Allgemeine Informationen

Belegdruckeinstellung für Archivierung, Email PDF-Archivierung, Email PDF-Vorlagen, Drucker, Quellen, Papierformate, Exemplare, Reportschablonen.

Belegdruckeinstellung als lokale Druckereinstellung anlegen

Mit Auswahl einer Belegdruckeinstellung und Kopie der globalen Einstellung wird eine lokale Einstellung angelegt:

Reportschablone ändern

Mit "Reportschablonen ändern" kann für die ausgewählte Belegdruckeinstellung(en) die Reportschablone geändert werden.

Druckereinstellungen übersteuern

Mit "Druckeinstellungen übersteuern" kann für die ausgewählte Belegdruckeinstellung(en) der Drucker geändert werden.

Kombinationsdruck

In den Belegdruckeinstellungen kann für Fakturenbelege ein "Kombinationsdruck" definiert werden:

Hierbei ist es möglich, ein einseitiges A4-PDF-Dokument, welches sich im Reports\Customer_Merge-Ordner befindet, in mehreren Ausprägungen in den Belegausdruck zu integrieren:

Das Dokument soll nur auf der 2. Seite gedruckt werden
Das Dokument soll nach jeder Seite gedruckt werden
Das Dokument soll nur nach der letzten Seite gedruckt werden

Eine Hinterlegung ist auf Fabrikats- und/oder Abteilungsebene möglich, gilt aber nicht für lokale Druckeinstellungen - d.h. ein Kombinationsdruck kann nur für globale Einstellungen definiert werden, die lokalen Einstellungen nehmen dann aber auf die gleichartige globale Einstellung Rücksicht.

Zur Laufzeit wird im Auftragswesen insofern darauf Rücksicht genommen, dass aus dem Fakturenbeleg ein PDF produziert wird, welches je nach den gewählten Einstellungen das zuvor definierte hinterlegte Dokument beispielsweise auf Seite 2 einfügt. Das auf diese Weise neu erstelle PDF wird an den definierten Drucker im Duplexmodus geschickt (d.h. der Drucker sollte dies auch unterstützen) und nach dem Druck wieder entfernt.

Belegdruckeinstellung

Fabrikat

Mit Hinterlegung eines Fabrikat wird die Belegdruckeinstellung pro Fabrikat angelegt und bei entsprechendem Fabrikat zur Anwendung gebracht. Die Hinterlegung eines Fabrikat ist im Status ersichtlich durch das Icon .

Abteilung

Mit Hinterlegung einer Abteilung wird die Belegdruckeinstellung pro Abteilung angelegt und bei entsprechender Abteilung zur Anwendung gebracht. Die Hinterlegung einer Abteilung ist im Status ersichtlich durch das Icon .

Lagerort Von-Bis

Bei entsprechender Aktivierung steht in den Belegdruckeinstellungen die Möglichkeit zur Verfügung, bei Materialscheinen einen Von-Bis-Bereich für Lagerorte zu hinterlegen.

Bei der Materialscheinerstellung wird aufgrund der getätigten Selektionskriterien (Abteilung, Fabrikat, lokale Einstellung) die "höchstrangigste" Definitionsebene samt ihrer Lagerorteinstellungen ermittelt.
Aus dieser Gruppe wird bei der Materialscheinerstellung die erstbeste Einstellung verwendet, welche hinsichtlich Lagerort in den Von-Bis-Bereich passt.
Die Materialscheinerstellung erfolgt je Haupt-/Sub-Lager und Lagerortbereich.
Innerhalb des Materialscheins erfolgt die Sortierung nach Lagerort und Teilenummer.

Hinweis:

Für die Aktivierung wenden Sie sich bitte an unseren MOTIONDATA VECTOR Servicedesk.

Hinweis:

Der Lagerort-Vergleich erfolgt nach ASCII-Tabelle.
Die Bis-Bereiche bei den Lagerorten sind daher ausreichend genau zu definieren, d.h. wenn eine Definition alle Lagerorte umfassen soll, welche mit 00 - 09 beginnen, dann ist im Bis-Bereich beispielsweise "09-ZZZZZ" zu hinterlegen, um alle 09er-Lagerorte abzudecken.
Lokale Druckereinstellungen haben immer Priorität vor globalen Einstellungen, d.h. wenn lokal keine Einstellungen auf Lagerort-Ebene definiert sind, erfolgt keine Aufteilung.
Kumulierte Materialscheine wenden die Lagerort-Logik nicht an.
Bereits existierende Materialscheine verwenden für den Ausdruck die erstbeste, passende Lagerort-Einstellung.
Für Wareneingänge wird die Lagerort-Logik nicht angewendet, hier wird bereits je Lieferschein ein Beleg generiert.
Die Option "Textpositionen auf Materialschein ausgeben" kann nicht auf Materialscheine angewendet werden (Texte haben keinen Lagerort).

Reportschablonen

Mit Hinterlegung einer Reportschablone wie im Bsp. AVD*.RPT werden bei Reportauswahl nur entsprechende Reports AVD*.RPT vorgeschlagen:

Archiv erstellen

Mit der Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" kann pro Belegdruckeinstellung eine Archivierung eingestellt werden.

Archivverzeichnis

Definition des Archivverzeichnis.

Namenszusatz Archivdatei

Optionaler Namenszusatz der Archivdatei:

Namenszusatz Archivdatei	Info	Anmerkung
kein	-	-
Datum + Uhrzeit	Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt der Archivierung	-
Bemerkung Auftragskopf	Bemerkungen aus Auftragkopf	-
Bemerkung Auftragskopf + Datum + Uhrzeit	Bemerkungen aus Auftragkopf + Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt der Archivierung	-
Belegdatum	Belegdatum	Existiert kein Rechnungsdatum, zb. bei Auftragsvordruck wird das Tagesdatum verwendet.

Kein Ausdruck, nur Archiv erstellen

Für die Belege mit Archiv-Option steht in den Belegdruck-Optionen bei Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" die Combobox mit folgenden Ausprägungen zur Verfügung:

Nur bei Druckausgabe
Kein Ausdruck, nur Archiv erstellen (= Entspricht der bisherigen Checkbox)
Immer

Diese Einstellung übersteuert dann zur Laufzeit auch die Anzahl der Exemplare, die Generierung erfolgt dann immer mit Anzahl 1.

Wird im Zuge der Fakturierung die Druckausgabe der Fakturenbelegkopie abgebrochen, so wird bei aktivierter Archivierung die Archivdatei für die Kopie im Hintergrund dennoch erstellt, wenn die erweiterte Archivoption in den Belegdruckeinstellungen auf "Immer" eingestellt ist.

Im Browser der Belegdruckeinstellungen sind solche Belegarten mit Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen" und Combobox-Wert "kein Ausdruck, nur Archiv erstellen" in der Spalte Status mit einem "PDF"-Symbol gekennzeichnet.

Hinweis:

Ist die Option "Drucke bei elektronischen Rechnungen des Typs 1/2 die Rechnungskopien mit den Original-Einstellungen" aktiviert, so würde dies die "Kein Ausdruck, nur Archiv erstellen"-Option übersteuern, da dann wieder die Belegdruckeinstellungen des Originals gelten.

Zusatzarchiv

Diese Checkbox steht nur für die Belegarten SRR und TRR zur Verfügung. Außerdem erst dann, wenn "Archiv erstellen" aktiviert und die Auswahl "Kein Ausdruck, nur Archiv/Zusatzarchiv erstellen" oder "Kein Ausdruck, nur Zusatzarchiv erstellen" getroffen wurde.

Mit Aktivierung dieser Funktion, kann man ein weiteres Unterverzeichnis für eine zentrale Archivierung im PDF Ordner auswählen.

Mögliche Combobox-Auswahl für Zusatzarchivierung bei Aktivierung der Checkbox "Archiv erstellen":

Bei der Auswahl "Kein Ausdruck, nur Archiv/Zusatzarchiv erstellen" wird der Beleg dann sowohl im standardmäßigen PDF\OUT Archivordner als auch im Zusatzarchivordner, mit der jeweiligen Dateinamen-Schablone, als PDF abgespeichert.
Bei der Auswahl "Kein Ausdruck, nur Zusatzarchiv erstellen" wird der Beleg nur im Zusatzarchivordner, mit der jeweiligen Dateinamen-Schablone, als PDF abgespeichert.

ACHTUNG:

Bei Verwendung des Zusatzarchivs ist die Verwendung des File-Distributors erforderlich.

Zusatzarchiv Verzeichnis

Sobald über den Windows-Explorer ein Unterordner erstellt wird, scheint dieser zur Auswahl auf.

Dateinamen Schablone

Hinsichtlich Konfiguration eines Dateinamens stehen grundsätzlich folgende Platzhalter zur Verfügung:

COMPANYNUMBER (= 3-stellige Betriebsnummer mit führenden Nullen)
CUSTOMERNUMBER (= Kundennummer des Rechnungsempfängers)
ORDER (= Auftragsart und Auftragsnummer)
INVOICENUMBER (= Rechnungsnummer)
INVOICEDATE (= Rechnungsdatum im Format JJJJMMTT)

Standardmäßig wird folgende Dateikennung verwendet (kann beliebig angepasst werden): "RE-" + ORDER + "-" + COMPANYNUMBER + "-" + CUSTOMERNUMBER + "-INVOICENUMBER-" + INVOICEDATE + ".PDF"

Beispiel:
Auftragsnummer AUF20220001, Betrieb #5, Kunde 10001, Rechnungsnummer 4711, Rechnungsdatum 02.05.2022

Ergebnis:
RE-AUF20220001-005-10001-4711-20220502.PDF

Auftragssteuerung

In der Auftragssteuerung ist eine eigene Option "Zusatzarchiv aktivieren" in der Sektion "Ausdruck" verfügbar, welche folgende Ausprägungen hat:

0 Nicht verfügbar
1 Verfügbar, Deaktiviert
2 Verfügbar, Aktiviert

Am Karteireiter "Rechnungsempfänger" ist je Rechnungsempfänger über den Button "Belegausgabeoption" einstellbar, ob das Zusatzarchiv angewendet werden soll.

Über Auftragsart und Zahlungsart wird das betreffende Belegsymbol ermittelt.
Ist für das Belegsymbol lt. Belegdruckeinstellungen das Zusatzarchiv aktiviert, wird je nach der zuvor erwähnten Auftragsoption bei Erstellung eines neuen Rechnungsempfängers bzw. beim Laden eines bestehenden Rechnungsempfängers, welcher noch keine Einstellung hinterlegt hat, die Zusatzarchiv-Einstellung "0 - deaktiviert" bzw. "2 - aktiviert" gesetzt.
Beim Wechsel der Zahlungsart wird die Zusatzarchiv-Einstellung des Rechnungsempfängers ebenfalls aufgrund der Einstellungen geändert.
Vom Benutzer kann - sofern das Zusatzarchiv nicht deaktiviert ist - der Schalter über den Button "Belegausgabeoptionen" verändert werden.
Die Funktionalität des Zusatzarchivs kommt nur dann zum Einsatz, wenn sowohl der Rechnungsempfänger, als auch die Belegdruckeinstellung mit der Zusatzarchiv-Einstellung versehen sind.
Bei Verwendung der Funktionalitäten "deckungsgleicher neuer Auftrag" sowie "Auftrag duplizieren" wird die Einstellung lt. Original auf die neu erstellten Aufträge übertragen.
Bei Gutschriften wird die Verfügbarkeit bei der Erstellung in Form einer Checkbox "Zusatzarchiv aktivieren" auf der Gutschrifts-Optionsmaske festgelegt bzw. kann ggf. vom Benutzer auch verändert werden.
Bei Änderung der Auftragsart wird der Inhalt der getätigten Zusatzarchiv-Einstellung zurückgesetzt bzw. neu ermittelt.

E-Rechnungen

Hat ein Rechnungsempfänger den e-Mailversand aktiviert, ist das Zusatzarchiv nicht aktiviert. Bei manueller Änderung der e-Rechnungs-Checkbox am Karteireiter "Rechnungsempfänger" wird auch das Zusatzarchiv-Kennzeichen entsprechend angepasst.
Bei der Erstellung einer Gutschrift kann das Zusatzarchiv bei e-Rechnungen manuell gesetzt werden, wenn auf der Gutschrifts-Optionsmaske die Checkbox "E-Rechnungsversand unterbinden" gesetzt wird.