Allgemein

Die Terminplanung V2 bietet neben der konventionellen Terminannahmeplanung auf einen Mechaniker (und Kundendienstberater (Annehmer)) auch die gleichzeitige Planung auf mehrere Mitarbeiter (dynamische Teams). In diesem Fall wird die Arbeit zu gleichen Teilen auf die Teammitglieder aufgeteilt. Ebenso ist es möglich, dass einer der Mechaniker auch gleich die Annahme übernimmt, somit ist nicht zwingend eine eigene Annehmer-Rolle im Unternehmen nötig. Zusätzlich zur Planung individueller Mitarbeiter & Teams wird auch die Tagesauslastung der jeweiligen Teams angezeigt. Des Weiteren kann der Termin nur auf ein Team geplant werden und dann auf die jeweiligen Mitarbeiter verschoben werden (Teamplanung V2).

Konfiguration

Freischaltung

Freischaltung Terminplanung V2 in MOTIONDATA

Freischaltung Teamplanung V2 in MOTIONDATA

Um in der Terminplanung V2 auch die Teamplanung V2 nutzen zu können, muss diese ebenfalls von einem MOTIONDATA Mitarbeiter im Vorfeld aktiviert / freigeschalten werden. Wenden Sie sich daher bitte zunächst an unsere MOTIONDATA Hotline um die notwendigen Schritte vorzunehmen.

Berechtigungsverwaltung

In der Berechtigungsverwaltung „Basis / Administration / Benutzer / Benutzerverwaltung" kann unter „Service / Terminplanung / Allgemeine Serviceterminrechte" auf Benutzer- Benutzergruppen-Ebene eingestellt werden, wer das Recht besitzt Terminbestätigungen wieder aufheben zu dürfen.

Betriebsdaten

(Dynamische) Teams anlegen

Über die Menüführung Basis / Stammdaten / Wartung / Betriebsdaten / Betriebsdaten werden die Teams eingerichtet und ergänzt.

Standardmäßig ist nur eine Planung auf einzelne Mitarbeiter innerhalb des Teams möglich. Ist es gewünscht, einen Termin auch gleich komfortabel mit einem Klick für das gesamte Team erstellen zu können, muss die Option „Dynamische Team-Planung" aktiviert werden.

Mitarbeiterstamm

Der Aufruf des Mitarbeiterstamms erfolgt über den Menüpunkt „Basis / Stammdaten / Wartung / Mitarbeitermanager".

Teams zuweisen

Über den Button neben „Team" kann der Mitarbeiter einem Team zugeordnet werden.

Es besteht darüber hinaus die Option, den Mitarbeitern ein Team dauerhaft oder über einen bestimmten Zeitraum zuzuordnen.

Qualifikationen zuweisen

Über den Button neben „Qualifikation" können eine oder mehrere Qualifikationen eines Mitarbeiters in einem Mehrfach-Auswahl-Browser ausgewählt werden, welche in weiterer Folge im Servicetermin Manager als Icons bzw. in Textform als Tooltipp angezeigt werden können.

Moduleinstellungen

Terminplanung

Unter „Basis / Administration / Optionen / Modul" können im Karteireiter „Terminplanung" die Standard-Einstellung für die Terminplanung V2 hinterlegt werden.
Wichtig sind insbesondere die folgenden Einstellungen:

Allgemein

Dauer der Annahme in Minuten:
0..........Der vordefinierter Annahmezeitraum ist standardmäßig deaktiviert.
> 0.......Der Annahmezeitraum ist standardmäßig mit der hinterlegten Minuten-Anzahl aktiviert.

Dauer der Rückgabe in Minuten:
0..........Die vordefinierte Rückgabedauer ist standardmäßig deaktiviert.
> 0.......Die Rückgabedauer ist standardmäßig mit der hinterlegten Minuten-Anzahl aktiviert.

Standard AW-Nummer:
Sofern ein gültiger AW-Code (im Arbeitswertestamm vorhanden) hinterlegt ist, wird bei der Terminerstellung über die Terminübersicht automatisch ein Arbeitsschritt mit dem korrespondierenden AW-Code angelegt. Sollte kein AW-Code hinterlegt sein, erfolgt auch keine automatische Anlage.

Als Dauer bzw. Zeitraum wird die Zeitangabe „geplant" aus dem AW-Stamm herangezogen, welche nur dann auswählbar ist, wenn die Funktion „Terminplanung" im Arbeitswertestamm (siehe nachfolgende Abbildung) zuvor aktiviert wurde.

Standard-Job:
Der hier hinterlegte Job-Code (auch leer ist gültig) wird für die automatische Arbeitsschrittanlage bei Terminerstellung über die Terminübersicht herangezogen.

Übersichten

Anzeigen von Terminen mit einer Dauer von 0 min.: Ist diese Option aktiviert, werden im Servicetermin Manager auch Annahme- und Rückgabetermine mit einer Dauer von 0 min. angezeigt.

Bei der Anzeige von Terminen im Servicetermin Manager werden zuerst die Texte geschrieben und wenn noch Platz übrig ist werden die Icons angezeigt. Die Modul-Einstellung (Terminplanung) Terminzeile 1-3 hat folgende Reihenfolge: Einstellung 1, Einstellung 2 und danach Einstellung 3.

Terminzeile 1:
Hier kann definiert werden, welche Termin-Information in der 1. Zeile des Termins im Servicetermin Manager angezeigt werden soll (Standard: Name1).

Terminzeile 2:
Hier kann definiert werden, welche Termin-Information in der 2. Zeile des Termins im Servicetermin Manager angezeigt werden soll (Standard: ModellBez).

Terminzeile 3:
Hier kann definiert werden, ob in der 3. Terminzeile Icons angezeigt werden sollen, die Information zum Termin- und Ablaufstatus geben (Standard: deaktiviert).

Arbeitsschritte

Job-Auswahl aktivieren:
Nur wenn die Einstellung aktiviert ist, können bei der Arbeitsschritterstellung/-bearbeitung auch die Informationen zum „Job im Auftrag“ hinterlegt werden. Andernfalls stehen nur die Arbeitswert-, Ressourcen- und Datums-Informationen zur Verfügung.

Kopie übernimmt Arbeitswert-Informationen:
Anhand dieser Einstellung werden beim Kopieren eines Arbeitsschrittes die Arbeitswert-Information übernommen oder nicht.

Kopie übernimmt Job-Informationen:
Anhand dieser Einstellung werden beim Kopieren eines Arbeitsschrittes die Job-Information übernommen oder nicht.

Kopie übernimmt Ressourcen-Informationen:
Anhand dieser Einstellung werden beim Kopieren eines Arbeitsschrittes die Ressourcen-Information übernommen oder nicht.

Anzeige Teamauslastung

Für die Terminplanung steht unter der Sektion "Übersichten" die Moduleinstellung "Anzeige Teamauslastung" zur Verfügung.
Über diese kann die Darstellung der Zeiten in der Terminplanung definiert. (Default - Wert = AW).
Die Auslastung kann im Servicetermin Manager in Stunden oder in AWs angezeigt werden.

Kommunikation

SMS/E-Mail

In den Moduloptionen gibt es unter Kommunikation - SMS/E-Mail jeweils einen Textbaustein für die Terminbestätigung und für das Terminstorno. Die Auswahlmöglichkeit erfolgt aus den Textcode-Stammdaten (SMS-Textcodes):

E-Mail-Versand

Unter Moduleinstellungen/Kommunikation/E-Mail-Versand kann mit der Option "E-Mail Editor+Sender Modul" definiert werden über welches Sender Modul der E-Mail-Versand durchgeführt wird. 

• 1 = MAPI-Bearbeitungsfenster + MAPI-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das MAPI Sendermodul
• 2 = MD-Bearbeitungsfenster + SMTP-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung das SMTP Sendermodul
• 3 = MD-Bearbeitungsfenster + SMS-Reminder-Sendermodul 
  → für die E-Mail Erstellung wird das MOTIONDATA E-Mail Bearbeitungsfenster verwendet, für die E-Mailverarbeitung der MOTIONDATA SMS-Reminder Service.

Auftragssteuerung

Optionen

Lokale Einstellung

Sofern die Teamplanung V2 aktiviert ist stehen folgende lokale Einstellungen zur Verfügung:

• Standard Terminplanungsvariante: hier kann ausgewählt werden ob in der Arbeitschritt-Auswahl bei Planen Auf: "Team" oder "Mitarbeiter" vorausgewählt ist
• Standard Annahmezeit für Team Termine
• Standard Rückgabezeit für Team Termine

Lieferantenstamm-Einstellungen

Terminerstellung

Über das MOTIONDATA Menü

Über den Menüpunkt „Service / Terminplanung / Neuer Termin" kann ein neuer Werkstatttermin erfasst werden.
In diesem Fall sind sämtliche terminrelevanten Datenerfassungen manuell vorzunehmen.

Über den Servicetermin Manager

Allgemein

Wesentlich komfortabler erfolgt die Terminerfassung über die Funktion „Service / Terminplanung / Servicetermin Manager". Dieser ermöglicht eine parallele Planungsabfolge (Mischform) inklusive Reflektion des aktuellen Auslastungsgrad auf Mitarbeiter- und/oder Teamebene sowie die dedizierte Planung und Kapazitätsübersicht auf Teamebene. Bei der dynamischen Teamplanung wird selbstverständlich auf die Zuweisung der jeweils geteilten Plan-Arbeitszeit pro Teammitglied Rücksicht genommen.
Mittels Rechtsklick über einen Mitarbeiter des „Team..." (dynamisches Team) kann im Kontextmenü die Funktion „Neuer Termin (Team)" direkt ausgewählt werden.

Bei diesem Abwicklungsprozess werden folgende Informationen automatisch im Termin hinterlegt:

Job:
Es wird automatisch ein Arbeitsschritt mit dem „Standard-Job" und der „Standard AW-Nummer" aus den Moduleinstellungen angelegt, sofern eine „Standard AW-Nummer" in den Modul-Einstellungen hinterlegt wurde.
Die Mitarbeiter vom „Team Volvo" werden als Ressource hinzugefügt. Als Dauer wird die Verplant-Dauer aus dem Arbeitswertestamm herangezogen. Als Arbeitsbeginn werden Datum und Uhrzeit aus der Terminübersicht (Rechtsklick) herangezogen.

Annahmetermin:
Wurde im Modul – „Terminplanung" eine „Dauer der Annahme in Minuten" größer 0 hinterlegt, so wird der Annahmetermin aktiviert und mit folgenden Informationen befüllt:
Kundendienstberater = Teammitglied aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Datum/Zeit = Datum/Uhrzeit aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Dauer = Dauer der Annahme in Minute (Moduleinstellung)
Rückgabetermin:
Wurde im Modul – „Terminplanung" eine „Dauer der Rückgabe in Minute" größer 0 hinterlegt, so wird der Rückgabetermin aktiviert und mit folgenden Informationen befüllt:
Kundendienstberater = Teammitglied aus der Terminübersicht (Rechtsklick)
Datum/Zeit = Frühestmöglicher Rückgabetermin aufgrund der jeweiligen Arbeitsschrittdauer
Dauer = Dauer der Rückgabe in Minute (Moduleinstellung)

Team-Termin

Über den Servicetermin Manager kann mittels Rechts-Klick auf das jeweilige Team ein Team-Termin erstellt werden:

Hier ist im Arbeitsschritt im Termin dann bei "Planen auf:" dieses Team vorausgewählt, sofern ein Default-Arbeitsschritt hinterlegt ist.

Anzeige Teamauslastung

Für die Terminplanung steht unter der Sektion "Übersichten" die Moduleinstellung "Anzeige Teamauslastung" zur Verfügung.
Über diese kann die Darstellung der Zeiten in der Terminplanung definiert. (Default - Wert = AW).

Die Auslastung kann im Servicetermin Manager in Stunden oder in AWs angezeigt werden. 

Über den Point-of-Sale

Über den Point-of-Sale ist es ebenfalls möglich, einen Termin anzulegen. Hierzu muss der Kunde bzw. das Fahrzeug ausgewählt werden und über das grüne Plus kann ein neuer Termin erstellt werden.
Der Startzeitpunkt des Termins ist immer der aktuelle Zeitpunkt.

Über das Auftragswesen

Für Service- und Fahrzeughandelsaufträge kann via Auftragswesen-Hamburgermenü ein Termin angelegt werden, sofern für den Auftrag noch keine Terminzuordnung existiert. Es werden hier nur Kunden- bzw. Fahrzeugdaten übergeben.

Servicetermin Manager

Im Servicetermin Manager ist es über einen Button neben der Bezeichnung des Teams möglich zu steuern ob die Mitarbeiter für dieses Team angezeigt werden sollen oder nicht.

Beim Beenden der Servicetermin-Übersicht werden die aufgeklappten Team-Items gemerkt und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.

Ist die Teamplanung V2 aktiviert, werden die Annehmer nach den Teams angezeigt:

Ansonsten werden die Annehmer ganz oben angezeigt.

Team-Termin Bearbeitung

Im Servicetermin Manager ist es über einen Rechtsklick auf das jeweilige Team und dann "Details" möglich die bestehenden Team-Termine einzusehen bzw. diese zu bearbeiten.

Hier können die Team-Termine dann auf die jeweiligen Mitarbeiter von diesem oder auch von einem anderen Team verschoben werden.

Ansonsten kann der Team-Termin auch über den jeweiligen Annehmer-Termin bearbeitet werden, dieser ist nämlich bei einem reinen Team-Termin verpflichtend.

Termine via Drag & Drop verschieben

Eine Terminverschiebung kann mittels Drag & Drop Funktion, auf einfache und komfortable Weise innerhalb des Servicetermin Managers vorgenommen werden.
Ob eine Verschiebung generell möglich ist wird im Zuge dieses Verfahrens geprüft, sodass es zu keiner internen Überschneidung und/oder möglichen Zuweisung eines Mechaniker-Termins auf einen oder mehrere Annehmer kommen kann.
Wird der Termin eines Mechanikers aus einem dynamischen Team zeitlich verschoben, so werden durch diesen Schritt auch der Termine der restlichen Teammitglieder automatisch verschoben.Zu beachten ist, dass dabei mögliche Pausen- oder Urlaubszeiten überschrieben werden können und daher auch die Arbeitsschritt-Option „Zeitmodell-Überplanung aktivieren" automatisch gesetzt wird. Dadurch soll verhindert werden, dass Termine an eine bestimmte Stelle verschoben und eventuell aufgrund von Urlauben, fehlenden Zeitmodellen, etc. automatisch um Tage oder Wochen verschoben werden und somit nur mehr schwer auffindbar sind.Ist eine Zeitmodell-Überplanung nicht gewünscht, kann diese jederzeit manuell in den Arbeitsschritten des Termins wieder entfernt werden.
Zusätzlich wird - sofern der Kunde eine Terminerinnerung aktiviert und noch kein SMS erhalten hat - auch das SMS-Sendefenster erneut angezeigt, um die Information auf Basis des neuen Annahmezeitpunkts zu versenden.

Ablaufstatus des Termins

Bei einem Termin hat man die Möglichkeit mehr Informationen über seinen Zustand in Form eines Ablaufstatus festzulegen und anzuzeigen.

Ablaufstatus setzen

Der Status kann im Servicetermin Manager mittels Rechtsklick auf den Termin manuell über den Menüpunkt Ablaufstatus gesetzt werden.

Folgende Ablaufstatus sind möglich:

• Termin vereinbart: Diesen Status erhält der Termin automatisch bei der Erstellung. Dieser Status hat kein eigenes Icon und kann nicht manuell gesetzt werden.
• Fahrzeug da: Kann nur manuell gesetzt werden
  

  

• In Auftrag übergeleitet: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn der Termin in einen Auftrag übergeleitet wird, kann aber auch manuell gesetzt werden.
  

  

• In Bearbeitung: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn der Termin in einen Auftrag übergeleitet und auf den Auftrag gestempelt wurde, kann aber auch manuell gesetzt werden.
  

  

• Auftrag fakturiert: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn der Termin in einen Auftrag übergeleitet und der Auftrag fakturiert wurde, kann aber auch manuell gesetzt werden
  

  

• Kunde informiert: Dieser Status kann nur manuell gesetzt werden.
  

Anzeige des Ablaufstatus

Ein Termin kann zeitgleich immer nur einen Ablaufstatus besitzen und diesen anzeigen.
Dieser wird in Textform im Überschriftsbereich des Termins selbst angezeigt:

Ebenso kann der Status in Form eines Icons links unten am Terminblock im Servicetermin Manager angezeigt werden:

Außerdem wird der Status mit Icon + Text im Tooltipp des Termins im Servicetermin Manager angezeigt:

Zusatzinformationen

Es können rechts unten am Terminblock auch zusätzliche Informations-Icons sowie Icons + Text am Tooltipp im Servicetermin Manager angezeigt werden. Von diesen Zusatzinformationen können auch mehrere gleichzeitig angezeigt werden.

Ebenso stehen die Informationen im Infopanel im Termin selbst zur Verfügung.

Mögliche Icons

• Zusatzinfo zum Termin: Dieses Icon wird angezeigt, wenn im Termin unter Kommentar beim "Kundenhinweis" etwas eingetragen wird (dieser Kundenhinweis wird dann auch im Tooltipp angezeigt)
  

  

• Ersatzfahrzeug: Dieses Icon wird angezeigt, wenn ein Ersatzfahrzeug direkt aus dem Termin geplant wurde.
  

  

• Hol-/Bringservice: Dieses Icon wird angezeigt, wenn die Checkbox "Hol-/Bringservice" unter Annahme/Rückgabe im Termin aktiviert ist.
  

  

• Kunde wartet: Dieses Icon wird angezeigt, wenn die Checkbox "Kunde wartet" unter Annahme/Rückgabe im Termin aktiviert ist.
  

  

• Termin bestätigt/gesperrt: Dieses Icon wird angezeigt, wenn ein Termin manuell bestätigt wurde (Details siehe Punkt "Termin bestätigen").
  

Termin bestätigen

Im Servicetermin Manager hat man zusätzlich die Möglichkeit einen Termin zu bestätigen. Das erfolgt mittels Rechtsklick auf den Termin und "Termin bestätigen".

Dieser Status wird standardmäßig im Tooltipp jedes Termins angezeigt.

Abhängig von der Modul-Einstellung "Terminzeile 3" wird der Status auch mittels Schloss-Symbol im Terminblock selbst angezeigt.

Ebenfalls ist im Termin selbst ersichtlich, ob der Termin gesperrt ist.

Wenn der Termin bestätigt ist, kann dieser nicht mehr bearbeitet, sondern nur mehr ohne Editiermöglichkeit geöffnet werden. Ebenso ist ein Verschieben des Termins mittels Drag & Drop im Servicetermin Manager nicht möglich.
Verfügt der Benutzer über Berechtigung eine Terminbestätigung aufheben zu dürfen, kann diese im Servicetermin Manager mittels Rechtsklick auf den Termin und "Terminbestätigung aufheben" entfernt werden. Anschließend kann der Termin (im Servicetermin Manager) wieder verschoben und bearbeitet werden.

Mitarbeiter-Qualifikationen

Sofern ein Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm entsprechende Qualifikationen hinterlegt hat, werden diese als Icons im Servicetermin Manager angezeigt.

Im Tooltipp des Mitarbeiters werden die Qualifikationen zusätzlich in Textform angezeigt.

Annehmer in Mitarbeiterplanung

Unter „Basis / Administration / Optionen / Modul" gibt es im Karteireiter „Terminplanung" die Option „Annehmer in Mitarbeiterplanung".

Ist diese Option gesetzt, werden die Annehmer im Servicetermin Manager ganz oben angezeigt. Außer es ist die Teamplanung V2 aktiviert, dann werden die Annehmer nach den Teams angezeigt.

Ist diese Option nicht gesetzt, werden die Annehmer bei ihren Teams, denen sie zugeordnet sind, angezeigt.

Mitarbeiter Rollen

Mechaniker werden über die Rollen "Service-Arbeiten" und "Terminplanung" definiert und Annehmer über die Rollen "Service-Annehmer" und "Terminplanung". Das Annehmer-Kennzeichen laut Optionen hat keine Bedeutung mehr.
Über die Option "Annehmer in Mitarbeiterplanung" können die Annehmer vollständig aus dem Servicetermin Manager ausgeblendet werden (wenn die Mitarbeiterplanung aktiv ist) - Wenn nur einzelne Mitarbeiter ausgeblendet werden sollen kann das über den Filter im Servicetermin Manager erreicht werden.
Die Terminanlage mit Annahmezeitpunkt kann nur noch über Annehmer-Items erfolgen.

Servicetermin Leadmanager

In den lokalen Einstellungen kann in der Sektion "Online Service Booking" eingestellt werden ob die Leads auch im Servicetermin Manager angezeigt werden sollen und wie breit die Anzeige des Panels sein soll. 

Ist die lokale Einstellung "Leads in Servicetermin Manager anzeigen" aktiviert, dann werden die Leads mit dem Status "Neu" auch im Servicetermin Manager angezeigt. 

Anzeige der Anzahl an verfügbaren Ersatzfahrzeuge

Bei Freischaltung des Ersatzfahrzeugmanagement steht in der Übersicht eine eigene Statuszeile "Ersatzfahrzeuge" mit der Anzahl der verfügbaren Ersatzfahrzeuge zur Verfügung. 

Im Tooltip werden ebenfalls Informationen bezüglich der Verfügbarkeit von Ersatzfahrzeugen angezeigt.

Mit der rechten Maustaste kann bei entsprechender Berechtigung des Ersatzfahrzeugmanagement der Ersatzfahrzeugmanager aufgerufen werden.

Termine erfassen & bearbeiten

Allgemein (Info-Panel)

Im Info-Panel (Terminplanung - rechter Bildschirmbereich) werden alle relevanten Termin-Informationen aggregiert dargestellt.
Daten die nicht korrekt hinterlegt wurden, werden mit entsprechenden Warnsymbolen gekennzeichnet. Ein erklärender Informationstext wird direkt daneben oder als Tool Tipp angezeigt.
.......... Warnung (z. B. Terminüberschneidung) – Ein Speichern des Termins ist trotzdem möglich
.......... Fehlende Eingabe (z. B. Kunde) – Ein Speichern des Termins ist NICHT möglich

Kundendaten

Über diesen Karteireiter können Kundenstammdaten geladen und bearbeitet werden. Etwaige nachträgliche Änderungen können optional über den Button „In Kundenstamm übernehmen" direkt im MD-Kundenstamm abgespeichert werden.
Die Suche bietet neben den bekannten Suchfunktionen (F-Tasten) eine ähnliche Suchmöglichkeit wie die OneSearch im MOTIONDATA Basisfenster, es können also auch mehrere Begriffe eingegeben und mittels Enter danach in den Kunden- und Fahrzeugstammdaten gesucht werden.

Fahrzeugdaten

Vorhandene Kundenfahrzeuge werden im Zuge der Kundenauswahl zur Anzeige / Übernahme angeboten.
Die Suche bietet neben den bekannten Suchfunktionen (F-Tasten) eine Suchmöglichkeit wie die OneSearch im MOTIONDATA Basisfenster. Es können also auch mehrere Begriffe eingegeben und mittels Enter danach in den Kunden- und Fahrzeugstammdaten gesucht werden.

Vorhandene Kampagnen/Vormerkungen werden gegebenenfalls gleich nach der Validierung des Fahrzeugs in einem eigenen Auswahlbrowser angezeigt und können als Arbeitsschritte in den Termin übernommen werden. (→ Nähere Informationen dazu finden Sie hier: Kampagnen und Vormerkungen (Service/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)).

Zusätzlich besteht die Möglichkeit mittels -Button ein neues Fahrzeug im Fahrzeugstamm anzulegen und beim dortigen Speichern direkt und automatisch in den Termin zu übernehmen.

Außerdem kann über den -Button ein Durchlauffahrzeug angelegt werden.
Die Eingabe einer Fahrgestellnummer ist hier optional und daher nicht zwingend nötig.
Wenn eine eingegeben wird, darf es allerdings keine bestehende Fahrgestellnummer aus dem Fahrzeugstamm sein, ansonsten wird die Eingabe automatisch wieder ausgeleert.
Soll ein Durchlauffahrzeug nachträglich im Fahrzeugstamm angelegt werden, besteht auch hier die Möglichkeit über den -Button.
In diesem Fall werden dann sogar die Daten des Durchlauffahrzeugs in die Fahrzeugstamm-Maske übernommen, damit diese nicht doppelt eingegeben werden müssen.

Depot

Falls für den ausgewählten Kunden Einlagerungen vorhanden sind, werden diese in der Übersicht angezeigt.
Bei Selektion einer oder mehrerer Einlagerungen kann über den -Button ein Auslagerungsauftrag erstellt werden.

Arbeitsschritte

Je nach Bedarf können x-beliebig viele Arbeitsschritte erfasst werden.

Hinzufügen: öffnet eine leere Arbeitsschritt-Maske zur manuellen Erfassung eines neuen Arbeitsschritts. Hier kann ein Arbeitswert oder ein Paket hinzugefügt werden.
Kopieren: öffnet eine Arbeitsschritt-Maske, die mit den Daten des selektierten Arbeitsschritts vorausgefüllt wird. Als Arbeitsbeginn wird automatisch der nächst mögliche Wert vorgeschlagen, um Termin-interne Überschneidungen zu unterbinden.
Bearbeiten: öffnet die Arbeitsschritt-Maske inkl. vorhandener Daten zur Bearbeitung des selektierten Arbeitsschritts.
Löschen: Auf Basis dieser Auswahl werden alle selektierten Arbeitsschritte gelöscht.
Automatische Ressourcenplanung: Je nach Submenü-Auswahl kann ein „Dynamisches Team" oder ein einzelner „Mitarbeiter" automatisch als Ressource für alle vorhandenen Arbeitsschritte verplant werden.
Bestehende Ressourcen werden dabei gelöscht. Als Arbeitsbeginn wird immer Datum/Uhrzeit des (zeitlich) ersten Arbeitsschritts vorgeschlagen.

Arbeitsschritt - Fenster

Übersicht:
Hinzufügen: Wechselt in den Editierungsmodus zum Erfassen eines neuen Arbeitswerts.
Bearbeiten: Wechselt in den Editierungsmodus und lädt dort den aktuell in der Übersicht selektierten Arbeitswert.
Löschen: Alle selektierten Arbeitswerte werden gelöscht.

Editierungsmodus:
OK und Voriges: Eingaben bestätigen und vorigen Arbeitswert der Liste zur Bearbeitung anzeigen
OK und Nächstes: Eingaben bestätigen und nächsten Arbeitswert der Liste zur Bearbeitung anzeigen
OK und Neu: Eingaben bestätigen und weiteren Arbeitswert hinzufügen
OK und Zurück: Eingaben bestätigen und zur Übersicht zurückkehren
Abbrechen und Neu: Eingaben nicht bestätigen und neuen Arbeitswert erfassen
Abbrechen und Zurück: Eingaben nicht bestätigen und zur Übersicht zurückkehren

Pakete

In einem Arbeitsschritt können auch Pakete hinzugefügt werden:

über den Termin unter Arbeitsschritte:

oder in einem Arbeitsschritt selbst:

Alle Pakete welche im Paketmanager die Kennzeichnung "Serviceterminplanung" gesetzt haben und für den eigenen Betrieb oder für den Betrieb "Alle" konfiguriert sind stehen hier zur Auswahl. Es können ein oder mehrere Pakete durch aktivieren der Checkbox hinzugefügt werden. Mittels OK werden diese dann in den Termin übernommen.

Das Paket kann über den Service Termin selbst nicht verändert werden. Es kann nur ein Job bzw. Mitarbeiter und der Beginn ausgewählt werden.

Wird in einem Servicetermin ein Paket hinzugefügt, wird dies beim Serviceterminimport ebenfalls berücksichtigt, d.h. das Paket wird vollständig in den Auftrag importiert.

Pakete aus der Online Terminbuchung

Ist das Modul "Online Terminbuchung" aktiviert und wird aus einer Online Anfrage ein Termin erstellt, werden die Pakete auch von dort übernommen. Diese können aber nicht über den Tab "Arbeitsschritte" hinzugefügt werden (außer es ist bei diesem Paket auch die Checkbox "Serviceterminplanung" aktiviert).

Texte

Es muss nicht zwingend ein Arbeitswert aus den Stammdaten übernommen werden. Es ist daher ausreichend, einen individuellen „Text" zu erfassen. Die Übernahme als Arbeitswert beim Import in den Auftrag erfolgt allerdings nur bei einer vorhandenen Arbeitswertnummer, andernfalls wird die Position als Textposition übernommen.
Sind beim Öffnen der Maske kein oder max. 1 Arbeitswerte vorhanden, wird die Maske direkt im Editierungsmodus geöffnet.  Ansonsten wird die Arbeitswerte-Übersicht geöffnet.

Anzahl AW/Anzahl Stunden

Wenn die Basis Einstellung "[x] Arbeitswerte ergeben 1 Stunde" größer als 1 ist, werden die Felder "Anzahl AW" und "Anzahl Stunden" angezeigt. Ist die Einstellung 1 oder wird nur ein Text eingegeben dann wird nur das Feld "Anzahl Stunden" angezeigt:

Job im Auftrag

Eine Job-Angabe ist nicht unter allen Umständen erforderlich, wodurch jedoch die spätere Aufgliederung/Darstellung im Auftrag bzw. auf der Rechnung wesentlich erleichtert wird.

Ressourcen

Hier muss zuerst bei "Planen auf" ausgewählt werden ob der Termin für einen Mitarbeiter (oder dynamisches Team) oder für ein Team geplant werden soll:

Die Team-Zuordnung zum Arbeitsschritt erfolgt über die Teamauswahl:

Die dyn. Team-/Mitarbeiter-Zuordnung zum Arbeitsschritt erfolgt über den -Button in einem eigenen Fenster.
Über den -Button können Zuordnungen wieder aufgehoben / gelöscht werden.

Über die Checkbox „Laufzeitreduktion" in der Arbeitsschrittmaske kann definiert werden, ob ein Mitarbeiter die Gesamtzeit des Arbeitsschritts beeinflusst oder nicht.
Die Ermittlung der tatsächlich benötigten Arbeitszeit erfolgt immer, indem die Gesamtdauer des Arbeitsschritts durch die Anzahl der Mitarbeiter mit aktivierter Laufzeitreduktion (Standard-Einstellung) dividiert wird.

Planen Ab

Der gewünschte Arbeitsbeginn für den Arbeitsschritt.

Zeitmodell-Überplanung aktivieren

Ist diese Option aktiviert, können Mitarbeiter auch außerhalb ihres Zeitmodells (Pause, vor/nach Arbeitsbeginn, während eingetragenen Abwesenheiten, ...) verplant werden.
Ansonsten wird die Arbeitszeit automatisch anhand des Zeitmodells aufgeteilt, sollte die Planung nicht innerhalb eines Blocks vorgenommen werden können.

Zeitmodell-Überplanung im Servicetermin Manager

Es besteht nun direkt im Servicetermin Manager die Möglichkeit für Termine die "Zeitmodell-Überplanung" zu aktivieren/deaktivieren.
Die Funktion "Überplanung deaktivieren" steht im Kontextmenü des Termins (Rechtsklick mit der Maus auf den Termin) zur Verfügung, sofern sich der Startzeitpunkt des Termins innerhalb des gültigen Zeitmodells befindet.
Wird der Termin innerhalb eines Plan-Zeitmodells verschoben bleibt die Einstellung zur Zeitmodell-Überplanung unangetastet.
Wird der Termin in einen Zeitraum außerhalb des Plan-Zeitmodells verschoben (In eine Pause oder außerhalb der Regelarbeitszeit) wird die Zeitmodell-Überplanung aktiviert.

Kommentar

Hier können zusätzlich Termin-relevante Informationen erfasst werden, die im Servicetermin Manager als Tool Tipp angezeigt werden.

Annahme/Rückgabe

Neben Annahme- und Rückgabetermin können hier folgende Einstellungen hinterlegt werden:

• Hol-/Bring Service
• Kunde wartet
• Anzeige im Welcome Terminal
• Terminerinnerung
• Ersatzfahrzeug
• Terminfarbe
• Reportname

Terminerinnerung

Die Ermittlung des Kundenberaters für den SMS-Versand erfolgt in folgender Reihenfolge:

1. Annehmer laut Annahmetermin
2. Kundendienstberater laut Kundenstamm
3. Mechaniker des ersten Arbeitsschrittes (bei Teamplanung wird nach Mitarbeitercode sortiert und der erste herangezogen)

Die automatische Vorauswahl der Terminerinnerung bei einer neuen Terminvereinbarung erfolgt nach folgenden Kriterien:

1. Die generelle Freischaltung "SMS-Erstellung" (Diese ist durch einen MOTIONDATA Mitarbeiter zu aktivieren):
   Wenn diese Einstellung nicht aktiviert ist, wird der SMS-Versand generell deaktiviert, d.h. der SMS-Button in der Toolbar sowie die Checkbox "Terminerinnerung" sind deaktiviert, unabhängig aller anderen Einstellungen bezüglich SMS-Versand.
2. Modul/Kommunikation:
   Ist hier kein Textbaustein für das Termin-SMS hinterlegt, ist die Terminerinnerungs-Checkbox standardmäßig nicht aktiviert, unabhängig der SMS-Erlaubnis des Kunden. Ein manuelles Aktivieren sowie ein manuelles Senden über den SMS-Button in der Toolbar ist jedoch möglich.
3. Kundenstamm/CRM:
   Die Kontakterlaubnis für SMS hat erst Auswirkung auf die Terminerinnerung, wenn der Termin gespeichert wird, da zum Zeitpunkt der Termineröffnung der Kunde ja noch nicht bekannt ist. Beispiel: Ein neuer Termin wird eröffnet und aufgrund von Punkt 1 und 2 ist die Terminerinnerung aktiviert. Es wird ein Kunde geladen, der keinen SMS-Kontakt wünscht. Beim Speichern des Termins wird die Terminerinnerung automatisch deaktiviert und kein SMS gesendet.

Terminfarbe

Die Terminfarbe kann nicht nur manuell geändert werden, sondern auch automatisch aufgrund von Terminoptionen (z.B. „Kunde wartet").

Die zugehörigen Farbeinstellungen sind in den Moduloptionen => Termin Farben zu finden:



Wird eine dieser Terminoptionen wieder deaktiviert, so erhält der Termin automatisch wieder die allgemeine Terminfarbe.

Wird ein Termin (Mitarbeiter-Termin oder Team-Termin) auf den Status "erledigt" gesetzt, so erhält der Termin die Farbe lt. der Einstellung "Erledigte Termine" in den Moduloptionen.

Terminbestätigung/Storno

Die Serviceterminplanung unterstützt den optionalen Versand von Terminbestätigungen (SMS, E-Mail) und Terminstorno-Bestätigungen (SMS, E-Mail). Die Benachrichtigungsfunktionalität ist für die SMS Benachrichtigung nur aktiv, wenn die SMS-Kommunikation generell aktiviert ist. Die Möglichkeit für eine E-Mail Bestätigung steht immer zur Verfügung. 

Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung wird ausgelöst, wenn ein Termin neu gespeichert wird, sich der Annahme- oder Rückgabezeitpunkt geändert hat, oder bisher noch keine Bestätigung gesendet wurde.

Die automatische Erstellung der Bestätigungs-SMS erfolgt nur, wenn ein SMS-Textbaustein für die Terminbestätigung hinterlegt ist.

Ein manueller Versand der Terminbestätigung über das Kontextmenü im Servicetermin Manager ist jederzeit auch ohne Standard-Textcode möglich. Es kann eine SMS-Bestätigung oder eine E-Mail Bestätigung gesendet werden.
Die E-Mail Bestätigung steht immer zur Verfügung, während die SMS Bestätigung von einer Freischaltung abhängig ist.
Wenn die SMS Bestätigung nicht freigeschalten ist, dann wird diese Option deaktiviert angezeigt.

Ist das Kennzeichen "Termin bestätigen" gesetzt, kann keine Terminbestätigung gesendet werden, die Option ist in dem Fall deaktiviert.

Eine manuelle Terminbestätigung kann auch direkt in der Kundentermin Maske durchgeführt werden.

Terminstorno-Bestätigung

Eine Terminstorno-Bestätigung wird beim Löschen des Termins ausgelöst. Das kann ohne eine Benachrichtigung gemacht werden oder es kann eine SMS bzw. E-Mail Terminstorno Benachrichtigung gesendet werden.
Die E-Mail Bestätigung steht immer zur Verfügung, während die SMS Bestätigung von einer Freischaltung abhängig ist.
Wenn die SMS Bestätigung nicht freigeschalten ist, dann wird diese Option deaktiviert angezeigt.

Info

Im Karteireiter Info werden „Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten Änderung" angezeigt.

Ersatzfahrzeugmanagement

Benötigt der Kunde während des Service-Termins ein Ersatzfahrzeug, kann dieses direkt über den Termin in einem eigenen Fenster mit allen für die Ersatzfahrzeug-Ausgabe relevanten Daten erfasst werden.
Nach Erfassen der Ersatzfahrzeugdaten können diese mittels „Übernehmen"-Button in den Kundentermin übernommen werden. Der Ersatzfahrzeugtermin wird nach Abspeichern des Kundentermins automatisch angelegt/registriert.

Kundendaten

Kundendaten werden grundsätzlich direkt aus dem Termin übernommen, können jedoch auch gemäß Abbildung oberhalb (Ersatzfahrzeugmanagement) nachbearbeitet und in den Kundenstamm übernommen werden.

Lenkerdaten

Als Lenker wird der Kunde selbst vorgeschlagen und die verfügbaren Daten automatisch aus dem Kundenstamm übernommen. Nach Bedarf kann auch eine beim Kunden hinterlegte Ansprechperson oder ein frei definierbarer Fahrzeuglenker hinterlegt und hinzugefügt werden.

Buchungsdaten (Planung/Details)

In den Untermenüs Buchungsplanung und Buchungsdetails werden Ersatzfahrzeug, Berater, Buchungszeitraum sowie zusätzlichen Buchungsinformationen (z. B. Tarifmodell, Kaskomodell, max. KM Leistung, Kostenstelle) ergänzt.
Das Buchungsdatum sowie das Fahrzeug können manuell ausgewählt oder per Maus direkt über den Ersatzfahrzeugmanager geplant werden.

Planung in der Übersicht

Die Planung in der Übersicht erfolgt durch Click & Drag, d.h. man klickt mit der linken Maustaste auf den gewünschten Terminbeginn, hält sie gedrückt und lässt sie am Terminende los. Das Umblättern zum nächsten Tag/Woche/Monat erfolgt automatisch, wenn man mit der Maus zum Kalenderrand fährt.Die Termindauer kann auch verkürzt oder verlängert werden, indem man mit der Maus auf eine der beiden roten Begrenzungslinien fährt, die linke Maustaste drückt und am gewünschten Zeitpunkt wieder loslässt.
Die Fahrzeugauswahl erfolgt durch einen Klick auf das Fahrzeugfeld in der linken Spalte.
Sofern der Ersatzfahrzeugtermin bereits einmal gespeichert wurde, wird er zur Orientierung strichliert angezeigt, gespeichert wird bei möglichen Änderungen der Bereich zwischen den roten Markierungen.Die Fahrzeug- und Datumswerte werden zwischen Planungsübersicht und Eingabeformular in beide Richtungen synchronisiert. D.h. wird in der Übersicht etwas geändert, wird die Änderung gleich im Eingabeformular angezeigt und umgekehrt.Sind für Ersatzfahrzeuge Kampagnen/Vormerkungen vorhanden (z.B. erfasste Schäden bei der Rückgabe), werden diese Fahrzeuge mit einem Fähnchen-Symbol versehen. Über einen Rechtsklick auf das Fahrzeug und den Menüpunkt „Kampagnen/Vormerkungen" im Kontextmenü können diese zur Bearbeitung aufgerufen werden.

Info

Im Info-Karteireiter werden die „Termin-Anlage" Daten sowie die „Letzten Änderung" angezeigt.

Ausgabe

Eine Ausgabe kann zum tatsächlichen Zeitpunkt der Fahrzeugabholung über den Ersatzfahrzeugmanager sowie das Fahrtenbuch erstellt werden.

Wird der Service-Termin oder der zugehörige Annahmetermin verschoben, bekommen Sie als Benutzer eine Meldung sofern dieser einen Ersatzfahrzeugtermin beinhaltet und ob Sie diesen ebenfalls ändern möchten. 

Terminüberleitung (Servicetermin Import)

Hier kann der Service-Termin in einen neuen oder bestehenden Auftrag übergeleitet werden.

Auftragssteuerung

Bei einem Servicetermin-Import kann in den Auftragssteuerung definiert werden, welches Datum (Auftragsdatum, Beginn-/Fertigstelldatum) bei einer Terminüberleitung im Auftrag übernommen werden soll. 

In der Auftragssteuerung unter Sektion "Servicetermin Import" gibt es folgende Einstellungen:

• Auftragsdatum (Anlage eines neuen Auftrags)
  → Für neue Aufträge kann hier eingestellt werden, ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin beim Import zu verwenden ist.  
• Auftragsdatum (Verwendung eines bestehenden Auftrags)
  →  Für den Import in bestehende Aufträge kann hier eingestellt werden, ob der bereits existierende jeweilige Auftrags-Datumswert beibehalten werden soll, oder ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin zu verwenden ist.
• Auftragsdatum bei Auftragsumwandlung von Terminmanagement-Aufträgen (KOS)
  → Gilt für neue und bestehende Aufträge
  → Es gibt 2 Ausprägungen, die bei der Umwandlung aus KOS als Auftragsdatum verwendet werden können: 
  • "01 - Servicetermin" 
  • "02 - Bestehendes Datum verwenden"
• Auftragsdatum bei Auftragsumwandlung von Terminmanagement-Aufträgen (RES)
  → Gilt für neue und bestehende Aufträge
  → Es gibt 2 Ausprägungen, die bei der Umwandlung aus RES als Auftragsdatum verwendet werden können: 
  • "01 - Servicetermin" 
  • "02 - Bestehendes Datum verwenden"
• Beginndatum (Anlage eines neuen Auftrags)
  → Für neue Aufträge kann hier eingestellt werden, ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin für das Beginndatum (KR Abschluss) beim Import zu verwenden ist.  
• Beginndatum (Verwendung eines bestehenden Auftrags)
  →  Für den Import in bestehende Aufträge kann hier eingestellt werden, ob der bereits existierende Datumswert beibehalten werden soll, oder ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin für das Beginndatum (KR Abschluss) zu verwenden ist.
• Fertigstellungsdatum (Anlage eines neuen Auftrags)
  → Für neue Aufträge kann hier eingestellt werden, ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin für das Fertigstellungsdatum (KR Abschluss) zu verwenden ist oder ob das Fertigstellungsdatum beim Import sogar leer gelassen werden soll.
• Fertigstellungsdatum (Verwendung eines bestehenden Auftrags)
  →  Für den Import in bestehende Aufträge kann hier eingestellt werden, ob der bereits existierende Datumswert beibehalten werden soll, oder ob das Tagesdatum oder das Datum lt. Servicetermin für das Fertigstellungsdatum (KR Abschluss) zu verwenden ist, oder ob das Fertigstellungsdatum sogar leer gelassen werden soll.

Aufruf über eigenen Menüpunkt

Über den Menüpunkt „Kommunikation / Service / Servicetermin Import" kann die Terminüberleitung manuell aufgerufen werden.
Die Selektion kann auf Datum und Annehmer eingeschränkt werden.
Nach erfolgter Selektion der gewünschten Termine kann ausgewählt werden, ob diese in einen bestehenden Auftrag übernommen oder ein neuer Auftrag erstellt werden soll.
Zusätzlich kann die Auftragsart und optional die Abteilung ausgewählt sowie definiert werden, ob bei der Positionsanlage die Stammdaten Vorrang haben bzw. für Arbeitswerte der Verrechnungswert aus dem AW-Stamm (Zeitangaben → verrechnet) oder dem Termin übernommen werden soll.
Ein Doppelklick im Browser "In bestehenden Auftrag übernehmen (optional)" in der Servicetermin-Übernahmemaske öffnet den dahinterliegenden Auftrag.

Aufruf aus dem Servicetermin Manager

Die Terminüberleitung (Servicetermin Import) kann über einen Toolbarbutton aus dem Servicetermin Manager aufgerufen werden. Bei Aufruf der Terminüberleitung aus der Tagesansicht werden alle Termine des angezeigten Tages übergeleitet. Bei Aufruf aus der Wochenansicht werden alle Termine der gezeigten Woche übergeleitet.
Die Datumseinschränkung wird entsprechend der aktuellen Zeiteinstellung im Servicetermin Manager vorausgewählt.

Aufruf aus dem Kontextmenü eines Termins

Die Terminüberleitung kann im Servicetermin Manager auch über einen einzelnen Termin erfolgen. Hierzu muss man einen rechten Mausklick auf einen beliebigen Termin machen und "In Auftrag importieren" wählen.
Ist der Benutzer für diese Option berechtigt (Berechtigungsverwaltung/Kommunikation/Service → Servicetermin Import), dann ist die Option "In Auftrag importieren" auch aktiviert und der Servicetermin Import kann aufgerufen und durchgeführt werden. Hat der Benutzer keine Berechtigung dafür, dann ist die Option ausgegraut.  
Der ausgewählte Termin wird automatisch im TMS-Import-Fenster für die Überleitung vorausgewählt (grau hinterlegt).
Die Datumseinschränkung (im Servicetermin Import) erfolgt auf den Annahmetag des gewählten Termins.

Auftrag öffnen

Wurde ein Termin bereits in einen Auftrag importiert bzw. der Auftrag schon fakturiert, dann steht bei diesem Termin statt "In Auftrag importieren" die Option "Auftrag öffnen" drinnen und ermöglicht einen Auftrag-Aufruf.
Ist der Benutzer für diese Option berechtigt, dann ist die Option "Auftrag öffnen" auch aktiviert, sonst ist sie ausgegraut. 

• Für die Öffnung von offenen Aufträgen wird die folgende Berechtigung benötigt: Berechtigungsverwaltung/Service → Offene Aufträge
• Für die Öffnung von bereits fakturierten Aufträgen wird die folgende Berechtigung benötigt: Berechtigungsverwaltung/Service → Auftrags- und Statistikabfrage

Wird ein offener Auftrag storniert, wird die Option im Kontextmenü bei diesem Termin zurück in die Option  "In Auftrag importieren" umgewandelt.

Aufruf aus dem POS

Im Point-Of-Sale (POS) steht in der Rubrik "Anstehende Termine" die Möglichkeit zur Verfügung, über den Plus-Menüpunkt "Servicetermin-Import" Termine in einen neuen Auftrag zu importieren, indem die Serviceterminimport-Maske geöffnet und der betreffende Termin geladen/vorselektiert wird.

Auftragsvorgabe

In einem Service-Termin gibt es einen neuen Karteireiter "Auftragsvorgabe". Hier können Auftragsart, Abteilung und Unterabteilung eingetragen werden. Diese werden dann automatisch bei einem Termin Import vor befüllt. Die Befüllung der Abteilungen in der Terminüberleitungsmaske berücksichtigt auch die ausgewählte Auftragsart.