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Allgemein
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Allgemeine Informationen
Die nachfolgende Dokumentation umfasst eine Kurzbeschreibung für das Erstellen von (Aufgaben-)Mails auf Basis von generischen (Hersteller-) HTML-Mailvorlagen.
Freischaltung
Für die Freischaltung dieses Moduls in Ihrem DMS wenden Sie sich bitte an an das MOTIONDATA VECTOR unseren MOVEC Service-Desk Team.
Konfiguration
SMS-Reminder-Service
Entsprechend konfigurierter Email-Versand inkl. konfigurierten Für den E-Mail Versand aus den Selektionen ist der MOTIONDATA SMS-Reminder - Service erforderlich. Für die Freischaltung und Konfiguration,
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Für die erstmalige Einrichtung des "MOTIONDATA SMS-Reminder Service" wenden Sie sich bitte an |
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unseren MOVEC Service-Desk |
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Impressum Daten
Die erforderlichen Impressum-Daten werden (wie üblich) in Ihrem DMS im Menüpunkt System /→ Optionen unter "Mandant" definiert. Diese werden in bzw. "Betrieb" hinterlegt und innerhalb von E-Mail- und/oder SMS-Texten, Textblöcken sowie in den HTML-E-Mailvorlagen verwendet.
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Alle Felder der System → Optionen → Betriebsdaten sowie aus dem Mandanten sind in den Aufgaben-Selektionen und auch den HTML-Vorlagen für SMS, Mailtexte und HTML-Vorlagen ansprechbar. Die Stellen in der HTML-Vorlage, an denen firmenspezifische Daten aufscheinen sollen, sind mit Variablen versehen, die auf Betriebs- und Mandantendaten verweisen. Im HTML-Vorschaudialog sowie beim Erstellen der eigentlichen HTML-Selektion werden die Variablen dann durch den entsprechenden Textinhalt ersetzt.
HTML-Dateien
HTML-Mailvorlagen werden unter im Verzeichnis MD_DAT_MAIN, im im Ordner "HtmlMailTemplate, " abgelegt.
Bei Erhalt eines neuen Templates (beispielsweise vom Hersteller), kann die neue betroffene HTML-Datei vom via Outlook Mail per Drag & Drop direkt in den (geöffneten) Ordner-Dialog gezogen werden.
Prozessbeschreibung
Die Funktion "HTML-Mailvorlage Funktionalität ist unter Selektionen, im KR " ist über folgende Schritte aufrufbar: Menü Aufgaben → Selektionen → Karteireiter "E-Mail/SMS Versand im " - Abschnitt "E-Mail" zu finden.
E-Mails können entweder mit einer HTML Mailvorlage oder mit dem Textbaustein und veränderbarem Mailtext (inkl. Variablen) generiert werden.
Über den Ordner - Knopf 
kann über den dann geöffneten Ordnerdialog
Da muss die HTML Mailvorlage Option aktiviert werden.
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Über das Ordner-Symbol 
kann eine bereits existierende HTML-Mailvorlage ausgewählt werden.
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Bei Erhalt eines neuen Templates kann der Benutzer out-of-the-box die neue HTML-Datei vom Outlook Mail per Drag & Drop direkt in den (geöffneten) Ordnerdialog ziehen. |
Der Bei Betätigung des Vorschau-Knopf 
öffnet ein Fenster, in dem die HTML-Seite dargestellt wird. Die in der Mailvorlage hinterlegten Betriebsvariablen werden sofort umgeschlüsselt, andere Variablen aber nicht, da dafür die Selektion bereits ausgeführt sein müsste.
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Buttons 
öffnet sich die Vorschau der ausgewählten HTML-Vorlage, wobei die auf der Seite hinterlegten Betriebsinformationen bereits mit den Basis-Daten (siehe Menüpunkt System/Optionen/Betrieb) versehen sind. Etwaige weitere Feldinhalte, welche auf den Feldinhalt der Selektion angewiesen sind, können zu diesem Zeitpunkt noch nicht umgeschlüsselt werden, da hierfür das (zu diesem Zeitpunkt noch nicht vorhandene) Datenergebnis der Selektion benötigt wird.
Über die Aufgaben-Selektion kann grundsätzlich JEDES Feld in ein HTML-Template integriert und folglich auch angesprochen werden, beispielsweise für personalisierte HTML-E-Mails; diese Felder können jedoch in der Vorschau noch nicht dargestellt werden, da zu diesem Zeitpunkt das Datenergebnis der Selektion noch ausständig ist.
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Die am gleichen Karteireiter via Combobox ausgewählte E-Mail-Adresse für den Mail-Versand - was immer hier ausgewählt wird, muss auch als Feld im KR Feldauswahl Karteireiter „Feldauswahl“ existieren bzw. auch ebenso in den Stammdaten über einen entsprechenden Dateninhalt habenverfügen (d.h. wenn beispielsweise die Privat-Emailadresse des Kunden ausgewählt ist, muss dort auch eine gültige Adresse hinterlegt sein, um eine Mail-Generierung auslösen zu können).
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Die HTML-Mailerstellung wird dann mit „Senden über die Menüfunktion "Senden an eMail/Newsletter“ durchgeführt. (Auf abgeschlossen. Bitte achten Sie auf die Sendezeit achten!)
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