Allgemeine Informationen

Sie können durch Aktivieren der Datev - Schnittstelle die Buchhaltungsdaten aus CDP übernehmen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen mit Ihrer Datev Buchhaltung zur Verfügung:

• Buchungen und Kundendaten abstellen

• Kundensalden von Datev in CDP übernehmen (Zusatzmodul ISA - Saldenübernahme (Fibu/Dokumentation/CDP/DE) )

• Kassendaten übernehmen (Zusatzmodul IKS)

• Eingangsrechnungsdaten Fahrzeuge übernehmen (Zusatzmodul IFB)

• Eingangsrechnungsdaten Ersatzteile übernehmen (Zusatzmodul IEP)

• statistische Daten abstellen (Statistische Daten per csv für Datev Import (XSO - Snap-on Finanzbericht/Fibu/Dokumentation/CDP/DE))

Einstellungen in CDP

Steuerungen FIBU/Statistiken

Zu den Steuerungen FIBU / Statistiken gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → FIBU / Statistiken.

Open

In dem Feld "Art der FIBU-Schnittstelle" tragen Sie den Wert 5 für die Datev-Buchhaltung ein.
Das Feld "Teilbuchung Brutto/Netto" muss den Wert 1 enthalten, da die Datev Buchhaltung Nettobeträge erwartet.
Mit der Einstellung "Buchen über Verrechnungskonten" erfolgen die Buchungen über die Interimskonten in der Datev Buchhaltung.

Alle anderen Einstellungen, wie detailliert Sie die Buchungen wünschen, können Sie selbst auswählen.

FiBu-Steuerungen 

In dieser Maske erfassen Sie die Datev Berater-/ Mandantennummer und definieren ob die Daten festgeschrieben werden sowie den Präfix für die Debitorenkonten.

Die FiBu-Steuerungen finden Sie aus dem Hauptmenü unter Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → FiBu-Steuerungen.

Open

DATEV Präfix Debitorenkontonummer 
Zulässige Werte: LEER, N, 1, 2, 3, 4, 5, 6
In der Schnittstelle zu DATEV unterscheiden sich die Personenkontonummern zu den Sachkonten anhand der Kontonummernlänge.
Die Personenkonten müssen um eine Stelle länger als das Sachkonto sein.

Fixieren Sie hier mit welchem Präfix die Kundennummer übergeben wird:
LEER    = die Kundennummer wird am Ende um eine '0' ergänzt. z.B. die Kundennummer 123123 wird als 1231230 übergeleitet
N          = die Kundennummer wird unverändert abgestellt
1 bis 6 = die Kundennummer wird am Beginn mit dem angegeben Wert ergänzt
                z.B. ist hier der Wert '1' eingetragen, so wird die Kundennummer 123123 wird als 1123123 übergeleitet

DATEV Berater / DATEV Mandant
Hinterlegen Sie die Berater- und Mandantennummer für die Schnittstelle zur DATEV. 

DATEV Festschreibekennzeichen 
Hier definieren Sie mit welchen Festschreibekennzeichen lt. GoB die Buchungen für die DATEV Buchhaltung übermittelt werden.
0       = nicht festschreiben
1       = festschreiben

Beim Reiter "Buchungslogik Verrechnung" definieren Sie die Interimskonten für Sachbuchungen:

Diese Interimskonten werden auf jeden Fall benötigt, unabhängig ob in den Steuerungen FIBU / Statistiken "Buchen über Verrechnungskonten" aktiviert wurde.

Steuercodes

In den MWSt-Sätzen muss

• der Buchungsschlüssel

• das Interimskonto (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)

für diesen Steuersatz hinterlegt werden.

Die Interimskonten werden nur benötigt wenn in den Steuerungen FIBU / Statistiken "Buchen über Verrechnungskonten" aktiviert wurde. 
Bei Buchungen ohne Interimskonten muss der Buchungsschlüssel 3 stellig hinterlegt werden!

Die MWSt-Sätze finden Sie aus dem Hauptmenü unter Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Mehrwertsteuersätze.

Lieferantenkonten für IEP/IFB

Wenn die Zusatzmodule integrierte Fahrzeugbuchungen bzw. integrierte Ersatzteilrechnungsprüfung installiert sind, dann muss im CDP beim Lieferanten die entsprechenden Buchhaltungskonten hinterlegt werden.

Die Pflege der Lieferantendaten finden Sie in CDP, ausgehend vom Hauptmenü, unter Datenpflege → Stammdaten → Lieferanten.

individuelle Informationen Datev Buchhaltung 

FiBu-Steuerungen 

Die FiBu-Steuerungen finden Sie aus dem Hauptmenü unter Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → FiBu-Steuerungen

Kundenkategorie CDP für Stammdaten 

Kundenkategorie abstellen 
Hier können Sie definieren, dass das Feld Kundenkategorie aus dem Kundenstamm in die Schnittstelle zur DATEV im Feld 'Kundenindividuell 1' abgestellt wird.
LEER = die Kundenkategorie wird nicht abgestellt
1       = die Kundenkategorie wird abgestellt

Steuerungen FIBU/Statistiken

Zu den Steuerungen FIBU / Statistiken gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → FIBU / Statistiken.

Buchung von Nullrechnungen/ Generalumkehr

Um die Funktion zu aktivieren müssen Sie den Schalter beim Feld 'Buchen Kostenlos-Rechnung' auf den Wert '1' setzen.
Es erfolgt die Buchung über einen fiktiven Rechnungsbetrag von 0,01 EUR, diese Buchung wird mit dem Kennzeichen für Generalumkehr sofort wieder storniert.

In den FiBu-Steuerungen muss das Interimskonto für Erlös / Differenzen hinterlegt werden (Kapitel FiBu-Steuerungen)

Feldbelegung KOST2

Hier können Sie definieren welche Information im Feld KOST2 in die Schnittstelle zur DATEV abgestellt wird, in Ihrer DATEV Buchhaltung unterstützt dies für gezielte Auswertungen.

DATEV Feldbelegung KOST2 

LEER = bei Erstellung einer Gutschrift die Belegnummer der urspr. Rechnung 
1       = bei Fakturen von Handelsfahrzeugen wird der Verkäufer, bei GW-Gutschriften von Gebrauchtfahrzeugen der Einkäufer abgestellt
2       = die Fahrgestellnummer wird in der vorgegebenen Länge abgestellt (siehe Feld Länge Fahrgestellnummer)

Bitte kontaktieren Sie unbedingt vor der Einstellung Ihren zuständigen Betreuer bei Datev!

DATEV Länge Fahrgestellnummer

In diesem Feld können Sie definieren, in welcher Länge die Fahrgestellnummer in das Feld KOST2 abgestellt werden soll.
8     = die letzten 8 Stellen der Fahrgestellnummer
17   = die komplette Fahrgestellnummer 

Zusatzinformationen

Um eigene Zusatztexte für die DATEV zu aktivieren müssen Sie den Schalter beim Feld 'DATEV Zusatztexte' auf den Wert '1' setzen.

In Zusammenarbeit mit DATEV wurden folgende Informationen vereinbart:

Leistungsdatum (Leistungsperiode) für Ausgangsbelege

Das Leistungsdatum bewirkt die ertragssteuerliche Betrachtung (betriebswirtschaftliche Perioden-Zuordnung) und die korrekte Meldung der Umsatzsteuervoranmeldung, da die Umsatzsteuer ausschließlich in der Leistungsperiode fällig ist.

Ein Leistungsdatum kann bei DATEV nur mit einem Personenkonto genutzt werden, bei internen Rechnungen wird das Leistungsdatum nicht unterstützt!

Aufgrund der Interimskonten-Nutzung ergibt sich eine veränderte Nutzung der Datumsfelder im Buchungssatz!
Das Datum der Erlös-/Sachkontobuchungen (inklusive VAK-Buchungen) weisen auf das Leistungsdatum und nicht mehr auf das Rechnungsdatum hin.
Für Sie entsteht der Vorteil alle Sachkontobuchungen korrekt/gewünscht der Leistungsperiode zugeordnet und ausgewertet zu erhalten.

Bitte halten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache vor der Aktivierung!

Beachten Sie unbedingt den Zeitpunkt der Aktivierung!
Aktivieren Sie die Funktion nur nach einem Tagesabschluss in CDP (Verarbeitung der Buchungen für DATEV) UND bevor die erste Rechnung erstellt wird!

Einstellungen

Um die Funktion zu aktivieren müssen Sie in den Parameter Allgemein den Schalter beim Feld 'Leistungsdatum' auf den Wert '6' setzen.

Die Parameter Allgemein finden Sie aus dem Hauptmenü unter Datenpflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → Parameter Allgemein 

Leistungsdatum Vorschlagswert 
In diesem Feld können Sie festlegen ob ein Vorschlagswert angezeigt werden soll oder nicht (als Vorschlagswert gilt das aktuelle Tagesdatum)
LEER = Kein Vorschlagswert für Leistungsdatum
1       = Vorschlagswert für Leistungsdatum aktiv

Leistungsdatum Toleranz von 
In diesem Feld können Sie festlegen, wieviele Tage das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweichen darf.
0         = das Datum darf nicht vor dem Rechnungsdatum liegen
1-998 = Anzahl Tage, die das Leistungsdatum zurückliegen darf
999    = das Datum wird nicht geprüft

Leistungsdatum Toleranz bis

Es muss der Wert 0 eingestellt sein, dies bedeutet dass das Leistungsdatum nicht nach dem Rechnungsdatum liegen darf!
Es ist in DATEV unzulässig dass das Leistungsdatum nach dem Rechnungsdatum liegt!

Ermittlung des Periodendatums

Bei Werkstattrechnungen wird das erfasste Leistungsdatum beim Auftragsabschluss (Feld Leistungsdatum) als Periodendatum verwendet.

Bei Rechnungen aus dem Fahrzeughandel wird das Periodendatum wie folgt ermittelt:

• Rechnungen und Beleggutschriften zu Rechnungen das  'Auslieferungsdatum'  (Feld Auslieferungsdatum)

Bei Beleggutschriften wird der Inhalt des Feldes 'Auslieferungsdatum' neu in den Beleg übernommen, d.h. dass das Leistungsdatum gegenüber der ursprünglichen Rechnung abgeändert werden kann

• Anzahlungsrechnungen wird das Fälligkeitsdatum lt. Zahlungskondition gedruckt, sonst ist das Leistungsdatum gleich dem Belegdatum.

Auf Gutschriften zu Anzahlungsrechnungen wird das selbe Datum wie auf der Anzahlungsrechnung verwendet

Voraussetzungen

Es müssen in den Steuerungen FIBU / Statistiken folgende Parameter gesetzt sein:

• Barrechnung auf Debitor 

• Wareneinsatzbuchung mit Belegnummer

• Sortierung Schnittstelle nach Belegnr.

Zu den Steuerungen FIBU / Statistiken gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege → Firmendaten Allgemein → Steuerungen → FIBU / Statistiken.

Steuerdatum („Posteingangs-Datum“)  für Eingangsbelege

Das Datum für die Steuerperiode ist nur für die Vorsteuer relevant und wird bei der Umsatzsteuervoranmeldung in DATEV berücksichtigt. (das Feld gibt es nur in der Schnittstelle 'Datum Zuord. Steuerperiode')

Einstellungen

Um die Funktion zu aktivieren müssen Sie in den Steuerungen/ Standardwerten das Belegeingangsdatum zwingend setzen.

Beim Feld 'Belegeingangsdatum Toleranz in Tagen' können Sie angeben wie viele Tage das eingegebene Belegdatum vom aktuellen Systemdatum zurückliegen darf.

Die Einstellungen finden Sie für

• Eingangsbelege Sonstige Aufwände/ Erträge Fahrzeughandel

Menü Fahrzeughandel → Sonstige Aufwände und Erträge → Firmendaten Sonst. Aufwände und Erträge → Parameter Sonstige Aufwände/ Erträge

• IFB HF-Eingangsrechnungen

Menü Fahrzeughandel → Zusätze Fahrzeughandel → IFB HF-Eingangsrechnungen → IFB Steuerungen/ Standardwerte

• IEP Eingangsrechnungen Ersatzteile

Menü Lager → Bestellwesen → Warenzugang → IEP ET-Eingangsrechnungsprüfung → IEP Steuerungen/ Standardwerte

Datenexport

In den Parametern der FIBU - Überleitung definieren Sie wo die Schnittstellen auf der iSeries abgestellt werden sollen, diese Daten werden als csv Datei verarbeitet ausgegeben.

Die FIBU-Überleitung finden Sie aus dem Hauptmenü unter Datenpflege → Firmendaten Verrechnung →  Finanzbuchhaltung → FIBU-Überleitung.

Verzeichnisse/ Dateien

Zu den Verzeichnis- und Datei Einträgen gelangen Sie aus dem Hauptmenü über Diverse Hilfsarbeiten → Allgemeine Arbeiten → Verzeichnisse/ Dateien.

Erstellen Sie die Einträge für die Schnittstelle der Buchungen (DTV.EXPBU) wie in der obigen Abbildung dargestellt.

Verzeichnis: &1 = Ersetzungszeichen für die Betriebsnummer/ Angabe Ihres gewünschten FiBu- Ordners

Wenn Sie den Datev Ordner zur Übernahme über alle Betriebe wünschen definieren Sie beim Verzeichnis nur DTV

Erstellen Sie den Eintrag für die Schnittstelle der Stammdaten Debitoren (DTV.EXPSD), achten Sie darauf das selbe Verzeichnis wie bei den Buchungen zu verwenden.

csv Files für die Übernahme

Verbinden Sie ein Netzlaufwerk zur iSeries mit den definierten Verzeichniseinträgen (siehe Verzeichnisse/ Dateien) am PC.
Die Verbindung muss immer auf dem PC aktiv sein, auf dem der Datev – Import aufgerufen wird!

Inhalt der csv Namen:

EXTF_Buchungen_001_JJJJMMDD_hhmmss_JJJJMM_RA

001 - Betriebsnummer CDP
JJJJMMDD_hhmmss - Erstellungsdatum und Uhrzeit
JJJJMM - Jahr / Monat der Periode
RA: alle Basis Buchungen
RE_H: Eingangsrechnungen Fahrzeuge Lieferantenbuchungen
RE_HKD: Eingangsrechnungen Fahrzeuge Kundenbuchungen
RE E: Eingangsrechnungen Ersatzteile
Kasse: Kassenbuchungen
GWR: Garantierückvergütung (Ford)
AFR: Allgemeine Fakturation Renault