Allgemeine Informationen

Dieses Modul dient zur Archivierung der Belege in komprimierter Form. Mit dem Tagesabschluss werden die Belege im Archiv abgelegt.
Dieses Archiv kann später, anhand nach eigens definierten Kriterien, durchsucht werden. Belege können verschiedest dargestellt, mit Notizen ergänzt und bei Bedarf ausgedruckt werden.
Eine umfassende und graphisch hochwertig aufbereitete Suchfunktion, welche durch eine intuitive Bedienung leicht hand zu haben ist, ermöglicht Ihnen ein leichtes Auffinden von bereits archivierten Belegen.
Sparen Sie Zeit indem Sie dieses Modul zum automatischen Archivieren und zur Belegsuche nützen.

Modul/ Release Stand

Das Modul ist verfügbar mit CDW ab Version 5.5

Überblick Funktionsumfang

Mit diesem Programm können Sie Belegtexte, die Sie nicht mehr online benötigen, in Sicherungsdateien komprimieren.
Sie können Belege zur Anzeige auswählen. Diese Belege können auch ausgedruckt werden.

Systemvorrausetzung

Installieren Sie das Modul 082 entsprechend der Anleitung für die Installation von Zusatzmodulen.
Dieses Modul erfordert eine eigene Freigabenummer, die Ihnen nach Lizenzierung bekannt gegeben wird.
Um die Funktionen einsetzen zu können, müssen Sie einige Vorbereitungsarbeiten durchführen. Diese sind im Kapitel "Einstellungen" beschrieben.

• CDP World 5.5 oder höher
• Java 1.6 oder höher

Einstellungen

Belegauswahl

Wählen Sie zunächst aus, welche Belegarten Sie archiviert haben möchten.
Hierzu wechseln Sie aus dem Hauptmenü über Daten Pflege / Firmendaten allgemein / Steuerungen / Parameter allgemein. Wechseln Sie zu der Registrierkarte "Daten abst./ Systemwerte".

WS = Werkstattrechnungen
HF = Fahrzeughandel
MS = Materialschein
AA = Arbeitsauftrag
KV = Kostenvoranschlag
AN = Angebote Handelsfahrzeug
LS = Lieferschein
Die jeweiligen Steuerungsmöglichkeiten entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe.

Belege Löschen

Art der Belege
Zulässige Werte: LEER, A0, D0, F0, F2, K0, M0, R0, S0, T0, W0
In diesem Feld können Sie angeben, ob sie alle Belege oder nur eine bestimmte Art löschen wollen.
A0 = Arbeitsauftrag
D0 = Diverse Listen (Lagerstandkorrektur, Wareneingangsprotokoll, Inventurbewertung usw.)
F0 = Fahrzeughandel Rechnung
F2 = Fahrzeughandel Angebot
K0 = Kostenvoranschlag
M0 = Materialschein
R0 = Reifeneinlagerung
S0 = Sonstige Aufwände/Erträge
T0 = Tagesabschlusslisten
Löschen bis Datum
Hier geben Sie das Datum ein, bis zu dem die Belege gelöscht werden sollen Das Datum muss mindestens 3 Jahre zurückliegen.
Sollen die ausgewählten Belege wirklich gelöscht werden, so bestätigen Sie die Löschanforderung mit F23, sonst mit EINGABE.

Anzeige über Benutzerfunktionen einschränken 

In den Benutzerfunktionen (Datenpflege / Benutzerprofile/Personal / Benutzer Verwaltung ODER Benutzergruppen Verwaltung/ Benutzer Funktionen ODER Benutzer Gruppenfunktionen)
gibt es das Bildschirmformat IBABEL. Hier können Sie auf Benutzerebene Einschränkungen für die Belegansicht vornehmen. 

Soll der Benutzer keine Berechtigung erhalten im Belegarchiv z.B Handelsfahrzeugbelege zu sehen, muss ,1' eingetragen werden: 

Je nach Einstellung, kann im Tabreiter 'Belege' im Belegarchiv eingeschränkt oder oder gar nicht gesucht werden.

Standardwerte für Belegarchiv

Zeitüberprüfung nach Anzahl Sätzen
Zulässige Werte: 1 bis 99.999
Da beim Aufbau der Übersicht von Belegen mit bestimmten Auswahlkriterien sehr lange Laufzeiten entstehen können, z.B. bei der Suche nach einer sehr seltenen Zeichenkombination, wird eine Zeitüberprüfung durchgeführt. In diesem Feld geben Sie an, nach wie vielen abgearbeiteten Sätzen ein Zeitvergleich durchgeführt werden soll. Wenn bei diesem Zeitvergleich eine Überschreitung der Toleranzzeit festgestellt wird, kann der Benutzer über eine Quittierungsmaske entscheiden, ob weitergesucht wird, oder ob der Aufbau der Übersicht abgebrochen werden soll. und die bisher gefundenen Belege angezeigt werden sollen.
HINWEIS: Wenn dieser Wert zu groß gewählt wird, kann eine große Überschreitung der Toleranzzeit auftreten, ohne dass eine Quittierungsmeldung angezeigt wird, da erst nach Abarbeiten dieser Satzanzahl ein Zeitvergleich durchgeführt wird. Wenn dieser Wert zu klein gewählt wird, dann werden sehr oft aufwändige Zeitvergleiche durchgeführt, bis die Toleranzzeit überschritten wird.
Toleranzzeit bei Zeitüberprüfung
Zulässige Werte: 1 bis 9.999
Da beim Aufbau der Übersicht von Belegen mit bestimmten Auswahlkriterien sehr lange Laufzeiten entstehen können, z.B. bei der Suche nach einer sehr seltenen Zeichenkombination, wird eine Zeitüberprüfung durchgeführt. In diesem Feld geben Sie die tolerierte Zeit in Sekunden an, die beim Aufbau der Übersicht aufgewendet werden kann. Wenn bei diesem Zeitvergleich eine Überschreitung der Toleranzzeit festgestellt wird, kann der Benutzer über eine Quittierungsmaske entscheiden, ob weitergesucht wird, oder ob der Aufbau der Übersicht abgebrochen werden soll und die bisher gefundenen Belege angezeigt werden sollen.


Rechnungskopien in CP0 abstellen
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert das Abstellen von Rechnungskopien in die Datei CP0. Durch den Einsatz von IBA ist es normalerweise nicht erforderlich Rechnungskopien in die Datei CP0 abzustellen. Sollte das trotzdem erforderlich sein, kann es hier aktiviert werden.
LEER = Rechnungskopien werden in das Belegarchiv, aber nicht in die Datei CP0 abgestellt.
1 = Rechnungskopien werden in das Belegarchiv, und zusätzlich in die Datei CP0 abgestellt.
Hinweis: diese Funktion wurde vorher über einen Datenbereich (*DTAARA) CPHNDLT gesteuert.
Keine Laufkunden
Dieses Kennzeichen steuert die Übernahme von Laufkunden-Rechnungen im Tagesabschluss.
LEER = Rechnungen aus dem Bereich Werkstatt, die an Laufkunden ausgestellt wurden, werden beim Tagesabschluss ins Belegarchiv übernommen.
1 = Rechnungen aus dem Bereich Werkstatt, die an Laufkunden ausgestellt wurden, werden beim Tagesabschluss nicht ins Belegarchiv übernommen.
Übernahme Mechaniker
Zulässige Werte: LEER, J
Dieses Kennzeichen steuert die Übernahme von Mechaniker-Informationen ins Belegarchiv während des Tagesabschlusses.
LEER = Mechaniker-Informationen werden nicht übernommen
J = Mechaniker-Informationen werden ins Belegarchiv übernommen.
Kommentar drucken
-ab Zeile:
In diesem Feld geben Sie die Zeilennummer ein, ab welcher die Kommentarzeile gedruckt werden soll.
HINWEIS: Die Belegzeile wird mit der Kommentarzeile überschrieben daher eine Zeile auswählen in dem kein Text auf dem Beleg steht. Diese Zeilennummer ist jederzeit, nach Bedarf, änderbar.
HINWEIS: Bei stornierten Belegen wird nicht der hier eingegebene Kommentar ausgedruckt, sondern die erste verwendete Zeile aus dem Memotext.
-ab Spalte:
In diesem Feld geben Sie die Spaltennummer ein, ab welcher die Kommentarzeile gedruckt werden soll.
HINWEIS: Bei stornierten Belegen wird nicht der hier eingegebene Kommentar ausgedruckt, sondern die erste verwendete Zeile aus dem Memotext.
Kommentarzeile
In diesem Feld geben Sie den Text der den Beleg als Kopie kennzeichnet ein.
ACHTUNG: Die Länge einer Druckzeile ist auf 80 Zeichen beschränkt. Das bedeutet, ist im Feld 'Kommentar drucken ab Spalte' der Wert 20 eingetragen, so können nur mehr die ersten 60 Zeichen der Kommentarzeile gedruckt werden. Haben Sie mehr als diese 60 Zeichen eingetragen, wird der Rest abgeschnitten.


Druckdatum inkl.
Zulässige Werte: J, N
In diesem Feld können Sie steuern ob das Ausdrucksdatum der Belegkopie in die Kommentarzeile inkludiert werden soll oder nicht.
ACHTUNG: Auch hier gilt, dass die Gesamtlänge nicht mehr als 80 Stellen überschreiten darf. Für den Druck des Datums sind 10 Stellen zu berücksichtigen.
Verwendeter IBA-Pool
In diesem Feld wird der IBA-Pool eingetragen. Wenn kein Pool eingetragen ist, können Belege aller Betriebe abgerufen werden. Ansonsten nur die Belege der Betriebe, die für diesen Pool definiert wurden.
Dieses Feld ist nur im Zusammenhang mit dem Zusatz IBB verfügbar.
Angaben Relativ
Zulässige Werte: LEER, J
Dieses Kennzeichen steuert den Druck des Kommentars. Die Angaben für 'ab Zeile' bzw. 'ab Spalte' sind absolut zur Seite, bzw. relativ zur ersten Zeile/Spalte der Einstellung im Formular PDUPL.
LEER = Absolute Angaben
J = Relative Angaben
Archivieren Tagesjournale
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert die Übernahme von Tagesjournalen in das Belegarchiv die mit dem Tagesabschluss erstellt werden.
Folgende Journale können übernommen werden:
T01 = KTFAJ0 - Rechnungsjournal Werkstatt
T02 = KTS8RV - Verfallene Rückstände
T03 = KTHBJ0 - Handelsfahrzeug Belegjournal
T04 = KTHBA0 - Journal Sonstige Erträge/Aufwände
T05 = KTHBC0 - Journal Handelsfahrzeug Korrekturfaktura
T06 = KTKSB0 - KS-Bericht
LEER = Es werden keine Journale die mit dem Tagesabschluss erstellt werden übernommen.
1 = Journale werden übernommen.
Archivieren Wareneingang
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert ob Wareneingangslisten in das Belegarchiv abgestellt werden.
Folgende Listen werden abgestellt:
D02 = KVEBKW - Wareneingang zu Bestellung, sortiert nach Datum
D03 = KVEBKW - Wareneingang zu Bestellung, sortiert nach Lieferscheinnummer
D04 = KVEBKX - Wareneingang ohne Bestellung, sortiert nach Datum
D05 = KVEBKX - Wareneingang ohne Bestellung, sortiert nach Lieferscheinnummer
LEER = Die Listen werden nicht abgestellt
1 = Die Listen werden abgestellt


Archivieren Lagerstandskorrektur
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert ob Lagerstandskorrekturen im Belegarchiv abgestellt werden.
Folgende Liste wird abgestellt:
D01 = KVETSK – Lagerstandskorrektur
LEER = Die Liste wird nicht abgestellt
1 = Die Liste wird abgestellt
Archivieren Inventur
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert ob bestandsrelevante Listen der Inventur abgestellt werden.
ACHTUNG: Diese Listen werden bei jeder Ausführung abgestellt! Sollte dies nicht erwünscht sein, dann ist dieser Parameter nur bei der endgültigen Differenzliste/Bewertungsliste zu setzen.
Folgende Listen werden abgestellt:
D06 = KDEIKB - Inventurbewertung, sortiert nach Datum
D07 = KDEIKD - Inventurdifferenz, sortiert nach Datum
LEER = Die Listen werden nicht abgestellt
1 = Die Listen werden abgestellt
Archivieren Reifeneinlagerungsbelege
Zulässige Werte: LEER, 1
Dieses Kennzeichen steuert ob Belege aus Reifeneinlagerung archiviert werden (Modul IRE, Modulnummer 084)
LEER = Die Belege werden nicht archiviert
1 = Die Belege werden archiviert
Letzte interne Belegnummer
Zulässige Werte: LEER, 1 bis 999.999.999
Für die nächste vom System vergebene interne Belegnummer (gleichgültig, ob Werkstattauftrag, Teileverkauf oder Kostenvoranschlag) wird die hier gespeicherte Nummer um eins erhöht und verwendet.
HINWEIS: Da diese interne Belegnummer nur intern verwendet wird, sollte auf ein Zurücksetzen überhaupt verzichtet werden.

IBA-Pool definieren

Hier geben Sie einen Namen für den IBA-POOL ein.
Unter diesen Namen werden alle notwendigen Zugriffsdateien erstellt die dann die Anzeige aller Belege die in diesem Pool teilnehmen erlauben.

IBA-POOL definieren
Folgende Betriebe gehören zum Pool
Zulässige Werte: 0 bis 999
In diesem Feld geben Sie die Betriebsnummern ein, die zum definierten Pool gehören.

Funktionen

Einstieg - IBA 

CDP-Hauptmenü > Zusatzprogramme - IBA - Integriertes Belegarchiv

Weitere Möglichkeiten ins IBA einzusteigen:

(1) AUFTRAGSÜBERSICHT 

Wenn Sie im Auftragswesen > Auftragsbearbeitung sind, können Sie das integrierte Belegarchiv auch über die Auftragsübersicht aufrufen.

Sie finden rechts bei Modulen den Button "IBA".

(2) KUNDENSTAMM

Wenn Sie z.B. die Suche aus dem Kundenstamm aufrufen, wird die Kundennummer und der Betrieb in dem Sie gerade arbeiten, automatisch in die Suchmaske eingetragen und die Suche ausgelöst.

Sie finden

Beleganzeige 

Der folgende Bildschirm teilt sich in 4 Abschnitte:

1.Betrieb, Datum, Suchart
2.Suchdefinition für Belege und Journale
3.Ergebnisübersicht
4.Beleganzeige

Konfiguration der Suchfunktion

Im oberen Bereich der Suchmaske finden Sie die Betriebsauswahl.
Durch Öffnen des Pull-Down-Menüs können Sie die Betriebe festlegen, in denen gesucht werden soll.

Setzen Sie, bei Belegdatum, den Zeitraum fest, den Sie durchsuchen möchten.
Datumseintrag löschen
Definieren Sie den Suchmodus, „exakte Suche" oder „Suchbegriff ist ein Teil des Feldes".
Auf dem Bildschirm im Bereich 'Belege' stellen Sie ein, worin Sie suchen wollen (linke Seite) und wonach sie Suchen wollen (rechte Bildschirmseite). Wenn Sie den Zuordnungsbalken nicht sehen, müssen Sie die Darstellung mit einem Klick auf „Erweitert" ändern. 

Auf der linken Seite suchen Sie aus, welche Unterlagen Sie durchsuchen möchten. Diese sind dann grün markiert.
Auf der rechten Seite wählen Sie das Suchkriterium aus. Je nach dem welches Kriterium Sie sich auswählen, wird eine Veränderung des grünen „Zuordnungsbalken" ausgelöst. D.h. dass die Suchfunktion in Abhängigkeit des Kriteriums und der zu durchsuchenden Belege steht.
Beispiel:
Das Kennzeichen kann in allen Belegen gesucht werden.

Entscheiden Sie sich dafür nicht in allen Belegen zu suchen, werden die zwar trotzdem dargestellt, sind allerdings nicht grün hinterlegt.
Möchten Sie nach einem Handelsfahrzeug suchen, ist dies nicht in allen Belegen möglich.

Gegengleich dem Effekt des Zuordnungsbalken, wird beim überstreichen mit der Maus bei den Belegarten, das Suchkriterium mit einem grünen Kreis hinterlegt, wenn der Beleg das Suchkriterium beinhaltet.

Einstellungen in der Ergebnisübersicht

Mit dem Pull-Down-Menü „Maximale Anzahl der Suchergebnisse", können Sie festlegen wie viele Ergebniszeilen Sie angezeigt haben möchten.

Wenn mehr Belege vorhanden sind, als im Suchergebnis angezeigt werden, können Sie mit den Pfeiltasten auf die nächste Seite blättern.
Je nachdem welche Anzahl Sie bei der maximalen Anzahl der Suchergebnisse eingetragen haben, kommen in diesem Beispiel die nächsten 1000 Seiten:

Anzeige der Spalten

Mit einem Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift, erhalten Sie die Möglichkeit, die Spalten die Sie angezeigt bekommen möchten ein- bzw. auszuschalten.
Folgende Spalten können Sie aktivieren und deaktivieren:

• Betriebsname
• Betrieb
• Belegart
• Belegtext
• Datum
• Seitenanzahl
• Stornierungskennzeichen

Ein Klick mit der linken Maustaste steuert die Sortierung.
Auf die gewünschte Spalte „einmal Klicken" : Sortierung nach Belegart aufteigend.

Auf die gewünschte Spalte ein „zweites Mal klicken" Sortierung absteigend

Auf die gewünschte Spalte ein „drittes Mal klicken" Sortierung löschen

Hinweis zur Spalte „Storniert":
Sollte ein Beleg als Storniert gekennzeichnet sein, wird dies nicht nur in der Spalte angezeigt, sondern auch im Kopf der Beleganzeige.

Kunden und Fahrzeugsuche in der Belegsuche

In der Suchfunktion der Belege können Sie den Kunden und/oder das Fahrzeug, für welches Sie die Belege suchen möchten, genau definieren. Klicken Sie auf die Lupe neben dem Suchfeld. Das Kunden und Fahrzeug-Suchfenster öffnet sich.

Wählen Sie über die Suchmaske den Kunden bzw. das Fahrzeug aus.

Nachdem Sie nun das Suchkriterium genau definiert haben, kann die Suche im Belegarchiv stattfinden.
Wählen Sie wie viele Ergebnisse Sie angezeigt haben möchten.
Klicken Sie auf „Suche starten".
Im unteren Teil des Fensters erhalten Sie das Ergebnis der Suche.
Mit der Funktion „Belegtext enthält", können Sie die Belegtexte nach einem Suchkriterium durchsuchen. Dabei werden alle Belegtexte durchsucht, daher kann diese optionale Suchmethode einige Zeit in Anspruch nehmen!

Filter und Sucheinstellungen zurücksetzen
Während der Suche erhalten Sie die Programmmeldung:

Beleganzeige

Wählen Sie den anzuzeigenden Beleg aus, indem Sie ihn anklicken.

In der untersten Leiste finden Sie ein Pull-down-Menü, mit dem Sie die Darstellung der Belege an Ihre Bedürfnisse einstellen können. Folgende Anzeigearten können Sie wählen:

• Karteikarten
• Ein Fenster
• Ein Fenster, Karteikarten
• Neues Fenster
• Rechts daneben
• Rechts daneben, Karteikarten

Ansicht Karteikarten

Bei der Auswahl Karteikarten, wird neben der Such-Karteikarte eine weitere geöffnet, in welcher Sie den Beleg finden.
 

Ansicht „Ein Fenster"

Wird bei dieser Ansicht ein weiterer Beleg geöffnet, so wird der Vorherige in der Ansicht gelöscht und durch den neu Ausgewählten ersetzt.
 

Ansicht „Ein Fenster, Karteikarten"

In dieser Ansicht haben Sie, wenn Sie mehrere Belege aufrufen, für jeden Beleg eine Karteikarte ausgewiesen.

Ansicht „Neues Fenster"

Bei dieser Art der Belegsanzeige, wird für jeden Beleg ein neues Fenster geöffnet.

Ansicht „rechts daneben"

Diese Darstellung ist sehr gut geeignet bei breiten Monitoren (z.B.: 16:9-Monitore)
Hier erfolgt die Ansicht nämlich recht neben dem Suchfenster.

Ansicht "Rechts daneben, Karteikarten"

Wählen Sie diese Form der Darstellung, wenn Sie mehrere Belege gleichzeitig angezeigt haben möchten. Die ausgewählten Belege werden rechts, in Karteikarten-Form angezeigt.

Ansicht steuern

Die Steuerleiste weist folgende Funktionen auf
- Das Dokument als PDF anzeigen lassen, d.h. mit der Vorlage im Hintergrund, sofern dies korrekt definiert wurde. Diese Funktion ist nur dann unterstützt, wenn auch als *.pdf im Archiv abgespeichert wurde.
- Die Seiten vor und zurück blättern
- Die Zoom-Funktion einstellen (Dargestellte Größe)
- Beleganwahl, bzw. einen Beleg nach vor / zurück

 
Weitere Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung sofern dies auch bei der Archivierung definiert wurde.
Die Karte „Memo" zeigt die zum Beleg gehörigen Bemerkungen oder Kommentare an. Das Memo kann auch mit ausgedruckt werden. Dazu müssen Sie hier die Funktion „Memo drucken" aktivieren. Anschließend wird, wenn Sie einen Druck des Beleges starten, das Memo mitgedruckt.
Das Feld Memo ist für Sie editierbar. Bei Bedarf können Sie hier einen Kommentar hinzufügen.
Drücken Sie auf „Speichern" um den Text zu übernehmen.

Die Karte „Mechaniker" zeigt die zugehörigen Daten zum Mechaniker.

Ansicht „normal".

Ansicht als „PDF"

Funktionen an der Fußleiste

Mit der Funktion Drucken, können Sie bei Bedarf den von Ihnen gewählten Beleg ausdrucken. Siehe Abschnitt 2.2.6 „Drucken von PDF Dokumenten aus dem IBA" unterhalb.
Mit der Funktion „PDF extern anzeigen", öffnet sich in einem eigenen Fenster der Beleg als PDF. Von dort aus, können Sie dieses im PDF-Format abspeichern.
Mit der Funktion „Schließen", schließen Sie die Beleganzeige und kehren zur Such-Funktion zurück.

Drucken von PDF Dokumenten aus dem IBA

Mit der Funktion Drucken unterhalb der Beleganzeige können Sie PDF Dokument aus dem IBA an einen konfigurierten Drucker senden. Dazu muss in der Druckersteuerung in den Parametern für Druckdateien die Druckdatei PDUPL konfiguriert werden, sodass ein gültiger PDF Drucker eingerichtet ist. Hier ist nur der Druck möglich, selbst wenn in der Druckdatei „Anzeigen" eingestellt wurde!
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Suchfunktion „Journale"

Wechseln Sie von der Suchfunktion Belege auf die Suchfunktion Journale, indem Sie die nächste Karteikarte auswählen.
Definieren Sie Ihr Suchkriterium, indem Sie eine Lieferscheinnummer angeben und/oder einen Text bei der Volltextsuche.
Klicken Sie die Belege an, welche durchsucht werden sollen.
Starten Sie die Suche.

Wählen Sie einen Beleg aus und bringen diesen zur Anzeige nach Ihrer bevorzugten Darstellungsvariante. 

Suchfunktion Kassenbons

Ist bei einen das Zusatzmodul „Integriertes Kassensystem" im Einsatz, lassen sich auch die Kassenbons über das Belegarchiv auffinden. Voraussetzung hierfür ist, dass dies in den IKS-Standards (9.3.10.1.) eingestellt ist.
Wechseln Sie von der Suchfunktion Belege auf die Suchfunktion Kassenbons, indem Sie die nächste Karteikarte auswählen.
Definieren Sie Ihr Suchkriterium, indem Sie eine Bonnummer angeben und/oder ein Belegdatum.
Klicken Sie die Belege an, welche durchsucht werden sollen.
Starten Sie die Suche.

Wählen Sie einen Beleg aus und bringen diesen zur Anzeige nach Ihrer bevorzugten Darstellungsvariante.

Anhang

Checkliste