7.7.3 MONATSABSCHLUSS

Über diesen Menüpunkt können Sie den Monatsabschluss aufrufen. Im Laufe
der Monatsabschluss-Verarbeitung werden sowohl diverse Daten verschoben
(Verschiebung des Ersatzteilverbrauches etc.), wie auch bestimmte
Dateien reorganisiert.
Der Monatsabschluss muss aufgerufen werden, nachdem der Tagesabschluss
für den letzten Arbeitstag des Monats durchgeführt worden ist. Sie
sollten an diesem Tag unbedingt schon eine Datensicherung durchgeführt
haben. Ist dies nicht der Fall, so erhalten Sie darüber eine Meldung.
Bevor der Monatsabschluss nicht durchgeführt worden ist, dürfen keine
Arbeiten für den neuen Monat aufgerufen werden.
Der Monatsabschluss kann für jeden Monat nur einmal aufgerufen werden.
Vor dem Monatsabschluss sollte eine Datensicherung auf eigene Datenträ-
ger durchgeführt werden, die dann zumindest bis zum nächsten Monatsab-
schluss aufgehoben wird.
HINWEIS: Es besteht die Möglichkeit den Monatsabschluss an einem be-
stimmten Tag des Monates automatisch durchzuführen. Nähere Informati-
onen zu dieser Funktion sind dem Kapitel 'Steuerungen Tagesabschluss'
zu entnehmen.

Monatsabschluss nicht möglich - M000020

Dieses Format wird angezeigt, wenn aufgrund der Eintragung 'letzter
Monatsabschluss' im Satz mit den Datumsangaben in den Firmendaten der
neuerliche Aufruf nicht möglich ist. Das ist der Fall, wenn
- der Tag des letzten Abschlusses größer als 15 ist und der aktuel-
le Tag nicht größer als der 15. des Folgemonats ist oder
- der Tag des letzten Abschlusses kleiner als 16 ist und der aktuel-
le Tag nicht größer als der 15. des gleichen Monats ist
In diesem Fall muss der Aufruf des Monatsabschlusses mit F3 beendet
werden.

Auswahl Monatsabschluss - M000010

ACHTUNG: Es wird empfohlen, vor dem Monatsabschluss die Daten zu
sichern. Ist dies nicht erfolgt, so erhalten Sie darüber eine Meldung
angezeigt.
Letzter Monatsabschluss
In diesem Feld wird aus den Datumsangaben der Firmendaten angezeigt,
wann der letzte Monatsabschluss erfolgt ist.
Auswahl SIGNOFF 1 Stelle numerisch
Zulässige Werte: 1, 2
Hier können Sie angeben, ob Sie nach dem Monatsabschluss noch mit dem
Computer weiterarbeiten wollen, oder ob Sie sich abmelden möchten.
1 = Ohne SIGNOFF ; nach dem Monatsabschluss wieder Rückkehr in das
Menü
2 = Nach dem Monatsabschluss automatisch SIGNOFF .
Alle beim Monatsabschluss erzeugten Ausgaben werden auf Formularnummer
'0002' ausgegeben. Es kann dafür wahlweise entweder das normale Endlos-
formular (wie '0001'), aber eventuell auch 2-faches oder 3-faches
Endlospapier für verschiedene Ablageorte verwendet werden.
Die Druckausgaben bleiben auch nach dem Ausdruck noch im Spool des
Systems gespeichert, sodass der Ausdruck wiederholt werden kann, falls
z.B. das Papier zerreißt. Ist der Ausdruck aber ordnungsgemäß erfolgt,
so müssen diese Eintragungen manuell aus dem Spool des Systems ge-
löscht werden.
Folgende Verarbeitungen werden im Monatsabschluss durchgeführt:

Ersatzteilverbrauch verschieben

In dieser Verarbeitung werden in den Ersatzteilen die Verbrauchswerte
verschoben und noch andere Aufbereitungen durchgeführt:
- Der Verbrauch des laufenden Monats wird in das Feld 'Verbrauch
Monat -1' gestellt
- Abhängig vom Wert des Feldes 'Anzahl Jahre Ersatzteilverbräuche'
in den Steuerungen werden die Verbräuche der letzten 11, 23 oder
35 Monate verschoben, d.h. der Verbrauch Monat -1 bis Monat -11
(bzw. -23 oder -35) werden in die Felder Monat -2 bis Monat -12
(bzw. -24 oder -36) verschoben
- Der Gängigkeitscode 1 wird in das Feld Gängigkeitscode 2 gestellt
- Der Gängigkeitscode 1 wird neu errechnet:
1 = letzter Verbrauch im letzten Quartal (Monat -1 bis -3)
2 = letzter Verbrauch im 2.letzten Quartal (Monat -4 bis -6)
3 = letzter Verbrauch im 3.letzten Quartal (Monat -7 bis -9)
4 = Letzter Verbrauch im 4.letzten Quartal (Monat -10 bis -12)
5 = Kein Verbrauch in den letzten 4 Quartalen
- Bei den gespeicherten Ersatzteilen wird überprüft, ob der Dispoco-
de von 'O' (Beobachtung) auf 'N' geändert
werden kann. Dazu muss
- die in den Steuerungen der Firmendaten vorgegebene Anzahl
Monate kleiner als '99' sein,
- der Dispocode den Wert 'O' (Beobachtung) haben,
- die in den Steuerungen der Firmendaten vorgegebene Anzahl
Monate nach dem 'Datum Aktiv seit' bereits verstrichen sein.
- Wenn in den 'Allgemeinen Daten für das Bestellwesen' definiert,
wird der Dispocode abhängig vom Einkaufspreis-1 auf 'V'
(Quittierbarer Teil) oder 'X' (Teil wird nicht in den
Bestellvorschlag aufgenommen) geändert.
- Wenn in den 'Allgemeinen Daten für das Bestellwesen' definiert,
wird der Dispocode abhängig von einer bestimmten Vebrauchsgewich-
tung auf 'V' (Quittierbarer Teil) geändert.
- Wenn in den 'Allgemeinen Daten für das Bestellwesen' definiert,
werden die Bevorratungszeiträume anhand von Kennzahlen geändert
(siehe dazu auch 'Kennzahlen Bevorratungszeiträume).
- Bei Dispoformel = 2 wird der Mindestbestand und der Sollbestand
automatisch errechnet und im Ersatzteil eingetragen. Die Be-
rechnung des Mindest- und Sollbestands erfolgt dabei wie bei der
Dispoformel 3.
- Bei Dispoformel = 1 wird, wenn im Lieferanten definiert, ein
Protokoll über jene Ersatzteile gedruckt, bei denen der Mindest-
und der Sollbestand mit dem anhand der Bevorratungszeiträume 1
und 2 errechneten Mindest- und Sollbestand nicht übereinstimmen.
HINWEIS: Verwenden Sie gemeinsame Lagerdateien, werden die Ersatzteil-
verbräuche nur im primären Betrieb verschoben. Beim Monatsabschluss
wird diese Verarbeitung in jenem Betrieb, der die Lagerdaten mitbe-
nutzt, nicht durchgeführt.

Kundenumsätze verschieben

In dieser Verarbeitung werden in den Kundendaten diverse Arbeiten
durchgeführt.
- Änderung der Kundenart von 'P' (= Interessent) auf
'C' (= Kunde), wenn ein Rechnungsdatum zu einem Inter-
essent im Kundenstamm vorhanden ist. Siehe dazu auch die Beschrei-
bung des entsprechenden Feldes in den Steuerungen.
- Protokollierung von Kunden bei denen das Datum der letzten Rech-
nung länger als xx Monate zurückliegt. Siehe dazu auch die Be-
schreibung des entsprechenden Feldes in den Steuerungen.
Die folgenden Arbeiten sind nur quartalsweise notwendig:
- Beim Monatsabschluss für ein Quartal (Ende März, Juni, September,
Dezember) werden die Felder für das laufende Quartal auf 0 ge-
setzt.
- Beim Monatsabschluss für Dezember werden die Felder 'Anzahl Faktu-
ren' und die Umsatzwerte aus dem laufenden Jahr in das Vorjahr
übertragen, im laufenden Jahr wird überall der Wert 0 eingesetzt.
HINWEIS: Verwenden Sie gemeinsame Kundendateien, werden die Kundenum-
sätze nur im primären Betrieb verschoben. Beim Monatsabschluss wird
diese Verarbeitung in jenem Betrieb, der die Kundendaten mitbenutzt,
nicht durchgeführt.

Handelsfahrzeuge löschen

In dieser Verarbeitung wird das Löschen von verkauften Handelsfahr-
zeugen durchgeführt.
Bei den gespeicherten Handelsfahrzeugen wird überprüft, ob sie bereits
gelöscht werden können. Dazu muss
- der Verkaufsstatus = 'F' (fakturiert) sein,
- die Kombinationsnummer = 0 sein und
- je nach Art des Fahrzeuges (Neu-, Gebraucht-, Vorführ-, Agentur-
fahrzeug) die in den Steuerungen der Firmendaten vorgegebene
Anzahl Monate nach dem Verkaufsdatum bereits verstrichen sein.
Sind alle Bedingungen erfüllt, so wird das Fahrzeug gelöscht. Fahrzeu-
ge mit Kombinationsnummer ungleich '0' werden nicht gelöscht, um nicht
die Auswertung von Kettgeschäften, die noch nicht abgeschlossen sind,
zu verhindern.
Wenn diese Fahrzeuge doch gelöscht werden sollen, muss die Kombinations-
nummer manuell auf 0 gesetzt werden.
Zusätzlich wird ein Protokoll mit Fehlermeldungen bzw. Hinweisen ge-
druckt, wenn
- der Zeitpunkt für das Löschen schon erreicht ist, aber die Kombi-
nationsnummer ungleich 0 ist.
Das Protokoll beinhaltet die Werte:
- Fahrzeugnummer
- Fahrzeugart
- Lagerstatus
- Typenbezeichnung
- Art des Fehlers bzw. Hinweis
HINWEIS: Verwenden Sie gemeinsame Kundendateien, wird diese Verarbei-
tung nur im Primärbetrieb durchgeführt.

Erledigte Handelsfahrzeugbelege löschen

In dieser Verarbeitung werden die erledigten Handelsfahrzeugbelege
gelöscht. Dadurch wird der dafür benötigte Speicherplatz wieder verfüg-
bar.
Unter erledigten Belegen versteht man jene Handelsfahrzeugbelege, die
noch nicht im Tagesabschluss gelöscht wurden (Auftragsbestätigung, Kauf-
angebot und stornierte Belege) und wo die Frist für die Stornierung
verbuchter Belege laut Steuerungen für den Fahrzeughandel bereits abge-
laufen ist.
Nach der Durchführung dieses Arbeitsschrittes werden alle von diesem
Betrieb verwendeten Dateien und die zugehörigen Zugriffspfade reorgani-
siert, um den verfügbaren Speicherplatz um die inzwischen gelöschten
Sätze zu vergrößern.
HINWEIS: Verwenden Sie gemeinsame Kundendateien, wird diese Verarbei-
tung nur im Primärbetrieb durchgeführt.

Erledigte Aufträge löschen

In dieser Verarbeitung werden die erledigten Aufträge gelöscht.
Folgende Aufträge mit allen ihren Positionen werden gelöscht und damit
der Speicherplatz wieder verfügbar:
- Stornierte Aufträge, für die kein Beleg erzeugt wurde
- Stornierte Aufträge, für die ein Beleg erzeugt wurde und deren
Belegdatum hinter der in den Laufenden Nummern der Auftragspapie-
re angegebenen Frist liegt.
- Alle fakturierten Aufträge, die bereits im Tagesabschluss in die
Statistiken und in die Finanzbuchhaltung übergeleitet worden sind
und deren Belegdatum hinter der in den Laufenden Nummern der
Auftragspapiere angegebenen Frist liegt.
- Gedruckte Kostenvoranschläge (mit Status 'F') werden
nach einem Monat gelöscht wenn in den Laufenden Nummern der
Auftragspapiere kein größerer Wert angeben ist.

Monatsabschluss beenden

Am Ende des Monatsabschlusses wird im Satz mit den Datumsangaben in
den Firmendaten das Tagesdatum als 'Datum letzter Monatsabschluss'
eingetragen.
Wurde beim Start des Monatsabschlusses ein automatisches SIGNOFF
gewünscht, so wird dieser Befehl jetzt ausgeführt.
Ansonsten weiter im Menü.