Kunden sperren
Wenn Sie verhindern möchten, dass auf einzelne Kundennummern Aufträge oder Angebote erstellt werden, weil der Kunde beispielsweise verstorben ist oder Sie aus anderen Gründen eine Geschäftstätigkeit ablehnen (Stichwort Außenstände), so haben Sie die Möglichkeit, den Kunden zu sperren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie im Kundenstamm den betreffenden Kunden auf.
- Navigieren Sie in den Karteireiter Stamm 4 des Kundenstammes und setzen das Sperrkennzeichen (Berechtigung vorausgesetzt).
- Speichern Sie die Eingabe
Hinweis:
Das Setzen des Sperrkennzeichens ist ein Benutzerrecht, welches üblicherweise Administratoren vorbehalten ist. Der Administrator kann dieses Recht über die Rechteverwaltung bei Bedarf unter Basis > Administration > Optionen > Benutzer > Berechtigungsverwaltung setzen. Das Sperrkennzeichen hat keinen Einfluss auf die Werbezusendung. Dieses Kennzeichen müssen Sie im Bedarfsfall separat deaktivieren (Karteireiter CRM).
Durch das Sperren eines Kunden bleibt der Kunde trotzdem im Kundenstamm erhalten, er wird lediglich im Suchbrowser ausgegraut dargestellt, die Kundenhistorie bleibt ebenso erhalten!
Kundenstatus
Bei Neuanlage eines Kunden lautet der Kundenstatus standardmäßig "Interessent".
Faktura
Eine Fakturierung einer Ausgangsrechnung bewirkt eine automatische Änderung des Kundenstatus von "Interessent auf "Kunde".
Die Gutschrift einer Ausgangsrechnung bewirkt dabei keine Änderung des Kundenstatus von "Kunde" auf "Interessent".
Ertragsrechnung
Bei folgenden Ertragsrechnungs-Aktionen ändert sich der Kundenstatus von "Interessent" auf "Kunde":
- Erstellung einer Ertragsrechnungsposition mit Istwert-Verbuchung, wenn als Buchungsauslösung "Belegerfassung" hinterlegt ist und eines der Konten auf "Kundenkonto" lautet (entspricht den Auftraggeber des damit verbundenen Auftrags).
- Erstellung einer Ertragsrechnungsposition mit Belegerfassung zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beleggenerierung (= der Kunde lt. Beleggenerierung).
ACHTUNG:
Folgende Szenarien werden dabei nicht berücksichtigt:
- Nachträgliche Änderungen am E/A-Code vor der FiBu-Überleitung.
- Entfernung der bereits erfassten E/A-Position vor der FiBu-Überleitung.
- Bei der Stornierung des E/A-Belegs kann der Kundenstatus nicht mehr von "Kunde" auf "Interessent" zurückgesetzt werden.
Datenschutz-Einstellungen
Datenschutzeinstellungen - Aufruf
Im Kundenstamm kann im Karteireiter „CRM“ unter Kontakt- und Datenschutzmanager oder Einwilligungsmanager festgelegt werden, wie Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten dürfen.
Abbildung: Kundenstamm, CRM-Karteireiter
Das Öffnen des Kontakt- und Datenschutzmanager oder Einwilligungsmanager kann zusätzlich über das Toolbar-Icon erfolgen.
Abbildung: Kundenstamm, Toolbar-Icon "Kontakt- und Datenschutzmanager & Einwilligungsmanager"
Kontakt- und Datenschutzmanager
Datenschutzeinstellungen Händler - Kunde - Ansprechpartner
Im Kontakt- und Datenschutzmanager werden alle Kontaktarten die Motiondata unterstützt abgebildet.
Abbildung: Kontakt- und Datenschutzmanager, Kunde & Ansprechpartner
Datenschutzeinstellung Dritte (Hersteller, etc.) - Endkunde
Im Kontakt- und Datenschutzmanager können die Kontaktarten für die Hersteller und Marken unter Weitergabe an Dritte (Anbindung mit MD) und die Kontaktarten für Lieferanten unter Weitergabe an Dritte (keine Anbindung mit MD) ausgewählt werden.
Abbildung: Weitergabe an Dritte (Anbindung mit MD)
Abbildung: Weitergabe an Dritte (keine Anbindung mit MD)
Attribute sperren
In der Maske "Attribute sperren" kann pro Datenschutz-Code eine Benutzersperre (oder auf Benutzergruppen-Ebene) festgelegt werden. Das heißt es kann festgelegt werden welche Felder der Benutzer bearbeiten darf und welche nicht.
Weitere Informationen finden Sie auch in der Doku für die Attribute-Sperren (Administration/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE).
Diese Einschränkung gilt dann für den Kontakt- und Datenschutzmanager und für den Einwilligungsmanager.
Einwilligungsmanager
Der Einwilligunsmanager biete eine schnelle und kompakte Bearbeitung und Ansicht der Kontaktarten und beinhaltet die Einwilligunserklärung.
Abbildung: Einwilligungsmanager
Hinweis:
Eine genauere Beschreibung des Kontakt- und Datenschutzmanager und Einwilligungsmanager finde sie unter folgenden Link:
Infos zur DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
Zusätzliche Features
Es besteht die Möglichkeit über die Basis-Einstellung "Automatische Archivierung der EWE nach elektronischer Unterschrift" die Einwilligungserklärung automatisch nach erfolgter Unterschrift im Kundenstamm zu archivieren.
Zur besseren Übersicht sind die Funktionen "Bildschirmvorschau" und "Archiv" auf der Menüleiste angeordnet.
Im Infopanel der Einwilligungserklärung werden Informationen zu "Kunde", "Status", "Schnittstellen Information" und "Änderungen" angezeigt.
Forget-Me Funktion
Durch die Forget-Me Funktion werden Kundendaten gemäß der DSGVO gelöscht bzw. anonymisiert und zur Löschung vorgemerkt.
Nähere Informationen zur Forget-Me Funktion selbst finden Sie hier: Forget-Me Funktion - Kundendaten gemäß DSGVO löschen (Kundenstamm/Stammdaten/Dokumentation/MOTIONDATA DMS/DE)
Wurde ein Kunde zur Löschung vorgemerkt, kann dieser nur mehr zur Ansicht im Kundenstamm aufgerufen werden.
Ein Editieren ist zwar an und für sich möglich, die Änderungen dürfen aber nicht mehr gespeichert werden!
Kundendokumente
Aufruf
Klickt man im Kundenstamm auf das „Drucker“-Symbol und wählt man dort den Eintrag „Kundendokumente“ aus, wird die entsprechende Maske geöffnet.
Abbildung: Kundenstamm – Aufruf Kundendokumente
Aufbau & Funktionen
Kundendokumente am Tablet
Wird das Tablet ins Hochformat gedreht, wird das Info-Panel ausgeblendet und die Berichtsvorschau zur besseren Lesbarkeit automatisch vergrößert.
Beispiel Abbildung: Windows Tablet im „Unterschriften-Modus“
Etikettendruck
Aufruf und Ausgabe
Der Aufruf des Etikettendrucks erfolgt über das Drucker-Symbol in der Toolbar und dem Submenü "Etiketten".
Die Maske wird aus dem Kundenstamm mit der Kundenummer des ausgewählten Datensatzes aufgerufen.
Hat ein Kunde mehrere Ansprechpartner kann man diese in dem Dropdown-Menü "Ansprechpartner" auswählen.
Den gewünschten Crystal-Report wählt man in der Box Schablone aus.
Aktuell gibt es eine Standard-Schablone und eine Schablone für Kunden, die keinen Ansprechpartner hinterlegt haben.
Die Auswertung kann am Bildschirm ausgegeben oder an einen Drucker gesendet werden.
Bei einem Etikettendrucker müssen die Druckeinstellungen berücksichtigt werden (siehe Druckereinstellungen.)
Folgende Variablen stehen für die Kundenstamm-Etiketten zur Verfügung:
- Kundennummer
- Namenzusatz1
- Namenzusatz2
- Namenzusatz3
- Privat Telefon
- Privat Telefon mobil
- Privat E-Mail
- Büro Telefon
- Büro Telefon mobil
- Büro E-Mail
- Fax
- URL
- Debitorennummer
Druckereinstellungen
Der Druck mit einem Etikettendrucker setzt folgende Einstellungen voraus:
Unter "Systemsteuerung -> Geräte und Drucker" und Rechtsklick auf den gewünschten Drucker kann man die Seiteneinstellungen für das Etikett festlegen. Für den Brother QL-580N LE ist die Breite auf 62mm zu stellen. Die Ausrichtung ist auf Querformat zu setzen.
Mitgliedschaften
Im Kundenstamm kann über das Symbol 
die Mitgliederverwaltung aufgerufen werden.
Kundenfahrzeuge
Hier werden alle Fahrzeuge, welche dieser Kunde besitzt, angezeigt:
Es ist mittels Doppelklick möglich dieses Fahrzeug zu Öffnen. Zusätzlich besteht über "Neues Fahrzeug" die Möglichkeit für diesen Kunden ein neues Fahrzeug anzulegen.
Dokumente hinterlegen
Im Tab "Dokumente" erhält man einen Überblick über die hinterlegten Dokumente.
Des Weiteren kann man über einen Rechtsklick in den weißen Bereich und dann "Datei(en) importieren" eine neue Datei hinzufügen oder auch einen neuen Ordner anlegen.
Zusätzlich können Sie auch noch Dokumente öffnen, löschen oder aus der Zwischenablage einfügen.
Sie können die Dateien entweder in der Übersicht oder in einen Ordner importieren. Hierzu müssen Sie den jeweiligen Ordner mittels Doppelklick öffnen und dort "Datei(en) importieren" wählen.
Mittels "Dateipfad öffnen" wird das ausgewählte Verzeichnis im Windows-Explorer aufgerufen. Dort getätigte Anpassungen werden erst nach erneutem Wechseln des Karteireiters oder Aktualisierung per Kontextmenü geladen.
Anforderung Kundendatenänderung
Hinweis:
Dieser Toolbar-Eintrag ist nur bei entsprechender Freischaltung verfügbar, wenden Sie sich daher bei Interesse an unseren MOTIONDATA VECTOR Servicedesk.
Die Funktion wird allerdings auch nur benötigt, wenn das MOTIONDATA DMS so konfiguriert ist, dass die Kundendatenänderungen von einer zentralen Stelle im Unternehmen durchgeführt wird und die einzelnen Mitarbeiter die Kundendaten nicht bearbeiten dürfen.
Im Kundenstamm kann in der Toolbar "Anforderung Kundendatenänderung" aufgerufen werden. 
Mit dem Aufruf wird das Email Fenster geöffnet, wo man für den Email-Versand den Absender, Betreff, Textbaustein, Text und Anhänge definieren kann.