Allgemeine Informationen

Im Menü "Statistische Daten abstellen DATEV" wird ein csv-File der statistischen Daten für den Import in die (Datev) Buchhaltung erzeugt.

Systemvoraussetzungen

Folgende Module müssen installiert sein:

• XSO Snap-on Finanzbericht

• IBD Betriebsdatenerfassung

• IFB Fahrzeugbuchung

Ablauf

Das Menü befindet sich: Daten Pflege →  Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → Statistische Daten abstellen DATEV.

Open

oder:

Open

Die Daten werden immer kumuliert ab Geschäftsjahresbeginn erstellt.

Da die Daten immer kumuliert übernommen werden wird automatisch ein Stornofile der Buchungen zur Vorperiode erstellt. 

Statistische Daten abstellen

Der obere Bereich dient für Informationen und Eingabe der Parameter für die Erstellung der Daten.

Es werden folgende Vorschlagswerte beim Einstieg angezeigt:

• Das Vormonat für die Periode 

• Die Einstellungen aus den Menü "Parameter für Datengenerierung"

Sie können wählen ob Sie die Daten angezeigt haben möchten oder das csv-File für die Datev Übernahme erstellt werden soll.

Wenn Sie den Button "Daten nur anzeigen ohne abzustellen" wählen, läuft mit der angegebenen Auswahl die Erstellung der Daten, dies kann mehrmals pro Periode aufgerufen werden.

Unabhängig der getroffenen Auswahl erhalten Sie eine Meldung wenn die Erstellung fertig ist, diese bestätigen Sie und die Daten werden Ihnen angezeigt:

Die Daten können zur weiteren Verwendung in ein Excel exportiert werden.

Aufruf Historie

In diesem Menüpunkt können Sie nachvollziehen welche abgestellten Daten pro Periode mit welchen Parametern erstellt wurde:

Wenn Sie eine gewünschte Periode auswählen, werden Ihnen die Detaildaten angezeigt und können ins Excel exportiert werden:

Auswertungen

Der Aufruf erfolgt im CDP-Hauptmenü > Daten Pflege > Firmendaten Verrechnung > Finanzbuchhaltung > Statistische Daten abstellen DATEV > Auswertungen.

Die erstellten Daten werden immer kumuliert nach Konto/ Kostenstelle erstellt, um dies zu kontrollieren können Sie mit den Auswertungen die Detaildaten abrufen.

Jeder Report wird für den Druck ebenfalls kumuliert angezeigt, mit dem Excelexport erhalten Sie die entsprechenden Detaildaten wie Handelsfahrzeug- / Auftragsnummer. 

Hier können Sie dann in die Detailanalyse gehen und mit den Detaildaten direkt im CDP (Fahrzeug, Auftrag, Teil) nachsehen.

Parameter für Datengenerierung

Hier können Sie einstellen welche Werte sie in den statistischen Daten wünschen und welche Marken berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie die Daten automatisch generiert haben möchten, wählen Sie den Exporttag des Monats aus, an diesem Monatstag läuft automatisch die Erstellung der statistischen Daten für die Vorperiode. Weiters ist es notwendig im CDP unter dem Menüpunkt "Schedulereinträge" einen Eintrag für "Datev Export" zu erstellen und zu aktivieren, sofern er nicht schon existiert. Dieser sollte jeden Tag zumindest einmal ausgeführt werden.

z.B.

Da bei vielen Herstellern das Bestandskonto den statistischen Werten zugeordnet werden kann, stehen Ihnen für den Fahrzeug- / Teilebestand diese Definitionen zur Verfügung:

• EUR Gesamtbestand + Standzeiten/ Teilealter generieren

• EUR Wert nur nach Standzeiten/ Teilealter generieren

• keine Generierung der Werte 
  
  

Für die Bestandsfahrzeuge (Handelsfahrzeuge) definieren Sie mit welcher Preisgrundlage die statistischen Werte erstellt werden. 

• Einkaufspreis
  Der Einkaufspreis entspricht der Eingangsrechnung bzw. Ankaufsgutschrift

• Einkaufspreis mit werterhöhenden Buchungen
  Es werden zum Einkaufspreis alle Buchungen berücksichtigt welche den Parameter WE-wirksam definiert haben. (interne Rechnungen, sonstiger Aufwand / Ertrag)

Das Exportverzeichnis wird Ihnen zur Information angezeigt, dieses entspricht den Verzeichnis der Buchhaltungsüberleitung.

Einstellungen

Da dieses Modul nur für SKR51 Kunden ist, müssen die Grundeinstellungen im CDP für SKR51 vorhanden sein. Diese sind hier aufbereitet:

https://motiondata-vector.atlassian.net/l/cp/M8jHfTNj

Kontierung Bestand

Kontrollieren Sie die Kontierungen beim 'Werkstattbereich eigenes Bestandskonto'. (Menüpunkt: FIBU / Statistik, Reiter FIBU 2)

Sollte keine Kontierung vorhanden sein erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Generierung der Daten!

Kontierung Personal

Im Personalstamm muss bei den Mitarbeitern, welche als Mechaniker gekennzeichnet sind, die Zuordnung der Kostenrechnungsmerkmale erfolgen.
Diese Eingaben erfolgen in den Feldern  'Bereichskonto/ -art'.

Für die Zuordnung der Kostenrechnungsmerkmale gibt es folgende Möglichkeiten:

• fixe Hinterlegung, z.B. Kostenrechnungsmerkmale aus der Lohnverrechnung

• variable Zuordnung, hier beachten Sie bitte die angeführten Punkte um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten 

• Verteilerschlüssel, dieser wird übermittelt und wird in der Finanzbuchhaltung entsprechend aufgeteilt

fixe Zuordnung des Kostenrechnungsmerkmals

Hinterlegung des kompletten Kostenrechnungsmerkmales im Personalstamm.

variable Zuordnung des Kostenrechnungsmerkmals

Hinterlegung einer variablen Zuordnung muss an den ersten vier Stellen #STG enthalten, danach folgt die Angabe der zugeordneten Statistikgruppe wie Mechaniker, Spengler, usw.
Wird eine falsche oder nicht definierte Statistikgruppe in Herkunft/Produkt FiBu verwendet wird die Buchung mit den Defaultwerten (Steuerungen FiBu / Statistiken) durchgeführt!

Prozessbeschreibung der Datenerstellung

Ausgabe der csv Files zur Übernahme in die Datev Buchhaltung

Die csv Dateien werden im gleichen Verzeichnis Ihrer Buchhaltungsfiles erstellt.

Erkennbar sind diese Files anhand der Bezeichnung:

• "StatistischeDaten_999999_99999_001_JJJJMMDD_hhmmss_JJJJMM"

• "StornierungStatistik_999999_99999_001_JJJJMMDD_hhmmss_JJJJMM"

Inhalt der csv Namen:

999999 - Datev Beraternummer
99999 - Datev Mandantennummer
001 - Betriebsnummer CDP
JJJJMMDD_hhmmss - Erstellungsdatum und Uhrzeit
JJJJMM - Jahr / Monat der Periode

Werkstatt

F 9140 Werkstattdurchgänge

Berechnung Werkstattdurchgang
Ein Auftrag wird als ein Werkstattdurchgang gewertet, unabhängig ob mehrere Rechnungen zu diesem Auftrag gestellt wurden.

Die Kennzahl ist nicht je Abteilung darstellbar, dies bedeutet das Kostenrechnungsmerkmal wird wie folgt ermittelt:

• Marke laut Auftrag

• Standort laut Betrieb 

• KST 41 

• Absatzkanal  00

• KSt-Träger    00

F 9141 Anwesenheitsstunden

Anwesenheits- / Produktivstunden
Die Abfrage erfolgt nur für die Mitarbeiter welche das Kennzeichen "Mechaniker" gesetzt haben.
Die Zuordnung der Kostenstellen (KRM) erfolgt nach der Definition im Personalstamm.

In IBD wird die Anwesenheit aller Mitarbeiter gerechnet, in den Abfragen für die statistischen Daten werden nur Mechaniker gerechnet.
Auch inaktive Mitarbeiter werden berücksichtigt, die Leistung muss in dem Zeitraum erfolgt sein. 

F 9142 produktive Stunden

Anwesenheits- / Produktivstunden

Die Abfrage erfolgt nur für die Mitarbeiter welche das Kennzeichen 'Mechaniker' gesetzt haben.
Die Zuordnung der Kostenstellen (KRM) erfolgt nach der Definition im Personalstamm.

Die Produktivzeit ist die Summe aller Nettozeit der Stempelungen, welche eine Zeitart mit Arbeitszeit produktiv gesetzt haben.
Die produktiven Stunden werden für die Buchung auf ganze Stunden aufgerundet.

In IBD wird die Anwesenheit aller Mitarbeiter gerechnet, in den Abfragen für die statistischen Daten werden nur Mechaniker gerechnet.
Auch inaktive Mitarbeiter werden berücksichtigt, die Leistung muss in dem Zeitraum erfolgt sein. 

F 9143 fakturierte Stunden intern

Die verrechneten Stunden aus Aufträgen, welche intern abgerechnet wurden, in dem Rechnungszeitraum.

F 9144 fakturierte Stunden extern

Die verrechneten Stunden aus Aufträgen, welche extern abgerechnet wurden, in dem Rechnungszeitraum.

Teilebestand

Grundlage ist der durchschnittliche Einkaufspreis für die Ermittlung des Bestandes.

• Es werden nur Teile mit Buchungskennzeichen 'J' berücksichtigt.

• Es werden nur Teile, welche nicht als Wertlos gekennzeichnet wurden, enthalten.

9154 Teilebestand in €

Es werden nur Teile wo die Menge ungleich 0 ist berücksichtigt. (Dies bedeutet dass Minuslagerstände berücksichtigt sind.)

Lagerdauer 9155 - 9160

9155 bis 30 Tage Lagerdauer in €
9156 31 - 60 Tage Lagerdauer in €
9157 61 - 90 Tage Lagerdauer in €
9158 91 - 180 Tage Lagerdauer in €
9159 181 - 360 Tage Lagerdauer in € (Risikobestand)
9160 über 360 Tage Lagerdauer in € (Risikobestand)

Das Alter wird berechnet: Aktuelles Datum - Datum letzter Zugang 
Sollte das Datum letzter Zugang keinen Wert enthalten (z.B. Teile aus Datenübernahme) wird das Datum aktiv seit verwendet.

Fahrzeughandel

Bei den Bestandsfahrzeugen werden alle Fahrzeuge berücksichtigt

• welche noch nicht fakturiert wurden

• und nicht als fiktive Fahrzeuge

gekennzeichnet sind. 

Die Änderungen der Fahrzeuge wie Neufahrzeug auf Vorführfahrzeug wird per Stichtag ermittelt.
Dh. wenn die Änderung nach dem Stichtag erfolgte wird das Fahrzeug als Neufahrzeug behandelt.

Die Ermittlung der Filialnummer erfolgt bei allen Abfragen bei den Bestandsfahrzeugen:

• Es wird die Betriebsnummer aus der Benutzerkostenstelle ermittelt.
  Wenn es keine Benutzerkostenstelle gibt bzw. keine Betriebsnummer hinterlegt ist

• wird die Betriebsnummer laut Standort herangezogen
  Wenn es keinen Standort gibt bzw. im Standort keine Betriebsnummer definiert ist

• wird der ankaufende Betrieb herangezogen.

F 9101 Bestand in Stück

Standtage 9102-9107

F 9102 bis 30 Standtage in Stück
F 9103 31 - 60 Standtage in Stück
F 9104 61 - 90 Standtage in Stück
F 9105 91 - 180 Standtage in Stück
F 9106 181 - 360 Standtage in Stück (Risikobestand)
F 9107 über 360 Standtage in Stück (Risikobestand)

9111 Bestand in €

In den Parametern kann eingestellt werden mit welchen Wert pro Fahrzeug der Bestand ermittelt wird.

• Einkaufspreis

• Einstandspreis (Einkaufspreis + interne Aufwände +/ - sonstiger Aufwand/ Ertrag wenn diese Wareneinsatz-wirksam gebucht werden)

Standtage in € 9112 - 9117

9112 bis 30 Standtage in €
9113 31 - 60 Standtage in €
9114 61 - 90 Standtage in €
9115 91 - 180 Standtage in €
9116 181 - 360 Standtage in € (Risikobestand)
9117 über 360 Standtage in € (Risikobestand)

F 9121 Anzahl Standtage

Die Summe der Standtage aller Fahrzeuge am Bestand.

F 9130 Anzahl fakturierte Fahrzeuge

Die Anzahl der verrechneten Fahrzeuge in dem Rechnungszeitraum, Storno werden nicht berücksichtigt.
Gutschriften werden bei der Anzahl abgezogen, es kann daher zu negativen Werten führen.