Einleitung

Aufgabe und Nutzen des Moduls IKB

Das Modul IKB dient dazu Kunden mittels Bonussystem an Ihren Betrieb zu binden.
Die Bonusfunktion besteht darin, dass jede bezahlte Leistung den Punktestand auf der Kundenkarte erhöht und beim Erreichen von bestimmten Punktezahlen kartenbezogene Gratisleistungen eingelöst werden können. Um einen zusätzlichen Anreiz zu bieten, dass Kunden mit älteren Fahrzeugen in Ihrer Werkstätte Reparaturen durchführen lassen, wird eine Staffelung der Bonuspunkte nach Alter des Fahrzeuges hinterlegt.

Modul/ Release Stand

Die Programmierung ist im Modul 402 realisiert. Das Modul ist verfügbar mit CDP ab Version 5.5

Überblick Funktionsumfang

• Einteilung der Kundenkarten in frei definierbare Kategorien
• Zuordnung von Kundenkarten auf Kundenfahrzeuge
• führen gestaffelter Bonuspunkteberechnung nach Fahrzeugalter
• automatische Berechnung von Bonuspunkten je nach Auftragswert
• führen von fahrzeugbezogenen Bonuskonten
• Anlage von Kundenkartenleistungen
• Einlösung von Kundenkartenleistungen im Auftrag
• automatische Bonusberechnung lt. Bonustafel im Auftragswesen
• Verwaltung der Kundenkarten inklusive Export in Excel

Systemvorrausetzung

Die Systemvoraussetzungen finden Sie auf der Vector Homepage, in der Rubrik Car-Dealer-Package, im Untermenü Basispaket – Systemvoraussetzungen CDP. (http://www.vector.at/cdp/basispaket)
Installieren Sie das Modul entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.

Programmfunktion

IKB Prozess allgemein

Unter ‚Kundenkarten Kategorien pflegen' definieren Sie die verschiedenen Arten der bei Ihnen zu führenden Kundenkarten. Bei dieser Hinterlegung wird auch das Bonus- bzw. Rabattsystem dieser Kategorie festgelegt.
Diese Kundenkartenkategorien werden einem Kundenfahrzeug zugeordnet. Nach dieser Zuordnung beginnt ein Punktesystem für diese Kundenkarte zu laufen. Punkte erhält der Kunde indem auf das Fahrzeug externe Rechnungen aus dem Auftragswesen fakturiert werden. Wie viele Punkte welchem Wert entsprechen und auf der Karte verbucht werden ist in der Kundenkartenkategorie hinterlegt. Dort ist auch ein maximaler Punktestand je Faktura definierbar.
Im Menü ‚Bonusleistungen pflegen' werden beliebige Leistungen definiert die der Kunde bei Erreichen einer bestimmten Punkteanzahl einlösen kann. Diese Leistungen können sowohl an eine bestimmte Kundenkartenkategorie gebunden sein als auch auf einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt werden.
Die Einlösung der erreichten Punkte in Leistungen kann ab dem nächsten Werkstattbesuch erfolgen. Die auf diese Karte zutreffenden Gratisleistungen werden im Terminplaner angezeigt und können schon dort auf den Planauftrag gebucht werden. Bei der Umwandlung des Planauftrags in einen Auftrag werden die Leistungen auf den Auftrag gebucht und mit der Faktura abgerechnet.
Eine weitere hervorragende Funktion der Kundenkarte ist, dass die Bonuspunkteberechnung nach Fahrzeugalter gestaffelt werden kann und damit ältere Fahrzeuge höher bewertete Bonusleistungen schneller erreichen und einlösen können.

Zuordnung einer Kundenkarte zu einem Kunden

Um einem Kunden eine Kundenkarte zuzuweisen, steigen Sie in die Pflege der Kundendaten ein und aktivieren Sie den Tabreiter „Bankdaten".

Abbildung 2 1: Kundenkarte in den Kundendaten beantragen.
Drücken Sie den Button „Kundenkarte beantragen", um zur Erstellungsmaske für Kundenkarten zu gelangen.

Zuordnung einer Kundenkarte zu einem Kundenfahrzeug

Um eine Kundenkarte zu aktivieren steigen Sie in die Pflege der Kundenfahrzeuge ein und wechseln zum Tabreiter ‚Zusatzdaten Finanzierung'.

Abbildung 2 2: Kundenkarte im Kundenfahrzeug beantragen
Drücken Sie den Button ‚Kundenkarte beantragen' und die Anzeige wechselt in die Erstellungsmaske der Karte.

 Erstellung von Kundenkarten

Abbildung 2 3: Kundenkarte erstellen
Schritt 1: Wählen Sie nun die gewünschte Kundenkartenkategorie über das Button Down Menü aus. Schritt 2: drücken Sie den Button ‚Karte beantragen'. Hiermit ist die Karte dem Fahrzeug zugeordnet.
Schritt 3:Um eine neue Kategorie anzulegen oder eine vorhandene zu ändern haben Sie in dieser Maske die Möglichkeit in das Menü ‚Kategorie pflegen' zu wechseln.

Manuelle Pflege des Punktestands einer Kundenkarte

Den Punktestand können Sie entweder mit dem Einstieg über das Kundenfahrzeug ändern (siehe Menüpunkt 2.3) oder Sie steigen im Menü IKB in den Punkt 5 ‚Kundenkarten pflegen' ein.

Abbildung 2 4: Kundenkarte pflegen

Dort können Sie über die Felder ‚Neuen Punktestand setzen', bzw. ‚Punkte zubuchen' und ‚Punkte abbuchen' den Punktestand wie gewünscht aktualisieren.
Bei jeder manuellen Punktestandänderung muss ein Buchungstext eingetragen werden.

Abbildung 2 5: Kundenkarte Punktevergabe
Es werden für alle Werkstatt- und Ersatzteilrechnungen für Aufträge die auf das das Kundenfahrzeug eröffnet wurden, gemäß Kundenkarten Kategorie Einstellungen, Buchungszeilen bei der Fakturierung der Rechnungen angelegt. 

Sie können weiterhin ein Fahrzeug mit Kundenkarte löschen, dies kommt ja auch im alltäglichen Geschäft vor. Die Kundenkarten Daten bleiben Ihnen jedoch erhalten.
Abbildung 2 5: Kundenkarte Punktevergabe

In der Übersicht Kundenkarten pflegen finden Sie nach Löschen des Fahrzeugs oder eines Kunden rot hinterlegte Einträge.
Abbildung 2 6: Fehlende Basisdaten
Nach Doppelklick auf den Eintrag finden Sie wieder alle Kontobewegungen und auch den Kontostand. Diesen Kontostand können Sie dann manuell auf ein neues Fahrzeug schreiben und in dieser Übersicht auf 0 setzen. Als Buchungstext können Sie dann die neue Kundennummer oder Fahrzeugnummer eintragen um die Umbuchung transparent zu machen.
Ist ein Eintrag in der Liste grau hinterlegt, so ist die Kundenkarte nicht aktiviert.

Abbildung 2 6: Deaktivierte Kundenkarte
Eine Kundenkarte kann aktiviert oder deaktiviert werden, indem die entsprechende Aktion unter dem Menüpunkt „Status" ausgeführt wird. Hierbei wir jeweils eine Buchungszeile erstellt.

Kundenkarten drucken

Unter Punkt 6 können Sie die anstehenden Kundendaten für den Kartenausdruck herunterladen und an den Kundenkartendrucker schicken.

Einlösen von Bonuspunkten in Leistungen

Die durch manuelle Zubuchung bzw. durch externen Werkstattumsatz erreichten Bonuspunkte können für Gratisleistungen eingelöst werden. Diese können bereits bei der Vergabe eines Termins im Terminplaner (ITP) auf den Planauftrag vorgebucht, oder direkt im bereits eröffneten Auftrag ausgewählt werden.

Buchung von Gratisleistungen über den Terminplaner

Legen Sie wie gewohnt den Termin an.
Hat ein Kunde genügend Bonuspunkte gesammelt und sollen dafür Bonusleistungen eingelöst werden können Sie diese im Tabreiter Eingriffe vorbuchen.
Zur korrekten Verbuchung der Kosten können Sie bereits hier die gewünschte Serviceart auswählen auf die der Bonus gebucht werden soll (im Normalfall wird das diese sein, die Sie unter Menüpunkt 3.5 angelegt haben).

Abbildung 2 7: Bonusleistung im Termin hinzufügen
Schritt 1: Auswahl des Eingriffs auf den die Kundenkartenleistung gebucht werden soll
Schritt 2: Hinzufügen der Kundenkartenleistung
Sie erhalten nun eine Übersicht der für dieses Fahrzeug verfügbaren Leistungen.

Abbildung 2 8: Übersicht Bonusleistungen im Termin
Mit einem Doppelklick buchen Sie die Kundenkartenleistung auf den Termin.
Die Arbeit bzw. der Ersatzteil, der bei der vorgebuchten Leistung hinterlegt ist, wird dann, bei der Umwandlung des Termins in einen Auftrag, automatisch auf diesen gebucht.

Buchung von Gratisleistungen im Auftrag

Um Gratisleistungen auf einen Auftrag zu buchen, müssen Sie die Leistung auf einen internen Eingriff buchen. Im Normalfall werden Sie den unter Punkt 0 definierten verwenden. Um eine andere Kosten-stelle anzusprechen können sie die Leistung auch auf einen beliebigen anderen internen Eingriff hinterlegen.
Gehen Sie wie folgt vor:

Abbildung 2 9: Bonusleistungen im Auftrag auswählen
Schritt 1: Wählen Sie den Eingriff auf dem die Kundenkartenleistung gebucht werden soll
Schritt 2: Wählen Sie den Tabreiter Kundenkartenleistung per Mausklick
Schritt 3: Wählen Sie die zu buchende Leistung per Mausklick aus
Schritt 4: Klicken Sie auf Leistung buchen
Somit ist diese Leistung auf den Auftrag gebucht und zugleich sind die Punkte von der Kundenkarte abgebucht.

Grundeinstellungen

Kundenkarten Parameter pflegen

Bonusprogramm: Hier kann man auswählen, ob die Punkte auf ein Fahrzeug oder auf den Kunden gebucht werden sollen.
Ist die Schaltfläche „Automatische Anlage" aktiviert, so wird bei der Anlage eines Kunden eine Kundenkarte vergeben.
Startguthaben: Hier können Sie das Startguthaben für automatisch angelegte Karten festlegen.
Ihre Auswahl in „Kategorie" bezieht sich ebenfalls auf automatisch erstellte Karten.
Ist die Schaltfläche „SmartLoyalty Austausch" aktiviert, so wird der Punktestand von SmartLoyalty verwaltet. Hierfür wird eine URL und ein API-Key benötigt, welche Ihnen von SmartLoyalty zur Verfügung gestellt wird, und in den entsprechenden Feldern einzutragen ist.

Anlage/Änderung von Kundenkartenkategorien

Die Anlage/Änderung von Kundenkarten Kategorien befindet sich im Menüpfad ‚Zusatzprogramme/Zusatzprogramme 1/IKB – Kundenkarte Kundenbindung/Kundenkarten Kategorien pflegen'.
Um eine Kundenkarten Kategorie hinzuzufügen gehen Sie nach folgenden Schritten vor:

Abbildung 3 1: Kundenkartenkategorie anlegen
Schritt 1: Schaltfläche ‚Hinzufügen' drücken
Schritt 2: vergeben Sie einen sprechenden Kategorienamen und hinterlegen Sie die gewünschten Kartenparameter
Schritt 3: speichern Sie die Kartenkategorie

Parameter Bonusstaffel

Anhand der Bonusstaffel können Sie je nach Fahrzeugalter eine gestaffelte Bonusberechnung hinterlegen.
Das Fahrzeugalter wird nach dem Datum der erstmaligen Zulassung berechnet.


Abbildung 3 2: Bonustafel

Parameter Auftragswesen

Hier legen Sie fest wie viele Punkte für eine Währungseinheit vergeben werden. Ist hier z.B. ‚100' eingetragen bedeutet dies, dass 100 Punkte pro Währungseinheit(z.B. Euro) gutgeschrieben werden.
Mit dem Parameter ‚max. Punkte je Faktura' legen Sie eine Ober-grenze der Bonuspunkte pro Rechnung fest.
Abbildung 3 3: Parameter Auftragswesen

Beispielberechnung Bonus

Wir nehmen an, das Fahrzeug ist 6 Jahre alt und erhält damit einen Bonusanteil von ‚5%'.
Die Punkte je Währungseinheit des Bonusanteils stehen auf ‚100' und die Rechnungssumme macht
€ 1.000 aus.
Folgende Formel kommt zur Anwendung:
Rechnungssumme * Punkte je Währungseinheit * Bonusanteil in %= Errechneter Bonuspunktestand
Für unser Beispiel bedeutet das:
1000 * 100 * 5% = 5000 Bonuspunkte
Da die Obergrenze pro Faktura 1000 Bonuspunkte sind erhält der Kunde auch nur diese auf seinem Bonuspunktekonto gutgeschrieben.

Anlage/Änderung von Bonusleistungen

Gesammelte Bonuspunkte können in Bonusleistungen umgewandelt werden. Definieren Sie hier welche Leistungen für welche Punkteanzahl angeboten werden. Diese Leistungen können dann sowohl im Terminplaner(Modul ITP) als auch im Auftrag eingelöst werden.
Um Bonusleistungen anzulegen oder zu ändern steigen Sie in den Menüpunkt 3 ‚Kundenkarten Bonusleistungen pflegen' im IKB-Menü ein.

Abbildung 3 4 Pflege Bonusleistungen
Löschen / Hinzufügen von Bonusleistungen.

Export der Bonusleistungen nach Excel.Suchen Sie nach Bonusleistungen unter den verschiedenen Filtern und Feldern.
Abbildung 3 5 Übersicht Bonusleistungen

Zusätzlich ist es möglich die Leistungen nur einer bestimmten Kartenkategorie und/oder in einem gültigen Datumsbereich anzubieten.

Abbildung 3 6 Bonusleistung mit Kategorie
Mit dem Schalter ‚Direktrabatt' können Bonuspunkte in einen Rabatt umgewandelt werden.

Abbildung 3 7 Bonusleistung mit Direktrabatt 

Mustereingriff zur internen Verbuchung

Um die Bonusleistungen korrekt verbuchen zu können Sie einen Mustereingriff mit der korrekten Kostenstelle vordefinieren. Diese Hinterlegung machen Sie im Menüpfad ‚Auftragswesen/Zusätze Auftragswesen/Mustereingriffe' .

Abbildung 3 8: Mustereingriff Bonusleistung
Hinterlegen Sie einen Eingriff mit der gewünschten Kostenstelle und verwenden Sie diesen bei der Buchung von Bonusleistungen im Auftrag.
Wird in Ihrem Unternehmen die Integrierte Terminplanung von Vector verwendet, muss dieser Mustereingriff einer Serviceart zugeordnet werden. Auf diese Serviceart kann dann die Bonusleistung verbucht werden.

Serviceart ‚Integrierter Terminplaner' anlegen

Haben Sie das Zusatzmodul ‚Integrierte Terminplanung' von Vector im Einsatz müssen Sie, um ‚Bonusleistungen' bereits bei der Terminvergabe zu buchen, eine Serviceart im Terminplaner anlegen.
Hierzu steigen Sie über den Menüpfad ‚Auftragswesen/Zusätze Auftragswesen/Integrierte Terminplanung/ITP-Daten pflege/Servicearten pflegen' ein.

Abbildung 3 9: Neuanlage Serviceart
Klicken Sie auf Neuanlage und legen Sie eine Serviceart mit dem unter Punkt 3.4 definierten Eingriff an.

Abbildung 3 10: Serviceart Bonusleistungen pflegen
Bestätigen Sie die Angaben mit Eingabe. Nun können Sie die Bonusleistungen direkt in der Vector Terminplanung buchen.

Punktestand auf Auftragsrechnungen

Sind Informationen zum Punktekonto auf Auftragsrechnung gewünscht können Sie hierfür Auftrags-endtexte in CDP einrichten.
Die Einrichtung erfolgt über den Menüpfad ‚Daten Pflege/Textbausteine/Endtexte Auftrag' unter der Textart ‚W'(= Rechnung aus A-Auftrag).

Abbildung 3 11: Endtext Auftrag
Hinweis: gibt es bei Ihnen keine annehmerbezogene Endtexte müssen Sie das Feld Annehmer leer lassen.
Als Rechnungsendtext erscheint nun folgender Hinweis.

Datenorganisation

Dateinamen Kundenkarte:
CCB ………………………………………. Bonusleistungen
CCC ………………………………………. Kundenkarten Kategorien
CCD ………………………………………. Kundenkarten je Kunde
CCR ………………………………………. Buchungen auf Kartenebene

Anhang

Abbildungen

Abbildung 21: Kundenkarte in den Kundendaten beantragen.
Abbildung 22: Kundenkarte im Kundenfahrzeug beantragen
Abbildung 23: Kundenkarte erstellen
Abbildung 24: Kundenkarte pflegen
Abbildung 25: Kundenkarte Punktevergabe
Abbildung 26: Deaktivierte Kundenkarte
Abbildung 31: Kundenkartenkategorie anlegen
Abbildung 32: Bonustafel
Abbildung 33: Parameter Auftragswesen
Abbildung 34 Pflege Bonusleistungen
Abbildung 35 Übersicht Bonusleistungen
Abbildung 36 Bonusleistung mit Kategorie
Abbildung 37 Bonusleistung mit Direktrabatt
Abbildung 38: Mustereingriff Bonusleistung
Abbildung 39: Neuanlage Serviceart
Abbildung 310: Serviceart Bonusleistungen pflegen
Abbildung 311: Endtext Auftrag

Checkliste