Wie Sie aus nicht erledigten Reparaturen Chancen auf neue Werkstattaufträge machen und damit zufriedene Kunden schaffen und Ihre Werkstatt auslasten.

Allgemeine Informationen

Im Werkstattgeschäft eines Autohauses geht es darum, bestehende Kunden stärker an das Autohaus zu binden. Der Kunde soll sich optimal betreut fühlen, sodass er der Werkstatt treu bleibt und auch bei seiner nächsten Fahrzeug-Kaufentscheidung grundsätzlich der Marke und dem Autohaus den Vorzug gibt.
Anhand der Funktion der „Werkstatt Potenziale" werden im Zuge eines Werkstattbesuchs offene Reparaturen oder Mängel festgehalten und mit einem Soll-Erledigungszeitpunkt versehen. Dadurch können die Kunden sehr einfach termingerecht an die ausstehenden Arbeiten erinnert und zum Besuch der Werkstatt motiviert werden.
Ein weiterer wesentlicher Nutzen dieser Funktion ist, dass Sie damit den Kunden nachweislich über wichtige und eventuelle sicherheitsrelevanten Mängel am Fahrzeug informieren. Dies ist wichtig um eventuelle Streitpunkte wegen Haftungsfragen zu vermeiden.

Modul/Release Stand

Die Programmierung ist in der CDP Basis mit grafischer Benutzeroberfläche ab Version 5.5 verfügbar und verlangt keine zusätzlichen Software Lizenzen oder Wartungen.

Überblick Funktionsumfang

• Erfassen von Potenzialen im Zuge eines Werkstattbesuches

• Hinweis auf offene Potenziale zu einem Fahrzeug an verschiedenen Stellen im CDP

• Übernehmen von Potenzialen in Eingriffe eines Auftrags

• Übersicht aller offenen Potenziale, um die Kunden in die Werkstatt einzuladen

Das Löschen eines Potenzials ist NICHT vorgesehen.

Systemvoraussetzungen

Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel Einstellungen beschrieben

Einstellungen

Druckposition der Potenziale auf der Rechnung

Sie können im folgenden Punkt einstellen, wo auf der Rechnung die offenen Potenziale gedruckt werden sollen.
Aus dem Hauptmenü gehen Sie über Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → Auftragswesen Druckeinstellungen.

Unter Auftragspapiere allgemein finden Sie die Einstellung "Potenziale vor Summenblock drucken".

• Leer = Potenziale werden nach dem Summenblock und vor den Endetexten gedruckt

• 1= Potenziale werden vor dem Summenblock gedruckt

Potenzial Einstellungen

Zum Einstellen der Standard-Parameter gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → Potenziale → Potenzial Einstellungen.

Einstellung	Verfügbare Werte	Info

Einstellung	Verfügbare Werte	Info
Nur Betriebs eigene Potenziale anzeigen	aktiviert/deaktiviert	Die Potenzialsuche kann auf betriebseigene Potenziale eingeschränkt werden. Ist dieser Schalter aktiv werden daher Potenziale welche in anderen Betrieben erfasst wurden in diesem Betrieb nicht angezeigt. Ist dieser Parameter aktiviert werden auf Belegen (z.B. Arbeitsauftrag) auch nur Potenziale des eigenen Betriebs gedruckt. Falls es nur Potenziale in fremden Betrieben gibt so wird im Potenziale-Popup darauf hingewiesen: Open
Auf Auftrag drucken	aktiviert/deaktiviert	Bei aktivem Schalter wird dieser auch in einem neu angelegten Potenzial automatisch angehakt. Diese Potenziale werden dann auf Aufträgen zur Information angedruckt.
Auf Rechnung drucken	aktiviert/deaktiviert	Bei aktivem Schalter wird dieser auch in einem neu angelegten Potenzial automatisch angehakt. Diese Potenziale werden dann auf Rechnungen zur Information angedruckt.
Automatischen Kundenkontakt aktivieren	aktiviert/deaktiviert	Bei der Neuanlage eines Potenzials wird dieses Feld bereits angehakt wenn Sie es hier aktivieren.
Anzahl Tage vor Fälligkeit Kunde kontaktieren		Geben Sie hier an wie viele Tage das Feld "Kundenkontakt geplant" vor dem im Potenzial angegebenen Fälligkeitsdatum liegen soll.
Anzahl Monate für automatisches schließen		Wird ein Fälligkeitsdatum um diese Anzahl von Monaten überschritten wird ein Potential automatisch als geschlossen gekennzeichnet.
Kostenschätzung verpflichtend	aktiviert/deaktiviert	Ist dieses Feld aktiv muss bei jedem Potenzial eine Kostenschätzung mit einem Betrag größer Null eingetragen werden.
Abstellen in EDR-Datei		Geben Sie hier an ob Potenziale mit dem EDR-File per Tagesabschluss abgestellt werden. Sie können entweder alle offenen oder nur die Potenziale von Fahrzeugen bei denen auch eine Rechnung im Tagesabschluss übergeleitet wird abstellen. Das Abstellen des EDR-Files betrifft nur RENAULT Händler.

Popupfunktionen

Zur besseren Kontrolle und Nachverfolgung der Potenziale ist es möglich diese in der Auftragsübersicht automatisch aufpoppen zu lassen. Hierzu gibt es die Einstellungsmöglichkeiten unter "Popupfunktion in Auftragsübersicht".

Renault spezifische Grundeinstellungen

Umsetztabellen (Renault DE)

Für Renault Händler in Deutschland besteht die Möglichkeit, Potenziale an den Renault Händlerarbeitsplatz zu übergeben.

Dies können Sie steuern indem Sie bei der Erstellung eines Potenzials das Feld "Kundenkontakt" aktivieren und im Datum "Kundenkontakt geplant" ein Datum eingeben, das sinnvollerweise vor dem geplanten Fälligkeitsdatum des Potenzials liegt.
Jeden Tag im Tagesabschluss werden alle offenen Potenziale, bei denen das Datum „"Kundenkontakt geplant" dem aktuellen Tagesdatum entspricht, in eine Datei abgestellt, die über http://Renault.Net versendet werden kann und damit an den Händlerarbeitsplatz übergeben wird.
Aktivieren Sie diese Dateierstellung, indem Sie einen Eintrag für die CDP-Anwendung "SLD" in den Umsetztabellen Filesystem anlegen.
Gehen Sie hierzu aus dem Hauptmenü zu Diverse Hilfsarbeiten → Allgemeine Arbeiten → Daten aus anderem Filesystem → Umsetztabellen FS pflegen.

Open

Parameter Auftragswesen (Renault DE&AT)

Diesen Punkt finden Sie unter Datenpflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → Parameter Auftragswesen und hier im Tab "Allgemeine Funktionen 4".
Setzen Sie den Schalter "Potenzialgruppen im Mustereingriff" auf "1":

Potenzialgruppen anlegen (Renault DE&AT)

Renault Händler müssen Potenzialgruppen verwenden. Damit werden Potenziale zu normierten Gruppen zugeordnet, die damit in zentralen Systemen sinnvoll verarbeitet werden können. Zusätzlich zu den von Renault vorgegebenen Potenzialcodes (siehe Tabelle) können Händler selbstständig Potenzialgruppen anlegen; diese müssen allerdings nummerisch sein (d.h. dürfen nur Zahlen beinhalten).
Gehen Sie aus dem Hauptmenü über Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → Potenziale → Potenzialgruppen.

Die von Renault vorgegebenen Potenzialgruppen werden als Musterdateien ausgeliefert und lauten folgendermaßen:

Potenzialgruppen zu Mustereingriffen zuordnen (Renault DE&AT)

Renault Händler geben in jedem Potenzial eine Potenzialgruppe an (alle anderen CDP Anwender wählen stattdessen einen vorhandenen Mustereingriff). Für die Generierung von Eingriffen in einem Auftrag ist jedoch die Information eines Mustereingriffs nötig.
Es ist daher für jede Potenzialgruppe (siehe Kapitel 3.3.3) genau ein Mustereingriff anzulegen.

• Verknüpfen Sie Mustereingriffe mit einem Potenzial, indem Sie im Mustereingriff die Potenzialgruppe angeben.

• Verknüpfen Sie jede Potenzialgruppe nur genau einmal mit einem Mustereingriff, um die eindeutige Zuordnung zu behalten.

• Diese Zuordnung muss jeweils für Renault und für Dacia erfolgen, sofern nicht universelle Mustereingriffe (mit Marke *) verwendet werden

Um Mustereingriffe zu bearbeiten, gehen Sie aus dem Hauptmenü über Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → Mustereingriffe.
Hinterlegen Sie die Potenzialgruppe für Ihren Mustereingriff.

Programmfunktion

Aufruf der Funktion

Die Verwaltung der Potenziale kann aus verschiedenen Stellen im Car Dealer Package CDP aufgerufen werden, sodass sie ideal in die Arbeitsabläufe eingebunden ist.
Es werden dabei sofort alle offenen Potenziale zu einer Fahrgestellnummer angezeigt (roter Rahmen). Wenn Sie auf ein Potenzial klicken, sehen Sie die Details dazu (grüner Rahmen).

Überfällige Potenziale werden in der Übersicht rot markiert.

Die Funktionen zum Hinzufügen, Übernehmen oder Abschließen von Potenzialen werden in der Folge beschreiben.

Aufruf im Kunden- und Handelsfahrzeug

Im Kundenfahrzeug und auch in Handelsfahrzeugen kann die Übersicht der Potenziale zum aktuellen Fahrzeug durch den Button „Potenziale" geöffnet werden:

Aufruf in der Auftragsbearbeitung

Die Übersicht der Potenziale zum aktuellen Fahrzeug kann jederzeit durch diesen Button geöffnet werden:

Wenn ein neuer Auftrag zu einem Fahrzeug mit offenen Potenzialen eröffnet wird, erscheint beim Verlassen der Kopfdaten 1 (Fahrzeugdaten) automatisch die Übersicht der Potenziale zu diesem Fahrzeug. Der Anwender kann dies sofort mit dem Kunden besprechen und gegebenenfalls gleich aus dem Potenzial einen Eingriff zu diesem Auftrag erzeugen:

• Markieren Sie alle Potenziale, aus denen Sie Eingriffe erzeugen wollen

• Markieren Sie im unteren Bereich den gerade bearbeiteten Auftrag

Klicken Sie auf den Link "auf selektierten Auftrag übernehmen".
Es kommt eine Bestätigungsaufforderung:

… und die Vollzugsmeldung:

Automatisch wird ein Eingriff zum Auftrag hinzugefügt und das Auswahlfeld bei dem Potenzial verschwindet, und es wird die Auftragsnummer eingetragen.

 Aufruf in der Integrierten Terminplanung (Modul ITP)

Die Übersicht der Potenziale kann jederzeit durch diesen Button geöffnet werden:

Potenziale in der Auftragsübersicht

In den Potenzialeinstellungen ist es möglich zu definieren ob und wann Potenziale beim Einstieg in die Auftragsübersicht aufpoppen. Diese Funktion dient dazu die offenen Potenziale nachzuverfolgen bzw. zu bearbeiten.

Zusätzlich zu dem automatischen Aufpoppen, kann man auch manuell die Potenzialübersicht öffnen.

Potenziale zu einem Fahrzeug

Durch den Button „Potenziale" kommen Sie immer in die Bearbeitung der Potenziale zu einem Fahrzeug (zu einer Fahrgestellnummer). Diese Anzeige ist folgendermaßen strukturiert:

• Im oberen (hier blau umrandeten) Bereich haben die Filterfunktionen. Hier können Sie auswählen, welche Arten von Potenzialen Angezeigt werden sollen.

• In der hier rot umrandeten Tabelle werden alle gefilterten Potenziale angezeigt

• Wenn Sie auf ein Potenzial klicken, sehen Sie die Details dazu (grüner Rahmen).

• Im untersten orangen Bereich sehen Sie eventuelle offene Aufträge zu diesem Fahrzeug

Nähere Beschreibungen der möglichen Funktionen übernehmen Sie bitte dem Kapitel 2.3 – Die Potenzial-Übersicht.

Erfassen eines neuen Potenzials

Wollen Sie ein neues Potenzial erfassen, klicken Sie auf "Hinzufügen".

Im Wesentlichen sind folgende Informationen anzugeben:

• (1) wann ungefähr sollte diese Reparatur durchgeführt werden: Datum und/oder Kilometerstand

• (2) in dieser Dropdown Box wählen Sie schon den Mustereingriff, der später zur Eingriffserstellung verwendet werden soll (Anmerkung für Renault Händler in Deutschland: es gibt hier eine eigene normierte Gruppierung, siehe Kapitel 3.3.3 – Potenzialgruppen anlegen)

• (3) die Beschreibung der offenen Reparatur

• (4) hier können Sie angeben, ob die Beschreibung (3) automatisch auf zukünftigen Rechnungen und/oder Arbeitsaufträgen gedruckt werden soll, solange das Potenzial offen ist; diese Werte werden aus den Potenzial Einstellungen vorgeschlagen.

Folgende weitere Angaben sind möglich:

• (5) eine Bewertung des Mangels (Leicht / Mittel / Schwer / Hinweis)

• (6) hier können Sie planen, dass der Kundenkontakt schon zu einem geplanten Datum vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen soll. Bei Renault Händlern in Deutschland wird an diesem Datum das Potenzial an den Händlerarbeitsplatz übergeben und das Datum der Übergabe im Feld „erfolgt" dargestellt; diese Werte werden aus den Potenzial Einstellungen vorgeschlagen.

• (7) hier können Sie interne Bemerkungen zum Potenzial ergänzen

• (8) hier können Sie angeben, welchem Annehmer dieses Potenzial zugewiesen wird; Vorschlagswert ist der Annehmer des aktuellen Auftrags

• (9) hier können Sie einen Wert für den Kostenvoranschlag/die Kostenschätzung eingeben

Nach erfolgter Eingabe der Daten klicken Sie auf "Speichern".
Mit dem Button "Zurücksetzen" löschen Sie wieder alle Einträge.

Pflichtfelder:

• Fälligkeitsdatum

• Potenzialgruppe

• Annehmer

Werden Pflichtfelder nicht ausgefüllt, wird ein Hinweisfeld angezeigt.

 Um die Übersicht der Potenziale über alle Fahrzeuge zu bekommen gehen Sie aus dem Hauptmenü zu Auftragswesen → Zusätze Auftragswesen → Potenziale.

Die Anzeige entspricht exakt der Anzeige der Potenziale zu einem Fahrzeug (/Kapitel 2.2) mit der Ausnahme, dass hier nicht auf eine bestimmte Fahrgestellnummer gefiltert wird, sondern die Potenziale aller Fahrzeuge in der Tabelle gefiltert werden können:

Sie können auch hier auf ein Fahrzeug einschränken, indem Sie eine Fahrgestellnummer direkt eingeben oder aber auch die Suchfunktion benutzen. Ein Klick auf die Lupe öffnet die bereits bekannte Suchfunktion aus der Kunden- oder Handelsfahrzeugsuche.
Wählen Sie zuvor die Kategorie in der Sie suchen möchten.
Sie haben hier natürlich auch die Möglichkeit Potenziale zu bearbeiten, hinzuzufügen, zu drucken oder zu exportieren; benützen Sie dazu das Menü im rechten Teil des Bildschirmes.

Filtern der angezeigten Potenziale

Über die Filter im obersten Teil der Potenzialanzeige können Sie einschränken, welche Potenziale in der Tabelle angezeigt werden sollen:

Der wesentlichste Filter betrifft den Status:

• Offene Potenziale werden weiterhin vorgemerkt, wenn die Chance besteht, einen Werkstattauftrag daraus zu lukrieren

• Geschlossene Potenziale wurden entweder erfolgreich zu einem Werkstattauftrag transformiert oder letztlich vom Kunden nicht weiter gewünscht (Siehe Kapitel 2.4 Abschluss von Potenzialen)

Individuelle Gestaltung der Potenzialtabelle

Jeder CDP Benutzer kann individuell auswählen, welche Spalten in der Potenzialtabelle angezeigt werden sollen.

• Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen Sie die gewünschten Spalten.

• Verschieben Sie die Spalten mit der linken Maustaste an die Stelle, die Sie wünschen.

Sie können die angezeigten Potenziale nach jeder angezeigten Spalte sortieren, indem sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende Spaltenüberschrift klicken.

Abrufen der Marketinginformationen bei den Potenzialen

Bei den Potenzialen haben Sie die Möglichkeit über den Button die hinterlegten Marketinginformationen abzurufen.

Neben der Kundennummer und dem Namen des Kunden haben Sie einen „Informationssymbol" , welches die Informationen anzeigt, wenn man den Mauszeiger einige Sekunden dort stehen lässt.

Wie Sie Potenziale zu Ihrem Vorteil nutzen können!

Diese Übersicht der Potenziale sollte laufend verwendet werden, um die vorgemerkten Mängel / offenen Arbeiten als Verkaufschance für die Werkstatt auch wirklich zu verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

• (1) sortieren Sie die offenen Potenziale nach Ihrem Fälligkeitsdatum

• (2) blenden Sie die Spalten mit den Telefonnummern ein

• (3) wählen Sie die Detailansicht eines Potenzials

• Rufen Sie den Kunden an, beziehen Sie sich auf den Werkstattbesuch vom (4) und die dabei ja gemeinsam besprochene Arbeit (5); das wäre ja bald (6) fällig

Je nach Reaktion des Kunden können Sie folgendes tun:

• Potenzial besteht nicht mehr, aus welchem Grund auch immer (Kunde besitzt das Fahrzeug nicht mehr, Reparatur wurde schon wo anders oder selbst durchgeführt; Kunde möchte diese Arbeit nicht durchführen …) / Sie schließen dieses Potenzial manuell ab (7) (Kapitel 2.3.5)

• Kunde möchte die Reparatur später machen / Setzen Sie ein neues Fälligkeitsdatum (6)

• Kunde möchte einen Termin vereinbaren / wechseln Sie in die Terminplanung, um den Reparaturtermin und die Mobilität mit dem Kunden zu planen

• Kunde möchte sehr bald kommen oder einen Kostenvoranschlag haben / Sie können sofort einen Auftrag oder Kostenvoranschlag aus dem Potenzial erstellen (8)

Manueller Abschluss eines Potenzials:

In der Detailansicht eines Potenzials können Sie ein Potenzial abschließen, wenn der Mangel / die geplante Arbeit nicht mehr weiter vorgemerkt werden soll; Sie können auch einen Grund dafür aus einer Dropdown Box auswählen. Dies kann für spätere Auswertungen nützlich sein.

• Wählen Sie einen Abschlusscode

• Drücken Sie auf den Button "Abschließen"

Übernahme von Potenzialen auf einen Auftrag / Kostenvoranschlag

Wenn der Kunde die Arbeit durchführen lassen will, haben Sie sehr einfache Möglichkeiten, die Potenziale in Eingriffe umzuwandeln:

• (1) wählen Sie aus, welche(s) Potenzial(e) Sie umwandeln wollen

• Wenn Sie das Potenzial als neuen Eingriff auf einem bestehenden Auftrag hinzufügen wollen, so:

  • (2) Markieren Sie den offenen Auftrag

  • (3) Klicken Sie "auf selektierten Auftrag übernehmen"

• Wenn Sie aus dem Potenzial einen neuen Auftrag zu diesem Kundenfahrzeug anlegen wollen, so:

  • (3) Klicken Sie "auf neuen Auftrag übernehmen"

• Wenn Sie aus dem Potenzial einen neuen Kostenvoranschlag zu diesem Kundenfahrzeug anlegen wollen, so:

  • (3) Klicken Sie "auf neuen Kostenvoranschlag übernehmen"

Bestätigen Sie Sicherheitsabfrage:

Sollten Sie sich für einen neuen Auftrag / Kostenvoranschlag entschieden haben, wird dieser somit gleich angelegt und Sie erhalten im Hinweis die Auftragsnummer angezeigt.
Folgende auftragsbezogenen Felder werden automatisch hinterlegt:

• Auftragsnummer

• Eingriffsnummer

• Annahmedatum

Auch nach der Übernahme auf einen Auftrag gilt das Potenzial weiterhin als "offen", es kann allerdings nicht mehr ausgewählt und auf einen anderen Auftrag übernommen werden.

Wenn Sie in der Detailansicht eines Potenzials auf den Pfeil-Button neben der Auftragsnummer klicken, gelangen Sie direkt in diesen Auftrag:
Aus dem Bereich der offenen Aufträge können Sie ebenfalls direkt in einen Auftrag wechseln:

• (1) Wählen Sie einen Auftrag aus klicken Sie doppelt auf direkt die Auftragsnummer oder

• (2) Klicken Sie "Zum selektierten Auftrag wechseln"

Über diesen Button können Sie einen Ausdruck der Potenziale erstellen.
Wählen Sie aus folgenden Optionen:

• Selektiertes Potenzial

• Alle gefilterten Potenziale

• Alle Potenziale im Datumsbereic

Potenziale exportieren

Sie können die gefilterten Potenziale in eine .CSV Datei exportieren.
TIPP: Wählen Sie kein Suchkriterium aus, sondern setzen Sie den Filter "Geschlossene" auf "NEIN" und bestätigen Sie mit einem Klick auf "Suchen", danach auf Exportieren und Sie erhalten eine Excel-Tabelle mit allen offenen Potenzialen.

CSV Datei in Excel importieren
Starten Sie zuerst das Programm Microsoft Excel.
Anschließend im Menü "Daten" / "Aus Text" wählen und die CSV Datei importieren.

Im Textkonvertierungs-Assistenten wählen Sie als Datentyp "getrennt" und als Trennzeichen "Tabstopp" und wählen "Fertig stellen".

Abschluss von Potenzialen

Manueller Abschluss

Im Abschnitt zur Potenzialübersicht ist beschrieben, wie Sie ein Potenzial manuell abschließen können, wenn es nicht mehr weiter vorgemerkt werden soll (/Kapitel 2.3.5 – Manueller Abschluss eines Potenzials)

Abschluss durch Übernahme auf einen Auftrag

Nachdem ein Potenzial auf einen Auftrag gebucht und der Auftrag mit dem enthaltenen Potenzial fakturiert wurde, wird das übernommen Potenzial durch den Tagesabschluss automatisch als geschlossen markiert und in weiterer Folge nicht mehr in der Tabelle der offenen Potenziale angezeigt.
Die Rechnungsnummer wird in das Potenzial übernommen und das Rechnungsdatum als Abschlussdatum eingetragen.

Automatischer Abschluss durch Zeitüberschreitung

Wenn in den Einstellungen für Potenziale ein Wert für "Anzahl Monate für automatisches Schließen" angegeben ist, so werden offene Potenziale automatisch nach diesem Zeitraum geschlossen. Der Abschlusscode wird dabei auf "Automatisch" gesetzt.