Programmbeschreibung

In diesem Quick Start Guide wird beschrieben, was zu tun ist, wenn sich der Prozentsatz der Mehrwertsteuer ändert.
Als Beispiel wird hier die Änderung der Mehrwertsteuer in Deutschland beschrieben, die ab 01.07.2020 von 19% auf 16% geändert wird.

In diesem speziellen Fall gilt die Senkung der MwSt. im Rahmen eines Konjunkturpaketes nur bis Ende des Jahres 2020. Ab 2021 ist wieder der alte MwSt.-Satz gültig und muss somit anhand dieses Quick Start Guides wieder zurück geändert werden 

Diese Vorgehensweise kann natürlich auch für Änderungen in anderen Ländern verwendet werden.

 Falls Sie die alte MwSt. eventuell auch noch benötigen (im Beispielfall 19% bis Ende 2020), müssten Sie abklären, am besten mit Ihrem Steuerberater, wie Sie in solch einem Fall genau vorgehen müssen.
In diesem Fall müssen auch die Arbeiten unter Kapitel "Anlage eines zusätzlichen MwSt.-Codes... ff" durchgeführt werden.  

Für die Kunden, die eine Überleitung der Schnittstelle in eine angeschlossenen Buchhaltung aktiviert haben, müssen unbedingt auch die Arbeiten unter Kapitel "Kunden mit einer Überleitung der Schnittstelle in eine angeschlossene Buchhaltung... ff" durchgeführt werden, falls der zuvor beschriebene Fall eines zusätzlichen MwSt.-Codes verwendet wird.

Änderung des bestehenden MwSt-Codes 

Die Änderung der Mehrwertsteuer von alten auf den neuen Steuersatz machen Sie direkt am frühen Morgen des Umstellungstages (hier 01.07.2020), da bis zum 30.06.2020 noch der alte Steuersatz gültig ist.

NICHT aber vor dem Tagesabschluss vom 30.6. da dieser den 19% Steuersatz zum Abschluss benötigt.

Aber unbedingt bevor Sie die erste Faktura erstellen.

WICHTIGE Einstellung für Renault-Händler in Deutschland

Am 30.Juni zu tun:

Sie müssen allfällig noch nicht verarbeitete Handelsfahrzeug Rechnungsdaten übernehmen (ACC.AGG; ACC.AGN) - Menüpunkt 10.4.5. (Neuwagen), 10.4.10. (Gebrauchtwagen)

Sie müssen allfällig noch nicht verarbeitete MCX - Sonstige Aufwände und Erträge übernehmen (BIR.MCX) - Menüpunkt 9.9.7.3.1.2.

 Sie müssen allfällig noch nicht verarbeitete Garantie-Gutschriften übernehmen (WAR.ART) - Menüpunkt 1.12.10.

Sie müssen allfällig noch nicht verarbeitete Teilerechnungen übernehmen (ACC.ADN) - Menüpunkt 9.9.7.2.9.2.

Am 1. Juli zu tun (nachdem Sie den MWSt Prozentsatz geändert haben):

Da die Typen und Optionen inkl. Mehrwertsteuer geliefert werden, müssen Sie unbedingt die Dateien für die Typen und Optionen (BIR.SCP) neu in das CDP einspielen - Menüpunkt 10.4.1.

Der Katalog MCX Verkaufsförderung muss ebenfalls aktualisiert werden (BIR.PLT) - Menüpunkt 9.9.7.3.1.1.

Änderung des entsprechenden MwSt-Codes (hier von  19% auf 16%)

Rufen Sie hierzu aus dem Hauptmenü den Menüpfad Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Mehrwertsteuersätze auf und wählen Sie hier Ihren aktuellen MwSt-Code (im Beispiel 19% MwSt.) aus.

 

Ändern Sie die ersten 3 Felder wie in u.a. Screenshot gelb gekennzeichnet ab:

 ACHTUNG: Vor Allem bei Einsatz der DKS-Buchhaltung achten Sie auf das Feld Mehrwertsteuercode (bzw. Vorsteuercode)! Sie müssen einen neuen Steuercode für z.B. 16% in der DKS anlegen, dieser Steuercode muss in diesen Feldern in CDP hinterlegt werden. (rot umrahmte Felder im u.a. Screenshot).Für alle Buchhaltungssysteme gilt hier: klären Sie dies am besten im Vorfeld mit Ihrer Buchhaltung ab!

Klären Sie ebenfalls mit Ihrer Buchhaltung ab, ob diese Mehrwertsteuer auch auf separate Konten gebucht werden sollen!

ACHTUNG: Die eingetragenen Konten müssen eventuell auch angepasst werden: das kommt darauf an, wie Sie dies in der Buchhaltung (wieder insbesondere für DKS-Kunden) konfiguriert haben. Wenn die Konten steuerlich getrennt geführt werden, müssten eventuell neue Konten angelegt werden. Hierfür gibt es bis dato allerdings keine Empfehlung, auch nicht von den Buchhaltungs-Systemen. Sie können aber auch die Umsatzsteuer-Verprobung anpassen und für das Jahr 2020 gemischte Steuersätze auf den Konten führen. Wenden Sie sich hier am besten auch an Ihren Buchhaltungs-Hersteller.

Anlage eines zusätzlichen MwSt-Codes für die alte MwSt.

Falls Sie die alte MwSt. eventuell auch noch benötigen (im Beispielfall 19% bis Ende 2020), müssten Sie abklären, am besten mit Ihrem Steuerberater, wie Sie in solch einem Fall genau vorgehen müssen.
Das könnte in unserem Beispiel der Fall sein, wenn Sie eine Gutschrift nach dem 30.06.2020 für eine Rechnung vor dem 01.07.2020 erstellen müssen.
In diesem Fall müssen Sie einen neuen MwSt-Code für den vorher gültigen %-Satz anlegen.

Anlage eines neuen MwSt-Codes für den früher gültigen MwSt.-Prozentsatz.

Rufen Sie hierzu aus dem Hauptmenü den Menüpfad Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Mehrwertsteuersätze auf, wählen Sie hier einen freien Code, in unserem Beispiel „10" und legen Sie diesen Code für den vorher gültigen MwSt.-Satz (hier 19%) an. Füllen Sie die restlichen Felder gleich wie im geänderten, bereits bestehenden Steuersatz.

 

 Wenn dann ein Fall, wie oben beschrieben z.B. für eine Gutschrift für eine Rechnung vor dem 01.07.2020, eintritt, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass vor der Faktura der MwSt-Code manuell auf die den alten Steuersatz (hier 19%) abgeändert wird, da sonst die Faktura standardmäßig mit dem neuen MwSt-Satz (hier 16%) erstellt wird.

Änderung des MwSt-Codes für Faktura eines Auftrgas

Im Auftrag ändern Sie den MwSt-Code in der Abschlussmaske vor der Faktura. Geben Sie hierzu beim Rechnungsempfänger eine „2" = Ändern ein.

 

Ändern Sie den MwSt-Code hier auf den von Ihnen neu angelegten Code (hier MwSt.-Code 10 für die 19%) ab:

Nachfolgendes Kapitel gilt Nur für Kunden mit CDP Update älter als 2020B!!

Besonderheit für Aufträge mit Position Altteilsteuer

Die o.a. Änderung der MwSt. beim Rechnungsempfänger im Auftrag hat aber derzeit KEINEN Einfluss auf den Steuersatz für die Altteilsteuer!

Eine Anpassung des Auftragsprogramms, dass auch für die Altteilsteuer der MwSt.-Satz des Rechnungsempfängers herangezogen wird (wie oben beschrieben), ist derzeit in Arbeit. Sobald diese Anpassung umgesetzt wurde, erhalten Sie eine Information von uns. 

Bis dahin müssen Sie wie folgt vorgehen, wenn Sie eine Gutschrift oder Rechnung mit Datum VOR dem 01.07.2020 fakturieren müssen, die eine Position mit Altteilsteuer enthält:

• Ändern Sie den bestehenden MwSt.Code für die Altteilsteuer, wie oben beschrieben, auch auf 16%.
• Legen Sie einen neuen, zusätzlichen MwSt.-Code für die Altteilsteuer mit 19% an.
• Ändern Sie VOR der Erstellung einer Gutschrift bzw. Rechnung mit altem Datum den MwSt.-Code für die Altteilsteuer auf den neuen, zusätzlich angelegten Code für die Altteilsteuer. Diesen finden Sie unter 5.1.3 "Standardwerte allgemein". Sollten Sie eine Gutschrift über den Menüpunkt 1.5.2 "Verbuchte Aufträge kopieren" erstellen müssen, dann muss diese Änderung bereits VOR dem Kopieren des Auftrages durchgeführt werden :  

• Ändern Sie, wie oben beschrieben, im Auftrag den MwSt.-Code beim Rechnungsempfänger und fakturieren Sie gleich den Auftrag.
• Nach der Faktura sofort wieder den Code für die Altteilsteuer in den "Standardwerten allgemein" auf den ursprünglichen Code zurück ändern.

  Diese Vorgehensweise birgt natürlich die Gefahr, dass gerade zu diesem Zeitpunkt auch eine „normale“ Juli-Rechnung, die eine Altteil enthält, fakturiert wird und auf der dann der MwSt.-Satz für das Altteil falsch ist. Daher sollte die Erstellung einer Rechnung/Gutschrift mit altem Datum von Ihnen, so gut wie möglich, zeitlich so koordiniert werden, damit es nicht zu diesen Überschneidungen kommt. Wie bereits erwähnt, gibt es derzeit keine andere Möglichkeit, aber an einer Lösung wird bereits gearbeitet.

Änderung des MwSt-Codes für Faktura eines Handelsfahrzeugs

Für die Faktura eines Handelsfahrzeugs mit dem alten MwSt-Satz (hier 19%) gehen Sie folgendermaßen vor:
Legen Sie einen eigenen Geschäftsfall für diese Rechnungen an und hinterlegen Sie den MwSt-Code auf den von Ihnen neu angelegten MwSt.Code ab  (hier MwSt.-Code 10 für die 19%). 
Rufen Sie hierzu aus dem Hauptmenü den Menüpfad Fahrzeughandel → Firmendaten Fahrzeughandel → Firmendaten Fzg.-Handel I pflegen → Geschäftsfälle auf

 


 Gutschriften zu einem Fahrzeug werden immer mit dem Steuerbetrag erstellt mit welchen das Fahrzeug fakturiert wurde! Dies bedeutet dass für Gutschriften keine Aktionen erforderlich sind.

Kunden mit einer Überleitung der Schnittstelle in eine angeschlossene Buchhaltung

Erfassung der Konten für den neu erstellten MwSt-Code

Für den Fall, dass Sie für die o.a. Fälle einen zusätzlichen MwSt-Code für den vorher gültigen Code angelegt haben, müssen Sie darauf achten, dass für diesen neuen MwSt-Code auch die korrekten Konten hinterlegt sind, falls die Buchungsdaten bei Ihnen in eine angeschlossene Buchhaltung übergeleitet werden.
Rufen Sie hierzu aus dem Hauptmenü den Menüpfad Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → Konten neu auf. 
Wählen Sie, wie in u.a. Beispiel, die Marke aus. Markieren Sie das entsprechende Feld (Kombination aus Statistikgruppe und Werkstattbereich). Geben Sie dann rechts im Fenster mit den Konten die korrekte Kontonummer beim neu angelegten MwSt-Code für die Buchhaltungsüberleitung ein:

 

Führen Sie diesen Vorgang für alle angelegten Marken und die dazugehörigen Statistikgruppen/Werkstattbereiche durch.

ACHTUNG: Die Konten müssen eventuell angepasst werden: das kommt darauf an, wie Sie dies in der Buchhaltung (wieder insbesondere für DKS-Kunden) konfiguriert haben. Wenn die Konten steuerlich getrennt geführt werden, müssten eventuell neue Konten angelegt werden. Hierfür gibt es bis dato allerdings keine Empfehlung, auch nicht von den Buchhaltungs-Systemen. Sie können aber auch die Umsatzsteuer-Verprobung anpassen und für das Jahr 2020 gemischte Steuersätze auf den Konten führen. Wenden Sie sich hier am besten auch an Ihren Buchhaltungs-Hersteller.

Sie können diese Änderung natürlich auch in der "alten" Kontenpflege durchführen. Rufen Sie hierzu aus dem Hauptmenü den Menüpfad Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → Konten auf. 

Information bezügl. Kontenanpassungen für Kunden mit angeschlossener Buchhaltung, bzw. lt. Vorgabe vom Importeur

Es könnte sein, dass im Zuge der MwSt.-Änderung div. Kontenanpassungen erforderlich sind, lt. Vorgabe Ihrer angeschlossenen Buchhaltung, bzw. lt. Vorgabe von Ihrem Importeur. Inwieweit Sie hier etwas unternehmen müssen, klären Sie bitte direkt mit Ihrem Buchhaltungsanbieter bzw. Ihrem Importeur ab.

Falls Konten angepasst werden müssen, muss dies von Ihnen in der Buchhaltung durchgeführt und auch von Ihnen im CDP eingepflegt werden. (Datenpflege → Firmendaten Verrechnung → Finanzbuchhaltung → Konten neu)

Kunden, die das Kassenmodul  IKS  in Verwendung haben 

Auch im Kassensystem muss die Änderung der MwSt. berücksichtigt werden. Falls ein alter Beleg von vor dem 01.07. in der Kassa verbucht wird, muss die MwSt. geändert werden können.

Der MwSt.-Code ist fix in den Transaktionen (9.3.10.4) hinterlegt. Z.B. bei „Büromaterial“ ist der Code 2 (jetzt 16%) hinterlegt. Wenn sie einen alten Beleg von vor 1.7. einbuchen, müssen Sie beim Kassieren die Möglichkeit haben, den Code auf den neu angelegten mit 19% zu ändern. 

Daher muss in allen Transaktionen, bei denen der MwSt.-Code 2 definiert ist, das Kennzeichen „Eingabe/Änderung Steuer“ leer sein. Dadurch ist beim Kassieren der Steuercode änderbar.

Das gleiche gilt auch für den Steuercode für 7% MwSt. (wird nur in IKS benötigt). D.h. falls Sie in der Kasse noch Belege mit dem alten Steuersatz verbuchen müssen, müssen die Punkte unter Kapitel "Änderung des bestehenden MwSt.-Codes" und "Anlage eines zusätzlichen MwSt.Codes für die alte MwSt" auch für den MwSt.-Satz 7%, bzw. neu 5% durchgeführt werden. Die Transaktionen mit diesem Steuercode müssen ebenfalls, wie vorab beschrieben, angepasst werden. Z.B. Bei „Bewirtung“ ist der Code 1 (jetzt 5%) hinterlegt. Falls erforderlich müssen Sie den auf den neu angelegten Code mit 7% ändern können.

Beim Kassieren wird bei Auswahl der entsprechenden Transaktion der MwSt.-Code angezeigt, der in der Transaktion hinterlegt ist. Durch die o.a. Anpassung ist dieses Feld nun änderbar. 

Ersetzen Sie diesen Code ggf. durch den neu angelegten Code, wenn der Beleg mit dem alten Steuersatz verbucht werden soll.

Empfehlungen

Da für den Ausdruck des Textes für die Rechnung immer der aktuelle Text aus dem Mehrwertsteuercode gedruckt wird empfehlen wir Ihnen den Text ohne % Angabe im aktuellen Steuercode zu hinterlegen. 

Den Ausdruck des %-Satzes können Sie mit Hilfe von Rechnungsendtexten auf die geänderten MwSt. Sätze hinzuweisen. z.B.: "Geänderter MwSt. Satz im Zeitraum von 1.7.2020 bis 31.12.2020 16%. Im Zeitraum davor und danach 19%." 

Zusammenfassung / Zeitplanung für die Änderungen

Die „Vorarbeiten", neuen MwSt-Code für den alten MwSt.-Satz erstellen und Einrichtung der Konten, falls benötigt, können Sie jederzeit, auch jetzt schon, durchführen.

 Die Änderung der MwSt vom alten auf den neuen MwSt.-Satz, dürfen Sie erst zu Beginn der Gültigkeit des neuen Satzes (in unserem Beispiel am 01.07.2020) vornehmen. Aber auf jedem Fall VOR der ersten Faktura mit dem neuen Steuersatz 

Änderung auf den "alten" Ursprünglichen Steuerstz (in unserem Beispiel auf 19%)

Ab Januar 2021 gilt, nach derzeitigem Stand, wieder der alte Steuersatz von 19%. 

Für diese Änderung unternehmen Sie die gleichen Schritten, nur eben umgekehrt, sodass in unserem Beispiel 19% der aktuelle Steuersatz ab Januar 2021 ist und 16% der alte Steuersatz, den Sie sicher auch noch benötigen werden, falls z.B. eine Gutschrift für eine Rechnung aus dem Dezember 2020 erstellt werden muss.

Allgemein gilt: überall, wo in diesem Dokument der 30. Juni beschrieben ist, ist das für die Rückänderung der 30./31. Dezember. Dort, wo der 01. Juli beschrieben ist, gilt dann der 01. Januar.  

 Die Rück-Änderung der MwSt in unserem Fall von 16% auf von 19%, dürfen Sie erst zu Beginn der Gültigkeit des neuen Satzes (in unserem Beispiel am 01.01.2021) vornehmen. Aber auf jedem Fall VOR der ersten Faktura mit dem neuen Steuersatz 

Anhang

Checkliste / Vorbereitungen