Standard-Löschfunktion (Nicht DSGVO-konform)

ACHTUNG:

Die bestehende Funktion der Kundenlöschung im Kundenstamm bleibt unverändert bestehen, entspricht jedoch nicht den DSGVO-Anforderungen.
Die bestehende Löschung eines Kunden sollte daher immer dann verwendet werden, wenn Kunden auf Bestreben des Händlers(!) aus dem System entfernt werden sollen, aber nicht, wenn der Kunde die Löschanforderung stellt!
Hierbei werden auch Daten historisiert - der Kunde kann somit bei Bedarf mit den grundlegenden Daten aus vorhandenen Protokoll-Tabellen wiederhergestellt werden.

Details, auf welche Attribute abgefragt wird, bzw. welche Bewegungsdaten geprüft werden, finden Sie in der folgenden Auflistung:

Prüfung der Berechtigung im Kundenstamm, ob Kunden gelöscht werden dürfen → Wenn nein - Abbruch
Prüfung der Negativ-Berechtigung "Nur eigene bearbeiten" im Kundenstamm, ob der Benutzer nur seine eigenen Kunden (Eintrag als KDB oder Verkaufsberater) bearbeiten darf → Wenn nicht eigener Kunde - Abbruch
Prüfung, ob der Kunde eine interne Abteilungszuordnung hat → Wenn ja - Abbruch
Prüfung, ob dem Kunden noch Fahrzeuge zugeordnet sind → Wenn Fahrzeuge vorhanden - Abbruch
Prüfung, ob für den Kunden noch Aufträge existieren → Wenn ja - Abbruch
Prüfung, ob für den Kunden noch Angebote existieren → Wenn ja - Abbruch
Prüfung, ob der Kunde nur nach gewissen Jahren ohne Umsatz gelöscht werden darf → Wenn ja - Abbruch
Prüfung, ob für den Kunden noch zukünftige Terminvereinbarungen existieren → Wenn ja - Abbruch
Abfrage, ob der Kunde tatsächlich anonymisiert werden soll → Wenn nein - Abbruch
Löschung Dokumente-Archivierung
Löschung Kaufinteressen
Löschung zugeordnete Subhändler
Löschung Ansprechpartner
Löschung Kunde, Auslösung des Protokoll-Triggers

Forget-Me Funktion (DSGVO-Konform)

Konfiguration

Basis-Einstellungen

Im Menü Basis → Administration → Optionen→ Basis im Abschnitt "Kundenstamm" können Sie nun die Aufbewahrungsfristen von Daten (Belegen und Bewegungsdaten) konfigurieren:

Aufbehaltung in Jahren für zusätzliche Bewegungen:
Für wie viele Jahre sind Termine, Ersatzfahrten, Mietfahren, Probefahrten, Depoteinlagerungen, CRM Einträge für eine automatische Anonymisierung gesperrt, wenn für einen Kunden eine Anonymisierung lt. DSGVO (=> Forget-Me Funktion) durchgeführt wird.

Belegaufbehaltepflicht:
Für wie viele Jahre dürfen Rechnungen, Belege nicht automatisch anonymisiert werden, wenn für einen Kunden eine Anonymisierung lt. DSGVO (=> Forget me Funktion) durchgeführt wurde.

Funktionsbeschreibung

Diese Anonymisierung muss den Kunden "rückstandsfrei" aus dem System entfernen bzw. dessen Daten anonymisieren. Dazu wird vorab geprüft, inwiefern ein Kunde anonymisiert, aufbehalten bzw. anonymsiert werden kann.

Wurde ein Kunde selektiert und die Anonymisierungsfunktion ausgelöst, werden folgende Check-Routinen durchgeführt, bevor der Kunde tatsächlich einer Löschung bzw. Anonymisierung lt. DSGVO zugeführt wird:

Prüfung, ob für den Kunden noch offene Aufträge (Service, Teilehandel, Reserierungsaufträge, Fahrzeughandelsaufträge, Vermittlungen) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Prüfung, ob für den Kunden noch Angebote oder Kaufverträge (Im Service-/Teilehandels sowie Fahrzeugbereich --> KOS, OFF, SCT) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Prüfung, ob dem Kunden noch offene CRM Aufgaben (in MD.DMS) zugeordnet sind → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Prüfung, ob dem Kunden noch Fahrzeuge zugeordnet sind → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Prüfung, ob für den Kunden noch zukünftige Terminvereinbarungen (= Servicetermine oder Ersatz- / Mietfahrzeugtermine) existieren → Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Prüfung, ob für den Kunden noch eingelagerte Depotgüter vorhanden sind --> Wenn ja - Abbruch mit Hinweis
Abfrage, ob der Kunde tatsächlich anonymisiert werden soll → Wenn nein - Abbruch

Nach der Prüfung auf offene bzw. zukünftige Bewegungen erfolgt eine Prüfung der historischen Daten, da eine Belegaufbehaltepflicht eine höhere Priorität als eine Anonymisierungsanforderung lt. DSGVO genießen muss:

Prüfung, ob für den Kunden Belege existieren, die in die gesetzliche Belegaufbehaltefrist lt. Basiseinstellungen fallen (in AT = 7 Jahre)

Fakturen --> zu anonymisierender Kunde ist ein Rechnungsempfänger, dessen Rechnungsdatum >= Tagesdatum - 7 Jahre ist (geprüft werden hierbei alle Auftragsdaten, auch Belege mit Summe = 0)
Kassenbelege--> zu anonymisierender Kunde ist in KundenNr der Kassa enthalten und das Belegdatum der Kassenbewegung >= Tagesdatum - 7 Jahre (geprüft werden sowohl positive als auch negative Kassenbewegungen)

Prüfung, ob für den Kunden Bewegungen existieren, die in die Aufbehaltefrist für sonstige Bewegungen lt. Basiseinstellungen fallen (für Nachvollziebarkeit von Daten, etc., MD.DMS Standardeinstellung = 2 Jahre)

Miet-/Probe-/Ersatzfahrzeugbuchunen -> Zu anonymisierender Kunde ist Miet-/Ersatzfahrzeugnehmer, Ende des Ersatzfahrzeugvorgangs >= Tagesdatum- 2 Jahre
Depoteinlagerungen --> Zu anonymisierender Kunde hat Reifen eingelagert gehabt, Auslagerungsdatum des Depotguts >=Tagesdatum - 2 Jahre

Werden bei dieser Prüfung keine Belege bzw. Bewegungen gefunden, die in die angegebenen Frist fallen, kann der Kunde sofort anonymisiert bzw. seine Bewegungen gelöscht werden --> FALL A
Werden Belege gefunden, welche unter die Aufbehaltepflicht fallen, wird der Kunde zur Anonymisierung lt. DSGVO vorgemerkt (nicht relevante Bewegungen können gelöscht werden) und das geplante Anonymisierungsdatum für die endgültige Anonymisierung des Kunden wird anhand der Basisoptionen berechnet --> FALL B

Fall A + Fall B

Löschung aller dem Kunden zugeordneten Ansprechpartner
Löschung der Kunden-Subhändler-Zuordnung
Löschung aller Kundenrabatte
Löschung aller Service-Termindaten
Löschung aller Kaufinteressen
Löschung aller Clubmitgliedschaften
Löschung aller Einträge in SMS-/EMail-Tabellen
Löschung aller OPV Dubletten
Löschung aller KFZ-CheckIn/Out Einträge
Löschung aller Protokoll-Einträge zum Kunden
Widerruf aller Einwilligungen zur Datenverwendung

Entfernen aller Häkchen zur Datenverwendung (für alle Marken + Eigene, alle Verwendungszwecke, alle Kontaktkanäle)
Status auf Widerruf setzen
Widerruf-Datum eintragen

Widerruf der Einwilligungen im Kundenstamm

Entfernen der Häkchen für Werbezusendung und Marketing

Setzen des Sperrkennzeichens am Kunden

Hiermit wird der Kunde für die weitere Verwendung (egal ob er anonymisiert wird, oder beibehalten wird, ausgeschlossen)

Anzeige des Hinweistextes "Für Anonymisierung lt. DSGVO vorgemerkt" im Kundenstamm.
Protokollierung in der Protokolltabelle dass der Kunde lt. DSGVO zu Anonymisierung gekennzeichnet wurde.

Texteintrag "Kunde <Kundennummer>, <Kundennachname> wurde lt. DSGVO zu Anonymisierung gekennzeichnet"

Zusätzlich bei Fall A

Löschung aller Depotvorgänge > 2 Jahre -- Daten < 2 Jahre können hier nicht vorkommen
Löschung aller Kundendienstfahrzeugvorgänge > 2 Jahre -- Daten < 2 Jahre können hier nicht vorkommen
Anonymisieren aller Belegdaten mit Rechnungsdatum > 7 Jahre -- Daten < 7 Jahre können hier nicht vorkommen

Überschreiben des Kundennamen mit "Anonymous"

Anonymisieren aller Kassenbelegdaten > 7 Jahre -- Daten < 7 Jahre können hier nicht vorkommen
Anonymisieren aller personenbezogenen Daten zum Kunden

Gleiche Regeln wie im Auftrag werden angewendet! Alle Personendaten wie am Datenauszug angedruckt müssen geleert werden.
Alle Felder zum Kunden mit Personenbezug werden geleert bzw. auf 0 gesetzt
Überschreiben des Kundennamen mit "Anonymous"

Anonymisieren aller MD.DMS.CRM Einträge
Löschung aller Dokumente im Filesystem (..\MDDAT\CustDok\<Kundennummer>)

Fall B

Löschung aller Depotvorgänge > 2 Jahre -- Alle Depotvorgänge mit Auslagerungsdatum < 2 Jahre bleiben unverändert bestehen!
Löschung aller Kundendienstfahrzeugvorgänge > 2 Jahre -- Alle Mietvorgänge mit Auslagerungsdatum < 2 Jahre bleiben unverändert bestehen!
Anonymisieren aller Belegdaten mit Rechnungsdatum > 7 Jahre nach den selben Regeln wie bei FALL A - Belegdaten mit Belegdatum < 7 Jahre bleiben unverändert bestehen!
Anonymisieren aller Kassenbelegdaten > 7 Jahre nach den selben Regeln wie bei FALL A - Kassendaten mit Belegdatum < 7 Jahre bleiben unverändert bestehen!
Alle Felder im Kundenstamm bleiben unverändert bestehen (auch alle Kontaktdaten, z.B. EMail, Mobilnummer, etc.) bleiben bestehen.

Verwendung der Forget-Me Funktion

Aufruf

Den Aufruf der "Forget-Me" Funktion findet man unter "Basis → Stammdaten → Wartung → Kundenstamm → Forget-Me"

Selektion

Die Kundenauswahl erfolgt über das Kundensuchfeld. Nach der Eingabe des Kunden werden einige im Kundenstamm hinterlegte personenbezogene Daten angezeigt.

Die "Forget-Me" Funktion kann über "Beenden, X oder mit Doppelklick auf die linke obere Ecke" geschlossen werden.
Zum Starten der "Anonymisierungsfunktion" wird der Button "Start" verwendet.

ACHTUNG:

Bevor die "Anonymisierungsfunktion" gestartet wird, muss unbedingt überprüft werden, ob es sich um auch sicher um den zu "anonymisierenden Kunden" handelt. Es gibt keine "Zurück-Funktion", wird der Anonymisierungsvorgang gestartet, kann die Anonymisierung nicht mehr gestoppt oder rückgängig gemacht werden!

Hinweis über "Offene Aufgaben"

Sind dem Kunden noch "Offene Aufgaben" wie Fahrzeuge, Depot-Einlagerungen, CRM Aktivitäten, Offene Aufträge, Offene Angebote, Offene Service- und Fahrzeugtermine zugeordnete dann wird ein "Info-Fenster" geöffnet.

Die Anonymisierung kann erst nach "Erledigung" dieser Aufgaben erfolgen.

Sicherheitsabfrage

Nachdem der Schalter "Start" gedrückt wurde und wenn es keine "Offenen Aufgaben" gibt, erfolgt ein Sicherheitsabfrage, ob die Anonymisierung wirklich durchgeführt werden soll.

Bei Bestätigung mit "OK" wird die Anonymisierung durchgeführt. Mit "Abbrechen" kann die Anonymisierung noch gestoppt werden.

Hinweis über Anonymisierung

Die Anonymisierung wurde nun gestartet, nach Abschluss der Anonymisierung wird folgender Hinweis ausgegeben:

Erklärung zur Anonymisierung im Kundenstamm

Der Hinweistext wurde aus folgenden Gründen so formuliert:

Fall 1) Keine Aufbewahrungspflichtige Daten vorhanden: Es wurden beim Kunden alle personenbezogenen Daten anonymisiert.
Wird ein Kunde anonymisiert so wird im Kundenname die Bezeichnung "Anonymous" ausgegeben.

Abbildung: Kunde wurde "anonymisiert"

Fall 2) Aufbewahrungspflichtige Daten vorhanden: Der Kunde wurde "Zur Anonymisierung vorgemerkt":

Daten die der Aufbewahrungspflicht unterliegen wurden nicht anonymisiert
Daten die der Aufbewahrungspflicht nicht unterliegen wurden anonymisiert oder gelöscht

Wurde ein Kunde "Zur Anonymisierung vorgemerkt" wird im Kundenstamm ein Hinweistext im Stamm 1 angezeigt und im Stamm 4 wird das "Sperrkennzeichen" gesetzt.
Der Kunde kann nicht mehr verwendet werden, er kann nur noch "Betrachtet" werden.

Abbildungen: "Zur Anonymisierung vorgemerkt"

Hinweis:

Unter Basis - Stammdaten - Auswertungen - Anonymisierungsübersicht befindet sich eine detaillierte Übersicht der Kundendaten, welche zur Anonymisierung vorgemerkt sind bzw. bereits anonymisiert wurden. In dieser Ansicht lässt sich auch das geplante Anonymisierungsdatum ablesen.

Automatisierte Verarbeitung

Reorganisation

Über die Reorganisation (welche auch immer nach jedem Monatslauf automatisch ausgeführt wird) kann nun die Kundenanonymisierung wahlweise mitgestartet werden.
Die Checkbox "Anonymisierung von Kunden" ist dabei standardmäßig aktiviert und kann aber manuell wieder deaktiviert werden.
Anders als bei der Forget-Me Funktion werden hier nur alle zur Anonymisierung vorgemerkten Kunden ermittelt und entsprechend nach der bestehenden Forget-Me Logik anonymisiert.

Ist somit eine Kundenanonymisierung gewünscht, so muss die Kundennummer im ersten Schritt manuell via der Forget-Me Funktion gestartet werden, damit diese entweder gleich anonymisiert oder für die weitere automatisierte Verarbeitung vorgemerkt bzw. berücksichtigt wird.

Task Controller

Es besteht auch die Möglichkeit diesen Anonymisierungsprozess der Kundeninformationen, welcher die Reorganisation beinhaltet, automatisch über den MOTIONDATA Task Controller auszuführen.