Allgemein
Auswertungen, die über die Komponente ExtEvaluations periodische Auswertungen mit einem vordefinierten Set an Selektionskriterien erstellen können, werden im folgenden als "Auto-Auswertungen" bezeichnet.
Definierte Auto-Auswertungen können über den MOTIONDATA Task Controller und in weiterer Folge über den MOTIONDATA SMS-Reminder Service automatisiert via E-Mail mit PDF oder Excel-Datei als Anhang versendet werden. Zusätzlich werden die Dateien zentral abgelegt.
Übersicht der Auto-Auswertungen
Folgende Auswertungen werden als Auto-Auswertung angeboten:
- Eingangsrechnungskontrollliste
- Rechnungsausgangsbuch
Konfiguration
Freischaltung
Für die Auto-Auswertung benötigen Sie eine separate Modulfreischaltung und eine entsprechende Konfiguration. Bitte kontaktieren Sie dazu unseren Vertrieb unter sales@motiondata-vector.com.
Berechtigungsverwaltung
Berechtigung
Um die Auswertung verwenden zu können, muss die Berechtigung "Automatische Auswertungen" unter Berechtigungsverwaltung - Basis - aktiviert werden.
MOTIONDATA Task Controller
Für Auto-Auswertungen wird der MOTIONDATA Task Controller vorausgesetzt.
Hinweis:
Für die Konfiguration des Task Controllers wenden Sie sich bitte an unser MOTIONATA VECTOR Servicedesk-Team.
MOTIONDATA SMS-Reminder Service
Für Auto-Auswertungen und E-Mail-Versand wird das MOTIONDATA SMS-Reminder Service vorausgesetzt.
Hinweis:
Für die Konfiguration des Task Controllers wenden Sie sich bitte an unser MOTIONATA VECTOR Servicedesk-Team.
Auto-Auswertung - Funktion
Die Basis Funktion wird anhand der Auswertung Rechnungsausgangsbuch beschrieben.
Bei entsprechender Modulfreischaltung und Berechtigung steht in der Auswertung ein Hamburger-Menü Button zur Verfügung.
Anlage Auto-Auswertung
Über das Sub-Menü "Neue Auto-Auswertung erstellen" kann eine neue Autoauswertung angelegt werden.
Neue Auto-Auswertung erstellen
Beschreibung
Als Beschreibung wird standardmäßig die Bezeichnung der Auswertung + Datum und Uhrzeit übernommen.
Die Beschreibung wird bei E-Mailversand gleichzeitig auch als Betreff verwendet.
Auswertung
Die Auswertung kann wie folgt durchgeführt werden (Beispiel mit Ausgangsdatum 20.06.2023):
| Auswertung | Beschreibung | Datum von | Datum bis |
|---|---|---|---|
| Täglich | Tagesdatum | 20.06.2023 | 20.06.2023 |
| Wöchentlich | Vorwoche Start Sonntag bis Samstag | 11.06.2023 | 17.06.2023 |
| Monatlich | Vormonat | 01.05.2023 | 31.05.2023 |
| Quartal | letztes Quartal | 01.01.2023 | 31.05.2023 |
| Jährlich | Vorjahr | 01.01.2022 | 31.12.2022 |
| Week2Date | Aktuelle Woche Start Sonntag bis zum aktuellen Tagesdatum | 18.06.2023 | 20.06.2023 |
| Month2Date | aktuelles Monat bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.06.2023 | 20.06.2023 |
| Quarter2Date | Aktuelles Quartal bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.04.2023 | 20.06.2023 |
| Year2Date | Aktuelles Jahr bis zum aktuellen Tagesdatum | 01.01.2023 | 20.06.2023 |
Hinweis:
- Der Sonntag wird dabei immer als erster Tag der Woche behandelt.
- Die Typen Wöchentlich, Monatlich, Quartal und Jährlich behandeln jeweils das abgelaufene Intervall, d.h. man muss auch sichergehen, dass zum Zeitpunkt der Ausführung ein vollständig abgelaufenes Intervall zur Verfügung steht.
- Sogenannte 2Date-Auswertungen behandeln immer das laufende Intervall.
- Die hinterlegten Selektionskriterien werden für die Auswertung zur Anwendung gebracht, lediglich das Von-/Bis-Datum wird jeweils durch das Zeitintervall ersetzt.
Dateiformat
Als Dateiformat kann entweder PDF oder Excel ausgewählt werden.
E-Mail Empfänger
In der Multiauswahl der Mitarbeiter können ein oder mehrere Mitarbeiter als E-Email Empfänger definiert werden.
Aufgelistet werden dabei alle aktiven Mitarbeiter.
Der E-Mailversand erfolgt an die dahinterliegenden E-Mailadressen.
Textcode
In der Textcode-Auswahl kann ein entsprechender Textbaustein als Inhalt für den E-Mail-Versand ausgewählt werden.
Eine Neuanlage oder eine Bearbeitung von Textbausteinen (Hauptgruppe: E-Mail) kann in der Textcode Administration (Basis - Stammdaten - Wartung - Betriebsdaten) durchgeführt werden.
Notification Manager
Im Sub-Menü "Notification Manager" kann eine Gesamtübersicht der angelegten Auto-Auswertungen mit relevanten Informationen aufgerufen werden:
Bestehende Auto-Auswertung
Im Sub-Menü "Bestehende Auto-Auswertung" kann eine bereits angelegte Auto-Auswertung geladen werden.
An der Auto-Auswertung können bei Bedarf Änderungen an den Selektionskriterien vorgenommen werden.
Aktuelle Selektion speichern
Nach Änderung von Selektionskriterien in einer Auto-Auswertung kann die Änderung über "Aktuelle Selektion speichern" gespeichert werden.
Aktuelle Vorlage bearbeiten
Über "Aktuelle Vorlage bearbeiten" kann eine Auto-Auswertung hinsichtlich Beschreibung, Auswertung, E-Mail-Empfänger und Textcode geändert werden.
Aktuelle Vorlage entfernen
Über "Aktuelle Vorlage entfernen" kann eine Auto-Auswertung, nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage, gelöscht werden.
ExtEvaluations
- Die Komponente "ExtEvaluations.exe" (Ausführung über MOTIONDATA Task Controller - ExeCall) steuert die Erstellung aller als Auto-Auswertung definierten Auswertungen, wenn das Datum der letzten Ausführung + Intervallschritt kleiner gleich dem aktuellen Tagesdatum ist.
- Nach Ausführung der ExtEvaluations.exe werden die Dateien im Verzeichnis *\MD_DAT_MAIN\AutoEval abgelegt.
Existiert dieses Verzeichnis nicht, so wird es automatisch durch die Komponente "ExtEvaluations.exe" angelegt. - Der Dateiname der Excel-Datei lautet "Bezeichnung der Auswertung + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.XLSX".
- Der Dateiname der PDF-Datei lautet "Bezeichnung des Reports + Betriebsnummer + Datum und Uhrzeit.PDF".
- Des weiteren wird der E-Mail Versand vorbereitet bzw. durch den MOTIONDATA SMS-Reminder Service durchgeführt.