Allgemein

Das vorliegende Dokument beschreibt die Einstellungen und Möglichkeiten, die Motiondata betreffend FiBu bietet. In diesem Dokument werden die Garantievergütung und der OP-Saldenimport sowie die Eingangsrechnung nicht behandelt.

Konten und Buchungsformen

Kontenarten und Kontenrahmen

• Soll und Haben
• Aktive Bilanzkonten
• Passive Bilanzkonten
• GuV-Konten (Aufwände + Erträge)
• Personen- und Sachkonten

Darstellung T-Kontenform

• Aktive Bestandskonten, Aufwandskonten: „Im Soll wird mehr"
• Passive Bestandskonten, Ertragskonten: „Im Haben wird mehr"

Darstellungsformen bei der Verbuchung

Beispiele:
(Primanota)

Entspricht:

FiBu-Konfiguration

Kontenstamm

Hier sollten alle Konten, die im Programm verwendet werden, definiert werden.

Die Kontenarten können in den Betriebsdaten definiert werden und bestimmen die Sichtbarkeit der Konten in einigen Auswahlmasken; wichtig ist auch die FiBu-Exportart, welche ebenfalls je Konto hinterlegt werden sollte und vor allem in den MD-FiBu-Konvertern Anwendung findet.

Buchungscodes

Hier können je Buchungscode die Konten und Kostenstellen definiert werden; ab Version 6.2 kann eine Hinterlegung bei den Teile-Buchungscodes auch je Lager erfolgen (Falls für ein Lager keine Konten hinterlegt sind, wird die Einstellung des Hauptlagers genommen). Die Konten entstammen dem MD-Kontenstamm.

FiBu-Steuerung Fahrzeughandel

Hier werden die Konten und Kostenstellen für die im Fahrzeughandel verwendeten Buchungen eingestellt; eine genaue Beschreibung erfolgt unter "Verbuchung in MOTIONDATA".

FZG-Ertrags-/Aufwandserfassung

Bei jeder Ertrags-/Aufwandsart kann hinterlegt werden, ob eine Überleitung in die FiBu erwünscht ist und ob Soll- oder Istwerte übergeleitet werden sollen; auch kann die Kostenstelle hinterlegt werden.

Bei einem leeren Konto wird im Zuge der Verbuchung das entsprechende Fahrzeug-Einsatzkonto ermittelt (Es dürfen also nicht beide Konteneinstellungen leer bleiben), es kann aber auch die Einstellung „Kundenkonto" (? Auftraggeber) hinterlegt werden.

Kostenarten

Je Kostenart sind das zu verwendende (Soll-)Konto sowie eine Kostenstelle hinterlegbar.

Einstellungen Kasse

Am Karteireiter „Kontenzuordnung" werden die Konten, die im Kassenbuch in den Buchungsarten 0 und 4 verwendet werden sollen, definiert. Die Zahlungsarten finden bei den Buchungsarten 1, 2 und 3 Verwendung.

Lieferantenstamm

Die Konten für „Allgemein" und „Fahrzeughandel" finden in der Eingangsrechnung (Teilehandel, Fahrzeughandel) sowie ggf. bei der Garantieverbuchung Verwendung.

Teilegruppen

In den Teilegruppen kann je Teilegruppe ein Bestandskonto sowie eine Kostenstelle hinterlegt werden, ab 6.2 kann dies noch dazu je Lager erfolgen. Wird bei den Teilen nur ein einziges Konto benötigt, so ist dieses in der Produktgruppe __Def zu erfassen.

Lagerbewegungscodes

Bei jedem Lagerbewegungscode kann hinterlegt werden, ob eine FiBu-Überleitung erfolgen und auf welches Erlös-/Aufwandskonto gebucht werden soll.

Kommunikations-Moduloptionen

Verbuchung in Motiondata

Verbuchungsmöglichkeiten

Die Erstellung einer Buchungsdatei erfolgt normalerweise über den Menüpunkt Kommunikation – Finanz – FiBu-Export; alternativ gibt es auch die SAP-Variante (KOL: CNH, internes MD) oder die Möglichkeit, Buchungen über das Programm ExtRun zu erstellen. Andere Spin-Offs sind auch die ProSys-FiBu (Frikus), die (ehemalige) Tasto ER-AR-Schnittstelle sowie die FiBu für das Magistrat Klagenfurt.
Die erstellte ASCII-Schnittstellendatei basiert auf der HS-Schnittstellenbeschreibung aus dem Jahr 1999 und enthält – falls nicht anders eingestellt – die Kunden sowie die Buchungsdaten.

Automatische FiBu-Überleitungen via ExtRun

Alle Ausgangsrechnungen des aktuellen Tages plus alle Ausgangsrechnungen des letzten Monats werden übergeleitet, sofern diese noch nicht in die FiBu übergeleitet wurden.
Alle Eingangsrechnungen des aktuellen Tages plus alle Eingangsrechnungen des letzten Monats werden übergeleitet, sofern diese noch nicht in die FiBu übergeleitet wurden; herangezogen wird das neu eingeführte Buchungsdatum und nicht mehr das Datum der Eingangsrechnung.
Existiert die FiBu-Datei bereits, werden die FiBu-Daten werden an diese angehängt; bei manuellen Abstellvorgängen wird eine bereits bestehende Datei wie gehabt überschrieben.

Auswertungen und Protokollierungen

Folgende Auswertungen können Buchungssätze bzw. Buchungsdaten darstellen:

• Erlös-Aufwandsübersicht
• Kontensummenliste
• FiBu-Simulationslauf, FiBu-Protokoll, FiBu-Warnliste (6.2)

Alle FiBu-Abstellvorgänge mit den gewählten Optionen werden ab 6.2 in den LocalLogs protokolliert, ebenso die wiederholten FiBu-Exportwarnungen. War es in 6.1 noch optional, wird ab 6.2 das FiBu-Protokoll automatisch erstellt und ebenso wie die automatisch erstellte FiBu-Warnliste als PDF archiviert.

Datenherkunft

Debitornummer

Vor dem FiBu-Abstellvorgang wird die Debitornummer für den Kunden ermittelt und in das gleichnamige Feld im Kundenstamm geschrieben, falls dieses nicht bereits befüllt ist. Diese Debitornummer wird dann für alle nachfolgenden Prozesse herangezogen.

Ausgangsrechnungen

MD-Ausgangsrechnungen werden grundsätzlich

gebucht; die Auftragspositionen werden je Buchungscode zusammengefasst.

Wareneinsätze

Der Wareneinsatz ist der Wert der verkauften Ware zum Einkaufspreis; die Verbuchung erfolgt mit

Garantien

Der Garantie-Debitor ist grundsätzlich der Garantie-Rechnungsempfänger; falls hinter dem Buchungscode ein Lieferant hinterlegt ist, wird versucht, damit den Lieferanten im Lieferantenstamm zu ermitteln und dessen (allgemeines) Konto zu verwenden.
Es ist möglich, bei Garantiebuchungen statt der bisher üblichen Splittbuchung auch eine Kopfzeilenbuchung durchzuführen.

Nicht aktivierter Schalter

Aktivierter Schalter „Kopfzeilenbuchung bei Garantien"

…

Verbuchung von Fahrzeugerlösen

Eine Fahrzeughandelsrechnung wird grundsätzlich auf die folgende Art und Weise verbucht.

Die Ermittlung des Fahrzeugerlöskontos erfolgt in der hier beschriebenen Suchreihenfolge:

Auftragsart, Steuercode, Fabrikat, Modellgruppe und Fahrzeugart
Auftragsart, Steuercode, Fabrikat, Modellgruppe und leere Fahrzeugart
Auftragsart, Steuercode, Fabrikat, leere Modellgruppe und Fahrzeugart
Auftragsart, Steuercode, Fabrikat, leere Modellgruppe und leere Fahrzeugart
Auftragsart, Steuercode, leeres Fabrikat, leere Modellgruppe und Fahrzeugart
Auftragsart, Steuercode, leeres Fabrikat, leere Modellgruppe und leere Fahrzeugart

Daraus ergibt sich, dass für die betreffende Art zumindest immer eine Konteneinstellung je Steuercode existieren sollte.

Verbuchung von Fahrzeugeinsätzen

Der im Karteireiter „Fahrzeughandel" Exklusiv-Einkaufspreis bildet zusammen mit dem Vorsteuercode die Basis für die Verbuchung des Fahrzeugeinsatzes. Je nach Auftragsart wird mit FNU (Neufahrzeuge) oder FGU (Gebrauchtfahrzeuge) unter Berücksichtigung von Fabrikat, Modellgruppe, Fahrzeugart und Vorsteuercode das betreffende Einsatz- und Bestandskonto gesucht.

Verbuchung von Gebrauchtfahrzeugen mit Differenzbesteuerung

Die Erlösbuchung eines differenzbesteuerten Gebrauchtfahrzeuges wird in zwei Buchungssätze aufgeteilt.

Zur Ermittlung des Kontos für den 0 %igen Erlös wird der „Code für Erlös ohne Steuer" bei der Verbuchungseinstellung für den betreffenden Steuercode herangezogen (= Es wird nochmals eine Kontenermittlung mit dem dort eingestellten Steuercode durchgeführt).
Falls vorhanden, wird für den Mehrerlös das Mehrerlöskonto herangezogen.

Verbuchung von Mindererlösen

Im Fall der Differenzbesteuerung kann es auch vorkommen, dass ein Händler ein Gebrauchtfahrzeug nur mit Verlust verkaufen kann und solche Geschäftsfälle auch gesondert in der FiBu ausgewiesen haben möchte, indem in der „FiBu-Steuerung Fahrzeughandel" das Aufwandskonto befüllt wird.

In einem solchen Fall wird eine Buchung „Aufwandskonto / Bestandskonto" mit dem Minderbetrag durchgeführt; ist jedoch die Option „Fahrzeugankäufe und Mindererlöse auf Einsatzkonto verbuchen" aktiv, so erfolgt die Buchung mit „Aufwandskonto / Einsatzkonto".

Es werden also folgende Buchungen durchgeführt:

Bei aktiver Option „Mindererlöse gegen Fahrzeugerlöse buchen" werden jedoch folgende Buchungen durchgeführt:

Verbuchung von Fahrzeugankäufen

Normalerweise werden Fahrzeugankäufe mit „Bestandskonto / Debitor" verbucht; ist jedoch die Option „Fahrzeugankäufe und Mindererlöse auf Einsatzkonto verbuchen" aktiv, so erfolgt die Buchung mit „Einsatzkonto / Debitor".

Kassenbuchungen

Das jeweilige Gegenkonto ist das je Kasse im Karteireiter „Kassenauswahl" definierte Gegenkonto.
Ein Kasseneingang wird zB mit „Gegenkonto lt. Kassenauswahl an Kontenzuordnungskonto", ein Kassenausgang mit „Kontenzuordnungskonto an Gegenkonto" verbucht.
Die Buchungsarten 1, 2 und 3 verwenden das in den Zahlungsarten hinterlegte Konto, ggf. das Anzahlungskonto; das Gegenkonto ist hier der zugeordnete Kunde.
Die Kassenbelegnummer ist grundsätzlich auch die Buchungsbelegnummer, in zweiter Linie können auch die Rechnungsnummer oder die Anzahlungsnummer (Unbare Anzahlung, wobei die unbaren Zahlungsarten keine Belegnummer erhalten sollen) herangezogen werden. Gleichartige Belege eines Auftrags (zB Splittung durch mehrere verwendete Steuercodes) können bei aktivierter Finanzmoduloption in eine einzige Buchung zusammengefasst werden. Als OP-Belegnummer wird die Rechnungsnummer verwendet.
Ist bei den Ein- und Ausgängen keine Kostenstelle definiert (Ältere Buchungen), wird versucht, diese über das verwendete Konto zu ermitteln.

Kassensammelbuchungen

Es besteht mit den Schaltern „Barrechnungen auf Zwischenkonto buchen und Kassensammelbuchungen durchführen" und „Kassen-Sammelbuchungsgegenkonto" die Möglichkeit, die Barrechnungen als Sammelbuchungen je Zahlungsart und Tag zu erstellen und diese auf ein Zwischen-Sammelbuchungsgegenkonto zu buchen.
Damit erfolgt die Buchung einer Bar-Ausgangsrechnung „Sammelbuchungsgegenkonto / Erlös 1 – n", der (je Tag und Zahlungsart summierte) Ausgleich erfolgt dann mit der Buchung „Zahlungskonto / Sammelbuchungsgegenkonto".
Bei den Kassen-Sammelbuchungen wird die Kassenberichtsnummer des aktuellen Tages als Belegnummer verwendet; damit Kassenbuchungen übergeleitet werden können, muss also zuvor auch der Tagesabschluss für die betreffende Kasse durchgeführt worden sein.

Anzahlungsverbuchung

Normalerweise erfolgt die Buchung einer Anzahlung in der Art „Zahlungskonto / Debitor"; um diese auf einem eigenen Konto ausweisen zu können, steht die Option „Anzahlungen über Anzahlungszwischenkonto buchen" zur Verfügung.
Damit erfolgt die Verbuchung der Anzahlung in der Art „Zahlungskonto / Anzahlungskonto", wobei das Anzahlungskonto je Zahlungsart in den Kassenbucheinstellungen definiert werden kann; nach der Rechnungsverbuchung erfolgt dann der Ausgleich durch „Anzahlungskonto / Debitor".

Verbuchung von internen Positionen

Interne Positionen können auf mehrere verschiedene Arten verbucht werden.
Sobald die Kostenarten aktiviert sind, erfolgt eine Verbuchung „Kostenart-Konto an Erlöskonto lt. Buchungscode". Andernfalls erfolgt die Verbuchung „Rechnungsempfänger an Erlöskonto lt. Buchungscode"; sofern es sich beim internen Rechnungsempfänger nicht um einen internen Kunden (Auftrg_AddOn + Kundentyp „INT") handelt, wird das „interne Konto" lt. Buchungscode als Debitor-Sollkonto herangezogen.

Die verwendete Kostenstelle hängt bei den Kostenarten-Buchungen vom Schalter „Interne Positionen splitten" ab:

Bcode → Nimm die Kostenstelle lt. Buchungscode
Kostenart → Nimm die Kostenstelle lt. Kostenart
Splitt → Gibt es sowohl beim Buchungscode, als auch bei der Kostenart eine Kostenstelle und unterscheiden sich diese, so werden zwei Buchungszeilen erstellt, wobei das Konto „Zwischenkonto für interne Splittbuchungen" verwendet wird.

Verbuchung von Eingangsrechnungen und Garantievergütungen

Die Datumsselektion geht bei den Eingangsrechnungen und Garantievergütungen auf das Buchungsdatum. Wenn keine Splittbuchungen erstellt werden sollen, wird ein künstlicher Kopfsatz aus den Einzelbuchungen generiert.

Verbuchung von Lagerbewegungen

Bei den Lagerbewegungen werden manuelle Bestandsänderungen und Inventurdifferenzen verbucht.
Als Belegnummer wird eine Nummer aus dem Nummernkreis „KBN" vergeben, die Kostenstelle ist die der Teilegruppe, der Steuercode wird dem Lagerbewegungscode entnommen.
Bei einem Zugang erfolgt eine Buchung „Bestandskonto / Erlöskonto lt. Lagerbewegungscode", ein Abgang wird „Aufwandskonto lt. Lagerbewegungscode / Bestandskonto" gebucht.

Für die Verbuchung der Lagerbewegungen braucht es zusätzlich

• eine Teilegruppe __DEF, dort wird das gewünschte Bestandskonto = Gegenkonto zu den Konten lt. Lagerbewgungscode eingetragen.
• die zweite Variante wäre, hinter jeder einzelnen Teilegruppe ein Bestandskonto zu hinterlegen.

Der Lagerbewegungscode UMS kann grundsätzlich auch übergeleitet werden.

Nur wenn alle Lagerbewegungen gebucht werden, kann die Differenz zwischen MD-Lagerwert und FIBU-Lagerwert gegen 0 gebracht werden.

Für die Änderungswerte des Lagerbewegungscode UMS gilt folgendes:

Der Änderwert in den Lagerbewegungen wird in der MD-Grid Anzeige zB für UMS-Bewegungen errechnet: Änderwert / Ändermenge.

Verbuchung der Fahrzeugertragsrechnung

• Eine Verbuchung von Ertragsrechnungspositionen ist grundsätzlich erst dann möglich, wenn der zugrunde liegende Fahrzeughandelsauftrag fakturiert ist.
• Bei der Datumsselektion muss entweder der Auftrag vom Rechnungsdatum in der ausgewählten Periode liegen oder das Rechnungsdatum kleiner dem Von-Datum sein und gleichzeitig das Änderungsdatum der Ertragsrechnungsposition im selektierten Zeitraum sein.
• Um Sollwerte mit Gültigkeit abstellen zu können, muss das Rechnungsdatum des Auftrags innerhalb der Gültigkeitsfristen liegen.

Bei Istwerten wird das Belegdatum auch für die FiBu herangezogen, bei Teilbeträgen wird je Teilbetrag ein Buchungssatz erstellt.
Buchungstext 1 entstammt der Fahrzeugertragsrechnungsposition, Buchungstext 2 ist die Fahrgestellnummer.
Das Belegdatum ist bei Istwerten das Ertragsrechnungs-Belegdatum, bei Sollwerten das Rechnungsdatum des Auftrags; wenn der Schalter „Buchungsdatum = Rechnungsdatum" aktiviert ist, wird dieses Datum auch als Buchungsdatum herangezogen, andernfalls das Tagesdatum.
Die Belegnummer entstammt bei Istwerten der Ertragsrechnungsposition, bei Sollwerten der Auftrags-Rechnungsnummer.

NoVA Ertragsrechnungscodes und Konto für Aktivierung und Rückforderung

Für Tageszulassungen/Kurzzulassungen muss die NoVA abgeführt werden und kann auch verbucht werden. Folgende Einstellungen sind dafür notwendig.

Ob diese NoVA-Aktivierung auch gebucht wird, kann mit den nachfolgenden Schaltern und direkt am FZG-Ertragsrechnungscode eingestellt werden.

Zusätzlich gibt es auch Einstellungen für die Fahrzeug-Anmeldung

Verbuchung von internen Fahrzeugumbuchungen

Bei der internen Fahrzeugumbuchung wird zwischen 2 Bestandskonten des eigenen Betriebs gebucht.
Sowohl beim Menüpunkt „Fahrzeug umhängen", als auch bei der Fahrzeuganmeldung wird versucht, eine Bestandsumbuchung zu erstellen. Damit eine solche durchgeführt wird,

• müssen sowohl der alte, als auch der neue Fahrzeugbesitzer den Kunden Neuwg/Gebwg oder einer Unterabteilung zugeordnet sein.
• sich entweder alter und neuer Fahrzeugbesitzer, alte und neue Fahrzeugart oder zumindest alter und neuer Betrieb (Kfzdat:Erf_Betrieb = alter Betrieb, aktueller Betrieb = neuer Betrieb) unterscheiden.
• muss die Option in den Fahrzeughandel-Moduloptionen entsprechend gesetzt sein (Script 459; Achtung: Wenn hier eine Checkbox statt der Combobox sichtbar ist, dann ist das Script nicht korrekt ausgeführt worden).

Die Belegnummer wird dem Nummernkreis „KBN" entnommen, die Bestandskonten werden der FiBu-Steuerung Fahrzeughandel entnommen.

Sollkonto:
Bestandskonto des „empfangenden" Fahrzeughalters (FGU bei gebrauchten bzw. FNU bei neuen Fahrzeugen unter Berücksichtigung der Fahrzeugart sowie ggf. Fabrikat und Modellgruppe des empfangenden Betriebs).

Habenkonto:
Bestandskonto des „liefernden" Fahrzeughalters (FGU bei gebrauchten bzw. FNU bei neuen Fahrzeugen unter Berücksichtigung der Fahrzeugart sowie ggf. Fabrikat und Modellgruppe des liefernden Betriebs).

Steuercode:
Falls vorhanden/befüllt, wird folgende Steuercode-Einstellung aus den Kommunikations-Moduloptionen herangezogen, andernfalls der Vorsteuercode aus dem Fahrzeugstamm.

Vorgeschlagener Einkaufspreis für Fahrzeug-Umbuchungen

Es kann nun für unterschiedliche Arten der Fahrzeug-Umbuchung der vorgeschlagene Einkaufspreis voreingestellt werden. Eine manuelle Änderung des zu verwendeten Einkaufspreis ist immer möglich und alle relevanten Preise werden immer angezeigt.