Allgemein
Mit dem FiBu-Export besteht die Möglichkeit im MOTIONDATA DMS generierte Buchungen für die Finanzbuchhaltung zu exportieren.
Konfiguration
Freischaltung
Unter Basis > System > Optionen muss für den "FiBu-Export" ein entsprechender Schnittstellen-Freischaltecode hinterlegt werden.
Berechtigung
In der Berechtigungsverwaltung stehen unter Kommunikation - Finanz - FiBu-Export folgende Berechtigungen für den FiBu-Export zur Verfügung
| Berechtigung | Erklärung |
|---|---|
| Berechtigt | Generelle Berechtigung für den FiBu-Export |
Alle Belege überleiten | Berechtigung für die Überleitung aller Belege im gewählten Zeitraum. |
Alternative FiBu-Datei | Aktiviert der dafür berechtigte Benutzer diese Option, hat er die Möglichkeit, einen alternativen Dateinamen für den FiBu-Export anzugeben (Geladen wird der aktuell eingestellte Dateiname als Vorschlagswert). |
FiBu-Daten an vorhandene Daten anhängen | Aktiviert der dafür berechtigte Benutzer diese Option, werden die Daten aus einem neuen FiBu-Export an eine bereits existierenden FiBu-Daten angehängt. |
Verwendete Lieferantenkonten automatisch abstellen | Berechtigung über das automatische Abstellen in den Buchungen verwendeter Lieferanten. |
SCHRITT FÜR SCHRITT ANLEITUNG
Die Grundvoraussetzung für das Abstellen der Fibu-Schnittstelle ist das lizenzierte Modul für den Fibu-Export und eine seitens MOTIONDATA eingerichtete Schnittstelle (unterstützt werden derzeit die Systeme von BMD und RZL). Um eine Schnittstelle für die Finanzbuchhaltung aus dem MOTIONDATA zu erzeugen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Rufen Sie das Menü Kommunikation > Finanz > Fibu-Export auf:
- In der Maske treffen Sie nun die Auswahl, welche Belegarten und welcher Zeitraum übergeleitet werden soll. Wählen Sie hier nur jene Belegarten aus, die bei der Einrichtung der Fibu-Schnittstelle konfiguriert wurden.
- Möchten Sie sich vor der Erstellung der Schnittstelle die Buchungen ansehen, so aktivieren Sie die Option Simulationslauf. und klicken auf Start. Den Simulationslauf können Sie z. B. als Bildschirm- oder Druckausgabe ausgeben, um das Ergebnis vorab zu kontrollieren. Deaktivieren Sie die Option Simulationslauf und klicken auf Start, wird die Schnittstelle abgestellt.
- Im Hintergrund wird nun die Schnittstelle im dafür konfigurierten Pfad abgestellt.
- Je nach Konfiguration kann es unter Umständen notwendig sein, noch den Konverter für Ihr Buchhaltungssystem manuell zu starten (dies wird bei der Einrichtung der Fibu-Schnittstelle von unserem Berater individuell mit dem Kunden vereinbart).
- Nach dem Abstellen der Fibu-Schnittstelle wird ein Druckerdialog zum Drucken des Protokolls angezeigt. Sie können das Protokoll optional drucken. Jeder Abstellvorgang der Fibu-Schnittstelle wird jedoch protokolliert und archiviert. Sie finden dieses Protokoll als PDF unter dem Menü Kommunikation > Finanz > Fibu-Protokolle (Berechtigung vorausgesetzt).
Nachfolgend eine Aufstellung über die Belegarten:
| Dateninhalt (Belegart) | Erklärung |
|---|---|
| Auftragswesen | Enthält alle in der Konfiguration eingestellen Ausgangsrechnungen, wie z. B.
Optional mit oder ohne Bestandsbuchungen |
| Kassenbuch | Enthält alle Kassenbuchungen aus dem Kassenbuch (Ein- und Ausgänge). |
| Lagerbewegungen | Mit dieser Option können manuelle Bestandskorrekturen aus dem Artikellager in die Fibu übergeben werden. |
| Eingangsrechnungen | Mit dieser Option können Eingangsrechnungen, die im MOTIONDATA gebucht wurden in die Fibu übergeben werden. Voraussetzung ist das lizenzierte Modul für die Eingangsrechnungen. |
| FZG-Ertragsrechnung | Werden Bonifikationen, Stützungen oder Aufwände in der Fahrzeugertragsrechnung erfasst, können diese in die Fibu-Schnittstelle übergeben werden. |
| interne Fahrzeugstammumbuchungen | Enthält Buchungen, die z. B. entstehen, wenn über den Fahrzeugmanager Neuwagen angemeldet werden, die in weiterer Folge als Vorführwagen geführt werden und es dafür eigene Vorratskonten in der Fibu gibt. Dadurch werden dann Fahrzeuge vom Vorratskonto Neuwagen auf das Vorratskonto Vorführwagen umgebucht. |
| Garantievergütung | Enthält vom Hersteller eingespielte Garantievergütungen (Schnittstelle zum Hersteller vorausgesetzt). |
| Inventur-Lagerbewertung | Findet derzeit keine Verwendung. |
Die restlichen Optionen im unteren Bereich der Maske haben folgende Bedeutung:
| Option | Erklärung |
|---|---|
| Simulationslauf | Ist diese Option aktiviert, wird der FiBu-Simulationslauf durchgeführt. |
| Alle Kunden übernehmen | Diese Option wird grundsätzlich nur beim ersten Abstellvorgang für die Fibu Schnittstelle aktiviert. Diese bewirkt, dass sämtliche Kundendaten aus dem MOTIONDATA für den initialen Import ins Fibu-System in der Schnittstelle bereitgestellt werden. Bei allen folgenden Abstellvorgängen sollte die Option nicht aktiviert werden. Ist die Option deaktiviert, werden folgende Kundendaten ins Fibu-System übergeben:
|
| Alle Belege überleiten | Wird die Fibu-Schnittstelle generiert, werden alle Belege, die sich in der Schnittstelle befinden in der MOTIONDATA Datenbank entsprechend markiert, damit Belege nicht mehrfach in die Fibu übergeben werden. Ist die Option aktiviert, werden alle Belege des gewählten Zeitraumes abgestellt, unabhängig davon, ob diese bereits abgestellt wurden. Werden Belege nochmals abgestellt, wird das mit einem entsprechenden Hinweis für das wiederholte Abstellen quittiert. Ist die Option deaktiviert, werden nur jene Belege des gewählten Zeitraumes berücksichtigt, die noch nicht in die Fibu-Schnittstelle übergeben wurden. |
| Warnliste | Die Warnliste listet Belege auf, die im gewählten Zeitraum noch nicht abgestellt wurden und dient zur Kontrolle. |
| Lieferantenstamm | Ist diese Option aktiviert, werden neben Kundendaten auch alle Lieferantendaten in die Fibu-Schnittstelle übergeben. Diese Option wird in der Regel nicht verwendet, da Lieferantendaten eher in der Fibu gewartet werden. |
| Verwendete Lieferantenkonten automatisch abstellen | Bewirkt das selbe wie die vorige Option, hier werden allerdings nur in den Buchung verwendete Lieferanten abgestellt. |
Die Optionen im Bereich "FiBu-Export" haben folgende Bedeutung:
| FiBu-Export | Erklärung |
|---|---|
| Bestehende FiBu-Daten überschreiben | Bei Aktivierung dieser Option wird eine bereits existierende FiBu-Exportdatei durch den neuen Datenexport überschrieben (Standard-Verhalten). |
| FiBu-Daten an vorhandene Daten anhängen | Aktiviert der dafür berechtigte Benutzer diese Option, werden die Daten aus einem neuen FiBu-Export an eine bereits existierenden FiBu-Daten angehängt. Anmerkung: Das Anhängen von Dateien erstreckt sich nicht auf die optional generierten "Protokolldateien" (FiBu-Protokolldateien bzw. RWL-CSV-Zusatzdateien). |
| Alternative FiBu-Datei | Aktiviert der dafür berechtigte Benutzer diese Option, hat er die Möglichkeit, einen alternativen Dateinamen für den FiBu-Export anzugeben (Geladen wird der aktuell eingestellte Dateiname als Vorschlagswert).
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