Neuen Benutzer Anlegen

Um einen neuen Benutzer im MOTIONDATA DMS anzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie das Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer auf.
2. Klicken Sie in der Maske für die Benutzerverwaltung auf das Plus-Symbol für die Anlage eines neuen Benutzers.
   
   
   
   

3. Vergeben Sie nun einen eindeutigen Benutzercode (Benutzername), befüllen Sie den Namen des Benutzers, die E-Mail Adresse und das Passwort. Im unteren Bereich ordnen Sie den Benutzer noch der Gruppe Jeder zu und zusätzlich der Benutzergruppe, die zutreffend ist. Klicken Sie im Anschluss daran auf Speichern.

Berechtigungen übertragen

Für die Übertragung von Berechtigungen von einem MOTIONDATA DMS Benutzer auf einen anderen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Rufen Sie das Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer auf.
2. Doppelklick auf den betroffenen Benutzer.
3. Nun wählen Sie in der Zeile Berechtigungen, einen anderen Benutzer aus, von welchem die Berechtigung auf den aktuell geöffneten Benutzer übertragen werden sollen.
4. Bestätigen Sie die Auswahl mit Rechte übertragen.

Berechtigungsverwaltung

Berechtigungen für MOTIONDATA DMS Benutzer können nach folgenden Regeln vergeben werden:

1. Der Benutzer ist einer Benutzergruppe zugeordnet und erhält automatisch die Rechte, die für die jeweiligen Benutzergruppen definiert wurden.
2. Der Benutzer ist keiner Benutzergruppe zugeordnet und erhält jene Rechte, die für den einzelnen Benutzer in der Berechtigungsverwaltung hinterlegt wurden.
3. Eine Kombination aus Rechten der Benutzergruppe + einzelne Rechte bezogen auf den Benutzer.

Benutzergruppen

Auf Benutzergruppen können Berechtigungen vergeben werden. Verwendet man Benutzergruppen hat dies den Vorteil, dass man bei Anlage eines neuen Benutzers den Benutzer lediglich der Benutzergruppe (oder mehreren Gruppen) zuordnen muss. Er erhält dann alle Rechte, die für die Gruppe definiert wurde und man muss nicht alle Benutzerrechte einzeln vergeben.

Die Anlage von Benutzergruppen erfolgt in der Benutzerverwaltung unter dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer.

Mit einem Doppelklick auf eine bestehende Benutzergruppe kann man Benutzer zur jeweiligen Benutzergruppe hinzufügen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol kann man neue Benutzergruppen hinzufügen.

Wenn Sie eine Mehrbetriebslösung verwenden, sollten Sie die soeben angelegte Benutzergruppe auch auf die anderen Betriebe übertragen, da diese dort nicht automatisch angelegt werden. Klicken Sie im oberen Bereich der Benutzeradministration auf das Symbol für Benutzergruppe übertragen.

Wählen Sie im Anschluss daran die Betriebe aus, in die die Benutzergruppen übertragen werden sollen. Aktivieren Sie die Option Fehlende Benutzergruppen anlegen. Quittieren Sie die Eingabe mit OK.

Berechtigungsverwaltung (Vergabe von Rechten)

Berechtigungen auf Basis von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen

Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt in der Berechtigungsverwaltung. Rufen Sie diese aus dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Berechtigungsverwaltung auf. Die Berechtigungsverwaltung ist exakt analog dem MOTIONDATA Menübaum aufgebaut. Möchten Sie eine Berechtigung für eine Funktion oder eine Maske vergeben, rufen Sie diese einfach in der Berechtigungsverwaltung auf. Im nachfolgenden Beispiel wird veranschaulicht, wie man z. B. eine Berechtigung für den Kundenstamm vergibt. Der Kundenstamm befindet sich im Menü Basis > Stammdaten > Wartung > Kundenstamm > Kundenstamm.

Die Berechtigungsverwaltung ist so aufgebaut, dass in vielen Masken nicht nur gesteuert werden kann, ob ein Benutzer die Berechtigung für die Maske/Funktion hat oder nicht, sondern es gibt auch einige Zusatzrechte (siehe nachfolgende Abbildung). Im Kundenstamm kann z. B. gesteuert werden, ob

• ein Benutzer generell berechtigt ist,
• ob er Kunden anlegen oder löschen darf,
• ob das Sperrkennzeichen gesetzt werden darf etc.

In der nachfolgenden Abbildung wird dargestellt, dass für die einzelnen Benutzer keine Berechtigung für den Kundenstamm vergeben ist (Karteireiter Benutzer).

Die Rechte müssen für die einzelnen Benutzer nicht vergeben werden, wenn die Rechte wie zuvor erwähnt für die Benutzergruppe definiert wurden und sich die Benutzer in der jeweiligen Gruppe befinden (siehe nachfolgende Abbildung).

Berechtigung für die Aufgabenbearbeitung der Zeiterfassung

Möchten Sie einem Benutzer die Berechtigung für die Bearbeitung von Zeitstempelungen geben (Zeiterfassung > Aufgabenbearbeitung), müssen Sie danach zusätzlich noch festlegen, für welche Mitarbeiter er/sie das darf. Z. B. könnte es sein, dass Sie nicht möchten, dass der Benutzer für alle Mitarbeiter Zeitstempelungen bearbeiten kann. Markieren Sie den betreffenden Benutzer und klicken dazu in der Benutzeradministration links oben auf die Schaltfläche Administration Aufgabenbearbeitung.

In der folgenden Maske entscheiden Sie nun, ob der Benutzer die Zeitstempelungen für alle oder nur einzelne Mitarbeiter bearbeiten darf. Des Weiteren können Sie festlegen, ob die Bearbeitung von Stempelungen automatisch auch für neue Mitarbeiter aktiv ist.

Benutzer sperren/entsperren

Sie können den Benutzer in der Benutzerverwaltung sperren/entsperren (Berechtigung für die Funktion vorausgesetzt).

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung im MOTIONDATA unter dem Menü Basis > Administration > Benutzer > Benutzer.
2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer mit einem Doppelklick aus der Maske aus.
3. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Checkbox Gesperrt.
4. Speichern Sie die Eingabe.