moduls in Ihrem DMS wenden Sie sich bitte an an unseren MOVEC Service-Desk.

    Konfiguration

    SMS-Reminder-Service

    Für den E-Mail Versand aus den Selektionen ist der MOTIONDATA SMS-Reminder Service erforderlich. 

    Für die erstmalige Einrichtung des "MOTIONDATA SMS-Reminder Service" wenden Sie sich bitte an unseren MOVEC Service-Desk.

    Impressum Daten

    Die erforderlichen Impressum-Daten werden (wie üblich) in Ihrem DMS im Menüpunkt System → Optionen unter "Mandant" bzw. "Betrieb" hinterlegt und innerhalb von E-Mail- und/oder SMS-Textblöcken sowie in den HTML-E-Mailvorlagen verwendet.

    Alle Felder der System → Optionen → Betriebsdaten sowie aus dem Mandanten sind in den Aufgaben-Selektionen und auch den HTML-Vorlagen für SMS, Mailtexte und HTML-Vorlagen ansprechbar. Die Stellen in der HTML-Vorlage, an denen firmenspezifische Daten aufscheinen sollen, sind mit Variablen versehen, die auf Betriebs- und Mandantendaten verweisen. Im HTML-Vorschaudialog sowie beim Erstellen der eigentlichen HTML-Selektion werden die Variablen dann durch den entsprechenden Textinhalt ersetzt. 

    HTML-Dateien

    HTML-Mailvorlagen werden im Verzeichnis MD_DAT_MAIN im Ordner "HtmlMailTemplate" abgelegt.

    Bei Erhalt eines neuen Templates (beispielsweise vom Hersteller), kann die betroffene HTML-Datei via Outlook Mail per Drag & Drop direkt in den (geöffneten) Ordner-Dialog gezogen werden.

    Prozessbeschreibung

    Die Funktion "HTML-Mailvorlage" ist über folgende Schritte aufrufbar: Menü Aufgaben → Selektionen → Karteireiter "E-Mail/SMS Versand" - Abschnitt "E-Mail".

    Da muss die HTML Mailvorlage Option aktiviert werden. 

    Über das Ordner-Symbol image-20241105-105420.png kann eine bereits existierende HTML-Mailvorlage ausgewählt werden.

    Bei Erhalt eines neuen Templates kann der Benutzer out-of-the-box die neue HTML-Datei vom Outlook Mail per Drag & Drop direkt in den (geöffneten) Ordnerdialog ziehen.

    Bei Betätigung des Vorschau-Buttons image-20241105-105403.png öffnet sich die Vorschau der ausgewählten HTML-Vorlage, wobei die auf der Seite hinterlegten Betriebsinformationen bereits mit den Basis-Daten (siehe Menüpunkt  System/Optionen/Betrieb) versehen sind. Etwaige weitere Feldinhalte, welche auf den Feldinhalt der Selektion angewiesen sind, können zu diesem Zeitpunkt noch nicht umgeschlüsselt werden, da hierfür das (zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorhandene) Datenergebnis der Selektion benötigt wird.

    Über die Aufgaben-Selektion kann grundsätzlich JEDES Feld in ein HTML-Template integriert und folglich auch angesprochen werden, beispielsweise für personalisierte HTML-E-Mails; diese Felder können jedoch in der Vorschau noch nicht dargestellt werden, da zu diesem Zeitpunkt das Datenergebnis der Selektion noch ausständig ist.

    Die am gleichen Karteireiter via Combobox ausgewählte E-Mail-Adresse für den Mail-Versand muss auch als Feld im Karteireiter „Feldauswahl“ existieren bzw. ebenso in den Stammdaten über einen entsprechenden Dateninhalt verfügen (d.h. wenn beispielsweise die Privat-Emailadresse des Kunden ausgewählt ist, muss dort auch eine gültige Adresse hinterlegt sein, um eine Mail-Generierung auslösen zu können).


    Bespiel:
    Die E-Mailadresse welche für den Mail-Versand herangezogen wird lautet beispielsweise: "AEMAIL" → Selektionen - Karteireiter Feldauswahl: E-Mail Adresse (Kundenstamm) → Stammdaten - Kundenstamm: E-Mail Privat

    Die HTML-Mailerstellung wird über die Menüfunktion "Senden an eMail/Newsletter“ abgeschlossen. Bitte achten Sie auf die Sendezeit!

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