Generelle Information
In diesem Dokument sind die Einstellungen und die Abwicklung inkl. Verbuchung von Internen Teilelieferungen mit Kautionen zwischen ZENTRALE und FILIALE beschrieben.
Alle angeführten Codes sind Beispiele und müssen nicht zwingend in Ihrem System gleich lauten.
Eine Bedingung für eine flexible Abwicklung ist sicher, dass es für Teile und Kautionsteile jeweils eine eigene Produkterlösgruppe gibt.
Sollte für Teile und Kautionsteile dieselbe Produkterlösgruppe in Verwendung sein, dann kann diese feine Unterscheidung, wie nachfolgend dargestellt, nicht erreicht werden.
Konfiguration
Im Betrieb gibt es eigene Produkterlösgruppen für Kautionsteile und Kautions-Gutschrift. Ebenfalls sind jeweils eigene Buchungscodes dafür definiert.
Modul-Einstellungen
Teilehandel
Konfiguration der Zentrale für den Kautionsimport
Damit der Import der Kautionen aus der Filiale durchgeführt werden kann, ist der betreffende Schalter in den Teilehandels-Moduloptionen zu setzen (Rot).
Konfiguration der Filiale für den Kautionstransfer
- In der Filiale ist die Nummer des Betriebs, der die Rolle der Zentrale übernimmt, auszuwählen (Rot).
- Die orange markierten Schalter dürfen in Zentrale/Filiale jeweils nicht gesetzt werden, bei der Auftragsgenerierung sollten beide Betriebe mit den gleichen Einstellungen versehen werden.
- Um die Warenlieferung zwischen den Betrieben zu erleichtern, bietet es sich an, die entsprechende Auftragsoption auf „Auto“ oder „Manually“ zu setzen; bei manueller Einstellung wird bei jedem (Zwischenbetriebs-) Auftragsabschluss nachgefragt, ob für den belieferten Betrieb Wareneingangsbuchungen erstellt werden sollen, bei „Auto“ passiert dies ohne vorhergehende Abfrage.
Produkterlösgruppen
Die Produkterlösgruppe für Kautionsteile 000007 ist am Teilestamm bei allen Kautionsteilen zugewiesen.
Sie ist als Positionsart E = Teile angelegt
Buchungscodes
In den Buchungscodes gibt es für die Kautionsteile jeweils eigene Buchungscodes für alle Steuercodes in allen Kundenerlösgruppen (EXT_00, EXTSTD, INTSTD …)
Je nach Einstellung der FIBU sind bei den Buchungscodes Kostenstellen zugewiesen oder nicht. In diesem Beispiel sind für Externe und Garantie-Buchungscodes die KSt zugewiesen, bei Interen allgemein gibt es auch KSt.
Nur bei internen Buchungscodes für Interne Lieferungen sind keine Kostenstellen zugewiesen:
Der Buchungscode für Kautions-GS hat ebenfalls keine Kostenstelle zugeordnet.
Buchungslogik
Die Buchungslogik für die Produkterlösgruppe 000007 Kautionsteile ist nun in allen Kundenerlösgruppen und ggfs. noch in Abteilungen zugeordnet:
Für die Kundenerlösgruppe INTSTD ist hier nochmals der Überblick, wo man genau sieht, dass bei Auswahl der Abteilung INTLIEF auch der entsprechende Buchungscode zugeordnet ist - ohne Kostenstelle.
Ebenfalls ist in der Kundenerlösgruppe INTSTD mit der Abteilung INTLIEF auch die Produkterlösgruppe 000021 Kautions-GS zugeordnet – ebenfalls ohne Kostenstelle
Kostenart
In der Kostenart ist für die Interne Lieferung eine Einstellung getroffen – auch diese Einstellung ist ohne Kostenstelle
Interne Teilelieferung ZENTRALE an FILIALE
Auftragspositionen
Im Auftrag wird nun automatisch der entsprechende Buchungscode herangezogen (INLPF ohne Kostenstelle)
Buchungsinformationen
Auszug des Buchungsjournal (Finanz FIBU-Export)
Auszug des Excelprotokolls (Finanz FIBU-Export)
Auszug der Standard-Exportdatei (Finanz FIBU-Export)
Es werden für diese Buchung keine Kostenstellen ausgegeben
Kautions-Gutschrift in ZENTRALE an FILIALE
Abwicklung der Vergütung in Kautionsteileverwaltung
Alle gutzuschreibenden Kautionen werden als Protokoll ausgedruckt – Status Eingereicht oder Vergütet
Gutschrift für Filiale erstellen
Es wird ein Gutschriftsauftrag für die Filiale eröffnet. Abteilung muss INTLIEF sein.
Es wird ein weiterer Rechnungsempfänger I1 hinzugefügt, damit die entsprechenden Buchungscodes automatisch ermittelt werden können:
Es wird eine Sonstige Position mit der Nummer KAUTGS erfasst – für den Rechnungsempfänger I1. Der entsprechende Buchungscode INKAU wird automatisch ermittelt.
Als Kostenart wird INTLIEF ausgewählt. 
Beispiel der Faktura:
Buchungsinformationen
Auszug des Buchungsjournal (Finanz FIBU-Export)
Auszug des Excelprotokolls (Finanz FIBU-Export)
Auszug der Standard-Exportdatei (Finanz FIBU-Export)
Interne Teilelieferung Verarbeitung in FILIALE
Einstellung ER-Buchungscodes
Ob die ER über MOTIONDATA oder über die FIBU eingebucht wird ist nicht relevant. Hier ein Beispiel der Verbuchung der ER über MD:
Es ist ebenfalls keine Kostenstelle bei den Sonstigen Codes für ER eingestellt (Interne Lieferungen).
Für die Verbuchung der Teile lt. Produkterlösgruppe erfolgt die Einstellung über die Karteikarte MATERIAL.
Hier ist nun für den Lieferanten FOR eine Verbuchung bei Steuercode 0 = interne Lieferung (liegt hinter dem Lieferanten ZENTRALE = Alternativ-Lieferant für FORD-Teile).
Hinweis:
Wenn für den Alternativ-Lieferant keine eigene Einstellung gefunden werden kann, wird der Haupt-Lieferant des betroffenen Teiles (und der Produkterlösgruppe) autom. ermittelt und die Verbuchung von dort genommen.
Beispiel ER für Teilelieferung von ZENTRALE
Der Wareneingang wurde über den Lieferpool intern bereits durchgeführt!
Hier werden nun die Kopfdaten der ER lt. Faktura der Zentrale erfasst.
Es wird die ZENTRALE als Lieferant ausgewählt.
Bei den Positionen wurde der Lieferschein zugeordnet. Die Summe der Kaution wird als Sonstige Position erfasst und dann entsprechend gebucht.
Entspricht die Summe der Einzelpositionen, der Gesamtsumme am ER-Kopf, kann die ER abgeschlossen werden und steht somit zum FIBU-Export bereit.
Beispiel ER für Kautions-Gutschrift von ZENTRALE
Hier werden nun die Kopfdaten der ER lt. Gutschrift der Zentrale erfasst.
Die Summe wird nun mit Minus erfasst, da eine Gutschrift gebucht wird.
Es wird die ZENTRALE als Lieferant ausgewählt.
Die Summe der Kautions-GS wird als Sonstige Position erfasst (Minus) und dann entsprechend gebucht.
Entspricht die Summe der Einzelpositionen, der Gesamtsumme am ER-Kopf, kann die ER abgeschlossen werden und steht somit zum FIBU-Export bereit.
Buchungsinformationen
Auszug des Buchungsjournal (Finanz FIBU-Export)
Auszug des Excelprotokolls (Finanz FIBU-Export)
Auszug der Standard-Exportdatei (Finanz FIBU-Export)
Es werden keine Kostenstellen bei Internen Lieferungen gebucht.
Beispiel für Kautionsprozess
Der Kautionsteileprozess ist abhängig vom Teilehandelsmodulschalter "Kautionsteile: Lagerbewegung bei Initialbuchung durchführen".
Im vorliegenden Beispiel existiert für die Teilenummer 4711 eine Kautionsteilenummer 4711-K, welche für 4711 im Teilestamm (Karteireiter Stamm 3) als Kautionsteilenummer hinterlegt wird.
"iNITIALBUCHUNG DURCHFÜHREN" IST DEAKTIVIERT
Hier wird bei der Aufbuchung der Teilenummer 4711 für 4711-K keine Lagerbewegung durchgeführt.
Serviceauftrag mit aktivierter Servicemoduloption
| Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
| Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Serviceauftrag. | +1 | 0, d.h. keine Lagerbewegung | 0 |
| Ist die Servicemoduloption "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen" aktiviert, erfolgt - da das betreffende Fahrzeug ja vor Ort in der Werkstatt steht - automatisch auch die Erfassung einer Minus-Auftragsposition, da der Kunde quasi automatisch schon den "Altteil" geliefert hat und somit keine Kaution verrechnet werden muss. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
| Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. | -1 | 0 |
Teilehandel bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Moduloption
| Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
| Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Teilehandel (bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Option "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen"); man geht davon aus, dass der "Altteil" vom Kunden zu einem separaten Zeitpunkt zur Werkstatt zurückgebracht wird). | +1 | 0, d.h. keine Lagerbewegung | 0 |
| Nach der Fakturierung wird zu einem späteren Zeitpunkt via Statistikabfrage ein Kautionsgutschriftsauftrag erstellt. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
| Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. | -1 | 0 |
"Initialbuchung durchführen" ist aktiviert
In diesem Fall geht man davon aus, dass mit dem Wareneingang für Teilenummer 4711 gleichzeitig auch ein Warenzugang in gleicher Menge für 4711-K durchgeführt wird.
| Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
| Erfassung eines Wareneingangs für 4711 bzw. 4711-K. | +1 | +1 | |
| Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Serviceauftrag. | +1 | -1 | 0 |
| Ist die Servicemoduloption "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen" aktiviert, erfolgt - da das betreffende Fahrzeug ja vor Ort in der Werkstatt steht - automatisch auch die Erfassung einer Minus-Auftragsposition, da der Kunde quasi automatisch schon den "Altteil" geliefert hat und somit keine Kaution verrechnet werden muss. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
| Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. | -1 | 0 |
Teilehandel bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Moduloption
| Aktion | Auftragspositionsmenge Kaution | Lagerbewegung für Kaution | Lagerstand Kaution |
|---|---|---|---|
| Erfassung eines Wareneingangs für 4711 bzw. 4711-K. | +1 | +1 | |
| Erfassung einer Auftragsposition für 4711 mit Menge 1 im Teilehandel (bzw. Serviceauftrag ohne aktivierte Option "Bei Kautionsteilen automatisch die Kautionsgutschrift erfassen"); man geht davon aus, dass der "Altteil" vom Kunden zu einem separaten Zeitpunkt zur Werkstatt zurückgebracht wird). | +1 | -1 | 0 |
| Nach der Fakturierung wird zu einem späteren Zeitpunkt via Statistikabfrage ein Kautionsgutschriftsauftrag erstellt. | -1 | +1 (= Rückgabe als Wareneingang) | +1 |
| Rücksendung des Altteiles in Form eines Retourlieferscheins. | -1 | 0 |